Kỹ năng viết email bằng tiếng Anh (Phần 1) Ưu điểm lớn nhất của e-mail là truyền thông điệp đến đối tượng ở mọi nơi trên thế
giới chỉ trong chốc lát. Vì vậy, nó thuận tiện cho việc trả lời ngay của người nhận
và mang tính hiệu quả cao. Mục đích chung là tốc độ truyền thông tin nhanh chóng
và tính chất thông tin đa dạng.

I. Đặc điểm của e-mail
1. Cách trình bày đơn giản
Ưu điểm lớn nhất của e-mail là truyền thông điệp đến đối tượng ở mọi nơi trên thế
giới chỉ trong chốc lát. Vì vậy, nó thuận tiện cho việc trả lời ngay của người nhận
và mang tính hiệu quả cao. Mục đích chung là tốc độ truyền thông tin nhanh chóng
và tính chất thông tin đa dạng.
2. Cách lưu trữ dữ liệu
Việc nhận thông điệp bằng e-mail giúp cho việc lưu trữ dữ liệu trong phần cứng và
phần mềm máy vi tính được gọn nhẹ và an toàn.
3. Chi phí
Trong thời đại máy vi tính, người ta sử dụng internet để truyền tải thông tin ngày
càng nhiều, nên chi phí e-mail phần nào tùy thuộc vào việc làm việc trực tuyến ít
hay nhiều.
4. Truyền cùng một thông điệp đến nhiều người
Trường hợp gửi cùng một thông điệp đến nhiều người, bắt buộc người gửi phải ghi
họ tên từng người, sao chép và gửi đi. Nhưng đối với e-mail, đơn giản chỉ dùng
CC.
5. Hình thức văn bản
Mặc dù e-mail được trình bày theo hình thức lá thư, nhưng văn bản e-mail gần với

dùng Dear để gọi tên mà bắt đầu bằng cụm từ xưng hô và tên như Ms. Baker hoặc
John, ví dụ: Dear Ms. Baker, hoặc Dear John.

Trường hợp không rõ giới tính của người nhận thì dùng cách gọi tên đầy đủ như
Dear Pat Joners.

Nếu người nhận là người lạ, ta không thể gọi một cách sơ sài. Hơn nữa, ta không
thê dùng cách nói Hello, Leilani và Hi, Ken vào lần gặp đầu tiên.

Nếu không biết tên riêng thì dùng cách gọi chỉ phái nam, phái nữ.

Dear Sir / Madam

Đối với cách gọi từng bộ phận, phòng ban, ta có thể dùng như sau:
Dear Customer Service
Dear Human Resources Manager
Dear Marketing Director
Đối với nữ, dùng Mrs. để gọi người lớn tuổi.
Nếu người nhận có học vị tiến sĩ thì không cần phân biệt giới tính, ta có thể dùng
Dr. (Dr. Franklin)
4. Phần nội dung
Bắt đầu bằng cách chào hỏi đơn giản: hãy tự giới thiệu mình, rồi sau đó mới giải
thích cho người nhận biết rõ nguồn gốc của mình, lý do gửi e-mail.

Phần nội dung dài hay ngắn tùy theo mục đích diễn đạt của người gửi.

Trước hết hãy viết việc quan trọng, không nhất thiết phải viết những câu chào hỏi
thông thường về sức khỏe, tình hình thời tiết mà nên đi thẳng vào vấn đề quan
trọng. Nếu có nhiều sự việc quan trọng thì hãy trình bày một cách ngắn gọn, rõ
ràng.