VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

- Văn bản quản lý nhà nước là các công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động quản lý
của các cơ quan trong bộ máy nhà nước, bao gồm 3 hệ cơ quan là: lập pháp, hành pháp và tư
pháp theo một hình thức, thủ tục và thẩm quyền do luật pháp quy định.
- Trong KN này cần lưu ý:
+ Thể thức (mẫu các loại văn bản) nếu không đúng thì không có giá trị và nó là yêu cầu
mang tính bắt buộc.
+ Thủ tục: tuỳ loại văn bản khác nhau mà khi ban hành phải theo trình tự nhất định
(VD: muốn ban hành một NĐ của Chính phủ thì cơ quan liên quan đến vấn đề nêu trong văn
bản phải soạn thảo văn bản, cần lấy ý kiến các bộ, ngành liên quan sau đó mới trình ký ban
hành, nếu không làm đúng các quy trình trên thì tính hợp pháp cũng không có giá trị.
+ Thẩm quyền: là giới hạn quyền hạn của chủ thể (VD: Hiến pháp và Luật chỉ do QH
ban hành; Pháp lệnh chỉ do UBTVQH ban hành, NĐ chỉ do Chính phủ ban hành ).
Nếu hiểu như trên thì VBQLNN bao gồm: Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Lệnh, NQ, NĐ,
QĐ, CT, Thông tư, Điều lệ, Kế hoạch, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Thông báo, Thông cáo,
Công văn, Công điện ).
- Ngoài ra, còn một KN hẹp hơn: VBQLNN là những văn bản hình thành trong hoạt
động quản lý của các cơ quan hành chính, hành pháp, bao gồm: Chính phủ, các bộ, cơ quan
ngang bộ, UBND các cấp, các sở, ban, ngành chuyên môn thuộc UBND và cũng tuân theo thể
thức, thủ tục, thẩm quyền quy định (KN này đã giới hạn lại văn bản chỉ ở cơ quan hành pháp
mà thôi. Như vậy, loại này được hiểu là loại văn bản quản lý hành chính).
Chú ý: Cơ quan hành pháp khi ban hành văn bản thì đều phải tuân theo quy định của cơ
quan lập pháp, được cơ quan lập pháp uỷ quyền thực hiện và cơ quan tư pháp giám sát. Do
đó, mối quan hệ của 3 cơ quan này rất chặt chẽ, không tách rời được và chúng ta tìm hiểu
VBQLNN phải theo nghĩa rộng.
II. Chức năng của VBQLNN:
1. Chức năng thông tin:
Chức năng này là loại hình phổ biến của các loại văn bản. Chức năng này gắn liền với
sự ra đời của chữ viết, khi chữ viết ra đời, con người đã biết ghi chép lại tình cảm, nguyện
vọng, mong muốn của bản thân, ghi chép các sự kiện đã xảy ra trong quá khứ. Việc lưu giữ
thông tin chữ viết (văn bản) có ưu điểm lớn là lưu giữ được lâu dài, chính xác, truyền đạt đến

- Các cơ quan sử dụng văn bản để ghi chép luật pháp, ghi chép quy định làm cơ sở pháp
lý điều hành hoạt động của cơ quan (bất kỳ cơ quan nào cũng phải dựa trên cơ sở pháp lý
này).
- Trên văn bản có những yếu tố thông tin đảm bảo tính chân thực và giá trị pháp lý trong
văn bản (chữ ký, con dấu ). 4
Bài 2
CÁC LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

I. Phân loại văn bản:
Phân loại văn bản là áp dụng phương pháp khoa học để giúp cho mọi người có thể đi
sâu nhận biết một cách đầy đủ, cụ thể về các loại hình văn bản hình thành trong hoạt động của
các cơ quan, đơn vị. Để phân loại văn bản, người ta dựa theo các tiêu chí:
- Phân loại theo chủ thể ban hành văn bản, người ta chia ra:
+ Chia theo hệ cơ quan ban hành văn bản (VD: hệ thống văn bản của cơ quan lập pháp,
hệ thống văn bản của cơ quan hành pháp, hệ thống văn bản của cơ quan tư pháp ). Chia ra
như vậy sẽ dễ dàng cho việc tìm kiếm văn bản theo hệ cơ quan.
+ Chia theo các cơ quan cụ thể (hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của 1 cơ
quan).
+ Kết hợp với mối quan hệ giữa các cơ quan trong hoạt động quản lý, với loại này có
thể chia làm 3 nhóm:
. Văn bản của cơ quan cấp trên ban hành
. Văn bản do chính cơ quan ban hành
. Văn bản do cơ quan cấp dưới ban hành
- Phân loại theo nguồn gốc xuất xứ của văn bản: Xem văn bản này từ đâu ra, từ đâu đến,
thường áp dụng cho phân loại văn bản của 1 cơ quan, thông thường chia làm 3 loại:
+ Công văn đi
+ Công văn đến

- Phân loại theo giá trị pháp lý của văn bản: Người ta căn cứ vào phạm vi hiệu lực về
không gian hay thời gian để chia thành các nhóm: Nhóm văn bản QPPL, nhóm văn bản áp
dụng pháp luật, nhóm văn bản hành chính. Trong 3 nhóm này, 2 nhóm đầu người ta thường
ghép vào gọi là văn bản pháp luật vì nó có giá trị pháp lý cao, còn nhóm văn bản hành chính
chủ yếu mang tính chất trao đổi thông tin
- Phân loại văn bản theo tính chất nội dung. Với cách phân loại này, người ta chia ra
làm 4 nhóm:
+ Văn bản QPPL
+ Văn bản hành chính
+ Văn bản chuyên môn (các văn bản hướng dẫn các thao tác nghiệp vụ như sổ sách,
biểu mẫu ).
+ Văn bản kỹ thuật (các bản vẽ, các số liệu kỹ thuật, các đề tài ).
Trong lưu trữ, 3 nhóm đầu người ta xếp vào làm một gọi là tài liệu hành chính, và nhóm
thứ 4 gọi là tài liệu khoa học kỹ thuật.
II. Văn bản QPPL:
1. KN: Văn bản QPPL được xác định trong Điều 1 của Luật ban hành văn bản QPPL
ban hành năm 1996 và sửa đổi năm 2001 như sau: "Văn bản QPPL là loại văn bản do cơ quan
nhà nước có thẩm quyền ban hành, trong đó có chứa đựng các quy tắc xử sự chung được nhà
nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các mối quan hệ trong XH theo định hướng
XHCN".
Từ KN trên, ta thấy toát lên mấy vấn đề:
- Văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền (bị giới hạn), được Hiến pháp và nhà
nước quy định, được trình bày theo thể thức quy định. Nó được ban hành theo trình tự nhất
định (do Luật ban hành văn bản QPPL xác định), nếu vi phạm các bước thì nó không còn giá
trị nữa.
- Văn bản được nhà nước đảm bảo thực hiện: có nghĩa là các cá nhân, đối tượng được
điều chỉnh mà không thực hiện thống nhất thì nhà nước có biện pháp cưỡng chế.
- Điều chỉnh theo định hướng XHCN - đây là yêu cầu thực tế của đất nước ta.
2. Vai trò của văn bản QPPL:
- Cụ thể hoá các chủ trương, chính sách của Đảng, trong đó Đảng lãnh đạo nhà nước về

4. Thẩm quyền ban hành văn bản QPPL:
Theo Hiến pháp, theo Luật ban hành văn bản QPPL và các đạo luật về tổ chức bộ máy
nhà nước thì thẩm quyền ban hành văn bản QPPL có các cơ quan sau:
- Quốc hội: Làm và sửa đổi Hiến pháp, Luật; ban hành nghị quyết.
- UBTVQH: Làm và sửa đổi Pháp lệnh; ban hành nghị quyết.
- Chủ tịch nước: Ban hành Lệnh, quyết định
- Chính phủ: Ban hành NQ, Nghị định.
- Thủ tướng Chính phủ: Ban hành quyết định, chỉ thị
- Bộ trưởng, thủ trưởng CQ ngang bộ: ban hành quyết định, chỉ thị, thông tư
- Hội đồng thẩm phán TANDTC: ban hành nghị quyết (trong đó bao hàm tổng hợp các
văn bản cấp bộ).
- Chánh án TANDTC, Viện trưởng VKSNDTC: ban hành quyết định, chỉ thị, thông tư.
- HĐND các cấp: ban hành nghị quyết
- UBND các cấp: ban hành quyết định (có 2 loại: TM và chức danh thì văn bản TM là
văn bản QPPL), chỉ thị.
5. Thời điểm có hiệu lực và hết hiệu lực của văn bản QPPL:
- Về thời điểm có hiệu lực của văn bản QPPL: Văn bản QPPL do các cơ quan có thẩm
quyền khác nhau ban hành thì thời điểm có hiệu lực sẽ khác nhau, trong đó:
+ Văn bản QPPL được QH và UBTVQH ban hành sẽ có hiệu lực kể từ ngày chủ tịch
nước ký lệnh công bố.
+ Văn bản QPPL do chủ tịch nước ban hành có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày đăng
công báo.
+ Văn bản QPPL do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan
ngang bộ, hội đồng thẩm phán TANDTC, chánh án TANDTC, viện trưởng VKSNDTC ban
hành có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày đăng công báo.
+ Văn bản QPPL do HĐND, UBND các cấp ban hành thường có hiệu lực sau 15 ngày
kể từ ngày ký.
Tất cả các văn bản này đều có thể có hiệu lực khác quy định chung tuỳ thuộc vào thời
gian mà văn bản ghi rõ trong phần nội dung của nó.
Lưu ý: Có loại văn bản có cả hiệu lực trong quá khứ (hồi tố), thông thường thì nó có lợi

vấn đề quan trọng thuộc các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, về quốc phòng-an ninh, về nguyên
tắc tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước, về các mối quan hệ xã hội và hoạt động của
công dân.
- QH là cơ quan duy nhất có quyền làm và sửa đổi luật. Việc thông qua dự thảo luật
phải được sự nhất trí của quá 1/2 tổng số đại biểu QH tán hành. Sau khi thông qua, được chủ
tịch nước ký lệnh công bố chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày thông qua. Luật là văn bản cao
nhất của nhà nước để điều hành hoạt động quản lý của nhà nước.
3. Pháp lệnh:
- Pháp lệnh là văn bản được ban hành để quy định các vấn đề về chế độ quản lý nhà
nước, về các chính sách, biện pháp quản lý khi chưa ban hành luật.
- Pháp lệnh thuộc thẩm quyền ban hành của UBTVQH. Dự thảo pháp lệnh được đưa ra
thảo luận trước UBTVQH và phải được quá 1/2 tổng số thành viên UBTVQH biểu quyết
thông qua và được chủ tịch nước ký lệnh công bố chậm nhất 15 ngày kể từ ngày thông qua.
Trong thủ tục ban hành pháp lệnh, chủ tịch nước có quyền cho ý kiến đóng góp về nội dung
dự thảo pháp lệnh để UBTVQH xem xét, sửa đổi; sau khi xem xét sửa đổi và thông qua, chủ
tịch nước sẽ công bố chậm nhất 10 ngày kể từ ngày được sửa đổi thông qua. Nếu trong trường
hợp UBTVQH không nhất trí với ý kiến đóng góp của chủ tịch nước thì dự thảo pháp lệnh
phải được trình lên QH vào phiên họp gần nhất để QH cho ý kiến, sau đó chủ tịch nước ký
lệnh công bố chậm nhất 10 ngày kể từ ngày được QH thông qua.
4. Lệnh:
- Lệnh là văn bản thuộc thẩm quyền của chủ tịch nước dùng để công bố hiến pháp, luật
(nghị quyết), của QH; pháp lệnh của UBTVQH thực hiện cá quyền về quản lý nhà nước của
chủ tịch nước.
5. Nghị quyết:
- Nghị quyết để thể hiện kết luận hoặc quyết định được tập thể thông qua trong một
cuộc họp. Với công dụng này, nghị quyết thuộc thẩm quyền của nhiều cơ quan trong bộ máy
nhà nước với tư cách là văn bản chủ đạo của các co quan nhà nước thì nghị quyết thuộc thẩm
quyền ban hành của cá cơ quan làm việc theo chế độ tập thể (QH, UBTVQH, Chính phủ,
HĐND các cấp, HĐ thẩm phán TANDTC). Ngoài ra còn có nghị quyết liên tịch (do nhiều cơ
quan phối hợp với nhau ban hành), có thể giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức chính trị-xã

thực hiện các mặt công tác đối với các cơ quan, đơn vị cấp dưới.
- Thẩm quyền ban hành: Chỉ thị do các cơ quan có quyền ban hành văn bản QPPL (Thủ
tướng Chính phủ, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, chánh án TANDTC, viện trưởng
VKSNDTC, UBND các cấp).
9. Thông tư:
- Thông tư dùng để giải thích, hướng dẫn các nghị quyết, nghị định của Chính phủ;
quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ.
- Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, chánh án TANDTC, viện trưởng VKSNDTC
được ban hành thông tư.
* Thông tư liên tịch: là thông tư do 2 hay nhiều bộ phối hợp với nhau hoặc giữa 1 bộ
với 1 cơ quan ở cấp TW của tổ chức đoàn thể ban hành dùng để giải thích, hướng dẫn các văn
bản QPPL của các cơ quan cấp trên.
(Lập bảng so sánh)
10. Điều lệ:
- Điều lệ là văn bản dùng để quy định thống nhất các nguyên tắc, các chế độ, thể lệ, các
tiêu chuẩn, định mức nhằm điều chỉnh hoạt động trong một lĩnh vực công tác. Với cơ quan
nhà nước thì điều lệ không phải là một văn bản độc lập, nó thường được ban hành bằng văn
bản có hiệu lực pháp lý cao như NĐ, QĐ và hiệu lực pháp lý của điều lệ chính là hiệu lực của
văn bản ban hành ra nó, hay nói cách khác, điều lệ là bộ phận cấu thành không thể tách rời
của văn bản quy phạm ban hành ra điều lệ (ngày nay nó thường được các cơ quan cấp bộ ban
hành, nó không có giá trị độc lập, nó là loại văn bản lưỡng tính giữa QPPL và hành chính).
11. Kế hoạch:
- KH là loại văn bản hành chính được dùng để xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ
tiêu, các biện pháp thực hiện một nhiệm vụ công tác hoặc một lĩnh vực hoạt động trong cơ
quan, đơn vị hoặc cá nhân (chú ý, KH chỉ xây dựng trong một thời gian nhất định, chỉ tiêu
phải cụ thể, nội dung biện pháp thực hiện phải cụ thể). Loại văn bản này rất có ý nghĩa với
hoạt động của các cơ quan. Có các loại KH sau:
+ KH dài hạn (trên 5 năm), nó có tính bao quát.

9

chứng cho sự việc đã, đang diễn ra hoặc để cung cấp thông tin phục vụ ban hành quyết định
quản lý.
14. Thông báo:
- Thông báo thường được sử dụng để truyền đạt, phổ biến, báo tin cho các cơ quan, đơn
vị hoặc cá nhân biết, hoặc để thực hiện. Cá thông tin này thường là các thông tin để quản lý
hoặc các vấn đề, các sự việc khác của cơ quan (thông tin trong thông báo không có tính pháp
lý, chỉ có tính truyền đạt).
- Căn cứ vào tính chất, nội dung của thông tin trong thông báo, người ta chia thông báo
ra làm 2 loại:
+ Thông báo nội bộ: Chỉ phổ biến trong nội bộ một cơ quan, một đơn vị; mức độ phổ
biến thông tin có giới hạn, mặc dù các thông tin này không phải là thông tin mật.
+ Thông báo thường: Không giới hạn đối tượng tiếp cận thông tin, có thể phổ biến rộng
rãi.
15. Thông cáo:
- Thông cáo là loại văn bản dùng để truyền đạt, phổ biến hoặc công bố với quần chúng
nhân dân về một sự kiện quan trọng về đối nội hoặc đối ngoại.
- Các cơ quan từ cấp bộ trở lên mới có quyền ra thông cáo (VD: Bộ Ngoại giao, Văn
phòng Chính phủ, Văn phòng QH ); còn có loại thông cáo báo chí (dùng để theer hiện một
quan điểm của quốc gia về một vấn đề nào đó).
16. Công văn hành chính:

10

Công văn hành chính là loại văn bản không có tên gọi cụ thể, được sử dụng để làm
phương tiện giao tiếp chính thức giữa các cơ quan hoặc với công dân và dùng với nhiều mục
đích khác nhau như hỏi, đề nghị, trả lời, hướng dẫn, chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra Ngoài ra
người ta còn gọi công văn bằng một tên khác là công văn trao đổi. Hiệu lực pháp lý của công
văn không mang tính triệt để.
17. Tờ trình:
- Tờ trình là văn bản do cơ quan cấp dưới gửi lên cấp trên trình bày về một chủ trương,

II. Ý nghĩa và cách thể hiện các yếu tố trên TTVB:
1. Quốc hiệu:
- Là tên nước và chế độ chính trị của một quốc gia.
- Các trình bày: Theo TCVN-5700:2002 (sửa đổi từ TCVN-5700:1992) thì vị trí được
viết ở chính giữa trang đầu, phía trên văn bản. Dòng thứ nhất (Cộng hoà ) bằng chữ in hoa;
dòng thứ 2 (Độc lập ) bằng chữ thường, giữa các cụm từ có gạch nối đơn; phía dưới phần
quốc hiệu có gạch chân.
VD: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

2. Tác giả văn bản:
- Là tên cơ quan ban hành văn bản. Dùng để chỉ vị trí của cơ quan ban hành văn bản và
nó thuộc vào hệ thống cơ quan nào.
- Cách trình bày:
+ Với cơ quan không ghi (hoặc không có) cơ quan cấp trên chủ quản thì phần tác giả chỉ
ghi tên cơ quan trực tiếp ban hành văn bản.
VD: Quốc hội, Chính phủ, Đại học quốc gia , UBND tỉnh (huyện, xã)
+ Với cơ quan có cấp trên chủ quản thì tác giả văn bản gồm tên cơ quan cấp trên chủ
quản trực tiếp và tên cơ quan ban hành văn bản
VD: BỘ QUỐC PHÒNG
VĂN PHÒNG
+ TGVB được ghi bằng chữ in hoa gở góc trên, bên trái, trang đầu văn bản ngang phần
quốc hiệu. Trong trường hợp TGVB quá dài thì có thể được phép viết tắt tên cơ quan chủ
quản; nếu văn bản chỉ lưu hành trong nội bộ cơ quan thì có thể viết tắt tên cơ quan ban hành
văn bản theo quy ước; có thể được cắt tên cơ quan xuống dòng nếu quá dài, nhưng lưu ý phải
hợp lý và mọi người đều phải hiểu được chính xác.
+ Dưới TGVB sử dụng gạch chân (có thể sử dụng gạch chân bất kỳ), khoảng bằng một
nửa của cả phần tác giả, trình bày cân đối.
VD: BỘ QUỐC PHÒNG
VĂN PHÒNG

4. Địa danh, ngày tháng VB:
- Địa danh VB: Là tên của đơn vị hành chính mà CQ đóng trụ sở. Mục đích dùng để biết
nơi CQ đóng trụ sở và cấp quản lý của cơ quan đó ở TW hay địa phương. Với các CQTW thì
địa danh là tên tỉnh hoặc Tp thuộc TW; với CQ địa phương thì ghi tên của đơn vị hành chính
cấp mình (VD: cấp tỉnh (Tp) thuộc TƯ, cấp huyện (quận), cấp xã (phường)); thông thường
cấp xã (phường), huyện (quận) phải ghi chính xác mới phân biệt được đối tượng làm VB ở
cấp nào, tránh nhầm lẫn (các phường, quận thuộc Tp thì có thể không tuân theo quy tắc ghi
rõ).
- Ngày tháng VB: là ngày tháng năm vào sổ đăng ký, đóng dấu vào VB. VB phải ghi
ngày tháng năm để xác định thời gian có hiệu lực của VB và trách nhiệm pháp lý của VB, và
nó cũng xác định tính chân thực cho VB; ngoài ra nó còn phục vụ cho việc tra cứu, tìm kiếm
VB (VD: có thời kỳ VB không ghi địa danh, hoặc địa danh thay đổi thì có thể xem xét để
xác định tính chân thực của VB ).
- Vị trí trình bày: Địa danh, ngày tháng năm được ghi ở góc trên, bên phải, dưới phần
quốc hiệu của VB. Giữa địa danh và ngày tháng năm của VB được ngăn cách bằng dấu phẩy;
tên của địa danh được viết hoa theo quy định của chính tả Tiếng Việt; phần ngày tháng VB
không được viết tắt, nếu ngày từ 1-9, tháng là 1, 2 thì phải thêm chữ số không ở đằng trước.
VD: Hà Nội, ngày 15 tháng 01 năm 2005
5. Tên loại và trích yếu nội dung VB:
- Tên loại VB: là tên gọi chính thức của VB, dùng để xác định tính chất và tầm quan
trọng của VB (VD: Báo cáo, Chỉ thị, Thông tư, Hướng dẫn ).
- Trích yếu nội dung: là mệnh đề ngắn gọn tóm tắt nội dung của VB.
- Biết được nội dung khái quát của VB, giúp cho việc đăng ký, quản lý VB được thuận
lợi, tra tìm, trích dẫn VB khi cần thiết.

13

+ Đối với VB có tên gọi: Vị trí của trích yếu và TLVB được trình bày chính giữa, phía
trên, dưới phần số, ký hiệu VB.
VD: QUYẾT ĐỊNH

được giao quyền thủ trưởng.
+ Với CQ làm việc theo chế độ tập thể: người ký VB là người đại diện tập thể. Vì thế,
trong VB phải ghi rõ chế độ ký thay mặt (TM). Theo quy định của pháp luật Việt Nam, trong
các CQ làm việc theo chế độ lãnh đạo tập thể chỉ có người đứng đầu hoặc cấp phó mới được
ký quyền thay mặt tập thể để ban hành VB. Vì vậy sẽ có 2 chế độ ký: ký trực tiếp của người
đứng đầu tập thể và ký thay người đứng đầu của cấp phó.
- Vị trí, cách trình bày: Phần thẩm quyền ký và chữ ký được trình bày ở góc dưới, bên
phải, dưới phần nội dung của VB. Trong đó ghi rõ chế độ ký và chức vụ người ký, sau đó ghi
rõ họ tên người ký VB. Trong thể thức đề ký thì chức vụ được viết bằng chữ in hoa, tên người
ký được viết bằng chữ thường.
VD: THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN A
Nguyễn Văn A
hoặc: THỦ TRƯỞNG
Nguyễn Văn A
Đối với những CQ nghiên cứu KHKT thì thường người ta ghi thêm học hàm, học vị vào
một số VB để tăng giá trị cho VB về tính khoa học, chính xác. Còn đối với các CQQLNN thì
những người ký có học hàm, học vị cũng không được ghi kèm họ tên người ký VB.
7. Con dấu:

14

- VB sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền thì phải được đóng dấu của CQ, không
đóng dấu vào VB ký trái thẩm quyền.
- ý nghĩa con dấu: nó đảm bảo tính chân thực và pháp lý của VB vì con dấu biểu thị cho
tính quyền lực của CQ.
- Vị trí: Dấu được đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về bên trái, không đóng dấu nhoè,
dấu ngược.
8. Nơi nhận:
- Là CQ hoặc cá nhân tiếp nhận VB. Nhìn vào nơi nhận cho ta biết những CQ, cá nhân
nào được nhận VB và trách nhiệm của CQ, cá nhân đó trong giải quyết VB.