1
1
Bài giảng
[Tổ chức hội nghị - hội họp (Tổ Chức sự kiện)
2
Trường Đại Học Ngoại Ngữ và Tin học Tp HCM
KHOA NGÔN NGỮ VÀ VĂN HÓA PHƯƠNG ĐÔNG
Bài giảng môn học
Tổ chức hội nghị - hội họp (Tổ Chức sự kiện)
1-
Môn học sẽ giúp sinh viên hiểu và nắm được các phương pháp quản lý hội nghị -
hội họp (sự kiện) tối ưu nhất, cách lên chương trình và thực hiện theo đúng kế
hoạch.
- Sinh viên có kỹ năng quản lý nguy cơ rủi ro trong khi diễn ra hội nghị hội họp (sự
kiện).
- Sinh viên sẽ thực hành kỹ năng lắng nghe và giao tiếp với sự thấu cảm, những tác
động của nó khi giải quyết công việc trong quá trình tổ chức hội nghị hội họp (sự
kiện).
- Sinh viên sẽ biết lên kế hoạch với những mục tiêu, dự thảo ngân sách cho một
cuộc họp- hội nghị (sự kiện).
- Sinh viên hiểu vai trò của người điều hành cuộc họp và nội dung nghị sự đưa ra
trước công chúng.
- Sinh viên biết cách thiết lập bộ phận hậu cần và lễ tân trong cuộc họp-hội nghị (Sự
kiện).
2
3
- Sinh viên biết cách đánh giá sau sự kiện, rút kinh nghiệm cho các sự kiện tiếp
theo.
Môn học có 6 chương :
: Giới thiệu vai trò của nghiệp vụ tổ chức hội nghị hội họp ( sự kiện).
2. Hình thành chủ đề hội nghị - hội họp ( sự kiện)
-"#$%&
(9)
Tuần 3-4
3 Chương 2: TT
3. Lập chương trình và kế hoạch tổ chức hội nghị -
hội họp ( sự kiện)
4. Đàm phán và tiến hành ký kết hợp đồng với nhà
đầu tư hội nghị - hội họp ( sự kiện)
"#$%&
(9)
3 Chương 3: Lập kế hoạch
'()(*+$,-
.+$,-
"#$%&
(9)
Tuần 5-6
3 Chương 4; Chuẩn bị tổ chức hội nghị - hội họp ( sự
kiện)
1- Thành lập ban tổ chức.
2- Lập tiến độ tổ chức
"#$%&
(9)
3 Chương 4: TT
3. Chuẩn bị về thủ tục hành chính
4. Chuẩn bị liên quan đến khách mời.
"#$%&
(9)
Tuần 7-8
3 Chương 4 : TT
2. Điều hành diến biến hội nghị - hội họp ( sự kiện)
3. Kết thúc hội nghị - hội họp ( sự kiện)
4. Ôn Tập
(9)
5
6
Chương 1:
TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐÔNG HỘI NGHỊ HỘI HỌP (SỰ KIỆN)
;<=>51>94>?@=A1BC-,D
E18>,FD+E(47(>#G?3
>H89IJG#1>49+K>&I(CL
< = $ >,M1>4 $ >, CN ?$ A 4 8 7O C$
CP AM;%#*
C-
,
4A$>,M;< =899
7%7,MQ>47,DN89R9+?-D+
4M
Chương 1:
TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐÔNG HỘI NGHỊ HỘI HỌP (SỰ KIỆN)
1. Khái quát về hội nghị hội họp.
Khái niệm sự kiện:
Khái niệm hội họp
Là sự tập hợp ở một nơi để làm công việc chung
Khái niệm hội nghị
Là cuộc họp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quan trọng, diễn ra theo
quy trình, thủ tục nhất định
2. Các loại hình hội nghị hội họp (sự kiện)
-Phân loại theo mục đích :
tham dự trước khi cuộc họp được tiến hành.
Địa điểm tổ chức cuộc họp
Tham dự một cuộc họp cũng chính là một dịp để mọi người gặp gỡ nhau. Và để cho
tất cả đều cảm thấy thoải mái, bạn cần lưu tâm tới địa điểm dự định tổ chức cuộc
7
8
họp.
Nghệ thuật trình tổ chức
Phần khai mạc và kết thúc buổi họp là hai phần rất quan trọng. Lời mở đầu phải tạo
được sự tin tưởng nơi người tham dự trong khi phần kết thúc phải khiến cho tất cả
mọi người cùng chia sẻ một quan điểm về quyết định đã được đưa ra.
Vai trò của người điều khiển là trung tâm.
Người điều khiển phải đảm bảo sự tôn trọng thực hiện chương trình nghị sự và đặc
biệt là thời lượng dự kiến cho mỗi chủ đề cũng như nhịp độ của việc phát biểu bằng
cách cho phép mỗi người tham dự bày tỏ ý kiến. Một vị trí dễ hơn để làm chủ cuộc
họp khi người điều khiển là cấp quản lý trực tiếp của những người tham dự.
Áp dụng linh hoạt
Tất cả những quy tắc cơ bản của việc điều hành một cuộc họp trên là rất quan trọng.
Tuy nhiên còn một quy tắc cuối cùng mà bạn cần lưu ý: không nên áp dụng một
cách cứng nhắc những quy tắc đó.
4. Ý nghĩa của các hoạt động hội nghị.
Những cuộc họp đóng vai trị rất quan trọng, vì đó là nơi mà bầu không khí và văn
hoá của tổ chức được duy trì, là một trong những cách thức để các tổ chức nói với
đội ngũ nhân viên của tổ chức : “tất cả đều là một thành viên của tập thể”
Nếu tổ chức những cuộc họp buồn tẻ, yếu kém mà lại kéo dài lê thê, thì các nhân
viên sẽ bắt đầu tin rằng họ đang làm việc cho một công ty tẻ nhạt, kém cỏi và
không biết quý trọng thời gian Các chức năng của một cuộc họp:
o Tranh đấu
o Sự hình thành nhóm
o Chia sẽ kiến thức, kinh nghiệm, sự đánh giá, và các truyền thống dân gian
thiết cho tổ chức cuộc họp (sự kiện). Kết quả của việc chuẩn bị sẽ là -Các công
việc cần - Required jobs (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí,
tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng đợt chương trình );
Bảng phân công công việc - Checklist (ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc
các nhà cung cấp) và Thời hạn hoàn thành công việc - Timeline.
-Tiến hành
-Thực hiện tiến hành hành động theo kế hoạch, chương trình đã định có kèm kiểm
soát: nếu thuê ngoài thì việc phân công nhân sự theo dõi việc thực hiện công việc
đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch . Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực
theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi
người sẽ cùng tập hợp lại đề xuất, thống nhất linh hoạt cách giải quyết kịp thời.
-Kết thúc:
Kết thúc cuộc họp (event) việc thu dọn đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ
chức (cleaning), sửa lại các vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng
( chi phí) cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)
Họp rút kinh nghiệm: sau khi cuộc họp (event) kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo
cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết
thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau. Ban tổ chức gửi báo cáo
tổng thể cho Lãnh đạo (đối tác) để làm cơ sở quyết toán các khoản chi phí (thanh lý
hợp đồng)
4. Thuyết phục và tiến hành quyết định hội nghị - hội họp ( sự kiện)
-Quy trình tiến hành cuộc họp:
- Thuyết phục lý do tại sao lại phải tổ chức cuộc họp ( Theo mẫu quy định).
Lên chương trình tổng thể :Các bộ phận cần tham gia. Ngân sách, tài liệu, phương
thức và mục tiêu
-Thực hiện quy trình tổ chức
-Triển khai tổ chức
-Đánh giá
10
11
muốn
mời
đến dự và cuộc họp nên được tổ chức như thế nào. (để thông báo,
giải quyết vấn đề, khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến hoặc đi đến kết luận?)
•
Mục tiêu của cuộc họp cần phải cụ thể, rõ ràng và khả thi.
•
Phân công vai trò và trách nhiệm và đảm bảo là những vai trò quan trọng được
đảm nhiệm chu đáo:
o Lãnh đạo: nên điều khiển cuộc họp và giải thích rõ mục đích, mục tiêu, khó
khăn và phạm vi quyền hạn. Chịu trách nhiệm và theo dõi tình hình thực hiện
sau cuộc họp
o Chuyên gia: Hướng dẫn nhóm thông qua cuộc thảo luận, giải quyết
vấn
đề
và
quá trình đưa ra quyết định trong cuộc họp. Đóng góp kiến thức chuyên môn khi
được yêu cầu. Có thể chịu trách nhiệm đối với công việc hậu cần trước và sau
11
12
cuộc họp.
o Thư ký: ghi lại các nội dung, ý kiến và quyết định chính của cuộc họp.
Thư
ký
cũng có thể dự thảo các biên bản hoặc bản ghi chép sau cuộc họp.
o Người cộng tác: tham gia một cách tích cực vào cuộc họp bằng cách đóng góp
ý kiến và thảo luận đúng hướng.
o Ngày, giờ và địa điểm
o Đối tượng tham gia
o Số lượng người tham gia.
o Vai trò của người tham gia
o Nội dung công việc cùng với trách nhiệm của từng cá nhân và bố trí thời gian
12
13
thực hiện
o Các tài liệu cơ bản về cuộc họp hoặc kế hoạch chuẩn bị
o Thời gian cuộc họp.
Nội dung thảo luận chỉ bao gồm những vấn đề mà nhóm có thể thực hiện được
trong khoảng thời gian cho phép. Đối với cuộc họp kéo dài trong hai tiếng đồng hồ
thì chỉ nên thảo luận không qúa năm vấn đề chính, hoặc trong cuộc họp kéo dài 30
phút thì chỉ nên thảo luận một vấn đề.
o Trình tự các nội dung thảo luận:
o Tìm các nhân tố có ảnh hưởng lẫn nhau
o
T
ách những ý kiến thuộc loại chia sẻ thông tin với những ý kiến cần phải thảo
luận giải quyết
o
Đ
i từ các vấn đề dễ đến các vấn đề phức tạp và gây tranh cãi nhất.
5. Thăm dò trước ý kiến của những người tham dự chính
Bạn có thể chuẩn bị cuộc họp tốt hơn nếu bạn:
o Biết trước được ý kiến của những người tham dự chính của cuộc họp về các vấn
đề quan trọng
o Thảo luận với họ những ý kiến mà bạn muốn họ chia sẻ với những người tham
gia khác.
Bạn có thể chọn lựa để điều chỉnh nội dung cuộc họp của bạn dựa trên thông tin
và lắng nghe tất cả những ý kiến của người muốn đóng góp
o Hỏi những người tham gia xem họ đang nghĩ gì. Yêu cầu những người chưa
đóng góp ý kiến phát biểu
o Chia thành các nhóm hai hoặc ba người và yêu cầu các nhóm có báo cáo trở lại
o Đừng quá vội vàng bỏ phiếu hay đưa ra quyết định.
9. Có kết luận cho từng vấn đề
Khi ra quyết định, nhóm có thể bỏ phiếu hoặc dung hoà ý kiến (hai bên cùng
thống nhất) hoặc người lãnh đạo có thể tự đưa ra quyết định:
o Bỏ phiếu cho bạn kết quả nhanh hơn
o Dung hoà ý kiến thường khó hơn và mất nhiều thời gian hơn. Trong dung hoà ý
kiến, không phải tất cả mọi người đều đồng ý với quyết định nhưng vẫn nhất trí là
ủng hộ quyết định đó.
o Quyết định của lãnh đạo thường tốn ít thời gian nhất. Khi áp dụng phương pháp
này, điều quan trọng là tất cả các
thành viên đều cảm thấy quan điểm của họ được
lắng nghe.
10. Kết thúc cuộc họp với một Kế hoạch hành động và truyền đạt
14
15
Các cuộc họp kết thúc không có một kế hoạch hành động và truyền đạt sẽ không đề
ra được một hành động nào sau khi cuộc họp kết thúc. Một kế hoạch hành động và
truyền đạt cần có ba yếu tố:
o Những quyết định và kết quả cụ thể nào đã đạt được trong cuộc họp và những
công việc nào cần được thực hiện sau cuộc họp?
o Ai chịu trách nhiệm đối với những nhiệm vụ này?
o Khi nào những nhiệm vụ này được hoàn thành?
11. Biên bản họp
Một biên bản bao gồm:
o Danh sách những người tham gia
o Mục tiêu cuộc họp
Thực hiện ngay các quyết định đã đưa ra trong cuộc họp càng sớm càng tốt.
Điều
này
sẽ cho thấy hiệu quả làm việc của bạn với tư cách là người chủ trì cuộc họp.
Cuối cùng, bạn sẽ được đánh giá thông qua những gì bạn làm nhiều hơn là
thông qua những gì bạn nói.
Chương 4
Chuẩn bị tổ chức hội nghị - hội họp ( sự
kiện)
1. Thành lập ban tổ chức.
2. Lập tiến độ tổ chức
3. Chuẩn bị về thủ tục hành chính
4. Chuẩn bị liên quan đến khách mời.
5. Chuẩn bị địa điểm.
6. Chuẩn bị nhân lực
16
17
7. Chuẩn bị hậu cần
8. Dự tính và chuẩn bị xử lý các tính huống.
9. Chuẩn bị các yếu tố khác.
10.Chuẩn bị các yếu tố cơ bản
+ Các gợi ý cho việc chuẩn bị
và tổ
chức một cuộc họp
o Chỉ mời những người cần phải tham dự và những người có thể đóng góp để đạt
được các mục tiêu của cuộc họp.
o Nếu làm việc với một nhóm lớn, cần chuẩn bị nhiều phương thức.
o Chọn lựa một không gian họp thích hợp và cần kiểm tra địa điểm họp và các
Các thành viên đến muộn
o Bắt đầu cuộc họp đúng giờ
o Tìm hiểu những gì có thể khiến người đến muộn tham dự đúng giờ.
o Giao cho người hay đến muộn này một công việc phải làm trong cuộc họp
o Sau cuộc họp và khi chỉ có 2 người, hỏi tại sao người này lại đến muộn
Những thành viên về sớm
o Tìm hiểu tại sao những người này thường về sớm
o Khi bắt đầu cuộc họp, hỏi xem liệu mọi người có thể ở lại dự họp cho đến khi
kết thúc được không. Nếu không, cần xem xét điều chỉnh lại thời gian của cuộc
họp.
Các thành viên luôn lặp đi lặp lại một vấn đề
o Ghi các ý kiến đóng góp của những người này lên giấy lật
o Nói cho họ biết rằng bạn đã nghe ý kiến của họ
o Để vấn đề này lại thảo luận sau
Các thành viên làm việc riêng trong cuộc họp
o Đặt một câu hỏi và yêu cầu những người này trả lời
o Điểm danh những này trong giờ giải lao
o Nhắc lại nội quy khi bắt đầu cuộc họp
Nói chuyện riêng
o Yêu cầu mọi người tập trung bằng câu hỏi như S19PDN<=
4TCG#CL+UM
o Hỏi những người nói chuyện riêng liệu họ có thể chia sẻ cuộc nói chuyện cho
mọi người nghe hoặc họ tiếp tục câu chuyện sau khi cuộc họp đã kết thúc
18
19
o Trong giờ nghỉ giải lao, hỏi xem chuyện gì đã xảy ra
Những thành viên luôn tỏ ra là họ biết tất cả
o Ghi nhận sự hiểu biết của họ
o Yêu cầu họ kiên nhẫn và lắng nghe ý kiến của những người khác.
Các bước để
trực tiếp báo cáo trong cuộc họp. Việc soạn báo cáo đòi hỏi một trình độ tổng hợp
và năng lực quản trị tốt.
In ấn bản chương trình nghị sự kèm theo các tài liệu cần thiết cho cuộc họp. Gửi
đến cho các thành viên dự họp. Sau đó, điện thoại hỏi lại để biết chắc rằng các
thành viên đã nhận được hồ sơ dự họp.
Chuẩn bị khâu phục vụ cuộc họp như người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế, nước
uống… Trước khi bắt đầu cuộc họp, người thư ký điều hành cuộc họp phải đi đôn
đốc kiểm tra lại cho chu đáo.
Thư mời họp tiếng Anh thông thường có mục viết tắt R.S.V.P. (viết tắt của thành
ngữ tiếng Pháp (!) Respond sil vous plait - tạm dịch Vui lòng phúc đáp) kèm theo
tên người liên lạc và số điện thoại, e-mail). Người thư ký cần chuẩn bị thư mời như
thế đối với cuộc họp quan trọng, đồng thời chủ động được số người dự họp.
Đối với các cuộc họp quan trọng như hội nghị, hội thảo cần tổ chức khâu tiếp
khách: nhân viên tiếp tân, kiểm tra thư mời, cài hoa hoặc thẻ đại biểu để phân biệt
khách mời.
Nếu cuộc họp tổ chức tại phòng họp tại các khách sạn, nên làm việc chặt chẽ với
khách sạn về các phần bao gồm trong dịch vụ mà họ cung cấp. Kiểm tra các thiết bị
phục vụ cuộc họp: máy lạnh, đèn chiếu, màn hình, hệ thống âm thanh, ánh sáng, các
dây dẫn điện, tốt hơn hết hãy đến trước một ngày để kiểm tra bằng cách sử dụng thử
hoặc phải được cam kết của phía khách sạn về chất lượng của các thiết bị.
Cách sắp xếp bàn ghế cũng phải yêu cầu khách sạn thực hiện sớm.
20
21
Buổi giải khát giữa giờ (Tea Break hoặc Coffee Break) cũng phải được chuẩn bị
chu đáo. Các loại thức uống như cà fê, trà và các loại bánh ngọt phải chuẩn bị
nhiều hơn số lượng khách để tránh tình trạng bị hụt.
2. Quy trình quản lý hậu cần.
o Nguồn cung cấp, kho bảo quản, quy trình xuất kho, kiểm hàng, trình bày
3. Cung ứng dịch vụ vận chuyển & tổ chức.
o Tàu xe, máy bay, xe đưa rước đại biểu,
phòng tiệc.
1.3 Tiệc Cocktail:Đây cũng là hình thức tiệc đứng, nhưng tiệc cocktail đơn giản
hơn hơn tiệc đứng. Người ta thường uống nhiều hơn ăn.Món ăn thường là
sandwich, thịt nướng, bánh có nhân.Nói chung món ăn của tiệc này ít hơn tiệc
đứng. đặc điểm của hình thức tiệc cocktail thường là không để thực đơn,
không sắp xếp chổ ngồi nhưng thức ăn đồ uống do những người phục vụ mang
đến cho từng người.Thời gian tổ chức khoảng từ 15 đến 17 giờ trở đi kéo dài
khoảng hai tiếng.Thường đựơc tổ chức vào dịp khai mạc hay bế mạc hội nghị,
hội thảo quốc tế.Ở nước ngoài cơ quan đại diện thường tổ chức chiêu đãi phim,
họp báo kết họp chiêu đãi cocktail
1.4Tiệc trà : Đây là hình thức tiệc đơn giản, gọn nhẹ.Thời gian tổ chức vào
khoảng 16giờ. Trong tiệc thường có bánh ngọt, mức, hoa quả, món ăn tráng
miệng, nước chè, nước quả, bia(có thể dùng ít vang trắng).Tất cả các món ăn,
thức uống này đều bày trên bàn nhỏ, kê gần nhau.Thời gian tiệc kéo dài khoảng
1 tiếng. ở các nước phụ nữ hay dùng tiệc trà thết đãi nhau .Thường thì phu nhân
của Bộ trưởng Bộ ngoại giao mời phu nhân các đại sứ, đại diện ngoại gioa nhân
dịp đầu năm mới hoặc một dịp nào đó. Cũng có khi phu nhân một đại sứ mời
phu nhân một đại sứ khác.
2.Cách xử sự trong bữa tiệc:
Ngồi vào bàn theo sơ đồ có sự hướng dẫn của người phục vụ
-Khi chủ tiệc có lời mời khách ăn và mở khăn ăn thì mọi người mới mở khăn ăn
của mình
- Trong khi ăn không nên cầm mãi trong tay dụng cụ ăn của mình mà cứ ăn
xong mỗi miếng lại đặt chúng xuống
22
23
- Khi ăn xong 1 món ăn, không nên xếp ngay dụng cụ ăn vào đĩa đẩy ra chổ
khác, mà phải chờ mọi nguời ăn xong món ấy
- Trên cơ sở thực đơn và khả năng của mình mà sử dụng liều lượng cho hợp lý
- Cần kín đáo che miệng khi phải dùng tăm xĩa răng
ZJ[H4DE/ Nên chọn các món dễ dọn và khách ăn dễ dàng, sạch sẽ.
Tránh món ăn có nhiều nước, có dây hoặc nước xốt cà nhỏ giọt. Thức ăn cần
mềm, có thể dùng nĩa cắt, không cần sử dụng dao. Món ăn giữ nóng lâu và trông
đẹp mắt.
IJRV?WEDA>\4DE%?>/
[b}]I^?58C/[/b}
Tùy theo hoàn cảnh và điều kiện sẵn có kết hợp với tính chất của bữa ăn liên
hoan mà chuẩn bị thực đơn cho phù hợp. Thông thường, thực đơn được kê như
sau:
- Món khai vị: Đồ nguội - súp - gỏi
- Món ăn chơi
- Món nhậu
- Món ăn chính (ăn no)
- Món lẩu - canh
- Món cơm - mì - bún
- Món tráng miệng.
+ Để cấu tạo thực đơn hoàn chỉnh, cần lưu ý:
- Chọn trong mỗi loại thức ăn tối thiểu một món tiêu biểu theo ý.
- Các món ăn cần có sự hoà hợp với nhau.
- Không thể trùng lặp về nguyên liệu chính và màu sắc goiữa các món ăn phải
được hài hoà, không đơn điệu
;H
Trong cùng một thực đơn không thể chọn các món toàn gà hoặc toàn vịt hay
tôm cá
+ Nên chọn các món ăn có thể nấu trước ngày đãi tiệc xen lẫn món ăn cần nấu
ngay hôm đãi tiệc để khôngquá bận rộn.
- Phải tôn trọng trinh tự của món ăn ghi trong thực đơn, món nào cho ăn trước
món nào cho ăn sau. Tránh đưa những món ăn tương tự ra cùng một lúc.
24
25
25
Copyright: Tài liệu đại học ©