ĐÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010
Lưu ý: Phần chữ in nghiêng, in đậm Page 1
Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam
PHẦN 1 – THIẾT LẬP MẶC ĐỊNH

I – THÔNG TIN DỰ ÁN
1/ File/ Info/ Project Infomation/ Advanced Properties

Nhập tên dự án, người quản lý, công ty…để dễ quản lý sau này
ĐÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010
Lưu ý: Phần chữ in nghiêng, in đậm Page 2
Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam

2/ Project/ Project Infomation

Khai báo ngày bắt đầu – Start date (hoặc kết thúc – Finish date) dự kiến của dự án.
Chọn ngày hiện hành trong Current date (mặc định lấy bằng ngày của máy tính, có
thể chọn bằng ngày khác.
Chọn loại lịch áp dụng cho dự án trong Calendar (xem thêm III)

II – THÔNG SỐ OPTIONS
File/ Options/ …
1/ … = Ganarel
- Trong Default view bạn có thể chọn màn hình mặc định xuất hiện khi bạn mở
MP. Ví dụ hình dưới là chọn mặc định xuất hiện là cửa sổ Gantt và Timline.
- Trong Date format bạn chọn định dạng ngày quen thuộc mà bạn hay dùng
ĐÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010
Lưu ý: Phần chữ in nghiêng, in đậm Page 3
Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam

2/ … = Display

thường chọn là giờ công)
- Chọn định dạng công việc trong Default task type (Chọn Fix Duration – đây là
lựa chọn phổ biến ở Việt Nam, xem thêm IV)
- Bỏ chọn New task are effort – driven. Nếu Không bỏ khi các bạn thay đổi tài
nguyên cho 1 công việc thì thời gian sẽ được MP tự động tính toán lại cho phù
hợp, đây là lỗi rất hay gặp của các bạn làm việc với MP (xem thêm IV).
- Bỏ chọn Autolink inserted or moved tasks. Nếu Không bỏ thì khi bạn chèn thêm
hay di chuyển vị trí các công tác thì MP sẽ tự động nối chúng lại mặc dù điều này
không còn phù hợp.
- Bỏ chọn Task will always honor their constraint dates. Nếu Không bỏ MP sẽ
tuân tuân thủ các ràng buộc mà không cần quan tâm đến thực tế thực hiện.
- Chọn chế độ On trong Calculator project after each edit để Dự án luôn được tính
toán lại ngay khi có sự thay đổi.
- Bỏ chọn Update task status updates resource status (trong giai đoạn lập kế hoạch,
chúng ta đang lập dữ liệu ban đầu, chưa kiểm soát đo lường tiến trình hay cập nhật
thì nên loại bỏ đặc điểm này).
- Lựa chọn chi phí cố phí được tính phân bổ (Prorated), ngay khi bắt đầu công việc
(Start) hay khi kết thúc công việc (Finish) trong Default fixed cost accrual.
ĐÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010
Lưu ý: Phần chữ in nghiêng, in đậm Page 6
Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam

ĐÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010
Lưu ý: Phần chữ in nghiêng, in đậm Page 7
Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam

4/ … = Save
Chọn chế độ tự động lưu dự án đang thực hiện sau 1 thời gian nhất định trong
Auto save every (giả sử hình minh họa là 10 phút) để đề phòng khi đang làm 1 dự
án cả buổi mà gặp sự cố, chúng ta quên không lưu thì không phải ngồi “cày” lại
III – ĐỊNH DẠNG LỊCH
Việc tạo ra một định dạng lịch riêng cho riêng mỗi chúng ta (công ty) là rất cần
thiết. Vì mỗi một dự án yêu cầu một lịch làm việc khác nhau, mỗi công ty yêu cầu
một lịch làm việc khác nhau. Ví dụ như một dự án kéo dài nhiều năm thì thiết lập
lịch làm việc theo ngày tỏ ra không hợp lý, hay ở Việt Nam chúng ta thương nghỉ
một số ngày tết như 30/4 – 1/5, 2/9, giỗ tổ…Do đó nhất thiết chúng ta phải tạo ra
các lịch phù hợp với dự án.
1/ Tạo lịch làm việc riêng
ĐÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010
Lưu ý: Phần chữ in nghiêng, in đậm Page 11
Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam
Project/ Change Working Time
Để tạo lịch mới nhấn chọn Create New Calendar khi đó sẽ có 2 lựa chọn Tạo mới
– Create new base calendar hoặc Tạo một bản lịch sao chép – Make a copy of
Standard của MP sẵn có (Standard, 24 hours, Night Shift). Bạn có thể đặt tên cho
lịch mới. Hình minh họa đặt tên lịch mới là GXD.

Sau khi nhấp OK. Bạn sẽ thấy cửa sổ gần giống ban đầu nhưng giờ trong For
Calendar là GXD. Sau đó bạn tiếp tục thiết lập cài đặt cho lịch mới này.
ĐÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010
Lưu ý: Phần chữ in nghiêng, in đậm Page 12
Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam Chọn Work weeks/ Details chọn các ngày sẽ làm việc của 1 tuần trong dự án (ví dụ
này làm cả thứ 7 và chủ nhật) sau đó chọn Set day(s) to these specific working
times rồi khai báo thời gian làm việc của buôi sáng và chiều (From to). Sau khi
xong thì bấm OK. Nếu bạn muốn chọn bất kỳ 1 ngày nào cố định nghỉ trong toàn
IV – LOẠI CÔNG VIỆC
1/ Loại công việc
Trong MP giữa Work, Unit, Duration liên hệ bằng công thức sau:
Work = Duration x Units (*)
ĐÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010
Lưu ý: Phần chữ in nghiêng, in đậm Page 15
Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam
Theo công thức trên nếu như chúng ta nhập vào tổng giờ công (Work) và số siowf
công sử dụng cho 1 ngày làm việc (Units) thì MP sẽ tự động tính ra Duration. (Trở
lại bài toán lớp 1: khi biết 2 đại lượng sẽ tìm gia đại lượng còn lại ^^)
Từ công thức trên mà MP mới sản sinh ra 3 loại công việc khác nhau. Khi chúng ta
chọn cố định một đại lượng (hoặc Fixed Work, hoặc Fixed Duration, hoặc Fixed
Units) thì 2 đại lượng còn lại sẽ thay đổi tương ứng theo công thức (*) ở trên.
3 loại công việc đó là:
- Fixed duration (cố định thời gian thực hiện)
- Fixed work (cố định tổng số công việc thực hiện)
- Fixed units (cố định tài nguyên đơn vị thực hiện công việc)
Trong phần THIẾT LẬP OPTIONS (File/ Option/ Schedule) bạn đã thấy mặc định
của loại công việc trong Default task type là Fixed Unit – đây là một hình thức phổ
biến của các nước phát triển. Vì ở đó trình độ lao động và năng suất của nhân công
thường được ước lượng khá chính xác và ổn định do đó người ta ưu tiên kiểm soát
tài nguyên đơn vị - Units. Còn ở Việt Nam có thói quen khi lập tiến độ thường
ước lượng trước thời gian thực hiện công việc rồi mới phân bổ tài nguyên. Khi tài
nguyên không đảm bảo (cao hoặc thấp) thì sẽ đi điều chỉnh thời gian thực hiện
công việc sao cho sử dụng tài nguyên hiệu quả. Nói tóm lại, ở Việt Nam có thói
quen kiểm soát thời gian thực hiện công việc – Duration.
2/ Tìm hiểu về Effort Driven
“Đây là vấn đề tương đối khó hiểu nên các bạn cần đọc kỹ để hiểu sâu sắc hơn

nếu 1 cái được giữ cố định
- Với Effort – driven, cái gì sẽ xảy ra với thời gian (duration) và tài nguyên đơn vị
(resource unit) khi thêm hay bớt nguồn lực khỏi một công việc (như ví dụ trên)
Ví d
ụ
:

Nếu bạn gán lần đầu tiên 3 nguồn lực toàn thời gian cho một công việc có thời
gian thực hiện là 3 ngày, MP sẽ tính toán mỗi nguồn lực làm việc 24 h công (24
= 8h x 3 ngày) hay tổng cộng 72 h công (72 = 3 x 8h x 3 ngày) cho cả 3 nguồn
lực.
Nếu công việc này bạn gán lần đầu tiên 2 nguồn lực toàn thời gian thì số giờ
công tổng cộng là 48 h công (48 = 2 x 8h x 3ngày). Sau đó bạn lại gán thêm
một nguồn lực nữa toàn thời gian cho công việc này. Khi đó MP với tính năng
Effort – driven sẽ giữ nguyên số h công là 48 h công và điều chỉnh để mỗi
nguồn lực làm việc 16 h công. Lúc này thời gian thực hiện công việc sẽ rút
xuống chỉ còn 2 ngày.
Nếu giống như trên, nhưng chúng ta chọn thêm loại công việc là Fixed duration
thì sau khi thêm vào 1 nguồn lực , tổng số công vẫn là 48h công, thời gian làm
việc vẫn là 3 ngày, lúc này mỗi nguồn lực sẽ làm việc 16h công trong 3 ngày
(hay 5,33 h công/1 ngày). Nói cách khác 3 nguồn lực bây giờ sẽ làm bán thời
gian (xấp xỉ 66%) để hoàn thành công việc.
ĐÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010
Lưu ý: Phần chữ in nghiêng, in đậm Page 17
Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam
Điều gì sẽ xảy ra khi kết hợp cả Effort – driven và Task type?
- Khi chọn Fixed Work và Effort – driven thì MP tính toán theo Effort – driven
- Khi chọn Fixed Units và Effort – driven thì MP sẽ điều chỉnh thời gian thực hiện
khi bạn thêm hay bỏ bớt nguồn lực ra khỏi công việc. Sử dụng khi bạn muốn xem
xét việc thêm người làm để giảm bớt thời gian thực hiện công việc.