Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công
Công ty TNHH Thương mại Phú Phát 1/23
Thôn Thượng – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội
Tel: 04 37856916 Fax: 04 37856916
Hotline: 090 5350389
Website: http://phuphat.com; http://thoigianso.com
Email: [email protected]
TÀI LIỆU
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
MÁY & PHẦN MỀM
CHẤM CÔNG (VÂN TAY, THẺ…)

Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công
Công ty TNHH Thương mại Phú Phát 2/23
Thôn Thượng – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội
Tel: 04 37856916 Fax: 04 37856916
Hotline: 090 5350389
Website: http://phuphat.com; http://thoigianso.com
Email: [email protected]

TRANG KÝ NHẬN
TÁC GIẢ
LÊ THỊ HƯƠNG
Ngày tháng:01/05/ 2012
Vai trò: Viết tài liệu.

Website: http://phuphat.com; http://thoigianso.com
Email: [email protected]

CÁC PHIÊN BẢN
Ngày
(Sửa đổi)
Phiên bản
Nội dung sửa đổi hoặc ghi chú
01/05/2012
1.0
Tạo mới tài liệu Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công
Công ty TNHH Thương mại Phú Phát 4/23

IV. THÔNG TIN HỖ TRỢ 23

Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công
Công ty TNHH Thương mại Phú Phát 5/23
Thôn Thượng – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội
Tel: 04 37856916 Fax: 04 37856916
Hotline: 090 5350389
Website: http://phuphat.com; http://thoigianso.com
Email: [email protected] I. TÀI LIỆU
1. Mục đích:
- Mục đích của tài liệu là mô tả khái quát về việc sử dụng phần mềm theo từng bộ phận để
người đọc hiểu và biết để thao tác trên máy chấm công và trong phần mềm.
- Giúp cho người đọc hình dung các luồng dữ liệu sẽ liên hệ như thế nào trong các bộ phận.
2. Phạm vi
- Tài liệu này chỉ được lưu hành nội bộ của Công ty TNHH Thương mại Phú Phát và các
đơn vị mua sản phẩm phần mềm.
3. Định nghĩa thuật ngữ và các từ viết tắt:
STT

Hotline: 090 5350389
Website: http://phuphat.com; http://thoigianso.com
Email: [email protected]

II. YÊU CẦU CỦA PHẦN MỀM
1. Phần cứng
 Client
- HDD 10GB.
- Ram 256 MB hoặc cao hơn
- CPU 1.5 Ghz hoặc cao hơn
- Mouse, Keyboard.
- Card Network (Client – Server)
- Cáp nối với máy chấm công (USB, RS232, RJ45).
 Server
- HDD 20GB.
- Ram 512 MB hoặc cao hơn
- CPU 2 Ghz hoặc cao hơn
- Mouse, Keyboard.
- Card Network (Client – Server)
2. Phần mềm
 Client
- Chạy trên hệ điều hành Windows 2000; Windows ME; Windows NT;
Windows Server 2003 Service Pack 1.
- Dot net Framework 1.1, 2.0,3.5
- Microsoft Office
- Phú Phát Software.
- Driver hỗ trợ kết nối với máy chấm công.
- Touch Screen (dùng cho màn hình cảm biến).
 Server
Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công
Công ty TNHH Thương mại Phú Phát 8/23
Thôn Thượng – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội
Tel: 04 37856916 Fax: 04 37856916
Hotline: 090 5350389
Website: http://phuphat.com; http://thoigianso.com
Email: [email protected]

III. HƯỚNG DẪN CHI TIẾT
1. Chấm công.
[Phần mềm có thể tách được việc ca kíp chồng chéo, thời gian
làm việc có thể quy ra công (bình thường, làm thêm do NSD
định nghĩa. Ví dụ: 1 công bình thường=8 tiếng hoặc 9 tiếng ; 1
công làm thêm=5 tiếng hay 6 tiếng hoặc 8 tiếng…).]
Khi cán bộ, nhân viên chấm công bằng vân tay thì người NQLCC sẽ phải làm các bước sau để
phần mềm tự dộng tính công:
1.1. Thao tác trên máy chấm công
Bước 1: Khởi tạo & lấy dấu vân tay (lần đầu cho cán bộ, nhân viên):
- Bước 1.1: Đăng nhập vào phần quản lý trên máy chấm công bằng cách dữ phím “M/OK”
trong 3 giây thì trên màn hình máy chấm hiển thị biểu tượng khóa. NQLCC có thể đưa tay
đã được lấy hoặc nhập mã nếu đã tạo trước (nếu máy yêu cầu). Còn không thì thực hiện
Bước 1.2.
- Bước 1.2: Khi màn hình máy chấm công hiển thị ra thì NQLCC chọn chức năng “Quản
lý” bằng cách đưa phím sang ngang (trái, phải) và khi nó được chỉ vào phần quản lý
NQLCC chọn nút “M/OK” sau đó màn hình chấm sẽ hiển thị ra hai chức năng là “Thêm
nhân viên” và “Q.lý nhân viên”. NQLCC muốn thêm mới nhân viên thì chọn chức năng

- Bước 1.3.2: Sau khi NQLCC chọn chức năng “Thẻ” thì NQLCC sẽ nhập số thẻ đã đưa cho
người chấm (cán bộ, nhân viên), sau khi nhập xong thì NQLCC chọn chức năng “M/OK” ,
tiếp đó NQLCC cho (cán bộ, nhân viên đó) thuộc phần Q.lý hay nhân viên bằng cách đưa
đến ô “nhân viên”, “quản lý” chọn phím sang ngang (trái,phải), sau khi chọn xong thì
NQLCC di chuyển hoặc chọn chức năng “M/OK”. Nếu NQLCC không muốn làm thao tác
nào nữa thì chọn nút “M/OK” là hoàn thành việc đăng ký trên máy chấm công.
- Bước 1.4: Nếu NQLCC muốn sửa bất kỳ thông tin của nhân viên nào thì NQLCC chọn nút
chức năng “M/OK” sau đó chọn chức năng tìm kiếm, sau đó màn hình được hiển thị ra và
NQLCC nhập ID và chọn nút chức năng “M/OK”, trên màn hình sẽ trỏ vào vị trí nhân viên
có ID vừa tìm và NQLCC chọn chức năng “M/OK” và chọn chức năng cần chỉnh sửa.
Bước 2: Xem chi tiết công & chức năng khác trên máy chấm:
- NQLCC sau khi đăng nhập với phần quản lý, dung các phím lên xuống, trái phải và phím
“M/OK” để xem các chức năng.
1.2. Phần mềm
NQLCC cần biết nguyên tắc thêm như sau: “Từ trái sang phải và từ trên xuống dưới” và xóa
thì ngược lại.
1.2.1. Cài đặt tham số kết nối
Trên màn hình Desktop có biểu tượng có chữ Phuphat.Obj thì NQLCC nhấn đúp vào và trên
màn hình sẽ hiển thị ra như sau:
Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công
Công ty TNHH Thương mại Phú Phát 10/23
Thôn Thượng – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội
Tel: 04 37856916 Fax: 04 37856916
Hotline: 090 5350389
Website: http://phuphat.com; http://thoigianso.com
Email: [email protected]


- USB thì nhập vào ô kiểu kết nối là: 0 (cắm ở cổng nào trên máy tính thì
khai báo cổng đó).
Tùy thuộc vào kiểu kết nối mà ta nhập các tham số tương ứng như trong phần cài
đặt tham số trên máy chấm công.
Bước “Lưu kết nối”:
Sauk hi điền các tham số xong NQLCC sẽ nhấn nút chức năng “Kết nối”, sau khi
thực hiện thì phần mềm sẽ thông báo có kết nối được hay không kết nối được sau đó
thoát phần mềm, và chạy lại đăng nhập với tên đăng nhập và mật khẩu đã có sẵn. Nếu
không muốn lưu kết nối thì chọn nút chức năng “Hủy”.
Sau khi cài đặt xong ta chọn nút chức năng “Thoát”.
Lưu ý: Trước khi nhấn kết nối thử kiểm tra xem máy chấm công đã thông với máy tính chưa.
Nếu kết nối với nhiều máy thì sẽ phải chỉnh tham số C:\ Program Files\Phuphat Traiding
Co.,Ltd\Phuphat.R\ FixMultiAttendance.txt bằng 1 trong thư mục cài đặt.
Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công
Công ty TNHH Thương mại Phú Phát 12/23
Thôn Thượng – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội
Tel: 04 37856916 Fax: 04 37856916
Hotline: 090 5350389
Website: http://phuphat.com; http://thoigianso.com
Email: [email protected]

1.2.2. Thao tác trên phần mềm
A. Khởi tạo và cài đặt các tham số của phần mềm.
- Các tham số như gửi email hay cài đặt giờ để sao lưu dữ liệu hoặc các tham số khác thì
NQLCC chọn chức năng “Hệ thống”→ “Cài đặt tham số”, sau đó điền các tham số cần cài
đặt và chọn nút chức năng “Lưu”. Các danh mục như: Đơn vị, Đơn vị thành viên, Ca, tổ
làm việc thì thao tác tương tự như mục b. dưới đây.
- Quy định của phần mềm là trong một ngày cán bộ, nhân viên chấm công như sau:
- Trong vòng một khoảng thời gian (mặc định là 10 phút, còn lại tùy thuộc vào
từng đơn vị quy định), nếu cán bộ - nhân viên chấm liên tục thì phần mềm

· Người quản lý nhân viên đó (để chấm công).
- Bước “Lưu”.
Bước “Sửa”:
- Trên màn hình chọn chức năng “Sửa” hoặc dùng phím tắt “Ctrl + E”, F7.
- Nhập thông tin sửa.
· Tên nhân viên.
· Bí danh (không được viết tiếng việt) để chèn tên này vào máy chấm
công.
· Ngày sinh.
· Mash (ID trên máy chấm công của nhân viên đó).
· Đơn vị.
· Người quản lý nhân viên đó (để chấm công).
- Bước “Lưu”.
Bước “Xóa”:
- Chọn bản ghi cần xóa.
- Trên màn hình chọn chức năng “Xóa” hoặc dùng “Ctrl+Delete”, F10.
- Nếu muốn xóa thì chọn chức năng “Yes”. Nếu không muốn xóa thì chọn
chức năng “No”.
Bước “Refresh”:
- Trên màn hình chọn chức năng “Refresh” hoặc dùng phím tắt F5.
Bước “Xem trước”:
Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công
Công ty TNHH Thương mại Phú Phát 14/23
Thôn Thượng – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội
Tel: 04 37856916 Fax: 04 37856916
Hotline: 090 5350389
Website: http://phuphat.com; http://thoigianso.com
Email: [email protected]

- Trên màn hình chọn chức năng “Xem trước” hoặc dùng phím tắt “Ctrl +

- Trên màn hình ta thấy lưới danh sách tổ làm việc ta di chuyển con trỏ hoặc
phím lên xuống chọn tổ cần thêm nhân viên.
- Tìm nhân viên cần thêm bằng cách đánh từ khóa vào ô ở dưới danh sách
nhân viên hoặc dùng con chuột di chuyển để chọn nhân viên (trong danh
sách nhân viên) cần thêm vào tổ bằng cách nhấn chuột trái vào nhân viên đó
sau đó ta có thể chọn chức năng thêm hoặc kích đúp chuột, nhân viên đó sẽ
được hiển thị ở lưới bên trên. Tương tự ta thêm cho các nhân viên khác vào
tổ đó. Còn nếu thêm nhân viên vào tổ khác thì ta làm lại Bước “Thêm”.
Bước “Xóa”:
- Trên màn hình ta thấy lưới danh sách tổ làm việc ta di chuyển con trỏ hoặc
phím lên xuống chọn tổ cần xóa nhân viên.
- Tìm nhân viên cần xóa bằng cách đánh từ khóa vào ô ở trên danh sách nhân
viên của tổ hoặc dùng con chuột di chuyển (trong danh sách nhân viên của
tổ) để chọn nhân viên cần xóa ra khỏi tổ bằng cách nhấn chuột trái vào nhân
viên đó sau đó ta có thể chọn chức năng xóa hoặc kích đúp chuột, nhân viên
đó sẽ được hiển thị ở lưới danh sách nhân viên. Tương tự ta xóa cho các
nhân viên khác ra khỏi tổ đó. Còn nếu xóa nhân viên khác ở tổ khác thì ta
làm lại Bước “Xóa”.
D. Quy định làm việc, BHXH, phúc lợi, ăn uống
Sau khi đăng nhập vào phần mềm NQLCC chọn chức năng “Nhân sự”→ “Quy định riêng của
nhân viên” sau đó màn hình hiện thị ra như sau:
Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công
Công ty TNHH Thương mại Phú Phát 16/23
Thôn Thượng – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội
Tel: 04 37856916 Fax: 04 37856916
Hotline: 090 5350389
Website: http://phuphat.com; http://thoigianso.com
Email: [email protected]
thành việc lấy dữ liệu là đã xong phần lấy dữ liệu từ máy chấm công về
phần mềm.
- Nếu trong quá trình lấy dữ liệu mà máy thông báo là chưa hoàn thành hoặc
không thể kết nối máy chấm công thì công việc lấy dữ liệu từ máy chấm
công về phần mềm là chưa hoàn thành thì NQLCC cần phải làm lại.
Bước “Chỉnh sửa”:
+ Theo từng ngày:
- Trên màn hình ta chọn chức năng “Sửa”, thì màn hình sẽ hiển thị như sau:

Sửa theo
ngày
Lấy dữ liệu từ
máy chấm công
Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công
Công ty TNHH Thương mại Phú Phát 18/23
Thôn Thượng – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội
Tel: 04 37856916 Fax: 04 37856916
Hotline: 090 5350389
Website: http://phuphat.com; http://thoigianso.com
Email: [email protected]
- Chọn ngày cần sửa cho tất cả các nhân viên thì ta nhập ngày ở trên ô nhập
ngày, sau đó danh sách ở dưới sẽ hiển thị toàn bộ nhân viên đã chấm công
của ngày hôm đó. NQLCC muốn sửa thông tin chấm công của người nào và
ở vị trí cột nào thì NQLCC di chuyển phím lên xuống hoặc phím sang bên

năng “Báo cáo”→ “Báo cáo”, sau đó màn hình hiển thị ra như sau:
Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công
Công ty TNHH Thương mại Phú Phát 20/23
Thôn Thượng – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội
Tel: 04 37856916 Fax: 04 37856916
Hotline: 090 5350389
Website: http://phuphat.com; http://thoigianso.com
Email: [email protected] Các bước: in và xem NQLCC làm như sau:
Bước 1: Xem dữ liệu:
- NQLCC di chuyển chuột tới lưới hiển thị danh sách “Nhóm báo cáo”, sau đó chọn nhóm
cần xem bằng cách di nhấn chuột trái, bên màn hình báo cáo hiển thị toàn bộ danh sach
báo cáo của nhóm đó, NQLCC chọn báo cáo cần xem bằng cách di chuyển tới báo cáo đó
và nhấn chuột trái, tiếp đến NQLCC chọn nút chức năng “Xem dữ liệu” sau đó màn hình
hiển thị ra như sau:
Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công
Công ty TNHH Thương mại Phú Phát 21/23
Thôn Thượng – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội
Tel: 04 37856916 Fax: 04 37856916
Hotline: 090 5350389
Website: http://phuphat.com; http://thoigianso.com
Email: [email protected] Bước 2: In (word, excel):
- Sau khi báo cáo đã được hiển thi ra thì NQLCC di chuyển chuột tới nút chức năng “Excel”
hoặc “Word” và nhấn chuột trái, sau đó được hiển thị hoặc in ra báo cáo.
2. Tính lương.

IV. THÔNG TIN HỖ TRỢ
- Đường dây nóng hỗ trợ 24/24h với số điện thoại: 0905 350 389 hoặc số: 04 3785 6916
- Hỗ trợ đào tạo xin liên lạc theo địa chỉ dưới đây:
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI PHÚ PHÁT
Thôn Thượng, Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội
Tel: 04 37856916 Fax: 0437856916
Email: [email protected] / [email protected]
Website: http://phuphat.com / http://thoigianso.com

“Cùng vững bước, cùng thành công”