Chính sách thu thập tư liệu và công tác bảo quản
Margaret Child - Nguyên cố vấn về công tác bảo quản
"Bất cứ vốn tài liệu thư viện nào cũng được thiết lập vì một hay nhiều mục
đích đã được xác định rõ ràng. Chương trình quản lý và phát triển tư liệu sẽ
định hướng và quyết định quá trình bổ sung tư liệu, kết hợp từng tư liệu riêng
lẻ thành bộ tư liệu rõ ràng mạch lạc, duy trì và bổ sung các bộ tư liệu đó,
hoặc thanh lý những tư liệu không cần thiết nhằm đảm bảo giảm chi phí cho
thư viện đồng thời vẫn đảm bảo lợi ích cho người sử dụng" . Chính sách thu
thập tư liệu sẽ xác lập các tham số quyết định việc hình thành các chương
trình bảo quản tư liệu một cách có hệ thống. Chính sách thu thập tư liệu được
xây dựng trên cơ sở phương hướng hoạt động của cơ quan bảo quản, trong đó
chỉ ra mục tiêu mà các bộ tư liệu cần đạt tới. Chính sách thu thập tư liệu cũng
xác lập thứ tự ưu tiên làm cơ sở cho hoạt động bảo quản tập trung vào những
phần quan trọng nhất của các bộ tư liệu. Nói một cách hình tượng hoá, nếu
phương hướng hoạt động cho ta biết cái đích phải đến, thì chính sách thu thập
tư liệu nêu chi tiết con đường đi tới đó, còn chủ trương bảo quản đảm bảo
cho những hành lý có giá trị nhất không bị rơi vãi dọc đường.
Chính sách thu thập tư liệu xác định phạm vi các bộ tư liệu hiện có và chỉ ra
phạm vi mở rộng các bộ tư liệu trong tương lai. Qua việc xác định nội dung
và hình thức của tư liệu thuộc diện được lưu trữ, định hướng sưu tập sẽ đảm
bảo tính thống nhất trong việc chọn lọc các tư liệu mới để đưa vào bộ sưu tập
hoặc thanh lý những tư liệu không còn cần thiết. Do có tính quyết định đối
với toàn bộ các bộ sưu tập trong thư viện, nên chính sách thu thập tư liệu sẽ
giúp người sưu tập tư liệu và thủ thư nhận thức được phạm vi và mức độ đa
dạng của các tư liệu lưu trữ, qua đó họ thấy được tổng thể các bộ tư liệu lưu
trữ, chứ không chỉ chú ý cục bộ đến từng phần tư liệu mà họ đảm trách. Quá
trình này sẽ giúp tăng cường trao đổi thông tin và hợp tác, xác định điểm yếu
cũng như thứ tự ưu tiên của các chức năng nhiệm vụ của tổ chức, ví dụ như
việc lập danh mục và bảo quản tư liệu.
Chính sách thu thập tư liệu cũng cần có tầm nhìn xa trông rộng; có nghĩa là
định hướng đó phải lượng tính đến số đầu sách ở các thư viện khác, đặc biệt

(0); trong đó mức (1) và mức (2) lại được chia nhỏ ra thành hai mức, còn
mức (3) được chia nhỏ thành ba mức nữa nhằm phân biệt rõ ràng những tư
liệu nào là hữu ích trong việc mô tả các bộ tư liệu nhỏ hơn. Bản hướng dẫn
viết phần trình bày chủ trương lưu trữ tư liệu của Hiệp hội thư viện Mỹ
(ALA) ( đã trích dẫn ở phần 1) cung cấp thêm một số thông tin về việc sử
dụng bản tổng quan trong chủ trương lưu trữ tư liệu.
Tuy vậy, mức độ sử dụng tư liệu không phải là tiêu chí duy nhất để đánh giá
tầm quan trọng của tư liệu đối với thư viện, dựa vào đó mà đặt ra các vị trí ưu
tiên bảo quản. Một đặc điểm quan trọng nữa để đánh giá là liệu bộ tư liệu đó
có chứa đựng những tư liệu có giá trị cổ hoặc có giá trị đặc biệt gắn kết với
thư viện không. Khi làm việc với các tư liệu lưu trữ, ta cần chú ý đến giá trị
hiển nhiên của tư liệu đó. Các giá trị này làm cho các tư liệu thực sự cần thiết
vì ý nghĩa quan trọng về pháp lý, quản lý và/hoặc tài chính của chúng đối với
một tổ chức.
Một khi được suy xét cẩn thận kỹ càng toàn diện, định hướng sưu tập sẽ đưa
ra luận điểm quan trọng để tham khảo khi ra quyết định về bảo quản tư liệu.
Các quyết định về lưu trữ tư liệu cũng phải thể hiện chính sách thu thập tư
liệu nếu định hướng này là sự chỉ đạo đáng tin cậy trong công tác triển khai
và quản lý các bộ sưu tập. “Tất cả các định hướng về việc quản lý sưu tập,
cần được đưa ra ngay từ khi nhập tư liệu, phải tính đến quá trình xuống cấp
về lý tính của tư liệu đó cũng như nhu cầu cần thiết phải lưu trữ tư liệu”3.
Như vậy, ở mỗi giai đoạn trong quá trình thu thập, xử lý, cất trữ, truy cập,
bảo dưỡng và cuối cùng là thanh lý tư liệu, mọi nhân viên thư viện, đặc biệt
là những ai liên quan đến công tác triển khai và quản lý tư liệu, phải nhận
thức rõ được định hướng lưu trữ trong quyết định và hành động của họ.
Các quyết định lưu trữ tư liệu không chỉ tính tới tầm quan trọng của tiêu đề
đối với một lĩnh vực lưu trữ hay việc có cần phải lưu giữ tư liệu dưới dạng
bản in, văn bản khổ nhỏ hay điện tử để thuận tiện nhất cho người sử dụng, mà
còn cần cân nhắc tới những yêu cầu lưu giữ lâu dài của các hình thức văn bản
này. Nếu một tiêu đề được in trên giấy có chứa a-xít hoặc nếu kinh nghiệm

lý lưu trữ càng ý thức được thực tế là việc mua ít hơn số lượng tư liệu dự
phòng để thay thế sẽ làm tăng thêm khoản tiền dành cho việc nhập thêm các
đầu tư liệu mới.
Khi số lượng tư liệu bị hư hỏng không thể phục hồi được, các nhà sưu tầm và
đội ngũ bảo quản có thể phối hợp với nhau để đề ra những quyết định sáng
suốt nhất xem liệu có nên hay không nên thay thế tư liệu cũ, và nếu thay thế
thì thay thế bằng tư liệu nào. Ví dụ, trong hầu hết các trường hợp, việc yêu
cầu thêm một bản copy của một cuốn sách bị hư hỏng sẽ chẳng mấy tác dụng
nếu cuốn sách này được in trên giấy có lượng a-xít cao và bìa kém chất
lượng. Kiến thức của một người sưu tầm về điểm mạnh, điểm yếu và chi phí
liên quan của một số lựa chọn sẵn có về công việc chỉnh sửa: như chụp phim,
sao chụp tư liệu, chụp kỹ thuật số sẽ quyết định liệu có nên tiến hành công
việc chỉnh sửa và cách thức chỉnh sửa như thế nào cho phù hợp.
Ngoài ra, một số các thư viện nghiên cứu hàng đầu như ở Đại học Havard và
Đại học Texas gần đây đã cho xây dựng các khu giữ lạnh cách biệt. Những
khu này được thiết kế rất cẩn thận, không chỉ nhằm giảm bớt số lượng sách
quá lớn tại thư viện trong trường, mà còn tạo ra môi trường lưu trữ có nhiệt
độ và độ ẩm thấp, ổn định, để làm tăng tuổi thọ của các tư liệu sưu tập bằng
giấy và phim cũ. Các nhà quản lý lưu trữ và những người phụ trách công tác
bảo quản đang phối hợp với nhau để xác định những tư liệu sưu tầm nào có
giá trị nhất, để chuyển chúng vào môi trường lưu trữ đặc biệt này.
Một dấu hiệu của sự tương tác, dựa vào nhau ngày càng tăng giữa việc quản
lý lưu trữ và công tác bảo quản tại các thư viện Mỹ là thay đổi về bản chất
khi đánh giá các yêu cầu đề ra. Nếu như trong những năm 1970 và đầu những
năm 1980, khi các chương trình bảo quản lần đầu tiên được đưa vào ứng
dụng, các cuộc điều tra trên tư liệu lưu trữ chỉ nhằm đơn giản xác định điều
kiện lý tính của những tư liệu này. Ngày nay, các cuộc điều tra cũng đã thu
thập được các số liệu về điều kiện môi trường lưu trữ, việc phòng ngừa hoả
hoạn, phòng tránh tai nạn, mức độ sử dụng và giá trị. Các yếu tố cuối cùng
lâu nay vốn vẫn thuộc phạm vi quản lý tư liệu.

vậy, công tác bảo quản đã trở thành một phần không thể thiếu được của công
tác quản lý lưu trữ, và công tác quản lý lưu trữ về phần mình đã ngày càng
quan tâm hơn đến việc duy trì sức chống đỡ của tư liệu với thời gian, không
chỉ trong hiện tại.
Ghi chú
1. Bonita Bryant, tái bản, Hướng dẫn về tài liệu về định hướng sưu tập.
Hướng dẫn Quản lý và Triển khai lưu trữ. (Chicago và London: Hiệp hội thư
viện Hoa Kỳ, 1989).
2. Larry R.Oberg, “Đánh giá định hướng lưu trữ đối với lưu trữ tại các thư
viện nhỏ”. Thư viện Đại học và nghiên cứu 49.3 (5/1988): trang 187-96.
3. Ellen Cunningham Kruppa, “Vai trò của chuyên gia bảo quản trong việc
Triển khai công tác Lưu trữ”, Bản tin của Thư viện Wilson (11/1992): trang
27