ĐỀ CƯƠNG TỐT NGHIỆP MÔN:
LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC LƯU TRỮ
I. Những vấn đề chung về công tác Lưu trữ, tài liệu lưu trữ:
1. Khái niệm về công tác Lưu trữ:
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học,
bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng
khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách
quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội.
Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là
một trong những hoạt động được các nhà nước quan tâm.
Ở nước ta, công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau:
Một là: Thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ.
Hai là: Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ như thu thập, bổ sung
tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Nội dung của công tác lưu trữ
- Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu,
xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống kê, xây dựng hệ thống
công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ;
- Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để quản lý nhà nước về công
tác lưu trữ, tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của Nhà nước về
lưu trữ;
- Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ, đào tạo cán bộ lưu trữ, hợp tác
quốc tế về lưu trữ.
3. Tính chất của công tác lưu trữ
- Tính chất khoa học:
Tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện nổi bật qua việc
nghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh và tài liệu lưu
trữ để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như phân loại,
xác định giá trị, bổ sung và thu thập tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu tài liệu

thể thiếu được. Việc trao đổi thông tin con người có nhiều phương tiện và nhiều
cách thể hiện khác nhau, trong đó văn bản được coi là quan trọng nhất. Nhất là
khi Nhà nước ra đời thì văn bản (tài liệu thành văn) đã trở thành không thể thiếu
được trong hoạt động quản lý của mình, nó được sử dụng để ghi chép các sự
kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ để diều hành và
quản lý xã hội, là căn cứ để truy cứu trách nhiệm…Vì vậy, con người đã nhận
thức được vai trò quan trọng của văn bản. Họ đã biết giữ lại những văn bản quan
trọng để sử dụng khi cần thiết, và vì nó là phương tiện chính xác phản ánh hiện
thực, ghi chép lại những bài học kinh nghiệm trong hoạt động của con người nên
đã trở thành tài sản quý giá để lưu truyền cho đời sau. Xã hội càng phát triển, tư
duy con người càng phong phú, thì các hình thức văn bản càng đa dạng. Vì vậy
việc quản lý tài liệu lưu trữ và và sử dụng tài liệu lưu trữ càng cần thiết. Đó
chính là những nhu cầu đòi hỏi con người quan tâm đến tài liệu lưu trữ, công tác
lưu trữ. Đó là cơ sở hình thành những khái niệm về tài liệu lưu trữ, công tác lưu
trữ, lưu trữ học và ngày càng được hoàn thiện.
Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được
lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai
thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử…
của toàn xã hội.
5. Các đặc trưng (đặc điểm) của tài liệu lưu trữ:
Tài liệu lưu trữ có những đặc điểm chủ yếu sau đây:
- Nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh
các thành tựu lao động sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sủ khác
nhau, ghi lại những sự kiện lịch sử, hoặc những cống hiến to lớn của các anh
hùng dân tộc, các nhà khoa học và nhà văn hóa nổi tiếng.
- Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao. Nó là bản chính. Trường hợp
không có bản chính thì có thể dùng bản sao có giá trị như bản chính thay thế.
Tài liệu lưu trũ phải có đầy đủ các thể thức văn bản. Lời văn của tài liệu lưu trữ
phải chính xác. Trong thực tế có những tài liệu lưu trữ được sản sinh ra trong

ảnh hiện nay có nhiều loại như: phim thời sự, phim khoa học, phim truyện, phim
hoạt hình, phim đèn chiếu…
Ngoài ba loại hình tài liệu chủ yếu nêu trên, tài liệu lưu trữ còn có những
tài liệu phản ánh các hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật của các nhà văn,
nhà thơ, nghệ sỹ, các nhà hoạt động chính trị, khoa học… Loại tài liệu này chủ
yếu là bản thảo của chính tác phẩm văn học nghệ thuật, khoa học, thư từ trao đổi
và tài liệu về tiểu sử các nhà văn, nhà thơ, nghệ sỹ nổi tiếng, của các nhà hoạt
động chính trị, khoa học.
Những năm gần đây với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin
đã xuất hiện loại hình tài liệu lưu trữ điện tử.
7. Ý nghĩa và tác dụng của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn đối với tất cả hoạt động xã hội như hoạt
động chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học của loài người.
a) Về chính trị: tài liệu lưu trữ được các giai cấp thống trị sử dụng làm
công cụ để bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình, đấu tranh chống lại các giai cấp
đối địch. Bọn đế quốc và thực dân đã sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho chính
sách bóc lột nhân dân, vơ vét tài nguyên của các nước thuộc địa, hầu hết các nhà
nước trên toàn thế giới đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ chủ quyền lãnh
thổ, lãnh hải của tổ quốc mình, đấu tranh chống lại âm mưu xâm lược của ngoại
bang. Giai cấp vô sản và các lãnh tụ của mình đã sử dụng rất hiệu quả tài liệu
lưu trữ để làm bằng chứng vạch trần bộ mặt bản chất xấu xa đầy tội ác của giai
cấp tư sản, thức tỉnh tinh thần đấu tranh của giai cấp công nhân và nhân dân lao
động. Chính CacMac, V.I.LeNin là những người sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ
để viết các tác phẩm nổi tiếng của mình như bộ Tư bản, Chủ nghĩa tư bản ở
Nga… Chủ tịch Hồ Chí Minh khi viết cuốn Bản án chế độ thực dân Pháp (in
năm 1925 ở Paris) đã sử dụng tài liệu để vạch trần tội ác man rợ của bọn thực
dân Pháp ở Đông Dương và các thuộc địa khác. Cuốn sách đã đóng góp nhiều
vào việc thức tỉnh và động viên giai cấp công nhân và nhân dân lao động Việt
Nam, các thuộc địa khác đứng lên đấu tranh chống bọn thực dân Pháp lúc đó.
Ngày nay, Đảng và Nhà nước ta cũng sử dụng tài liệu lưu trữ để quản lý

dân tộc.
Tóm lại tài liệu lưu trữ vừa có ý nghĩa thực tiễn, vừa có ý nghĩa lịch sử
lớn lao. Vì vậy Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia được Ủy ban thường vụ Quốc hội
thông qua ngày 04/4/2001 chỉ rõ “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc,
có giá trị đặc biệt với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội
chủ nghĩa”.
II. Phân loại tài liệu phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam:
1. Khái niệm về phân loại:
Phân loại là sự phân chia và sắp xếp các sự vật, hiện tượng và các khái
niệm theo một thứ tự nhất định, ở những cấp độ nhất định, dựa trên những thuộc
tính giống nhau và khác nhau giữa chúng để đưa chúng vào từng nhóm riêng
biệt tùy thuộc vào mục đích phân loại.
Phân loại tài liệu là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung
chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng những ký hiệu của khung phân loại cụ thể.
Ký hiệu này có thể đơn giản hay phức tạp là tùy thuộc vào nội dung tài liệu đề
cập.
2. Khái niệm về các loại phông, sưu tập lưu trữ:
Phông lưu trữ là khái niệm dùng để chỉ một khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc
tương đối hoàn chỉnh phản ánh quá trình hình thành và phát triển của một quốc
gia, một cơ quan hay một cá nhân, gia đình, dòng họ. Như vậy, để xác định một
phông lưu trữ, chúng ta cần xem xét đến các yếu tố như: đơn vị hình thành
phông là một quốc gia, một cơ quan, một cá nhân hay một gia đình, dòng họ;
khối tài liệu trong phông hoàn chỉnh hay tương đối hoàn chỉnh… Trong một
phông lưu trữ có thể có nhiều loại tài liệu khác nhau.
Từ khái niệm về phông lưu trữ chúng ta có thể thấy mỗi một quốc gia
trong quá trình hình thành và phát triển của mình sẽ hình thành một khối tài liệu
phong phú, đa dạng. Khối tài liệu đó hợp lại thành Phông lưu trữ quốc gia. Mỗi
cơ quan trong quá trình hình thành và phát triển sẽ hình thành nên phông lưu cơ
quan và mỗi cá nhân, gia đình, dòng họ trong quá trình sống và hoạt động sẽ
hình thành nên Phông lưu trữ cá nhân, Phông lưu trữ gia đình, Phông lưu trữ

nước Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ quản
lý. Cả hai Phông lưu trữ Đảng và phông Lưu trữ nhà nước đều chịu sự quản lý
thống nhất của hệ thống luật pháp về công tác lưu trữ và chịu sự quản lý của
Chính phủ.
2.2. Phông lưu trữ cơ quan:
Mỗi một cơ quan, tổ chức trong quá tình hình thành và phát triển sẽ sản
sinh ra một khối lượng tài liệu phản ánh quá trình hình thành và phát triển của
cơ quan, tổ chức đó.
Phông lưu trữ cơ quan là khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn
chỉnh phản ánh quá trình hình thành và phát triển của một cơ quan, một tổ chức
chính trị, tổ chức kinh tế, văn hóa, xã hội hoặc một đơn vị lực lượng vũ trang
nhân dân.
Thời gian của một Phông lưu trữ cơ quan được tính bắt đầu từ khi cơ
quan, tổ chức đó thành lập đến khi cơ quan, tổ chức đó ngừng hoạt động hoặc
giải thể.
Phông lưu trữ cơ quan phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản của một phông
lưu trữ, tức là ngoài yếu tố của một phông lưu trữ.
Vì vậy, một cơ quan, tổ chức muốn thành lập một phông lưu trữ cần đáp
ứng những yêu cầu sau:
- Cơ quan tổ chức đó phải hoạt động độc lập: tức là có văn bản của cơ
quan có thẩm quyền cho phép thành lập và hoạt động, có tài khoản riêng, có
biên chế riêng, có văn thư và con dấu riêng (có tư cách pháp nhân).
- Tài liệu hình thành trong quá trình hình thành và phát triển của cơ quan,
tổ chức phải phản ánh hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh quá trình hình
thành và phát triển của cơ quan đó.
2.3. Phông lưu trữ cá nhân:
Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống
và hoạt động của một cá nhân.
Phông Lưu trữ cá nhân được bắt đầu từ khi người đó sinh ra và kết thúc
khi người đó qua đời. (Tuy nhiên, vẫn có quan điểm cho rằng thời điểm kết thúc

điều kiện thoả mãn là thành phần của một phông lưu trữ cơ quan hay một phông
lưu trữ cá nhân bất kỳ. Vì vậy, người ta thu thập, sưu tầm và để thành một khối
riêng biệt gọi là sưu tập tài liệu.
Ví dụ: Sưu tập tài liệu về Phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh năm 1930-1931.
3. Các bước phân loại tài liệu phông lưu trữ Quốc gia:
Phân loại tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam là dựa vào những đặc
trưng về thời kỳ lịch sử, đặc trưng nội dung tài liệu, đặc trưng vật liệu và kỹ
thuật chế tác tài liệu … để phân chia toàn bộ tài liệu trong phông lưu trữ quốc
gia thành những phông tài liệu lớn nhỏ, từ đó xác định và phân chia tài liệu
trong các phông đó để bảo quản tại các trung tâm, các phòng kho lưu trữ từ
trung ương đến địa phương nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý,
bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu. Kết quả cuối cùng của việc phân loại tài
liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam là phải xác định được mạng lưới các
trung tâm, các phòng, kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương.
Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có quá trình hình thành tương đối phức tạp.
Ngày 26 tháng 12 năm 1981 Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Quyết định số
168-HĐBT về việc thành lập Phông Lưu trữ quốc gia của nước Cộng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam; tiếp đó ngày 23 tháng 9 năm 1997, Ban Bí thư Trung ương
Đảng Cộng sản Việt Nam ban hành Quyết định số 20-QĐ/TW về thành lập
Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Hiện nay, Phông Lưu trữ quốc gia
Việt Nam được định nghĩa theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 trên cơ sở
thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ nhà nước
Việt Nam.
Trên thực tế, Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam đã được phân loại thành
hai phông lưu trữ lớn là Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu
trữ nhà nước Việt Nam. Tài liệu Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam được phân
loại để bảo quản tại các trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương đến địa
phương, cụ thể như sau:
Các bước phân loại Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam:
Bước 1. Tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam được phân

trữ. Phòng lưu trữ huyện là nơi thu thập, bảo quản tài liệu của các cơ quan nhà
nước cấp huyện như: Hội đồng Nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân huyện, các
phòng, ban thuộc sự quản lý của Hội đồng Nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện;
tài liệu của cấp xã thuộc huyện quản lý. Ngoài ra Phòng Lưu trữ huyện còn thu
thập, quản lý những tài liệu của các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, nghề nghiệp
và các đơn vị vũ trang nhân dân đóng trên địa bàn huyện. Phòng Lưu trữ huyện
trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện.
Cũng theo Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001 và các văn bản hướng dẫn thi
hành thì Trung tâm Lưu trữ tỉnh là Lưu trữ lịch sử, bộ phận Lưu trữ huyện vừa
là là lưu trữ hiện hành vừa là lưu trữ lịch sử.
Như vậy, sau phân loại bước một, toàn bộ tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia
Việt Nam đã được phân chia bảo quản trong mạng lưới các trung tâm, các kho
lưu trữ từ trung ương tới địa phương tương đương với từng cấp bậc của hệ thống
các cơ quan quản lý nhà nước.
Bước 2: Phân loại tài liệu trong các trung tâm, các kho lưu trữ thành các
Phông Lưu trữ và các sưu tập tài liệu.
Toàn bộ tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam đang quản lý tại các
trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương sẽ được phân chia tiếp
thành các phông lưu trữ. Nói cách khác phông lưu trữ là đơn vị để phân chia tài
liệu trong các trung tâm, các kho lưu trữ. Kết quả cuối cùng của việc phân loại ở
bước hai là tài liệu tại các trung tâm lưu trữ quốc gia, trung tâm lưu trữ tỉnh,
phòng lưu trữ huyện phải được phân loại thành các phông lưu trữ cơ quan;
phông lưu trữ cá nhân; phông lưu trữ gia đình, dòng họ và các sưu tập tài liệu
lưu trữ.
Trong bước hai, để phân loại tài liệu trong các trung tâm, các kho lưu trữ
thành các phông lưu trữ như đã kể trên, chúng ta cần xác định giới hạn của một
phông lưu trữ.
Xác định giới hạn phông lưu trữ là xác định giới hạn thời gian bắt đầu và
kết thúc của một phông lưu trữ. Khi xác định giới hạn của một phông lưu trữ cần
căn cứ vào thời gian bắt đầu và kết thúc hoạt động của cơ quan (hay còn gọi là

cơ quan hành chính địa phương như: cấp tỉnh, cấp huyện… Việc chia tách, sáp
nhập hay lập mới các đơn vị hành chính sẽ dẫn đến sự thay đổi về phạm vi hoạt
động của các cơ quan hiện đang có chức năng, nhiệm vụ quản lý hành chính tại
các đơn vị hành chính đó. Điều đó cũng tác động đến sự thay đổi về giới hạn
phông lưu trữ.
Ví dụ: Quyết định số 67/CP ngày 07/4/1966 của Hội đồng Chính phủ về
việc chia huyện Hà Quảng tỉnh Cao Bằng thành hai huyện: Huyện Hà Quảng và
huyện Thông Nông; hợp nhất huyện An Dương và huyện Hải An thuộc thành
phố Hải Phòng thành huyện An Hải, đã kết thúc phông lưu trữ các huyện Hà
Quảng, An Dương và Hải An cũ, bắt đầu các phông lưu trữ mới như: Phông lưu
trữ huyện Hà Quảng, Phông lưu trữ huyện Thông Nông và Phông lưu trữ huyện
An Hải.
Để thực hiện được việc phân phông trong một kho lưu trữ đòi hỏi phải có
kiến thức về lịch sử Việt Nam, đặc biệt là lịch sử nhà nước và pháp luật Việt
Nam. Đối với từng khối tài liệu lưu trữ phải đặt yêu cầu nghiên cứu thận trọng
lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông lưu trữ. Những tư liệu lịch sử
quan trọng phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu đó là tài liệu hiện có trong các kho
lưu trữ và các công báo hàng năm đang được lưu trữ tại các lưu trữ, thư viện…
Xác định giới hạn phông lưu trữ cũng là một trong những nội dung phân loại tài
liệu trong phạm vi các trung tâm, các kho lưu trữ.
4. Nội dung các bước tiến hành phân loại tài liệu một phông lưu trữ
cụ thể:
4.1. Phân loại phông lưu trữ cơ quan
Phông lưu trữ cơ quan là khối tài liệu phản ánh hoàn chỉnh hoặc tương
đối hoàn chỉnh quá trình hình thành và phát triển của một cơ quan, tổ chức.
Phông lưu trữ cơ quan có tài liệu có giá trị lịch sử được bảo quản tại các trung
tâm lưu trữ quốc gia và tài liệu có giá trị hiện hành được bảo quản tại lưu trữ cơ
quan (lưu trữ hiện hành). Dù tài liệu được bảo quản tại các trung tâm lưu trữ
quốc gia hay tại lưu trữ hiện hành chúng cũng được phân loại, xác định giá trị và
sắp xếp một cách khoa học phục vụ cho công tác bảo quản và tra tìm tài liệu.

- Số lần xuất và nhập tài liệu ra, vào phông (nếu có);
- Tình trạng tài liệu: mức độ thiếu đủ của phông lưu trữ, thể thức văn
bản…
Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông được biên soạn
nhằm mục đích làm căn cứ để phân loại tài liệu trong phông được chính xác, xây
dựng phương án phân loại khoa học, hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi trong việc
xác định chính xác giá trị của tài liệu và thu thập, bổ sung tài liệu hoàn chỉnh
phông lưu trữ.
Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông được biên soạn
chính xác dựa trên những tài liệu mà đơn vị hình thành phông đã sản sinh ra.
Đây là tài liệu chủ yếu phục vụ biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông
và lịch sử phông.
4.1.2 Chọn và xây dựng phương án phân loại:
Phương án phân loại phông lưu trữ là bản kê các nhóm tài liệu dự kiến
phân loại và sắp xếp chúng theo một trật tự khoa học dùng làm cơ sở để phân
loại và sắp xếp tài liệu trong một phông lưu trữ.
Các nhóm tài liệu trong phương án phân loại phải bao quát, phản ánh triệt
để tất cả các tài liệu có trong phông lưu trữ.
Khi chọn và xây dựng phương án phân loại cho một phông lưu trữ cần dựa
vào những đặc trưng cơ bản sau:
- Đặc trưng cơ cấu tổ chức: Dựa vào đặc trưng này, toàn bộ tài liệu trong
phông sẽ được phân chia thành các nhóm lớn chủ yếu theo đơn vị tổ chức của cơ
quan, đơn vị hình thành phông.
- Đặc trưng mặt hoạt động: Dựa vào đặc trưng này, toàn bộ tài liệu trong
phông được phân chia theo các lĩnh vực hoạt động của cơ quan, đơn vị hình
thành phông.
- Đặc trưng thời gian: Dựa vào đặc trưng này tài liệu trong phông được
phân nhóm theo thời gian sản sinh tài liệu (thông thường là theo từng năm).
- Đặc trưng địa danh: Dựa vào đặc trưng này tài liệu được phân nhóm theo
đơn vị hành chính nơi sản sinh tài liệu hoặc nơi nội dung của tài liệu đề cập đến.

đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức ổn định, ít thay đổi.
*Phương án thời gian - cơ cấu tổ chức: Theo phương án phân loại này thì
trước hết tài liệu trong phông được phân chia thành các nhóm cơ bản theo đặc
trưng thời gian, sau đó tài liệu trong các nhóm cơ bản lại được phân chia bước
hai theo cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông. Phương án này
thường áp dụng để phân loại tài liệu các phông lưu trữ có cơ cấu tổ chức của
đơn vị hình thành phông không ổn định, có nhiều thay đổi. Tuy nhiên, những
thay đổi đó có thể theo dõi được. Đây là phương án phân loại tài liệu tương đối
đơn giản, dễ xây dựng và phù hợp với tình hình tổ chức và hoạt động của các cơ
quan nhà nước ở Việt Nam.
*Phương án mặt hoạt động - thời gian: Theo phương án này thì tài liệu
của phông trước hết được phân chia thành các nhóm cơ bản theo mặt hoạt động
của cơ quan, đơn vị hình thành phông, sau đó tài liệu trong các nhóm cơ bản lại
được tiếp tục phân chia bước hai theo đặc trưng thời gian. Phương án phân loại
này thường được áp dụng để phân loại tài liệu của những đơn vị hình thành
phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi, khó theo dõi hoặc các đơn vị hình thành
phông đã ngừng hoạt động.
*Phương án thời gian - mặt hoạt động: Áp dụng phương án phân loại này
toàn bộ tài liệu của phông trước hết được phân chia thành các nhóm cơ bản theo
đặc trưng thời gian, sau đó tài liệu được phân chia bước hai theo mặt hoạt động
của cơ quan, đơn vị hình thành phông. Phương án phân loại thời gian - mặt hoạt
động thường áp dụng để phân loại tài liệu của những đơn vị hình thành phông có
cơ cấu tổ chức hay thay đổi, đang hoạt động trong thực tế.
Trên đây là các kiểu phương án phân loại tài liệu của các phông lưu trữ. Khi
phân loại tài liệu trong mỗi phông cần phải lựa chọn kiểu phương án phân loại
cho phù hợp với những đặc điểm của tài liệu và đặc điểm của đơn vị hình thành
phông. Sau khi phân loại các khối, các nhóm tài liệu phải phản ánh chính xác
quá trình hoạt động cũng như chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của đơn vị hình thành phông, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác và
sử dụng tài liệu của độc giả.

5- Vụ Vật giá
5.1 Năm 1962
5.2 Năm 1963
5.3 Năm 1964
5.4 Năm 1965
Bước 3: Tài liệu trong mỗi nhóm trên được phân chia theo cấp độ tiếp
theo dựa vào những đặc trưng phân loại thứ yếu như: đặc trưng vấn đề, đặc
trưng tên loại tài liệu, đặc trưng tác giả tài liệu…
Ví dụ:
3- Vụ Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương
3.1 Năm 1962
3.1.1 Tài liệu về Tổ chức cán bộ
3.1.2 Tài liệu về vấn đề Lao động tiền lương
….
Bước 4: Tài liệu trong từng nhóm nhỏ trên lại được tiếp tục phân chia theo
cấp độ nhỏ hơn dựa vào đặc trưng của từng nhóm tài liệu cụ thể.
Ví dụ:
1. Văn phòng
1.1 Năm 1962
1.1.1 Những văn bản pháp quy về tổ chức và hoạt động của bộ
1.1.1.1 Nghị định
1.1.1.2 Quyết định
1.1.1.3 Công văn hướng dẫn…
3- Vụ Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương
3.1 Năm 1962
3.1.1 Tài liệu về Tổ chức cán bộ
3.1.1.1 Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn về công tác tổ chức cán bộ
3.1.1.2 Tài liệu về vấn đề tổ chức
3.1.1.3 Tài liệu về quản lý cán bộ
3.1.1.4 Tài liệu về thực hiện chế độ hưu trí của cán bộ

tấm thẻ cho phù hợp, ghi số, ký hiệu chính thức cố định vị trí các tấm thẻ. Căn
cứ vào các số tạm thời trên thẻ, các cán bộ lưu trữ tìm các hồ sơ, đơn vị bảo
quản tương ứng, ghi số, ký hiệu chính thức lên bìa hồ sơ và sắp xếp theo đúng
thứ tự sắp xếp các bộ thẻ.
Khi toàn bộ hồ sơ, đơn vị bảo quản đã được sắp xếp theo đúng thứ tự của
bộ thẻ thì công tác phân loại cũng hoàn thành. Đối với những phông lưu trữ có
ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình phân loại, chỉnh lý tài liệu thì nên
dùng phiếu tin để mô tả thông tin trên máy tính thay cho các bộ thẻ.
Các phông có khối lượng tài liệu lớn, nội dung tài liệu tương đối phức tạp
và tài liệu đã được lập hồ sơ hoàn chỉnh thì nên sử dụng phương pháp phân loại
này.
Áp dụng phương pháp phân loại này sẽ có những ưu điểm và hạn chế
nhất định. Phương pháp phân loại này không đòi hỏi diện tích lớn để sắp xếp và
chia nhóm tài liệu, tránh làm nhàu nhát, hư hỏng các đơn vị bảo quản vì trong
quá trình phân loại cán bộ ít tiếp xúc trực tiếp với đơn vị bảo quản. Đồng thời
việc sử dụng phương pháp phân loại này sẽ tiếp kiệm được thời gian và không
gây trở ngại cho công tác vừa phân loại vừa phục vụ tra tìm tài liệu. Tuy nhiên,
việc áp dụng phương pháp phân loại này đòi hỏi các đơn vị bảo quản đã được
lập hoàn chỉnh với mức độ tin tưởng cao bởi lẽ do ít tiếp xúc trực tiếp với đơn vị
bảo quản nên công tác kiểm tra nội dung của từng đơn vị bảo quản bị hạn chế,
đòi hỏi cán bộ làm công tác chỉnh lý, phân loại phải hết sức thận trọng, tránh
những nhầm lẫn và sai sót đáng tiếc. Trong quá trình sắp xếp và chuyển giao số
chính thức giữa thẻ tạm và bìa hồ sơ cũng cần được kiểm tra kỹ lưỡng bởi lẽ nếu
có sơ xuất nhầm số sẽ dẫn đến những sai sót cho toàn bộ số đơn vị bảo quản tiếp
theo và ảnh hưởng lớn đến công tác tra tìm tài liệu về sau.
Mỗi phương pháp có những ưu điểm và hạn chế nhất định phù hợp với
từng phông lưu trữ cụ thể. Vì vậy, đòi hỏi người cán bộ lưu trữ trong quá trình
lựa chọn phương pháp phân loại cần căn cứ vào đặc điểm của từng khối tài liệu,
điều kiện và phương tiện làm việc để lựa chọn một phương pháp phân loại hợp
lý và khoa học.

động phụ sẽ là những sáng tác văn xuôi, truyện ký…
- Tài liệu về việc tham gia các hoạt động xã hội: Đây là nhóm tài liệu phản ánh
các hoạt động xã hội không thuộc lĩnh vực chuyên môn của cá nhân đó. Nhóm
tài liệu này có ý nghĩa phản ánh các mối quan hệ đoàn thể, quần chúng của cá
nhân, bao gồm các loại tài liệu như: Tài liệu về tham gia hoạt động Đoàn, Công
đoàn, tham gia các hoạt động Hội nghề nghiệp, Hội cựu chiến binh, Hội phụ nữ,
Hội người cao tuổi và việc tham gia các hoạt động văn hóa, văn nghệ, hoạt động
từ thiện…
- Nhóm tài liệu về các thư từ trao đổi: Nhóm tài liệu này chủ yếu là những bức
thư trao đổi trong lĩnh vực quan hệ gia đình, họ hàng, bạn bè, đồng nghiệp Tuy
nhiên, nhóm tài liệu này cũng có ý nghĩa làm phong phú thêm đời sống tinh thần
của cá nhân người hình thành phông đồng thời góp phần làm hoàn chỉnh phông
lưu trữ cá nhân.
- Nhóm tài liệu của các cá nhân khác viết hoặc nghiên cứu về cá nhân hình thành
phông: Một cá nhân là một nhân vật lịch sử hay một nhân vật tiêu biểu thường
được quần chúng mến mộ và khâm phục. Như vậy, trong quá trình sống và ngay
cả khi cá nhân đó qua đời cũng có nhiều cá nhân khác viết và nghiên cứu về
người đó. Nhiều nhân vật lịch sử tiêu biểu cả cuộc đời có những đóng góp lớn
lao cho đất nước, cho dân tộc song trong cuộc sống còn nhiều điều bí ẩn mà khi
người đó qua đời các nhà nghiên cứu mới tập trung nghiên cứu và làm sáng tỏ.
Đây là khối tài liệu mở của phông lưu trữ cá nhân và là nguồn thu thập, bổ sung
vào phông lưu trữ cá nhân.
- Nhóm tài liệu do cá nhân sưu tầm được: Trong quá trình sống và hoạt động cá
nhân có thể sưu tầm được những tài liệu có giá trị bổ sung vào phông lưu trữ
quốc gia.
4.2.2. Nhóm tài liệu phim, ảnh, ghi âm liên quan đến hoạt động của người đó
Do đặc trưng về vật liệu và kỹ thuật chế tác tài liệu nên nhóm tài liệu này phải
được để thành một khối riêng và cần có kỹ thuật bảo quản khác tài liệu giấy.
Nhóm tài liệu này có ý nghĩa làm sinh động, phong phú và hoàn thiện phông lưu
trữ cá nhân.

Trong quá trình phân loại, ta cần phân biệt phân loại tự nhiên và phân
loại nhân tạo. Phân loại tự nhiên là dựa vào đặc điểm vốn có của sự vật và hiện
tượng để phân loại. Phân loại nhân tạo là kiểu phân loại theo mục đích sử dụng
của loài người.
Và tài liệu lưu trữ được phân loại theo mục đích sử dụng của con người,
nó được tổ chức một cách khoa học. chặt chẽ và cụ thể để giúp quá trình sử dụng
dễ dàng hơn.
Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các khối, các nhóm
các đơn vị bảo quản cụ thể căn cứ vào các đặc trưng chung của chúng nhằm tổ
chức một cách khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó.
Phân loại tài liệu không chỉ hiểu theo ý nghĩa trực tiếp của việc phân chia
theo thể loại tài liệu mà còn có ý nghĩa là tổ chức khoa học tài liệu, nhằm xác
định được các kho bảo quản tài liệu và hình thành mối quan hệ giao – nộp tài
liệu, khu vực thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ. Ngoài ra, phân loại tài liệu
còn có ý nghĩa là phân chia tài liệu của một kho lưu trữ, lưu các phương án phân
loại. Theo phương án đó tài liệu sẽ được phân chia thành các nhóm lớn, nhóm
nhỏ, đến đơn vị bảo quản để làm công cụ tra cứu phục vụ yêu cầu sử dụng tài
liệu. Qúa trình phân loại tài liêu gắn chặt chẽ với yêu cầu bổ sung, xác định giá
trị tài liệu.
 Các giai đoạn phân loại:
1. Phân Loại tài liệu theo phông lưu trữ quốc gia:
Đó là việc phân chia tài liệu lưu trữ quốc gia thành hệ thống các kho hoặc
các trung tâm lưu trữ, dựa vào các đặc trưng thời kỳ lịch sử, lĩnh vực hoạt động,
lãnh thổ, kỹ thuật chế tác tài liệu. giai đoạn phân loại này do các cơ quan có
thẩm quyền ở trung ương thực hiện để xây dựng mạng lưới các kho lưu trữ.
Dựa vào các lĩnh vực hoạt động ở nước ta đã xây dựng các kho lưu trữ
của các ngành như kho lưu trữ của ngành công an, kho lưu trữ quân đội, kho lưu
trữ tài chính, ngân hàng, bưu điện,…
Dựa vào đặc trưng thời kỳ lịch sử có kho tài liệu lưu trữ trước cách mạng
tháng tám, kho lưu trữ sau cách mạng tháng tám,…

dòng họ và các sưu tập lưu trữ.
3. Một số cách phân loại tài liệu theo phông lưu trữ:
 Phân loại tài liệu theo phông lưu trữ cơ quan:
Phân loại tài liệu theo phông lưu trữ là dựa vào đặc trưng của tài liệu
trong phông để phân chia chúng thành các nhóm, xắp xếp logic các nhóm và các
hồ sơ nhằm sử dụng tài liệu thuận lợi và chính xác.
Đơn vị phân loại nhỏ nhất trong phạm vi phông lưu trữ là đơn vị bảo quản
hoặc hồ sơ.
Phân loại tài liệu phông lưu trữ bao gồm các công việc chính sau:
• Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông
Biên soạn bản lịch sử hình thành phông và lịch sử phông nhằm làm căn cứ
để phân loại phông được chính xác, xây dựng phương án phân loại tài liệu hợp
lí, xác định tài liệu và bổ sung được chính xác
Bản lịch sử hình đơn vị hình thành phông và lịch sử phông cần nêu các
nội dung chính:
- Phần lịch sử đơn vị hình thành phông cần nêu các nôi dung:
+ Điều kiện và hoàn cảnh lịch sử thành lập đơn vị hình thành phông.
+ Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc hoạt động của đơn vị hình thành
phông.
+ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị
hình thành phông.
+ Tổ chức bộ máy làm việc của đơn vị hình thành phông.
+ Điều kiện, hoàn cảnh và thời gian thay đổi chức năng, nhiêm vụ, tổ
chức của đơn vị hình thành phông.
+ Chế độ công tác văn thư của cơ quan.
+ Nguyên nhân và thời gian giải thể đơn vị hình thành phông.
- Phần lịch sử phông cần nêu những nội dung sau:
+ Khối lượng tài liệu của phông nhiều hay ít, có đầy đủ tài liệu hay
không.
+ Ngày tháng giới hạn của tài liệu trong phông.

+ Đặc trưng vấn đề: Tài liệu được phân nhóm theo nội dung của từng
vấn đề, sự việc.
Các đặc trưng phân loại nêu trên không phải đều có ý nghĩa như nhau, mà
trong đó có những đặc trưng chủ yếu, những đặc trưng thứ yếu. Đăc trưng phân
loại tài liệu chủ yếu là những đặc trưng tiêu biểu, cơ bản dùng để phân nhóm tài
liệu trong phạm vi phông lưu trữ. Đó là các đặc trưng cơ cấu tổ chức, thời gian,
ngành hoạt động, đặc trưng vấn đề.
Phương án phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ thông thường có
các kiểu sau:
+ Phương án cơ cấu tổ chức – thời gian.
+ Phương án thời gian – cơ cấu tổ chức.
+ Phương án hoạt động – thời gian.
+ Phương án thời gian – hoạt động.
Khi xây dựng phương án phân loại tài liệu cho một phông lưu trữ cơ quan
cần phải lựa chọn kiểu phương án phân loại phù hợp với đặc điểm của đơn vị
hình thành phông và lịch sử phông tài liệu. Phương án phân loại tài liệu phải bảo
đảm phản ánh chính xác lịch sử hoạt động của đơn vị hình thành phông.
Phương án cơ cấu tổ chức – thời gian: Theo phương án này tài liệu trong
phông trước hết được phân nhóm theo từng đơn vị tổ chức, sau đó tài liệu trong
từng tổ chức phải được phân nhóm theo thời gian. Thời gian được tính theo năm
hoặc thời kỳ nào đó. Phương án phân loại cơ cấu tổ chức – thời gian thường áp
dụng để phân loại tài liệu các phông lưu trữ mà đơn vị hình thành phông có cơ
cấu tổ chức ổn định ít thay đổi.
Phương án thời gian – cơ cấu tổ chức: Theo phương án này thì các trước
hết các tài liệu trong phông được phân chia theo thời gian, sau đó phân loại theo
đơn vị tổ chức. Phương án này thường áp dụng để phân loại tài liệu các phông
lưu trữ có cơ cấu tổ cức của đơn vị hình thành phông trong từng thời gian không
ổn định, có nhiều thay đổi. Nhưng những thay đổi đó có thể theo dõi được. Đây
là phương án phân loại tài liệu tương đối đơn giản, dễ xây dựng và phù hợp với
tình hình tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước Việt Nam.

phông lưu trữ có số lượng tài liệu nhiều, đòi hỏi phải có phương án chi tiết hơn.
Đối với các tài liệu của các phông đã được phân loại, lập hồ sơ từ văn thư,
khi thu thập vào lưu trữ sẽ không có yêu cầu phân loại theo một phương án mới.
Yêu cầu lập phương án phân loại và thực hiện phân loại theo các phương án
thường được đặt ra đối với các phông lưu trữ chưa được chỉnh lý
Quy trình phân loại tài liệu thường được thực hiên theo các bước sau:
+ Xem xét trong kho lưu trữ, chọn phông tài liệu cần phân loại. Việc
phân loại đó phải gắn các quy trình nghiệp vụ khác như chỉnh lý, xác định
giá trị tài liệu, làm công cụ tra cứu.
+ Nghiên cứu trực tiếp tài liệu, nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành
phông và lịch sử phông để chon lựa ra một phông lưu trữ thích hợp.
+ Thực hiện phân loại các thứ bậc, các nhóm đến đơn vị cuối cùng trong
toàn phông lưu trữ.
Người ta thường dùng một trong hai phương pháp phân loại sau:
+ Phương pháp gián tiếp:
Mỗi đơn vị bảo quản được mô tả lên một tấm thẻ, ghi số tạm thời lên bìa
của đơn vị bảo quản đồng thời viết vào thẻ. Sau đó phân loại các tấm thẻ theo
các phương án đã chọn. Điều chỉnh các tấm thẻ cho phù hợp, ghi số, ký hiệu
chính thức để cố định vị trí các tấm thẻ. Căn cứ vào các số tạm thời trên thẻ, tìm
các đơn vị bảo quản tương ứng, ghi số ký hiệu chính thức trên thẻ và sắp xếp
theo đúng thứ tự của bộ thẻ. Khi toàn bộ các đơn vi bảo quản đã được sắp xếp
theo đúng thú tự của bộ thẻ. Khi toàn bộ các đơn vị bảo quản đã được sắp xếp
theo đúng thứ tự của bộ thẻ thì công tác phân loại cũng hoàn hành.
Đối với công tác phông có khối lượng tài liệu lớn, nội dung tài liệu phức
tạp và tài liệu đã được lập tài liệu hồ sơ thì nên sử dụng phương pháp phân loại
này.
Ưu điểm của phương pháp này không đòi hỏi diện tích lớn để đặt tài
liệu khi phân nhóm, không gây ra hư hỏng tài liệu, tiết kiệm được thời gian,
không gây ra trở ngại trong quá trình phân loại.
+ Phương pháp trực tiếp: