HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
PHẦN MỀM KẾ TOÁN MAXV PRO -12.2
Phát hành : Công ty Cổ phần Phần mềm MaxV Việt Nam
Địa chỉ : Số 46–Ngõ 100–Trần Duy Hưng-Cầu Giấy–Hà Nội
Điện thoại : (84-4) 37835365 ,Fax: (84-4) 37835367
Web : maxv.vn
I. Cài đặt chương trình
1. Cài đặt chương trình
- Chạy file Setup.exe
- Chọn Next
- Xác nhận lại đường dẫn cài đặt, Nếu khôgn chương trình sẽ ngầm định đường dẫn
D/SOFTMV/MAXV ( Tùy theo phiên bản mà tên verions khác nhau)
- Chọn Next, sau đó chọn Install để bắt đầu cài đặt
- Kích Finish để hoàn thành cài đặt
2. Giới thiệu chung chương trình
- Chạy chương trình : Nhắp đúp vào Shortcut ngoài Destop
- User sử dụng ngầm định MV, mật khẩu bỏ trống
- Giao diện chính của chương trình :
Gồm 04 phần cơ bản :
- Phần I : Các phân hệ nghiệp vụ
- Phần II : Phần các chức năng cập nhật số liệu
- Phần III : Danh mục và số dư
- Phần IV : Chức năng báo cáo ( Nhiều ít tùy theo phân hệ)
II. Khai báo các tham số và danh mục
1. Khai báo các tham số hệ thống : Chủ yếu khai báo các phần sau
+ Khai báo ngày bắt đầu năm tài chính : Khai báo 01 lần duy nhất khi sử dụng
Maxv 12.1 để xác định năm tài chính làm việc
+ Khai báo kỳ nhập liệu đầu tiên : Khai báo 01 lần duy nhất khi sử dụng Maxv
12.1 để xác định ngày nhập liệu đầu tiên
+ Khai báo các tham số hệ thống : Khai báo các thông tin chung đầu tiên liên quan
đến doanh nghiệp
- Đổi mã hoặc ghép mã khi làm việc với các danh mục từ điển
Ctrl + F6 - Phân nhóm hàng loạt khi làm việc với các danh mục từ điển
F7 - In
F8 - Xoá một bản ghi
F10 - Chọn một chức năng tuỳ chọn. Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn thay
đổi các kiểu xem số liệu…
Esc - Thoát
Ctrl + A - Chọn tất cả. Ví dụ chọn tất cả các bút toán kết chuyển tự động cuối kỳ…
Ctrl + U - Không chọn tất cả
Ctrl + F - Tự động lấy trường thông tin mà con trỏ đang đứng vào ô “Tìm kiếm”.
- Thao tác chung khi cập nhật chứng từ
1. Vào chứng từ mới
2. Sao chép chứng từ
3. Lưu chứng từ
4. In chứng từ trên máy (trong trường hợp dùng chương trình để in chứng từ)
5. Lọc tìm các chứng từ đã cập nhật trước đó ra để xem/sửa/xoá
6. Sửa một chứng từ
7. Xoá một chứng từ
8. Xem các chứng từ vừa mới cập nhật
9. Chuyển sang nhập loại chứng từ khác (bằng cách click chuột phải trên màn
hình nhập liệu)
10. Di chuyển sang phiếu khác, quay về phiếu đầu hoặc phiếu cuối (biểu tượng
)
- Trình tự vào mới một chứng từ
Dưới đây sẽ trình bày quy trình vào một chứng từ mới trên cơ sở ví dụ vào một hoá
đơn bán hàng.
+ Chọn menu cần thiết, ví dụ: " Kế toán bán hàng – Phải thu / Hoá đơn bán hàng"
+ Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng (số lượng chứng từ này
được tùy chọn theo người sử dụng) và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để
biết là các chứng từ cuối cùng được nhập. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình
chứng từ
+ Sau khi vào xong điều kiện lọc chứng từ chương trình sẽ thực hiện lọc các chứng
từ có trong máy và đưa ra màn hình để xem.
+ Dịch con trỏ đến chứng từ cần sửa/xoá.
+ Bấm phím ESC để quay ra màn hình cập nhật.
+ Dịch con trỏ đến nút <<Sửa>> và ấn Enter để thực hiện các sửa đổi cần thiết và
sau đó lưu lại.
+ Nếu ta cần xoá thì dịch con trỏ đến nút <<Xoá>> và ấn Enter để xoá. Chương
trình sẽ đưa ra câu hỏi "Có chắc chắn xoá?". Nếu đồng ý thì chọn "Có", nếu
không thì chọn "Không".
+ Tiếp theo dùng các phím "PgUp", "PgDn" hoặc vào phần <<Xem>> để xem các
chứng từ khác và thực hiện các thao tác cần thiết.
- Trình tự thực hiện lên báo cáo
+ Chọn chức năng báo cáo tương ứng với nghiệp vụ kế toán cụ thể. Ví dụ: Báo cáo
bán hàng. Chương trình sẽ hiện lên danh sách các báo cáo liên quan đến phân hệ
bán hàng.
+ Chọn báo cáo cần thiết. Ví dụ: Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng.
+ Vào điều kiện lọc số liệu để lên báo cáo. Ví dụ: từ ngày 01/01/2005 đến ngày
31/01/2005,…
+ Sau khi tính toán xong chương trình sẽ hiện lên kết quả dưới dạng bảng số liệu.
+ Ta có thể dùng các phím, con trỏ để di chuyển xem các thông tin cần thiết hoặc
dùng các phím Ctrl + F (hoặc Ctrl + G) để tra tìm kiếm thông tin.
+ Trong đa số các báo cáo chương trình sẽ cho phép thay đổi các kiểu xem, ví dụ
như sắp xếp các dòng theo mã hoặc theo tên hoặc theo giá trị hoặc nhóm các vật
tư, khách hàng theo các tiêu chí khác nhau, Để làm việc này ta dùng phím F10
để lựa chọn kiểu xem. Chương trình sẽ hiện lên các lựa chọn để ta chọn kiểu
xem cần thiết. Ta có thể thay đổi các kiểu xem khác nhau. Nếu muốn xem theo
một kiểu khác ta lại chỉ việc dùng phím F10 một lần nữa.
+ Nếu ta cần in số liệu hoặc kết xuất ra các tệp dữ liệu dạng EXCEL hoặc DBF thì
dùng phím F7. Chương trình hiện lên màn hình để ta chọn mẫu báo cáo và đầu
+ Mục đích : Khai báo tất các đối tượng sử dụng chương trình
+ Phân quyền cho các đối tượng sử dụng ( Phân quyền menu và chi tiết )
- Khai báo danh mục hàng hóa vật tư và phân nhóm hàng hóa vật tư
+ Mục đích : Khai báo tất cả hàng hóa vật tư của cửa hàng, doanh nghiệp
+ Đường dẫn : Kế tóan hàng tồn kho / Danh mục hàng hóa vật tư
Ý nghĩa các thông tin :
+ Mã vật tư : Mã của hàng hóa vật tư, mã này được đặt tối đa 16 ký tự ( số và chữ)
+ Tên vật tư : Tên của hàng hóa
+ Tên tiếng anh : Tên tiếng anh của hàng hóa
+ Đơn vị tính : Đơn vị tính
+ Theo dõi tồn kho : 1 – Có theo dõi tồn kho, 0 – KHông theo dõi tồn kho, sau này
chương trình chỉ lên báo cáo đối với các mã theo dõi tồn kho.
+ Cách tính giá hàng tồn kho : 1 – Trung bình, 2 – Đích danh, 3 – NTXT, 4 – TB di động
+ TK kho : Tài khoản tồn kho của hàng hóa vật tư ( 152,156,155 )
+ Các tài khoản : Doanh thu, giá vốn, chiết khấu, hàng bán bị trả lại là các tài khoản
ngầm định khi sử dụng các giao dịch liên quan đến mã vật tư.
+ Nhóm vật tư 1,2,3 : Phân nhóm của hàng hóa vật tư ( ví dụ theo nghành hàng, hang,…)
+ Số lương tồn kho tối thiểu
+ Số lượng tồn kho tối đa
+ Ghi chú : Ghi chú khác nếu có
- Khai báo danh mục kho hàng
+ Mục đích : Khai báo các địa điểm, kho chứa hàng
+ Đường dẫn : Kế toán hàng tồn kho / Danh mục kho
+ Khai báo :
Ý nghĩa các thông tin :
+ Mã kho : Mã của kho hàng ( Độ rộng 16 ký tự )
+ Tên kho : Tên tiếng Việt của kho
+ Tên 2 : Tên tiếng anh của kho
- Khai báo danh mục khách hàng và phân nhóm khác hàng
+ Mục đích : Khai báo danh sách khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên ( đối tượng)
+ Ý nghĩa các thông tin :
Mã kho : Mã kho tạo số dư
Vật tư : Mã vật tư tạo số dư đầu kỳ
Tồn đầu : Tồn về số lượng
Dư đầu : Dư về giá trị ( VND)
Dư đầu nt : Dư về ngoại tệ
Số tiền : Số dư tiền tại thời điểm
3. Nhập số dư đầu kỳ của công nợ
- Mục đích : Cập nhật số dư đầu kỳ về công nợ ( Tạm ứng, phải thu, phải trả, vay )
- Đường dẫn : Kế toán mua hàng / Vào số dư công nợ đầu kỳ
+ Khai báo :
+ Ý nghĩa các thông tin :
Mã đơn vị : Đơn vị cơ sở nhập số dư
TK : Tài khoản công nợ
Mã khách : đối tượng công nợ
Dư nợ VND : số tiền dư nợ
Dư có VND : số tiền dư có
Dư nợ ngoại tệ : Số ngoại tệ tương ứng
Dư có ngoại tệ : Số dư có ngoại tệ tương nứng
4. Nhập số dư đầu kỳ các tài khoản khác
- Mục đích : Khai báo số dư đầu kỳ còn lại của các tài khoản
- Đường dẫn : Kế toán tổng hợp / Vào số dư đầu kỳ các tài khoản
+ Kích nhận để khai báo
+ Thực hiện F3 đối với các tài khoản cần vào số dư
+ Ý nghĩa các thông tin
Đơn vị : Mã đơn vị tạo số dư
Số TK : Số hiệu của TK ( Ngoại trừ các tài khoản đã vào chi tiết công nợ)
Dư nợ đầu kỳ VND : Số dư nợ của TK
Dư có đầu kỳ VND : Số dư có của TK
giao… giấy tờ về TSCĐ
+ Nguyên gía : Nguyên giá của TSCĐ
+ Giá trị đã khấu hao : Giá trị đã khấu hao ( Tính đến thời điểm cập nhật dữ liệu vào
phần mềm kế toán )
+ Giá trị còn lại : Nguyên giá – Giá trị đã khấu hao
+ Giá trị khấu hao trên 1 kỳ : Dựa vào nguyên giá, số kỳ khấu hao chương trình tính
ra giá trị phân bổ 1 kỳ. Với kỳ đầu tiên khi tính khấu hao sẽ tính theo ngày )
6. Nhập số dư đầu kỳ với CCDC
- Đường dẫn : Kế toán công cụ / cập nhật thông tin về công cụ
- Khai báo : Dùng F4 để tạo công cụ
- Ý nghĩa các thông tin
Phần thông tin chung
+ Mã công cụ : Mã của công cụ, dụng cụ
+ Tên công cụ : Tên của CCDC
+ Nhóm công cụ : Phân loại của công cụ
+ Số lượng : số lượng của CCDC
+ Lý do tăng : Lý do tăng của công cụ ( Mua mới, đánh giá lại )
+ Ngày tăng : Ngày mua công cụ
+ Ngày tính phân bổ : Ngày bắt đầu tính phân bổ CCDC
+ Số kỳ phân bổ : Số lượng kỳ để phân bổ giá trị
+ Giá trị làm tròn : Khi kỳ cuối bị lẻ, thi khai báo giá trị làm tròn > sổ lẻ để tính khấu
hao vào kỳ cuối cùng.
+ Kiểu phân bổ : Theo thời gian hay , 2 lần
+ Mã phí : Sử dụng trong báo cáo về khoản mục
+ Mã bộ phận, mã PX : Dùng trong tính giá thành
+ Bộ phận sử dụng : Khai báo bộ phận sử dụng của công cụ
+ Tài khoản công cụ : Tài khoản của công cụ trong DMTK ( 153)
+ Tài khoản chờ phân bổ : 142,242 ( tùy theo loại chi phí – đây là TK ghi có trong bút
toán phân bổ công cụ hàng kỳ)
+ TK chi phí : TK chịu chi phí ( TK ghi nợ trên các bút toán về phân bổ chi phí côgn
+ Người giao hàng : Lấy từ trường đối tác trong danh mục khách hàng nếu khai báo,
hoặc nhập tên người giao hàng nếu thay đổi
+ Tài khoản có : Lấy từ trường TK ngầm định trong danh mục khách hàng nếu khai
báo, hoặc nhập tk từ DMTK nếu thay đổi
+ Ngày hạch toán : Ngày ghi nghiệp vụ phát sinh vào phần mềm
Copyright: Tài liệu đại học ©