Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Kế toán 1A KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ
NHẬP XUẤT VẬT TƯ, HÀNG HÓA Các nội dung chính
1. Đặc điểm kế toán vật tư hàng hóa trong phần mềm Kế toán 1A
Các tài khoản kế toán vật tư hàng hóa
Quản lý vật tư hàng hóa theo kho
Tổ chức danh mục vật tư hàng hóa
Bảng phân loại nghiệp vụ và cách sử dụng các chứng từ trong phần mềm.

2. Hướng dẫn thực hành các nghiệp vụ
Nghiệp vụ mua hàng, mua hàng có chi phí thu mua, nhập khẩu vật tư hàng hóa.
Nghiệp vụ bán hàng
Nghiệp vụ xuất vật tư cho sản xuất
Phương pháp tính giá xuất kho
Tùy chọn Xuất kho vượt số lượng tồn kho
Chức năng Tính lại giá xuất kho
Thứ tự hạch toán các chứng từ nhập-xuất
Hướng dẫn kiểm tra, phát hiện nhanh các mã hàng bị âm tồn kho và cách xử lý điều
chỉnh.
1. Đặc điểm kế toán vật tư, hàng hóa

Vật tư hàng hóa được theo dõi đồng thời trên các tài khoản kế toán và theo các kho lưu trữ thực tế


Hình 2. Lưu ý khai báo ĐVT và ĐVT N/X khi tạo mã VTHH.

Khi khai báo danh mục vật tư hàng hóa, thì lưu ý các đặc điểm sau:
- Các đặt mã và tên vật tư hàng hóa sao cho dễ quản lý danh mục và dễ tìm kiếm mã hàng khi
nhập chứng từ, hoặc xem sổ sách kế toán hàng tồn kho.
- Chọn ĐVT – là Đơn vị tính chuẩn để theo dõi tồn kho. ĐVT chuẩn sử dụng thống nhất cho
các số liệu tồn kho, tham gia vào các phép tính giá vốn … dó đó không nên thay đổi ĐVT
chuẩn trong quá trình sử dụng (Tuy rằng phần mềm cho phép đổi ĐVT, nhưng khi đổi ĐVT,
thì cần sửa lại tất cả các chứng từ nhập-xuất đã lập có liên quan tới mã hàng này, việc này
có thể sẽ mất nhiều thời gian và công sức, do đó ĐVT chuẩn chỉ nên chọn “chuẩn” 1 lần khi
khai báo mã VTHH)
- Chọn ĐVT N/X - Đơn vị tính thường sử dụng trong các chứng từ nhập xuất. Một mặt hàng có
thể được đóng gói theo quy cách khác nhau và sử dụng các đơn vị bao gói này khi nhập xuất
hàng. Ví dụ mặt hàng Jc400 có ĐVT chuẩn là hộp (400gam), nhưng khi mua của nhà cung
cấp thì mua theo THÙNG (mỗi thùng 24 hộp), như vậy, khi nhập kho sử dụng đơn vị tính là
THÙNG sẽ thuận tiện hơn. Mỗi mặt hàng có thể sử dụng nhiều ĐVT N/X khác nhau.

1.4. Bảng hướng dẫn các nghiệp vụ kế toán vật tư, hàng hóa
Trong kế toán, thì các nghiệp vụ nhập xuất vật tư hàng hóa khá đa dạng, và cần phải phân loại để dễ
quản lý. Có thể sử dụng bảng hướng dẫn sau đây để thuận tiện cho việc hạch toán các nghiệp vụ
nhập xuất vật tư hàng hóa phát sinh.
Bảng phân loại nghiệp vụ và hướng dẫn hạch toán với phần mềm Kế toán 1A
Nghiệp vụ

Xuất khác
-
Lập phiếu
Xuất khác
Nhập từ sản xuất

Lập phiếu
Hoàn nhập kho
NVL không sử
dụng hết

-
Lập phiếu
Nhập thành phẩm
(giá thành tự động)
-

Xuất sử dụng nội
bộ (cho sản xuất,
cho công trình)

Lập phiếu
Xuất vật tư
Lập các chứng từ như khi bán hàng
(hạch toán bán hàng nội bộ)
Bán trả chậm
Lập phiếu
Xuất vật tư
để chuyển từ 152 156 rồi
lập các chứng từ bán hàng

Phiếu Thu bán hàng
+
tự động phát sinh
phiếu Xuất hàng theo
hóa đơn.
Hàng bán bị trả
lại
-
Lập Phiếu kế toán ghi nhận giảm trừ nợ phải
thu, giảm trừ doanh thu, và thuế đầu ra phải
nộp
+
Lập phiếu Nhập khác để ghi tăng hàng tồn kho
và giảm trừ giá vốn hàng bán. 2. Hướng dẫn lập chứng từ cho các nghiệp vụ cơ bản 2.1. Nghiệp vụ mua hàng nhập kho

Hình 10: Phiếu Nhập vật tư – nhập kho 152 nguyên liệu mua theo hình thức trả chậm: ngày
08/12/2008 nhập kho nguyên liệu mua của Cty Tân Tiến Ghi chú: Các phiếu Nhập vật tư và Nhập hàng thương mại có tính sử dụng như nhau, chỉ khác về
định khoản mặc định.

Trường hợp mua hàng có các chi phí thu mua tính vào giá gốc hàng nhập kho
Các chi phí mua hàng thì hạch tóan như sau:

- Rượu dừa – trị giá 35.000.000đ
- Thịt nai khô – trị giá 29.000.000đ
Tổng chi phí thu mua được phân bổ cho các mã hàng (phân bổ theo giá trị) như sau:
- mã hàng Rượu dừa: = 35 triệu/64 triêu x 1.922.000đ = 1.051.094đ (bút toán 4)
- mã hàng Thịt nai khô:= 29 triệu/64 triệu x 1.922.000đ = 870.906đ. (bút tóan 5) Phiếu Nhập hàng thương mại với các bút toán chi phí thu mua như sau: Nghiệp vụ nhập khẩu vật tư hàng hóa
- Trường hợp nhập khẩu vật tư hàng hóa, thì cũng sử dụng các phiếu Nhập vật tư hoặc Nhập
hàng thương mại.
- Chi phí nhập khẩu được hạch toán tương tự như các chi phí thu mua nêu trên, chỉ khác là đã
có sẵn tài khoản 3333. Thuế xuất, nhập khẩu làm vai trò tài khoản trung gian. Trên chứng từ
nhập kho, thì ngoài các bút toán chi phí thu mua, còn phải lập cho mỗi mã hàng một bút toán
thuế nhập khẩu (nếu có), định khoản Nợ 156-Có3333.
- Phiếu nhập với nhiều bút toán như trên sẽ được lập tự động bằng chức năng Mua hàng – tự
động tính thuế nhập khẩu, phân bổ chi phí thu mua và lập ra các bút toán cần thiết. Chức
năng Mua hàng có ở bản Kế toán thương mại.
- Bản miễn phí Kế toán cộng đồng thì không có chức năng Mua hàng, người dùng phải tự tính
phân bổ và tự thêm các bút toán chi phí thu mua vào phiếu nhập hàng.
Hình 10: Phiếu Xuất vật tư: ngày 12/01/2009 xuất kho nguyên liệu chè tươi cho sản xuất Chè Nhài.
Ghi chú:
- Khi lập phiếu Xuất vật tư, thì đơn giá vật tư do phần mềm tự động tính theo phương pháp
tính giá xuất kho áp dụng. Nếu trong kho không có đủ vật tư, thì phần mềm sẽ lấy đơn giá
bằng 0, hoặc đơn giá tồn kho trung bình.
- Đơn giá xuất kho do phần mềm tính tự động và người dùng không sửa được.
- Trường hợp khi lập phiếu Xuất vật tư mà chưa có đủ vật tư trong kho, thì vẫn thực hiện ghi
sổ phiếu Xuất vật tư bình thường, sau đó bổ sung các phiếu Nhập vật tư, rồi thực hiện tính
lại giá vốn ở chức năng Kết chuyển cuối kỳ. Có thể tính lại giá vốn bất cứ lúc nào, mỗi
khi có điều chỉnh!
2.4. Phương pháp tính giá xuất kho
Đơn giá xuất kho vật tư hàng hóa được tính căn cứ vào giá nhập kho thực tế, theo một trong các
phương pháp quy định. Đơn giá xuất kho được tính tự động ngay khi lập chứng từ xuất kho. Để bảo
đảm các nguyên tắc tính giá, thì đơn giá xuất kho chỉ do phần mềm tự động tính, người dùng không
cần nhập đơn giá, cũng không sửa được đơn giá trên các phiếu xuất kho.
* Một số trường hợp xuất điều chỉnh hàng tồn kho, thì đơn giá xuất do người dùng tự xác định. Để
xuất kho với đơn giá không tự động, thì cần sử dụng phiếu xuất đặc biệt, là phiếu Xuất khác)
Phần mềm Kế toán 1A tự động tính giá theo các phương pháp được quy định trong chuẩn mực kế
toán:
- Bình quân cuối kỳ (bình quân tháng)
- Bình quân tức thời (bình quân di động, hay bình quân sau mỗi lần nhập xuất)
- Nhập trước-Xuất trước
- Nhập sau-Xuất trước
- Phương pháp thực tế đích danh (áp dụng trong một số nghiệp vụ nhập, xuất kho cụ thể như

chỉnh một chứng từ nhập, hoặc xuất khác nhau, hoặc đơn giá tính chưa đúng trong trường hợp lập
phiếu xuất khi chưa có phiếu nhập…)
Để tính lại giá xuất kho cho tất cả các phiếu xuất kho đã lập trong 1 kỳ kế toán thì thực hiện như sau:
1. vào menu Nghiệp vụ, chọn Công việc cuối kỳ
2. Trên màn hình “Công việc cuối kỳ”, tích chọn vào ô “Tính lại giá xuất kho” và ô “Tính và
chuyển số dư cho kỳ tiếp theo”
3. Chọn Kỳ thực hiện, là kỳ cần tính lại giá xuất kho (tháng/quý/năm)
4. Bấm nút Thực hiện
Lưu ý: Tính lại giá xuất kho có thể thực hiện bất cứ lúc nào!!! 2.7. Thứ tự hạch toán các chứng từ nhập – xuất
- Thứ tự nhập xuất các lô hàng ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả tính đơn giá xuất kho (đặc biệt
là khi áp dụng phương pháp Nhập trước – Xuất trước), qua đó ảnh hưởng tới giá vốn hàng
bán và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó thứ tự nhập xuất rất quan trọng và phải
đảm bảo đúng thực tế.
- Thứ tự các lô hàng sẽ được xác định theo ngày ghi sổ.
- Các lô hàng có cùng ngày ghi sổ thì lấy thứ tự theo thực tế người dùng nhập chứng từ nào
vào trước. Trường hợp lập phiếu Xuất vật tư trước, rồi mới bổ sung thêm phiếu Nhập vật tư
cùng ngày, thì phiếu nhập sẽ có thứ tự ở sau phiếu xuất, như vậy coi như khi xuất trong kho
vẫn chưa nhập hàng. Để thay đổi thứ tự hạch toán trong ngày của phiếu nhập (lên trước
phiếu xuất) thì sử dụng chức năng Đổi thứ tự ghi sổ chứng từ ở menu Nghiệp vụ Chức năng đổi thứ tự hạch toán các chứng từ: dùng chuột kéo phiếu nhập lên trước các hóa đơn
bán hàng trong ngày.