Danh mục tài liệu
Hội nghị Công tác Văn phòng toàn quốc năm 2006

1- Chơng trình Hội nghị.
2- Báo cáo công tác Văn phòng từ sau Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứ VIII
đến nay.
3- Công tác văn bản của Đoàn; hớng dẫn một số kỹ năng soạn thảo văn bản
trong hệ thống Đoàn thanh niên.
4- Công tác văn th, lu trữ.
5- Công tác tổ chức, quản trị văn phòng; lễ tân giao tiếp.
6- Hớng dẫn một số quy trình, thủ tục trong công tác thi đua, khen thởng.
7- Công tác quốc tế thanh niên.
8- Quy định chế độ thông tin, báo cáo trong hệ thống Đoàn TNCS Hồ Chí
Minh.
9- Quy chế thi đua khen thởng của Ban Chấp hành Trung ơng Đoàn.
10- Hớng dẫn thực hiện Quy chế thi đua khen thởng của Ban Chấp hành
Trung ơng Đoàn.

đoàn tncs Hồ chí minh
Ban chấp hành trung ơng Hà Nội, ngày 08 tháng 6 năm 2006
***
Chơng trình
Hội nghị công tác Văn phòng toàn quốc năm 2006

* Thời gian: Từ ngày 08 đến ngày 10 tháng 6 năm 2006.
* Địa điểm: Khách sạn La Thành, Hà Nội. (Ban tổ chức sẽ đón tiếp
đại biểu về dự Hội nghị từ 14h00 ngày 7/6/2006).
1- Ngày thứ nhất: 08/10/2006
* Buổi sáng:
- Từ 7h30 đến 8h30, khai mạc hội nghị
+ Tuyên bố lý do giới thiệu đại biểu

3
Báo cáo
Hoạt động Công tác Văn phòng từ sau
Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứ VIII đến nay

Tài liệu hội nghị công tác Văn phòng toàn quốc tháng 6/2006
Phần thứ nhất
Kết quả công tác Văn phòng
từ sau Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứ VIII đến nay
Văn phòng Đoàn thanh niên các cấp có chức năng chính là tham mu,
giúp việc và phục vụ các cơ quan lãnh đạo của Đoàn trong việc chỉ đạo, điều
hành mọi mặt công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi ở cơ sở và cơ quan
chuyên trách các cấp của Đoàn. Trớc yêu cầu, đòi hỏi ngày càng cao của công
tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi trong giai đoạn mới, việc tăng cờng
nâng cao chất lợng công tác Văn phòng là yêu cầu tất yếu và là nhiệm vụ
quan trọng của Ban Thờng vụ Đoàn các cấp.
Từ sau Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứ VIII đến nay, công tác Đoàn và
phong trào thanh thiếu nhi cả nớc tiếp tục có bớc phát triển mới, thu hút tập
hợp ngày càng đông thanh thiếu nhi tích cực tham gia các phong trào hành
động cách mạng của tuổi trẻ, vào tổ chức Đoàn, Hội, Đội. Bên cạnh việc đổi
mới nội dung, phơng thức hoạt động của Đoàn, công tác Văn phòng Đoàn
thanh niên các cấp cũng đợc quan tâm chú trọng hơn; công tác tham mu, giúp
việc; công tác phục vụ; công tác bảo đảm nội vụ; công tác thông tin, báo cáo,
văn th, lu trữ đợc đổi mới, góp phần tích cực vào thành công chung của công
tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi cả nớc.
Kết quả công tác Văn phòng từ sau Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứ
VIII đến nay đợc đánh giá khái quát cụ thể nh sau:
1- Vai trò tham mu của Văn phòng đối với Ban Thờng vụ, Ban
Chấp hành Đoàn các cấp trong công tác điều hành hoạt động của cơ
quan chuyên trách, trong chỉ đạo công tác Đoàn và phong trào thanh

xây dựng tổ chức Đoàn, Hội khu vực đô thị; đoàn kết tập, hợp thanh niên lao
động tự do; về công tác kiểm tra của Đoàn,
Đến nay, hầu hết văn phòng Đoàn cấp tỉnh, thành đã có bộ phận làm
công tác tổng hợp, tham mu do Chánh, Phó Văn phòng trực tiếp phụ trách, có
từ 1 đến 3 cán bộ chuyên làm công tác tổng hợp; số cán bộ làm công tác tổng
hợp tham mu của Văn phòng Đoàn các tỉnh, thành Đoàn, Đoàn trực thuộc
từng bớc đợc củng cố, kiện toàn và nâng cao chất lợng.
Tuy nhiên, Công tác tham mu, giúp việc của hệ thống Văn phòng Đoàn
các cấp còn gặp nhiều khó khăn, hạn chế:
- Công tác tham mu của Văn phòng ở một số địa phơng, đơn vị còn
lúng túng, thụ động hoặc mất cân đối giữ các mảng công tác, ít đợc quan tâm
đầu t về thời gian cũng nh đội ngũ cán bộ, phạm vi tham mu còn hạn chế,
thiếu tính bao quát chung.
- Chất lợng công tác tham mu ở một số địa phơng còn thấp, còn nặng
về phần thông tin, tính khái quát, tổng kết cha cao, đặc biệt cha quan tâm
nhiều đến việc thông tin các mô hình, điển hình mới của địa phơng, cơ sở; cha
đầu t nhiều trong việc nghiên cứu để gắn công tác Đoàn và phong trào thanh
thiếu nhi với việc cụ thể hoá các chủ trơng, nghị quyết của Đảng, Nhà nớc,
các ngành, đoàn thể sát với tình hình thực tế tại địa phơng, đơn vị. Văn phòng
5
Đoàn các cấp còn hạn chế trong việc tiếp cận các đối tợng thanh thiếu nhi và
sự phối hợp với các ban chuyên môn trong công tác tham mu.
Nguyên nhân:
- Nhiều cấp bộ Đoàn cha thật sự quan tâm đầu t chỉ đạo và tạo điều
kiện trong việc nâng cao chất lợng công tác tham mu, giúp việc của Văn
phòng.
- Do đặc thù đội ngũ cán bộ Đoàn luân chuyển nhanh dẫn tới tình trạng
thiếu những cán bộ, chuyên viên có khả năng và kinh nghiệm làm công tác
tham mu, tổng hợp; đội ngũ cán bộ mới, trẻ còn thiếu kinh nghiệm, ít đợc tập
huấn, đào tạo cơ bản, ít có điều kiện đi thực tiễn tại cơ sở,

hạn chế:
- Một số địa phơng, đơn vị thờng xuyên không có hoặc chậm báo cáo
kết quả các hoạt động theo định kỳ quy định, báo cáo còn nặng về liệt kê
thành tích, kể nể, thiếu lôgic, hình thức văn bản cha đúng quy định, chất lợng
thông tin thấp, không phản ánh đợc thực trạng, không mạnh dạn chỉ ra những
tồn tại, yếu kém ở cơ sở.
- Việc thu thập thông tin, tổng hợp số liệu ở một số cấp bộ Đoàn cha đ-
ợc quan tâm, đầu t đúng mức, còn tình trạng báo cáo số liệu một cách tuỳ
tiện, chạy theo thành tích. Nhiều số liệu không chính xác, độ tin cậy thấp,
thậm chí có những số liệu không tồn tại trên thực tế. Ban Thờng vụ Đoàn
nhiều địa phơng, đơn vị ít quan tâm đến việc kiểm tra các số liệu, không phân
công trách nhiệm cụ thể, thờng phó mặc, giao trách nhiệm này cho Văn
phòng.
- Một số yêu cầu báo cáo nhanh, báo cáo chuyên đề của Trung ơng
Đoàn cha đợc các tỉnh, thành Đoàn thực hiện nghiêm túc, chất lợng báo cáo
còn hạn chế, nhiều chủ trơng công tác còn chậm thông tin đến cơ sở.
- Việc áp dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác thông tin, báo cáo
còn nhiều hạn chế, đến nay các văn bản trong hệ thống Đoàn thanh niên vẫn
truyền tải gửi đi chủ yếu qua đờng bu điện, nhiều địa phơng còn cha có trang
Website và nối mạng.
3- Công tác phục vụ từng bớc đợc đổi mới, với phơng châm hớng về
cơ sở, tăng cờng tham mu, đề xuất khai thác các nguồn lực phục vụ phong
trào.
- Công tác tài chính, quản trị ngày càng đi vào nề nếp, đã thực hiện tốt
việc thực hành tiết kiệm trong chi tiêu, giảm tối đa các chi phí hành chính, tập
trung mọi nguồn lực cho chỉ đạo và tổ chức các hoạt động Đoàn tại cơ sở;
quan tâm đầu t kinh phí, phơng tiện cho cán bộ đi cơ sở, Bên cạnh đó, văn
phòng Đoàn các cấp đã chủ động tăng cờng phối hợp với các ban, ngành hữu
quan khai thác các nguồn lực phục vụ công tác Đoàn và phong trào TTN ở cơ
sở; đồng thời từng bớc hiện đại hoá cơ sở vật chất, phơng tiện góp phần nâng

- Bộ máy của Văn phòng Trung ơng Đoàn hiện nay có 8 phòng và đơn
vị chức năng, gồm: Tổng hợp- Thi đua; Hành chính - Lu trữ; Quản trị; Đội xe;
Ytế; Tài vụ; Phòng công tác Đoàn phía Nam và Nhà khách thanh niên, với 85
cán bộ, công nhân viên. Văn phòng Đoàn cấp tỉnh, thành Đoàn, Đoàn trực
thuộc thờng có bộ phận tổng hợp, hành chính, quản trị, tài vụ với số cán bộ từ
5- 12 ngời.
Tuy nhiên, bộ máy văn phòng Đoàn các cấp nhìn chung còn cha đủ
mạnh; hoạt động còn mang tính hành chính, ít gắn với cơ sở và đối tợng thanh
niên. Nhiều địa phơng cha xây dựng đợc Quy chế hoạt động của Văn phòng
nên việc xác định chức năng, nhiệm vụ của văn phòng trong mối quan hệ với
các ban, đơn vị chức năng ở nhiều nơi cha rõ ràng, hoặc là tuyệt đối hoá văn
phòng, hoặc là xem nhẹ văn phòng nh bộ máy hành chính. Một số địa phơng,
đơn vị còn coi văn phòng chủ yếu mang tính hành chính, sự vụ, nên việc tổ
8
chức bộ máy, sắp xếp cán bộ cha hợp lý, đội ngũ cán bộ làm công tác tham
mu, giúp việc còn thiếu, yếu, chắp vá và bất hợp lý.
5- Công tác Thi đua- Khen thởng tiếp tục đợc đổi mới, gắn bó với cơ
sở, là động lực thúc đẩy các phong trào thi đua của tuổi trẻ.
- Công tác thi đua - khen thởng của Đoàn đợc các cấp bộ Đoàn ngày
càng quan tâm theo hớng tăng cờng đổi mới, hớng mạnh các phong trào thi
đua, phong trào hành động cách mạng về cơ sở, kịp thời phát hiện, biểu dơng,
khen thởng những điển hình, nhân tố mới ở cơ sở. Quy trình, đối tợng, thủ
tục, hình thức, tiêu chuẩn khen thởng đợc đổi mới căn bản, thông qua đó kịp
thời điều chỉnh phù hợp với Luật Thi đua khen thởng của Nhà nớc và Quy chế
thi đua khen thởng của Ban Thờng vụ Trung ơng Đoàn khoá VIII. Các thủ tục
làm khen thởng đợc tiến hành nhanh hơn, chính xác hơn, đúng ngời, đúng
việc. Việc biểu dơng các gơng điển hình tiến tiến qua các buổi gặp mặt, liên
hoan, qua các phơng tiện thông tin đại chúng, đợc chú trọng, góp phần nhân
rộng các điển hình, cổ vũ mạnh mẽ phong trào thi đua ở cơ sở.
- Từ sau Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứ VIII đến nay, Ban Thờng vụ

dạng hơn, đáp ứng tốt hơn đòi hỏi của công tác chỉ đạo và tổ chức các hoạt
động của Đoàn; cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của Văn phòng ngày
càng đợc quan tâm đầu t. Tuy nhiên, công tác văn phòng vẫn còn bộc lộ nhiều
hạn chế, bất cập, mộ số địa phơng, đơn vị còn nhận thức cha đúng về vị trí,
vai trò, chức năng, nhiệm vụ của công tác văn phòng, cha quan tâm chăm lo
xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dỡng đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng;
cha tạo điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò tham mu, giúp Ban Thờng
vụ, Ban Chấp hành Đoàn các cấp tổ chức điều hành công việc. Cán bộ văn
phòng, nhất là đội ngũ cán bộ, chuyên viên làm công tác tổng hợp, nghiên
cứu, tham mu còn thiếu và yếu; điều kiện và phơng tiện làm việc còn lạc hậu;
việc tập huấn, bồi dỡng kỹ năng, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ văn phòng
Đoàn các cấp cha đợc quan tâm thờng xuyên.
Phần thứ hai
Mục tiêu, phơng hớng công tác văn phòng
trong giai đoạn mới
Công tác văn phòng là tổng thể các biện pháp, giải pháp về tham mu,
giúp việc và phục vụ các cơ quan lãnh đạo, cơ quan chuyên trách của Đoàn
thanh niên các cấp. Trong giai đoạn mới, công tác văn phòng đứng trớc những
khó khăn và yêu cầu sau:
1- Yêu cầu đối với công tác tham mu, giúp việc và phục vụ ngày càng
cao; phơng thức hoạt động và yêu cầu của công tác Đoàn và phong trào TTN
ngày càng đa dạng, phong phú về mức độ, quy mô, phạm vi, đối tợng, trong
khi điều kiện đáp ứng của văn phòng là có hạn, cả về cán bộ, điều kiện cơ sở
vật chất, kinh phí.
2- Chế độ, chính sách của Đảng, Nhà nớc không ngừng đợc hoàn thiện
và đổi mới; nhu cầu, lợi ích của TTN luôn phát triển, trong khi khả năng nhận
thức, khả năng vận dụng, áp dụng vào thực tiễn trong công tác tham mu, giúp
việc của đội ngũ cán bộ văn phòng có hạn, bộ máy nhiều nơi còn hành chính,
kém hiệu quả.
3- Năng lực cán bộ, điều kiện thông tin, cơ sở vật chất, phơng tiện hoạt

coi đó là bộ phận tham mu, cơ quan giúp việc trực tiếp lãnh đạo Đoàn các
cấp. Tránh quan niệm coi văn phòng chỉ thuần tuý là bộ máy hành chính. Các
tỉnh, thành Đoàn, Đoàn, Đoàn trực thuộc cần tiến hành tổng kết công tác Văn
phòng từ sau Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứ VIII đến nay nhằm đánh giá
những kết quả đạt đợc, tìm ra nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế, từ đó
đề ra các giải pháp đổi mới công tác văn phòng cho nhiệm kỳ tới.
2- Về tổ chức bộ máy:
11
Văn phòng Đoàn các cấp cần chủ động sắp xếp bộ máy, xác định rõ vai
trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, bố trí đội ngũ cán bộ phù hợp từng bộ phận,
chú trọng đầu t trong công tác cán bộ, điều kiện làm việc cho bộ phận làm
công tác tham mu, tổng hợp, nghiên cứu; bổ xung những cán bộ có khả năng
và kinh nghiệm, trởng thành từ cơ sở, đợc đào tạo cơ bản về công tác thanh
vận làm công tác tổng hợp, tham mu; tạo điều kiện tối đa để đội ngũ cán bộ
làm công tác tham mu đi cơ sở, nắm tình hình cơ sở; tăng cờng đào tạo, bồi d-
ỡng, tập huấn cho đội ngũ cán bộ Văn phòng, đảm bảo nâng cao chất lợng
công tác tham mu của văn phòng Đoàn các cấp.
3- Về công tác cán bộ:
Ban Thờng vụ Đoàn các cấp cần lựa chọn những cán bộ có khả năng
tổng hợp, có kinh nghiệm về công tác Đoàn, Hội, Đội, có trình độ quản lý và
am hiểu về đờng lối, chính sách của Đảng, Nhà nớc làm công tác văn phòng.
Tăng cờng đào tạo, tập huấn nghiệp vụ, trao đổi kinh nghiệm cho đội ngũ cán
bộ văn phòng các cấp. Trung ơng Đoàn nghiên cứu để định kỳ tổ chức hội
nghị tập huấn, hội nghị chuyên đề về công tác văn phòng cho cấp tỉnh, thành
Đoàn, Đoàn trực thuộc; các tỉnh, thành Đoàn, Đoàn trực thuộc tổ chức tập
huấn cho cấp huyện và cơ sở. Tăng cờng các hình thức hớng dẫn về chuyên
môn, nghiệp vụ, về những vấn đề mới trong công tác văn phòng từ Trung ơng
tới cơ sở, giới thiệu những mô hình hoạt động có hiệu quả để nhân rộng. Việc
đánh giá chất lợng, hiệu quả hoạt động công tác văn phòng cần đợc tiến hành
định kỳ, thờng xuyên tại các hội nghị giao ban cụm thi đua hàng năm.

đời sống cho cán bộ Đoàn
Văn phòng Trung ơng Đoàn
13
Hớng dẫn
Thể thức văn bản của Đoàn TNCS hồ chí minh

(D thảo)
Căn cứ Hớng dẫn số 41 HD/VPTW, ngày 28 tháng 5 năm 2004 của
Văn phòng Trung ơng Đảng về thể thức văn bản của Đảng; Thông t liên tịch
số 55/2005/TTLT- BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 giữa Bộ Nội vụ và
Văn phòng Chính phủ về hớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Căn cứ Quyết định số 547 QĐ/TƯĐTN ngày 28/10/1999 của Ban Bí th Trung
ơng Đoàn ban hành quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức
văn bản của Đoàn, Văn phòng Trung ơng Đoàn hớng dẫn thể thức văn bản
của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh thống nhất trong hệ thống của Đoàn từ Trung -
ơng đến cơ sở nh sau:
I- các thành phần thể thức bắt buộc
1- Tiêu đề: "Đoàn TNCS Hồ Chí Minh"
Tiêu đề là thành phần thể thức xác định văn bản của Đoàn, tiêu đề trên
văn bản của Đoàn là : "Đoàn TNCS Hồ Chí Minh".
Tiêu đề đợc trình bày góc trái, dòng đầu, trang đầu, bằng chữ in hoa
đứng, chân phơng (ô số 1 - mẫu 1). Dới tiêu đề là tên cơ quan văn bản.
Ví dụ:
Đoàn TNCS Hồ chí minh
2- Tên cơ quan ban hành văn bản: tên cơ quan ban hành văn bản là
thành phần thể thức xác định tác giả văn bản. Tên cơ quan ban hành đợc ghi
nh sau:
a- Văn bản của Đại hội Đoàn các cấp: ghi tên cơ quan ban hành văn
bản là Đại hội Đoàn cấp đó; ghi rõ Đại hội đại biểu hay Đại hội toàn thể đoàn
viên theo thời gian của nhiệm kỳ.

Đoàn trực thuộc ghi chung là: Ban Chấp hành tỉnh (Thành phố hoặc
ngành), trong đó, có thể viết tắt đối với cụm từ Ban Chấp hành: BCH và cụm
từ thành phố: TP.
Ví dụ:
BCH TP Hà nội
Bch tỉnh Tuyên quang
15
Ban TN Quân đội và Ban TN Công an, thực hiện theo hớng dẫn và chỉ
đạo chung của Tổng cục Chính trị Quân đội nhân dân Việt Nam và Tổng cục
Xây dựng lực lợng Công an nhân dân.
- Văn bản của Ban Chấp hành huyện, quận Đoàn và tơng đơng hoặc
Ban Thờng vụ huyện, quận Đoàn và tơng đơng ghi chung là Ban Chấp hành
(BCH) huyện, thị, quận.
Ví dụ:
Đoàn TNCS Hồ chí minh TP Hà Nội
Ban CHấp hành Huyện Từ Liêm
- Văn bản của Ban tham mu giúp việc BCH Trung ơng Đoàn, BCH tỉnh,
thành Đoàn và Đoàn trực thuộc Trung ơng.
+ Cấp Trung ơng:
Ví dụ: Văn bản của Ban Tổ chức
Đoàn TNCS Hồ chí minh
Ban chấp hành trung ơng
***
Ban tổ chức
+ Cấp tỉnh:
Ví dụ: Văn bản của Ban T tởng- Văn hoá các tỉnh, thành Đoàn.
Đoàn TNCS Hồ chí minh
BCH tỉnh Thanh hoá
***
Ban t tởng - văn hoá

Văn Phòng
Số: 168 TB/VP
4- Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
a- Văn bản của các ban, đơn vị cấp Trung ơng và của cấp tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ơng: ghi địa điểm ban hành văn bản là tên thành phố
hoặc tên thị xã tỉnh lỵ mà cơ quan ban hành văn bản có trụ sở. Văn bản của
cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và cấp xã, phờng, thị trấn thì địa
điểm ban hành văn bản là tên riêng của quận, huyện, thị xã, thành phố, phờng,
thị trấn đó.
b- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản: là ngày ký chính thức văn bản
đó. Ngày dới mùng 10 và tháng dới tháng 3 là ghi thêm số không (0) đứng tr-
ớc và viết đầy đủ các từ ngày , tháng , năm , Không dùng các dấu chấm
17
(.), hoặc dấu nối ngang (-), hoặc dấu gạch chéo (/), v.v. để thay thế các từ
ngày, tháng, năm trong thành phần thể thức văn bản.
Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản đợc trình bày ở trang
đầu, phía phải. Giữa địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu
phẩy (ô số 4- mẫu 1).
Ví dụ: Hà Nội, ngày 15 tháng 5 năm 2006
* Chú ý: Riêng các văn bản liên tịch với các ngành Nhà nớc thì các
phần tiêu đề, cơ quan, số, ký hiệu văn bản đợc quy định nh sau:
- Tiêu đề đợc trình bày ở góc phải, dòng đầu, trang đầu; có gạnh chân
theo độ dài bằng hàng chữ số 2.
Cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt namã
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

- Tên cơ quan ban hành văn bản: Ghi đầy đủ tên các cơ quan cùng ban
hành văn bản đó, giữa tên các cơ quan ban hành có dấu gạch nối (-); ghi ở góc
trái trang đầu, dòng đầu bằng chữ in hoa đứng, chân phơng. Dới đó là số và
ký hiệu văn bản.

Ví dụ:
Số: 34/TWĐTN
"V/v giới thiệu thanh niên
tiêu biểu năm 2006"
6- Phần nội dung văn bản
Phần nội dung văn bản là phần thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của
văn bản. Nội dung văn bản phải phù hợp với thể loại của văn bản.
Phần nội dung văn bản đợc trình bày dới phần tên loại và trích yếu nội
dung (ô số 6 - mẫu 1)
7- Chữ ký, thể thức đề ký, thẩm quyền ký và dấu cơ quan ban hành
a - Chữ ký, thể thức đề ký
- Chữ ký: Thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của ngời ký đối với văn
bản đợc ban hành. Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ và họ tên ngời ký. Ngời
ký không dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai để ký văn bản chính thức
(nên dùng mực màu đen).
- Thể thức đề ký: Đối với văn bản của các cơ quan lãnh đạo (Ban Bí th,
Ban Thờng vụ, Ban Chấp hành Trung ơng Đoàn, Đại hội Đoàn toàn quốc, các
cơ quan lãnh đạo cấp dới), ghi thể thức đề ký là TM. (thay mặt).
19
Ví dụ:
TM. Ban Chấp hành tỉnh đoàn
Bí th
(Chữ ký)
Nguyễn Văn A
TM. Ban thờng vụ tỉnh đoàn
Phó Bí th thờng trực
(Chữ ký)
Nguyễn Văn B
TM. Đoàn chủ tịch Đại hội
(chữ ký)

văn bản công văn, thông báo, báo cáo, công văn giao dịch của BCH, BTV; các
công điện, các văn bản sao, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy công tác và một số
văn bản khác khi đợc Bí th với t cách Thủ trởng cơ quan, đơn vị uỷ quyền ký
thừa lệnh.
c- Dấu cơ quan ban hành:
Dấu của cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền
của cơ quan ban hành văn bản. Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, ngay
ngắn, rõ ràng, trùm lên khoảng 1/3 đến 1/4 chữ ký ở phía bên trái. Mực dấu
có màu đỏ tơi theo quy định của Bộ Nội vụ.
Thể thức đề ký, chữ ký và dấu cơ quan ban hành văn bản đợc trình bày
bên phải, dới phần nội dung văn bản (các ô số 7a, 7c - mẫu 1).
21
d- Chữ ký, thể thức đề ký và sử dụng dấu đối với văn bản Đại hội và
biên bản.
- Văn bản Đại hội:
+ Văn bản của Đại hội Đoàn hoặc Đoàn Chủ tịch Đại hội Đoàn các cấp
ban hành do Đoàn chủ tịch phân công ngời ký.
+ Văn bản đợc đóng dấu Đoàn Chủ tịch Đại hội Đoàn. Trờng hợp
không có dấu Đoàn Chủ tịch Đại hội thì dùng dấu của BCH Đoàn để xác nhận
chữ ký của ngời thay mặt Đoàn Chủ tịch Đại hội ký.
- Biên bản:
+ Đại hội Đoàn, hội nghị và các cuộc họp của các cơ quan lãnh đạo của
Đoàn, Hội nghị văn phòng, các ban, triệu tập đều ghi biên bản chi tiết và làm
bản kết luận của hội nghị hoặc biên bản kết luận của hội nghị.
Bản kết luận hoặc biên bản kết luận của hội nghị phải đợc ngời chủ trì
hoặc tham gia chủ trì hội nghị ký xác nhận nội dung.
Chữ ký của ngời xác nhận nội dung biên bản đợc trình bày ở góc phải,
phía dới của trang cuối biên bản. Chữ ký của ngời ghi biên bản đợc trình bày
ở góc trái, phía dới của trang cuối biên bản.
Ví dụ:

Dấu chỉ mức độ khẩn có 3 mức: khẩn, thợng khẩn và hoả tốc.
Dấu chỉ mức độ khẩn đợc trình bày ở dới dấu chỉ mức độ mật (ô số 10-
mẫu 1).
3- Chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, dự thảo và tài liệu hội nghị
- Đối với văn bản dự thảo nhiều lần thì phải ghi đúng lần dự thảo. Chỉ
dẫn về dự thảo gồm: tên cơ quan dự thảo, và dự thảo lần thứ đợc trình bày
dới số và ký hiệu (ô số 12 - mẫu 1).
- Văn bản đợc sử dụng tại hội nghị do cấp bộ Đoàn triệu tập thì ghi chỉ
dẫn Tài liệu hội nghị ngày đợc trình bày ở phía dới địa điểm và ngày
tháng năm ban hành văn bản (ô số 11- mẫu 1).
- Ký hiệu chỉ ngời đánh máy, tên tệp văn bản và số lợng bản phát hành
đợc ghi tại lề trái chân trang.
III- Bản sao và các thành phần thể thức bản sao.
1- Các loại bản sao.
Có 3 loại bản sao:
23
- Sao nguyên bản chính: Là bản sao nguyên văn từ bản chính do cơ
quan ban hành bản chính đó nhân sao và phát hành.
- Sao lục: là bản sao lại toàn bộ văn bản của cơ quan khác do cơ quan
nhận văn bản đợc phép nhân sao và phát hành.
- Bản trích sao: là bản sao lại 1 phần nội dung từ bản chính do cơ quan
ban hành bản chính hoặc cơ quan lu trữ đang quản lý bản chính thực hiện.
2- Các hình thức sao.
- Sao thông thờng: là hình thức sao bằng cách viết hay đánh máy lại nội
dung cần sao.
- Sao photocoppy: là hình thức sao chụp lại văn bản bằng máy
photocoppy, máy Fax hoặc các thiết bị chụp ảnh khác.
3- Thể thức bản sao và cách trình bày.
Để đảm bảo giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành, các loại bản sao phải
có đủ các thành phần thể thức bản sao và đợc trình bày phía đờng phân cách

b- Định lề trang văn bản ( đối với khổ giấy A4)
- Trang mặt trớc:
Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm;
Lề dới: cách mét dới từ 20-25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30-35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15-20 mm.
- Trang mặt sau (nếu in 2 mặt)
Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm;
Lề dới: cách mét dới từ 20-25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 15-20 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 30-35 mm.
2- Văn bản có nhiều trang thì từ trang thứ 2 phải đánh số trang
bằng chữ số ả Rập cách mép dới trang giấy 25mm ở góc phải.
3- Những văn bản có 2 phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ
lục bằng chữ số La Mã.
4- Đối với các văn bản đợc soạn thảo bằng máy vi tính để chế bản thì
vận dụng một số kiểu (font) chữ, cỡ chữ theo mẫu 3 của hớng dẫn này.
5- Những văn bản, văn kiện của Đoàn in thành sách, đăng báo, in
trên tạp chí không trình bày theo yêu cầu kỹ thuật này.
25