Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Đức Khánh - 746056
Lời nói đầu
Sự chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế
thị trờng đã tác động sâu sắc đến hoạt động trong các đơn vị kinh tế của nền
kinh tế nớc ta. Các đơn vị phải tự tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của
mình và phải chịu trách nhiệm vật chất về hoạt động đó với mục tiêu không
ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Công cuộc đổi mới toàn diện của đất nớc cùng với những đổi mới về
kinh tế, việc đổi mới kiện toàn tổ chức và phơng thức hoạt động kinh doanh
đã trở thành nhiệm vụ cấp bách. Trong bối cảnh đó, Trung tâm Thơng mại
Intimex cũng cần có những đổi mới để đáp ứng nhu cầu xã hội. Đây là một
nhiệm vụ lớn lao và để thực hiện tốt nhiệm vụ này Trung tâm cần phải thực
sự vững mạnh về mọi mặt. Một trong những yếu tố quan trong tạo nên sức
mạnh đó chính là hiệu quả trong tổ chức hoạt động văn phòng của Trung
tâm.
Đợc sự giúp đỡ của nhà trờng và đặc biệt là sự giúp đỡ rất tận tình của
Trung tâm thơng mại Intimex, trong suốt thời gian thực tập tôi đã đợc tìm
hiểu về cơ cấu tổ chức của Trung tâm và chức năng, nhiệm vụ, hoạt động của
Phòng tổ chức hành chính Trung tâm. Qua đó tôi đã thu lợm đợc rất nhiều
kiến thức bổ ích phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu tại trờng cũng nh
công tác của mình sau này.
Tuy không phải là phòng nghiệp vụ hoạt động sản xuất kinh doanh nh-
ng cũng không thể phủ nhận những đóng góp to lớn của phòng Tổ chức Hành
chính trong quá trình trởng thành, ổn định và phát triển của Trung tâm nh
ngày hôm nay. Song bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số điều bất cập cần giải
quyết, xuất phát từ thực tế đó tôi xin mạnh dạn nghiên cứu đề tài: Hiện đại
hoá công tác văn phòng tại Trung tâm Thơng mại Intimex .
Lựa chọn chuyên đề này tôi nhằm mục đích nghiên cứu về văn phòng
một cách khoa học hơn: văn phòng với ý nghĩa là một thực thể, chức năng và
nhiệm vụ của văn phòng, chức năng và nhiệm vụ của quản trị văn phòng.
Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Đức Khánh - 746056

với các tính chất khác nhau.
- Đối với các đơn vị có quy mô nhỏ và các hoạt động mang tính
thuần nhất, đơn lẻ thì bộ máy văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu,
đồng thời còn kiêm nhiệm các chức năng quản trị nhân sự, vật t, tài
chính.
Với cách tiếp cận thứ hai: Văn phòng đợc hiểu là trụ sở giao tiếp, đối
nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
- Nếu quan sát ở trạng thái tĩnh, văn phòng bao gồm những yếu tố
vật chất hiện hữu nh nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con ngời có trong văn
phòng cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức.
- Nếu quan sát ở trạng thái động, văn phòng bao gồm toàn bộ quá
trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra trong đơn vị.
Bên cạnh đó còn có nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng. Tuy
nhiên ở vị trí là một sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, theo
tôi văn phòng đợc hiểu một cách đơn giản là nơi làm việc giấy tờ, nơi
Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Đức Khánh - 746056
giao dịch, đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị. ở đâu có hoạt động tổ
chức làm việc hoặc tổ chức sản xuất hàng hoá, dịch vụ hoặc công việc
hành chính thực hiện những công việc nh trên thì đó là văn phòng.
2. Chức năng - nhiệm vụ của văn phòng.
2.1. Chức năng của văn phòng:
Tuỳ theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan,
đơn vị mà tổ chức văn phòng đợc hình thành lớn nhỏ khác nhau. Tuy
nhiên dù đợc tổ chức theo cách nào thì văn phòng cũng có ba chức năng:
Tham mu Tổng hợp Hậu cần.
- Chức năng tham m u:
Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố
chủ quan (thuộc về ngời quản lý). Bởi vậy muốn ra những quyết định mang
tính khoa học, ngời quản lý cần căn cứ vào các yếu tố khách quan nh những
ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những ngời trợ giúp. Những ý kiến đó

tính điện tử nối mạng cho phép các nhân viên văn phòng xử lý thông tin
một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả cao. Hệ thống thông tin
hiện đại này giúp các nhà quản lý giải phóng khỏi phần lớn các công
việc sự vụ, dành nhiều thời gian cho vấn đề hoạch định chơng trình hoạt
động và điều hành, quản lý cơ quan. Bên cạnh đó, với các trang thiết bị
thông tin hiện đại các nhân viên làm việc đạt hiệu quả hơn, năng động
và thao tác nghiệp vụ cũng trở nên linh hoạt hơn. Nh vậy, công tác
thông tin tổng hợp thực sự đóng vai trò quan trọng trong công tác quản
trị văn phòng.
- Chức năng hậu cần:
Công tác hậu cần là công tác chuẩn bị các điều kiện cho sự hoạt
động của tổ chức đợc diễn ra bình thờng. Làm tốt công tác hậu cần có ý
nghĩa là văn phòng đã nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan. Hậu cần
thờng là những công việc dịch vụ nh tạo ra cơ sở vật chất để CBCNV
thực hiện nhiệm vụ của họ, tăng thêm hiệu quả làm việc.
Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Đức Khánh - 746056
Công tác hậu cần thực hiện nhiệm vụ quản lý các khoản tiết kiệm
đảm bảo cho đời sống CBCNV. Bên cạnh đó, công tác hậu cần cũng đợc
coi nh công cụ quản lý hiệu quả. Việc chuẩn bị các chỉ tiêu kế hoạch sẽ
góp phần vào việc hoàn thành tốt các chỉ tiêu kế hoạch đó cũng nh việc
tổ chức thành công các hội nghị, hội thảo. Công tác hậu cần còn là diện
mạo của cơ quan qua việc xây dựng cơ sở vật chất, xây dựng uy tín bằng
công tác đối nội, đối ngoại.
Ba chức năng trên vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm
khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại của văn phòng đối với hiệu
quả hoạt động trong một tổ chức. Trong đó chức năng tổng hợp là chức
năng quan trọng nhất và là chức năng không thể thiếu trong hoạt động
của văn phòng.
2.2. Nhiệm vụ của văn phòng:
Từ các chức năng trên, văn phòng phải thực hiện những nhiệm vụ

- Giúp cho các hoạt động đợc duy trì và kiểm soát chặt chẽ.
ii. Nhận thức cơ bản về hiện đại hoá công tác văn phòng.
1. Khái niệm hiện đại hoá.
Hiện đại hoá công tác văn phòng là quá trình xử lý các kỹ thuật tự
động hoá vào quy trình nghiệp vụ văn phòng. Một văn phòng hiện đại
bao giờ cũng gắn liền với việc áp dụng những tiến bộ khoa học vào công
tác văn phòng. Vậy có thể hiểu khái niệm hiện đại hoá nh sau:
Hiện đại hoá công tác văn phòng là việc ứng dụng các tiến bộ
khoa học công nghệ tiên tiến vào hoạt động văn phòng. Đặc biệt là việc
ứng dụng công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ văn phòng từ văn th lu
trữ, quản lý thông tin, xử lý thông tin cho đến môi tr ờng làm việc
nhằm giảm thiểu sức lao động của con ngời mà vẫn bảo đảm hiệu quả
công việc và duy trì đợc năng suất lao động cao.
Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Đức Khánh - 746056
2. Sự cần thiết phải hiện đại hoá công tác văn phòng.
Trong thời kỳ cơ chế cũ trớc đây, văn phòng từng đợc hiểu là nơi
làm việc giấy tờ và lo hậu cần cho hoạt động của lãnh đạo. Bởi vậy công
tác văn phòng cha đợc chú trọng đúng mức.
Trong những năm gần đây, đất nớc ta bớc sang nền kinh tế thị tr-
ờng nhiều thành phần có sự quản lý của Nhà nớc theo định hớng xã hội
chủ nghĩa. Để đảm bảo đứng vững trong môi trờng cạnh tranh, các cơ
quan đơn vị đã khẩn trơng đầu t trang thiết bị hiện đại, đồng thời tiến
hành đổi mới phơng thức quản lý khoa học hơn.
Thực tế đã phản ánh khách quan của công việc đổi mới, góp phần
tạo chỗ đứng cho mỗi đơn vị trong cơ chế thị trờng. Bên cạnh đó những
thành tựu của khoa học, cách mạng thông tin gần đây cũng là áp lực để
cho các văn phòng khẩn trơng đi vào hiện đại hoá. Điều này cho thấy
văn phòng kết hợp với khoa học hiện đại đã ngày càng nâng cao hiệu
suất làm việc của toàn bộ công nhân viên văn phòng và chất lợng công
việc đợc hiệu quả.

- Xử lý thông tin.
- Bố trí, trang bị nơi làm việc.
3.1. Công tác văn th - lu trữ.
Văn th lu trữ là hai khâu đầu và cuối của công văn giấy tờ. Công tác
văn th lu trữ có một vị trí rất quan trọng trong việc đảm bảo thông tin phục vụ
cho các hoạt động nghiệp vụ, cho yêu cầu quản lý và điều hành theo đúng
chức năng và nhiệm vụ đợc giao của cơ quan. Quan niệm đúng đắn về công
tác văn th lu trữ sẽ là điều kiện đảm bảo cho công tác này phát triển, có
những tác động lớn đến năng suất lao động quản lý.
Chúng ta có thể nhận thấy rằng công tác văn th lu trữ còn đóng góp cho
sự phát triển của các ngành nghề và của xã hội, làm tốt công tác văn th sẽ
giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị đợc nhanh chóng,
chính xác, đúng đờng lối chính sách chế độ, đồng thời giúp cho việc quản lý
kiểm tra trong cơ quan, đơn vị đợc chặt chẽ. Nó tạo điều kiện để bảo vệ đợc
Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Đức Khánh - 746056
bí mật, góp phần gìn giữ những tài liệu có giá trị của cơ quan, đơn vị để đa
vào lu trữ.
3.2. Xử lý thông tin.
Trong thực tế cuộc sống hằng ngày, để giải quyết một vấn đề có
thể có nhiều phơng án khác nhau.Yêu cầu đặt ra là phải chọn đợc phơng
án tốt nhất. Về mặt lý thuyết, với mỗi bài toán có thể chọn đợc ít nhất
một phơng án tối u. Tuy nhiên trên thực tế ta vẫn phải chấp nhận phơng
án gần tối u nên việc quyết định còn phụ thuộc vào những hạn chế khác
nh khả năng thu thập dữ liệu, thời gian tính toán ở đây việc thu thập
xử lý thông tin có vai trò rất quan trọng. Tuy nhiên ngày nay khả năng
tính toán và xử lý thông tin vẫn cha đợc nh mong muốn của con ngời
mặc dù thời gian gần đây đã có thêm rất nhiều sự trợ giúp của khoa học
kỹ thuật.
Trớc khi đề cập tới vấn đề xử lý thông tin ta cần nói tới khái niệm
thông tin. Ngày nay có nhiều cách hiểu khác nhau về thông tin nhng ở

nghệ đ ợc sử dụng để thu thập, lu tữ, xử lý, sản xuất, xuất bản, phát
hành và truyền thông tin nhằm giúp con ngời nhận thức, tổ chức khai
thác và sử dụng có hiệu quả nguồn tài nguyên thông tin vào mọi lĩnh
vực hoạt động của con ngời.
Có thể nói vai trò của công nghệ thông tin là rất quan trọng đối
với sự phát triển của nền kinh tế. Sự phát triển của máy tính điện tử và
kỹ thuật tính toán đã đa đến cuộc cách mạng trong sản xuất công
nghiệp. Công nghệ thông tin đợc ứng dụng rộng rãi thúc đẩy nhanh
chóng các hoạt động trong mọi lĩnh vực. Các hoạt động đó ngày càng
tạo thêm nhiều giá trị gia tăng trong các khu vực kinh tế, làm cho thông
tin trở thành nguồn tài nguyên quan trọng hàng đầu.
Thông tin có nhiều chất lợng mức độ khác nhau và đợc xử lý theo
một quá trình. Các số liệu, dữ liệu thu thập ban đầu thông qua các cuộc
điều tra, khảo sát là các thông tin ban đầu. Qua phân tích, lý giải, tổng
Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Đức Khánh - 746056
hợp các thông tin sơ cấp đó sẽ thu đợc thông tin có giá trị lớn hơn, ở mức
độ tổng hợp cao hơn và là các thông tin có chất lợng, góp phần vào việc
ra quyết định trong quá trình quản lý và lãnh đạo.
Hầu hết ở mọi quốc gia, các tổ chức và các đơn vị đều hiểu rằng vị
trtí tơng lai của họ trên thế giới và trên thị thờng quốc tế phụ thuộc
nhiều vào việc liệu họ có tận dụng đợc cách mạng thông tin để phát
triển một cách nhanh chóng mọi năng lực, đổi mới nền sản xuất và kinh
tế của họ đợc không.
ở Việt Nam, Nghị quyết 49/CP ngày 06/08/1993 của Chính phủ đã
xác định chính sách quốc gia về phát triển cách mạng thông tin đến
năm 2000. Đây chính là tiền đề tạo nên sự phát triển mạnh mẽ trong
lĩnh vực công nghệ thông tin thời gian vừa qua.
Đối với hoạt động văn phòng, hầu hết mọi công việc đều có sự hỗ
trợ của cách mạng thông tin máy tính và các phơng tiện kỹ thuật hiện
đại khác. Hiện nay trên thế giới có rất nhiều các loại mạng đợc nối qua

I. Tình hình chung của Trung tâm Thơng mại Intimex.
1. Quá trình hình thành của Trung tâm Thơng mại Intimex.
2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Thơng mại
Intimex.
3. Tổ chức bộ máy của Trung tâm Thơng mại Intimex.
4. Hoạt động của Trung tâm Thơng mại Intimex.
II. Tổ chức và hoạt động của phòng Tổ chức Hành chính.
Phần này đã có trong báo cáo tổng

hợp
Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Đức Khánh - 746056
1. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Tổ chức Hành chính.
2. Tổ chức bộ máy của phòng Tổ chức Hành chính.
3. Thực trạng công tác văn phòng tại Trung tâm Thơng mại Intimex.
3.1. Công tác văn th lu trữ.
Để thực hiện chức năng tổng hợp, phòng Tổ chức Hành chính đã thực
hiện các hoạt động có liên quan đến việc thu thập, xử lý, quản lý, chuyển tải
thông tin cho cơ quan đơn vị, cho lãnh đạo. Tất cả thông tin đầu vào và đầu ra
đều đợc phòng tiếp nhận đầu tiên. Thông tin sau khi đợc xử lý, tuỳ theo tính
chất của nó mà có thể đợc chuyển tải tới các bộ phận trong và ngoài đơn vị.
Bất cứ một tổ chức nào, dù là cơ quan quản lý hành chính Nhà nớc,
một doanh nghiệp hay một tổ chức xã hội cũng đều phải có hoạt động văn th
lu trữ. Nh vậy, văn th lu trữ gắn liền với hoạt động của mỗi cơ quan, đơn
vị và là một công việc không thể thiếu trong bộ máy hoạt động của cơ quan.
Bộ phận văn th - lu trữ chịu trách nhiệm thực hiện các công việc văn
th lu trữ theo đúng điều 2 của điều lệ công tác công văn giấy tờ thuộc
Nghị định 142/CP của Chính phủ đã quy định công việc chính của văn th
lu trữ. Nội dung chính nh sau:
- Hàng ngày cán sự văn th lu trữ tiếp nhận công văn giấy tờ của
các cơ quan hữu quan và các bộ phận trực thuộc gửi tới.