TRƯỜNG TRUNG HỌC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG II
KHOA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
BÁO CÁO THU HOẠCH
Tại: Văn phòng HĐND và UBND huyện Đak Pơ
Họ và tên: Nguyễn Thị Thanh Mi
Lớp: Văn phòng 11A
Ngành: Hành chính văn phòng
Giáo viên hướng dẫn: Trần Lệ Hường
Đak Pơ, năm 2009
LỜI NÓI ĐẦU

Trong quá trình hoạt động của con người, nhu cầu trao đổi thông tin là
một trong những nhu cầu căn bản. Hoạt động trao đổi thông tin thể hiện ở nhiều
phương diện, bằng nhiều phương thức khác nhau, trong đó văn bản được coi là
phương tiện căn bản nhất trong hoạt động quản lý Nhà nước.
Công tác văn thư - lưu trữ giúp cho lãnh đạo các cấp chính quyền, các cơ
quan đơn vị tiếp nhận và quán triệt đường lối, chủ trương chính sách của Đảng
và Nhà nước, các chỉ thị, mệnh lệnh, hướng dẫn thực hiện của cấp trên một cách
đầy đủ kịp thời, giúp thông báo, quán triệt, hướng dẫn cụ thể cho cấp dưới, tổ
chức thực hiện những văn bản chủ đạo của cấp trên, mặt khác ghi nhận những
kết quả hoạt động của cấp dưới một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác.
Nhằm trang bị cho học sinh kỹ năng thực hành, nhà trường đã tổ chức cho
học sinh đi kiến tập, giúp cho học sinh làm quen với công việc sau này của một
cán bộ văn phòng, văn thư - lưu trữ, đồng thời bổ sung hoàn chỉnh những kiến
thức đã học để chuẩn bị công việc sau khi ra trường.
Được sự chấp thuận của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đak Pơ, tôi
đã kiến tập tại đây từ ngày 08 tháng 6 năm 2009 đến ngày 18 tháng 8 năm 2009.
Qua thời gian kiến tập, được tiếp xúc với thực tế tôi càng nhận thức rõ
hơn về vị trí, vai trò, chức năng và tầm quan trọng của công tác văn phòng, văn
thư - lưu trữ.
Với những kiến thức đã tích luỹ được và liên hệ với thực tiễn công tác,

Huyện Đak Pơ được thành lập theo Nghị định số 155/2003/NĐ-CP, ngày
09/12/2003 của Chính phủ. Huyện có 08 xã trên cơ sở 07 xã cũ của huyện An
Khê cũ và thành lập thêm một xã (xã Đak Pơ tách ra từ xã An Thành). Bộ máy
chính quyền chính thức hoạt động từ ngày 15/01/2004.
Huyện nằm trên Quốc lộ 19 – nối duyên hải miền Trung với các tỉnh Tây
Nguyên và Đông Bắc Campuchia – cách Cảng biển Quy Nhơn 90km, thành phố
Pleiku 76km, Thị xã An Khê 12km.
Cơ cấu tổ chức của các cơ quan quản lý nhà nước huyện Đak Pơ gồm có
các phòng ban sau:
- Phòng Nội vụ;
- Phòng Tư pháp;
- Phòng Tài chính – Kế hoạch;
- Phòng Tài nguyên và Môi trường;
- Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội;
- Phòng Văn hóa và Thông tin;
- Phòng Giáo dục và Đào tạo;
- Phòng Y tế;
- Thanh tra huyện;
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân;
- Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
- Phòng Công thương.
Văn phòng HĐND và UBND huyện Đak Pơ là cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện Đak Pơ, chịu trách nhiệm tham mưu, giúp việc cho HĐND và
UBND huyện.
Tên gọi đầy đủ của cơ quan: Văn phòng HĐND và UBND huyện Đak Pơ
Địa chỉ: xã Đak Pơ, huyện Đak Pơ, tỉnh Gia Lai.
Số điện thoại: 059.3838235
E-mail:
2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND và
UBND huyện Đak Pơ:

f) Cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của HĐND huyện; tham
mưu, giúp HĐND huyện: điều hành công việc chung của HĐND huyện; thực
hiện Quy chế hoạt động của HĐND huyện; giữ mối liên hệ giữa Thường trực
HĐND với các tổ đại biểu HĐND và đại biểu HĐND huyện, dự thảo các văn
bản của Thường trực HĐND, dự thảo Nghị quyết và hoàn thiện Nghị quyết của
HĐND; tổ chức giám sát và thực hiện kiến nghị trong hoạt động giám sát; tổ
chức tiếp xúc cử tri, tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri; tổ chức lấy ý kiến
đóng góp vào các dự án luật, pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của
các cơ quan chức năng Trung ương, tỉnh; thực hiện việc niêm yết các văn bản
quy phạm pháp luật của HĐND huyện theo quy định của pháp luật.
2. Trong việc phục vụ cho hoạt động của UBND huyện:
a) Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện. Đôn đốc, kiểm tra các
cơ quan, ban ngành, UBND xã việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác
của UBND và Chủ tịch UBND huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc,
kiểm tra công tác phối hợp giữa các cơ quan, ban ngành, UBND xã theo quy
định của pháp luật;
b) Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp
luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy
định của pháp luật;
c) Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các
chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng;
d) Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo sự phân công của
Chủ tịch UBND huyện; theo dõi, đôn đốc các cơ quan, ban ngành, UBND xã
soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;
e) Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các
cơ quan, ban ngành, UBND xã trước khi trình UBND và Chủ tịch UBND huyện
xem xét, quyết định;
f) Giúp UBND và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp công

tốt các chủ trương, chính sách của Đảng và các quy định của pháp luật;
d) Hướng dẫn UBND các xã triển khai thực hiện công tác dân tộc trên địa
bàn;
e) Tham mưu cho UBND huyện thực hiện công tác thông tin, báo cáo,
thống kê, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện công tác dân tộc với các cơ
quan chức năng của tỉnh.
4. Hướng dẫn cán bộ, công chức làm công tác văn phòng ở các cơ quan
chuyên môn thuộc huyện và UBND các xã về nghiệp vụ văn phòng, văn thư, lưu
trữ, tin học hóa quản lý hành chính nhà nước theo quy định của pháp luật;
5. Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham
nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng theo quy định của pháp
luật và phân công của Chủ tịch UBND huyện. Phối hợp với Thanh tra huyện tổ
chức công tác tiếp dân của UBND huyện;
6. Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức của Văn phòng;
7. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài
sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật
và phân cấp quản lý của UBND huyện;
8. Quản lý tài chính, tài sản của cơ quan theo quy định của pháp luật và
phân cấp của UBND huyện;
9. Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND, Chủ tịch UBND huyện giao
hoặc theo quy định của pháp luật.
3. Tổ chức, biên chế:
Ngoài Thường trực HĐND, Thường trực UBND huyện, cơ cấu tổ chức
của Văn phòng gồm Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, chuyên viên
nghiên cứu và công chức, người lao động thuộc các bộ phận nghiệp vụ: kế toán,
tài vụ, văn thư - lưu trữ, lái xe, bảo vệ, công vụ, Hội trường, Nhà khách…
Các Phó Chánh Văn phòng, chuyên viên nghiên cứu và cán bộ, công
chức, người lao động của Văn phòng phải tuân thủ sự phân công của Chánh Văn
phòng và chấp hành các quy định của pháp luật về cán bộ, công chức Nhà nước

CHỈ THỊ
Về việc triển khai một số nội dung, nhiệm vụ Quốc phòng 2008
b. Các văn bản hành chính thông thường:
- Quyết định
- Chỉ thị
- Báo cáo: được ban hành để xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên hoặc ban
hành Báo cáo dùng để sơ kết hoặc tổng kết công tác của UBND. Báo cáo dùng
để trình bày một vấn đề, một sự việc, một đề tài.
Ví dụ:
BÁO CÁO
Sơ kết sản xuất vụ mùa 2008 và triển khai kế hoạch sản xuất vụ đông
xuân năm 2008 – 2009
- Kế hoạch: là văn bản quy định phương hướng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn
công tác của cơ quan, đơn vị trong một thời gian nhất định.
Ví dụ:
KẾ HOẠCH
Triển khai tháng hành động vì trẻ em năm 2008
- Tờ trình: được ban hành để gửi cho cấp trên đề nghị với cấp trên phê
chuẩn chủ trương, một chế độ chính sách, chế độ công tác, một số tiêu chuẩn
định mức hoặc trình cấp trên sửa đổi bổ sung chế độ chính sách.
Ví dụ:
TỜ TRÌNH
Về việc đề nghị thanh toán kinh phí cho cán bộ công chức
đi học cao học
- Biên bản: là loại văn bản dùng để ghi lại đầy đủ hoặc một phần diễn biến
và kết quả của một hội nghị, một cuộc họp có xác nhận của chủ tọa và thư ký.
Ví dụ:
BIÊN BẢN
Cuộc họp bàn giao tài sản giữa các phòng ban trong huyện
- Công văn: ban hành để đôn đốc nhắc nhở về một vấn đề, một sự việc.

quy nên việc soạn thảo và ban hành văn bản về đều đúng với quy định về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định của nhà nước và các văn bản
hướng dẫn hiện hành, ví dụ:
Khi nhân viên được giao soạn thảo 1 văn bản về nâng lương cho 1 cán
bộ viên chức, công việc đầu tiên là đã xác định được mục đích ban hành văn bản
là nâng lương, sau đó người được giao soạn thảo văn bản xác định tên loại văn
bản cần soạn là quyết định và tiến hành thu thập những thông tin cần thiết để
chuẩn bị cho công tác thảo văn bản trên mẫu quyết định đã có sẵn, sau đó được
trình bày trên máy đảm bảo đúng các thể thức quy định; soạn thảo xong, cán bộ
soạn thảo kiểm tra lại hình thức, thể thức và nội dung văn bản trước khi trình
lãnh đạo đơn vị ký, sau đó văn bản được chính thức phát hành.
Tóm lại, quá trình soạn thảo được tiến hành qua các bước sau:
- Xác định đúng mục đích ban hành văn bản.
- Xác định tên loại văn bản.
- Thu thập, xử lý thông tin.
- Soạn thảo văn bản trên mẫu quy định.
- Duyệt, trình ký, ban hành.
2. Thể thức văn bản do UBND huyện ban hành.
Các thành phần thể thức văn bản do cơ quan ban hành được trình bày
như sau:
2.1. Quốc hiệu
+ Vị trí và cách trình bày:
Quốc hiệu được trình bày ở góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản,
được trình bày thành hai dòng. Dòng trên trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13,
kiểu chữ đứng đậm, dòng dưới được trình bày bằng chữ thường lớn hơn dòng
trên, kiểu chữ đứng đậm. Giữa các từ có dấu gạch nối, các ký tự đầu của mỗi từ
được trình bày bằng chữ in hoa. Hai dòng được trình bày cân đối với nhau, dưới
Quốc hiệu có đường kẻ ngang bằng dòng chữ đó.
Ví dụ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

quy định của Nhà nước.
2.4. Thời gian và địa điểm ban hành văn bản:
+ Vị trí và cách trình bày:
Địa điểm và chữ “ngày, tháng, năm” được trình bày bằng chữ thường cỡ
chữ 13, 14, kiểu chữ nghiêng, các con số thể hiện ngày tháng năm được trình
bày bằng chữ số Ả rập.
Ví dụ: Đak Pơ, ngày 06 tháng 5 năm 2009
2.5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:
Vị trí và cách trình bày:
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được trình bày ở dưới thời gian
địa điểm và số kí hiệu văn bản. Tên loại văn bản được trình bày ở dòng trên, nội
dung văn bản được trình bày ở dòng dưới, tên loại văn bản được trình bày bằng
chữ in hoa, trích yếu nội dung văn bản được trình bày bằng chữ thường đứng,
đậm.
Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc nâng lương cho cán bộ, công chức
Đối với công văn hành chính: phần trích yếu nội dung được trình bày
sát lề trái, dưới phần số và kí hiệu văn bản bằng chữ thường, cỡ chữ 12 hoặc 13,
kiểu chữ đứng thường.
Ví dụ:
V/v kiểm tra việc nuôi dạy trẻ
tại các cơ sở giáo dục mầm non
Thành phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản ở cơ quan được trình bày
đúng theo quy định của Nhà nước theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-
VPCP ngày 05/6/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ.
2.6. Nội dung văn bản:
Là toàn bộ những thông tin mà văn bản đề cập đến. Nội dung văn bản là
phần trả lời cho mục đích ban hành văn bản để làm gì.
Vị trí và cách trình bày:

đậm). Họ và tên người ký được trình bày cỡ chữ 14 đứng, đậm.
+ Ví dụ:
CHỦ TỊCH
(Chữ ký)
Bùi Bá Sơn
2.9. Trình bày trang: canh lề văn bản đúng với TT55/2005/TTLT-
BNV-VPCP.
Lề trên: 2,0 – 2,5 cm
Lề dưới: 2,0 – 2,5 cm
Lề trái: 3,0 – 3,5 cm
Lề phải: 1,5 – 2,0 cm
Tóm lại: Các thành phần thể thức văn bản do Văn phòng HĐND và
UBND huyện Đak Pơ tham mưu cho UBND huyện Đak Pơ ban hành đa số đúng
so với quy định của Nhà nước, tuy có một vài sai sót nhỏ không đáng kể.
3. Công tác tổ chức và giải quyết văn bản
3.1 Số lượng và loại hình văn bản đến của UBND huyện Đak Pơ trong
năm 2008 là:
- Văn bản cấp trên gửi xuống cho cơ quan gồm: Chính Phủ, các Bộ,
UBND tỉnh, các Sở
- Văn bản các cơ quan khác gửi đến.
- Văn bản cấp dưới gửi lên.
Số lượng văn bản gửi đến cơ quan trong năm 2008 là 3.170 văn bản trong
đó:
Nghị
Quyết
Quyết
Định
Chỉ
Thị
Công

Kế
Hoạch
Giấy
Mời
Phiếu
chuyển
VB
Khác
415 18 414 88 109 114 27 93 13 83
Tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đak Pơ sử dụng phương pháp
quản lý văn bản bằng sổ và bằng máy vi tính, đảm bảo tính khoa học, an toàn và
dễ sử dụng. Việc đăng ký bằng sổ và bằng máy vi tính rất dễ dàng thực hiện chỉ
cần chỉ dẫn một lần là người thực hiện có thể thao tác được.
4. Quản lý và sử dụng con dấu.
Con dấu của cơ quan được giao cho cán bộ văn thư quản lý, việc sử dụng
dấu đảm bảo đúng quy định. Cụ thể:
- Dấu được đóng trùm lên 1/3 đến ¼ chữ ký phía bên trái và được đóng
ngay ngắn với chữ ký, đối với văn bản không có chữ ký hoặc chữ ký không có
quyền đóng dấu thì đóng dấu lên phần tác giả văn bản hoặc phần tên loại văn
bản.
Thành phần dấu của cơ quan trình bày đúng với quy định của Nhà nước.
- Dấu của UBND huyện;
- Dấu của HĐND huyện;
- Dấu của Văn phòng HĐND vàUBND huyện Đak Pơ đang sử dụng (có
mẫu kèm theo);
- Dấu chỉ mức độ khẩn mật;
- Dấu tên, dấu công văn đến.
Về phần này cơ quan chỉ sử dụng đối với những văn bản cần thiết, và
được đóng theo quy định của Nhà nuớc.
Tóm lại: Việc quản lý và sử dụng con dấu tại cơ quan được thực hiện

PHỤ LỤC
BẢN SAO MỘT SỐ VĂN BẢN CỦA UBND HUYỆN ĐAK PƠ
DO VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐAK PƠ SOẠN THẢO