Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………………………………79

Lu ThÞ chung
K3

Líp C§QTVP3 –

1


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

LỜI MỞ ĐẦU
Trong giai đoạn hiện nay đổi mới nâng cao chất lượng quản lý đối với các cơ
quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội...là vô cùng quan trọng bởi
vậy mà hoạt động công tác Văn thư-lưu trữ là rất cần thiết nó đảm bảo thông tin
bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan.
Công tác văn thư-lưu trữ là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và
một nội dung trong văn phòng nói riêng. Vì thế, mà nó được xem như một bộ phận
hoạt động quản lý Nhà nước và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà
nước. Công tác Văn thư –lưu trữ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác,
những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan đơn vị.
Hiện nay, xã hội của chúng ta đang sống trong thời kỳ bùng nổ thông tin, nền kinh


CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
1.1. Lý luận chung về công tác văn thư.
1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan nhà
nước các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội,các đơn vị vũ trang nhân dân.
giúp hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.
1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư.
1.2.1 Vị trí của công tác văn thư.
Công tác văn thư được xác định là một bộ phận của bộ máy quản lý nói
chung và hoạt động của từng cơ quan nói riêng. Trong Văn phòng công tác văn thư
không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội
dung hoạt động của văn phòng. Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động
của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước của mỗi
cơ quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý.
1.2.2. Ý nghĩa của công tác văn thư.
Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng được thể hiện ở một số điểm chủ yếu
sau:
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông
tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan, đơn vị nói
riêng.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ
gìn bí mật của Đảng và Nhà nước: hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ
vô dụng và việc lợi dụng văn bản để làm những việc trái pháp luật.
SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

1.4 Nội dung, nhiệm vụ của công tác văn thư.
* Công tác văn thư bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
- Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản.
- Thảo đề cương văn bản.
- Duyệt văn bản và trình duyệt văn bản.
- Đánh máy, in sao văn bản.
- Ký, đóng dấu và ban hành văn bản.
SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

4


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

- Quản lý và giải quyết văn bản.
- Đăng ký và giải quyết văn bản đến.
- Đăng ký và giải quyết văn bản đi.
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan.
* Nhiệm vụ của công tác văn thư.
- Nhận và bóc bì văn bản đến.
- Đóng dấu văn bản đến, ghi sổ, vào sổ đăng ký.
- Phân loại và trình lãnh đạo xử lý theo yêu cầu nội dung văn bản.
- Chuyển giao và theo dõi việc giải quết văn bản đến của các phòng ban chức

- Thông qua văn bản.
Thủ tục thông quan văn bản là một trong những yếu tố quan trọng trong quy
trình soạn thảo văn bản. Đối với những văn bản không quan trọng thì thủ trưởng có
thể ủy quyền cho cấp dưới ký. Việc quy định quy trình thông qua văn bản một cách
khoa học không chỉ thúc đẩy việc nâng cao tính trách nhiệm của người thực hiện
mà còn giảm bớt thời gian hoàn thành văn bản, đảm bảo tính kịp thời, xác định
trách nhiệm cụ thể của các cá nhân vào từng giai đoạn của văn bản.
- Tổ chức văn bản đi.
Để văn bản đi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nội dung cũng như hình thức
văn bản thì cần phải đáp ứng đủ yêu cầu sau.
- Kiểm tra thể thức văn bản đi bao gồm:
+ kiểm tra số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng, nơi nhận, chữ ký, đóng dấu văn
bản đi.
+ Đăng ký văn bản đi: việc đăng ký nhằm quản lý toàn bộ văn bản đi của cơ
quan gửi đến cơ quan khác
+ Chuyển văn bản đi: Sau khi đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi thỡ tiến
hành chuyển văn bản đi. Văn bản có thể được tiến hành chuyển qua bưu điện hoặc
chuyển trực tiếp, nhưng phải vào sổ chuyển văn bản và người ký nhận vào sổ( nếu
chuyển trực tiếp ), nhân viên bưu điện đóng dấu bưu điện ( nếu chuyển qua bưu
điện )
- Sắp xếp và quản lý văn bản lưu:
Trong quá trình hoạt động, các cơ quan ban hành văn bản phải được lưu lại ít
nhất 02 bản chính (01 bản lưu ở văn thư cơ quan, 01 bản lưu trực tiếp ở cơ quan
soạn ra văn bản ). Nhân viên văn thư có trách nhiệm sắp xếp các văn bản lưu văn
bản tại bộ phận văn thư một cách khoa học, để tra tìm khi cần thiết. Việc sắp xếp
văn bản lưu phải theo thứ tự thời gian hoặc theo từng loại.

SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

chung là văn bản nội bộ. Văn bản nội bộ cơ quan bao gồm: Quyết định, chỉ thị,
thông báo, công văn giấy tờ công tác……
Để quản lý tốt các văn bản nội bộ, văn thư cơ quan phải làm sổ đăng ký riêng
từng loại, nhưng nhìn chung gồm các nội dung sau: Số, ký hiệu, ngày ký người ký,
nội dung tóm tắt, người nhận, nơi nhận.

SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

7


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

1.5.3.2. Tổ chức quản lý văn bản mật.
Văn bản mật là văn bản chứa đựng cỏc nội dung bí mật của Đảng, Nhà nước
việc quản lý văn bản mật phải tuân thủ các quy định của Nhà nước.
- Pháp lệnh bảo vệ bí mật của Nhà nước, Ủy ban thường vụ Quốc hội thông
qua ngày 27 tháng 12 năm 2000.
- Nghị định số 33/20002/NĐ-CP ngày 28 tháng 12 năm 2002 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước.
1.5.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức và
khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và các
chức danh Nhà nước.

- Dấu phải đóng rõ ràng ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy
định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên
trái.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi lên văn bản, tài liệu chuyên ngành
được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
- Việc đóng dấu phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết
định và dấu được đóng lên đầu trang, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc
tên của phụ lục.
- Dấu mờ thì phải đóng lại không đóng trùm lên dấu cũ.
1.5.4.2. Quản lý và sử dụng con dấu.
- Con dấu trong cơ quan tổ chức phải do thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn
phòng giao cho người có trách nhiệm có trình độ chuyên môn về công tác văn thư
giữ và dấu đóng tại cơ quan, tổ chức. Người giữ dấu phải chịu trách nhiệm trước
pháp luật về việc giữ và đóng dấu vì vậy mà không được cho người khác mượn cần
thực hiện các quy định sau:
+ Không giao dấu cho người khác khi chưa được sự cho phép bằng văn bản
của người có thẩm quyền.
+ Không đem dấu về nhà hoặc đi công tác.
+ Mỗi cơ quan đơn vị sử dụng thống nhất một con dấu.
+ Dấu phải được bảo quản cẩn thận, khi mất phải báo ngay cho cơ quan quản
lý dấu theo quy định.
+ Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ của cơ quan tổ chức.
+ Chỉ được đóng dấu những văn bản, giấy tờ sau khi đó có chữ ký của người
có thẩm quyền.
SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

9

Hồ sơ trình duyệt, ký: Thường bao gồm hai phần.
Phần một gồm những văn bản nguyên tắc, làm cơ sở cho việc dự thảo văn
bản trình duyệt, văn bản yêu cầu đề nghị giải quyết, văn bản ghi kết quả điều tra,
nghiên cứu sự việc đó
Phần hai gồm văn bản dự thảo trình thủ trưởng duyệt ký và phê chuẩn.
SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

10


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

* Tác dụng của công tác lập hồ sơ.
- Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp
thời, hiệu quả.
- Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước cơ quan đơn
vị.
- Giúp cơ quan quản lý được toàn bộ công việc, quản lý chặt chẽ các tài liệu.
- Lưu giữ và sắp xếp văn bản một cách khoa học, đầy đủ và có hệ thống,
tránh tình trạng sảy ra mất mát hoặc thất lạc tài liệu.
1.5.5.2. Nguyên tắc lập hồ sơ.
Lập hồ sơ là khâu cuối cùng, quan trọng của công tác văn thư và là khâu bản
lề của công tác lưu trữ. Vì vậy khâu này phải được thực hiện một cách nghiêm túc
có hệ thống và phải tuân theo các nguyên tắc sau.

Có hai loại danh mục hồ sơ là: Hồ sơ tổng hợp và hồ sơ theo đơn vị, tổ chức.
Công tác lập danh mục hồ sơ được tiến hành theo các bước:
Xác định loại danh mục hồ sơ.
Xây dựng đề cương phân loại.
Dự kiến tiêu đề hồ sơ.
Quy định ký hiệu hồ sơ.
Người lập hồ sơ.
Thời hạn bảo quản hồ sơ.
- Mở hồ sơ
Đầu năm cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ cần
lập vào các bìa hồ sơ gọi là mở hồ sơ.
+ Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ.
+ Phân chia đơn vị bảo quản và sắp xếp văn bản, và tài liệu trong hồ sơ hay
đơn vị bảo quản.
+ Viết hồ sơ.
+ Ghi mục lục văn bản.
+ Viết chứng từ kết thúc.
+ Viết bìa hồ sơ.
1.5.5.4. Nộp hồ sơ lưu trữ.
Hồ sơ tài liệu hìn thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là tài sản quý
của từng cơ quan nói riêng và của Nhà nước nói chung cần được quản lý chặt chẽ
theo nguyên tắc tập trung thống nhất.
Tất cả các hồ sơ tài liệu có giá trị hình thành trong quá trình giảI quyết công
việc đều phải nộp. Còn tài liệu tham khảo, hồ sơ nguyên tắc và những hồ sơ liên
quan đến công việc của năm tới thì không phải nộp cho lưu trữ cơ quan.
SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

12

triển của từng ngành….Nguồn tài liệu này đã cung cấp những thông tin quá khứ
rất có giá trị phục vụ cho việc xây dựng quy hoạch,kế hoạch phát triển kinh tế phát
triển hoàn chỉnh, xác thực và đảm bảo cơ sở khoa học.
Bên cạnh đó tài liệu lưu trữ còn phản ánh thành quả lao động sáng tạo về vật
chất và tinh thần, nhận thức về xã hội và tự nhiên của một dân tộc qua các thời kỳ
SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

13


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

lịch sử. Nó là di sản văn hoá đặc biệt của dân tộc, có vai trò và ý nghĩa quan trọng
trong công cuộc bảo vệ và phát triển văn hoá Việt Nam.
Tài liệu lưu trữ cũng phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo của xã
hội nên nó mang tính khoa học cao. Nó không chỉ là bằng chứng của sự phát triển
khoa học mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học và ứng dụng kết quả nghiên cứu
trước đây vào công cuộc nghiên cứu hiện tại.
Tài liệu lưu trữ còn có ý nghĩa thực tiễn rất lớn. Nó phục vụ đắc lực cho việc
thực hiện chủ chương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hoá xã hội…
ngắn hạn và dài hạn phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu và giải quyết các
công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng của tổ chức nói chung.
Trong các kho lưu trữ của Tỉnh, Thành phố, trong văn phòng lưu trữ của các
cơ quan đang bảo quản nhiều tài liệu có giá trị, có ý nghĩa lịch sử, khoa học và thực

- Xây dựng hệ thống tổ chức thích hợp từ trung ương đến địa phương, có sự
chỉ đạo chặt chẽ về nghiệp vụ lưu trữ.
1.6.3. Tính chất của công tác lưu trữ.
- Tính cơ mật: Đòi hỏi công tác lưu trữ phải được tiến hành theo những
nguyên tắc, chế độ thủ tục chặt chẽ, đòi hỏi nhân viên lưu trữ phải có ý thức chấp
hành nghiêm chỉnh các quy định về bảo vệ tài sản lưu trữ.
- Tính khoa học: Tài liệu lưu trữ chứa đựng một khối lượng thông tin lớn, có
giá trị đối với đời sống chính trị xã hội của đất nước. Để đảm bảo an toàn và tổ
chức sử dụng có hiệu quả lượng thông tin ấy, cần có các khâu nghiệp vụ như: phân
loại,xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu..đều phải được tiến hành theo
những phương pháp khoa học, có tính hệ thống và nhiều biện pháp cụ thể.
- Tính chất nghiệp vụ: công tác lưu trữ gắn liền với hoạt động kinh tế, xã hội
của từng ngành cụ thể. Nó phục vụ trực tiếp cho quá trình hoạt động của ngành đó
1.6.4 Nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ.
1.6.4.1. Phân loại tài liệu lưu trữ.
Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm dựa vào
những đặc trưng chung nhằm tổ chức khoa học và sử dụng một cách có hiệu quả tài
liệu.
Phân loại tài liệu nói chung là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài
liệu thuộc phông lưu trữ quốc gia, tài liệu trong các kho lưu trữ và các phông lưu
trữ phản ánh đúng các hoạt động của cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, cá nhân để đáp
ứng được yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng và bảo quản tài liệu được thuận tiện và
an toàn.

SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

15


tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu.
Các phông lưu trữ trong các kho lưu trữ bao gồm:

SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

16


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

+ Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt
động của rmột cơ quan có ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, lịch sử…đã được lựa
chọn và đưa vào kho lưu trữ.
+ Phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ là toàn bộ tài liệu hình thành
trong quá trình sinh sống và hoạt động của một cá nhân, gia đình, hoặc một dòng
họ được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Những tài liệu đó được
lựa chọn trong toàn bộ số tài liệu có ý nghĩa quan trọng trên các lĩnh vực chính trị,
kinh tế, văn hoá, khoa học…
+ Sưu tập tài liệu lưu trữ là một nhóm tài liệu riêng biệt có ý nghĩa chính trị,
khoa học, lịch sử…hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơ quan hoặc cá
nhân, được kết hợp với nhau theo những đặc trưng nhất định.
* Giai đoạn 3: phân loại tài liệu theo các phông lưu trữ.
- Căn cứ vào những đặc trưng chủ yếu của tài liệu trong từng phông để phân
chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự và bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất

+ Bước 3: Sắp xếp các nhóm và các đơn vị bảo quản trong nhóm.
Phương án phân loại phải đảm bảo tính khoa học cao. Việc sắp xếp các nhóm
tài liệu cần dựa trên các nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, từ
trên xuống dưới theo tầm quan trọng và thời gian.
- Phân loại tài liệu theo phông lưu trữ cá nhân
Khi phân loại cũng cần lựa chọn, xây dựng phương án phân loại, sắp xếp các
nhóm. Nhưng do tính đa dạng của phông tài liệu này nên dựa vào nhiều đặc trưng
khác nhau như: Thời kỳ lịch sử, tác giả tài liệu…
- Phân loại các sưu tập tài liệu lưu trữ
Việc phân loại thường dựa vào đặc trưng vấn đề kết hợp và thời gian, nó là
căn cứ để hệ thống hoá tài liệu trong sưu tập, là cơ sở để bổ sung, thu thập những
tài liệu có liên quan để hoàn chỉnh.
1.6.4.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
1.6.4.3. Khái niệm.
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là việc để quy định thời hạn cần bảo quản cho
từng loại tài liệu, hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và lựa chọn để
đưa vào bảo quản trong các phông, các kho lưu trữ những tài liệu có giá trị về mặt
chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học…
Thông qua việc đánh giá sẽ loại ra để huỷ bỏ những tài liệu đã hết ý nghĩa
trên mọi phương diện nhằm nâng cao chất lượng các phông lưu trữ.
Xác định giá trị tài liệu đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn những tài liệu có giá
trị, giảm bớt được chi phí bảo quản tài liệu, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài
liệu lưu trữ.
SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

18



- Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành.
- Tiêu chuẩn mức độ hình thành và khối lượng của phông trữ.
- Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu.
SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

19


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

- Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu.
- Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm hình thức của tài liệu
1.6.5. Bổ xung tài liệu lưu trữ.
1.6.5.1. khái niệm.
Bổ xung tài liệu là công tác sưu tầm, thu thập thêm làm phong phú và hoàn
chỉnh tài liệu vào các kho lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ Nhà nước ở địa
phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất.
1.6.5.2. Các nguồn bổ xung tài liệu.
Đối với phông lưu trữ quốc gia, các nguồn bổ xung tài liệu rất đa dạng,
phong phú nhưng quan trọng hơn là những nguồn tài liệu sau.
- Nguồn tài liệu hình thành trong qúa trình hoạt động của các cơ quan Nhà
nước, tổ chức chính trị xã hội, đơn vị vũ trang, tổ chức hoạt động kinh tế.
- Nguồn tài liệu do các cơ quan thuộc chính quyền cũ để lại chưa thu thập
hết. Nguồn tài liệu này gồm hai nhóm là: Tài liệu do các cơ quan thuộc nhà nước


SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

21


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

1.6.6.Thống kê lưu trữ.
1.6.6.1. Khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ.
- Thống kê tài liệu lưu trữ là sử dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn
nghiệp vụ để nắm bắt được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội
dungtình hình tài liệu, cán bộ và hệ thống bảo quản trong công tác lưu trữ.
- Thống kê tài liệu lưu trữ giữ một vị trí rất quan trọng trong quản lý tài liệu
lưu trữ của cơ quan đơn vị.
- Những số liệu thống kê là cơ sở thực tế để các phông, các kho lưu trữ xây
dựng kế hoạch bổ xung thu nhập, chỉnh lý, xác định gía trị và tổ chức sử dụng tài
liệu lưu trữ.
1.6.6.2. Các nguyên tắc thống kê tài liệu lưu trữ.
Công tác lưu trữ ở nước ta được thực hiện theo nguyên tắc tập trung- thống
nhất được thể hiện trên hai mặt:
Tập trung toàn bộ tài liệu phông lưu trữ quốc gia vào bảo quản trong mạng
lưới các phòng, kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương dưới sự quản lý thống
nhất của cục lưu trữ Nhà nước.

1.7.1. Khái niệm, ý nghĩa
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ
của công tác lưu trữ như phân loại, bổ xung, xác định giá trị tài liệu…để tổ chức
khoa học các phông lưu trữ, nhằm đảm bảo an toàn và sử dụng có hiệu quả nhất.
* Ý nghĩa

Làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho toàn bộ
công tác lưu trữ và xây dựng các công cụ tra cứu nhằm khai thác triệt để, toàn diện
tài liệu ở các phông, các kho lưu trữ.
1.7.2. Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu.
Bao gồm các nghiệp vụ sau:
- Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử của cơ quan, đơn vị hình thành
phông và lịch sử phông.
- Tiến hành lập hồ sơ đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ
- Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu theo
phương án đã chọn.
1.7.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ .
1.7.3.1. Khái niệm, ý nghĩa bảo quản tài liệu lưu trữ.
* Khái niệm
Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm
đảm bảo giữ gìn trạng thái nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ
SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

23


Khoá luận tốt nghiệp


Đảng và Nhà nước phục vụ đấu tranh chính trị và ngoại giao, bảo vệ chủ quyền đất
SVTH : Lưu Thị Chung

Lớp CĐQTVP3 – K3

24


Khoá luận tốt nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu

¬

nước phát triển quan hệ hợp tác về kinh tế – văn hoá với các nước. Phục vụ đấu
tranh chống luận điệu xuyên tạc chính sách đối nội, đối ngoại của nhà nước do bọn
phản động và đế quốc tiến hành.
- Mục đích kinh tế: Tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc nghiên cứu cải cách cơ
chế quản lý kinh tế, vấn đề dự báo và kế hoạch phát triển kinh tế của đất nước.
- Mục đích khoa học: Tài liệu lưu trữ được sử dụng nghiên cứu giải quyết
các vấn đề khoa học, phục vụ thiết thực cho các mục tiêu kinh tế của Đảng và Nhà
nước ta đề ra trong từng giai đoạn.
- Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
+ Thông báo tài liệu lưu trữ: việc thông báo này giúp cho các cơ quan, đơn vị
được thông báo tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu quả.
+ Tổ chức phòng đọc tài liệu lưu trữ như: xây dựng và tổ chức tốt hệ thống
các công cụ tra cứu khoa học, hướng dẫn cán bộ nghiên cứu về cách sử dụng công
cụ tra tìm tài liệu...
+ Triển lãm tài liệu lưu trữ như: triển lãm về những vấn đề cấp thiết của đời
sống chính trị- xã hội của đất nước, các chuyên đề nhân các ngày lễ lớn...