Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
Mục lục:
ĐỀ MỤC TRANG
Lời cảm ơn 02
Lời nói đầu 03
PHẦNI: KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG,
VĂN TH Ư L ƯU TR Ữ C ỦA NH À M ÁY 05
I. Giới thiệu sơ lược về Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven "A" 05
II. Khảo sát và báo cáo 07
1. Tìm hiểu về công tác văn phòng 07
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu nhân sự của từng bộ phận của cơ quan 07
1.2. Các quy chế, quy định hoạt động của Nhà máy 09
2. Công tác tổ chức lao động khoa học trong văn phòng cơ quan 10
2.1. Sự phân công công việc giữa lãnh đạo với trưởng phòng và từng nhân viên 10
2.2. Trang thiết bị văn phòng 14
3. Nhận xét 15
III. Công tác soạn thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ của Nhà máy 16
1. Công tác tổ chức văn thư của Nhà máy 16
2. Công tác tổ chức quản lý và ban hành văn bản của Nhà máy 16
3. Nhận xét 20
PHẦN II: NỘI DUNG NHỮNG CÔNG VIỆC THỰC HIỆN TẠI NHÀ MÁY,
QUY TR ÌNH TH ỰC HI ỆN, K ẾT QU Ả TH ỰC HI ỆN C ÔNG VI ỆC 21
PHẦN III: CÁC PHỤ LỤC 22
Phụ lục 1: Lịch công tác tuần của Nhà máy 25
Phụ lục 2: Tự soạn thảo 26
Phụ lục 3: Mẫu sổ đăng ký công văn đến, sổ đăng ký công văn đi 30
Phụ lục 4: Mẫu hồ sơ nguyên tắc 35
Phụ lục 5: Mẫu hồ sơ công việc 39
Phụ lục đính kèm 43
Kết luận: 44
Tài liệu tham khảo 45

quan tới ngành nghề đào tạo của minh.
Ở đây chúng em có thể áp dụng những kiến thức đã học vào công việc thực tế và học
hỏi thêm được nhiều điều mới. Từ đó, chúng em có thể so sánh được sự giống và khác
nhau giữa thực tế và lý thuyết . Đồng thời, chúng em còn được học cách sử dụng các
trang thiết bị văn phòng như: Máy photocopy, máy Fax, máy in…, quan sát được hoạt
động sản xuất của cơ quan và rất nhiều điều bổ ích khác.
Tuy nhiên, do chưa có kinh nghiệm thực tế nên khi được giao công việc hoặc sử
dụng các trang thiết bị trong văn phòng em gặp phải nhiều khó khăn và nhiều thiếu sót và
khả năng quan sát vẫn còn hạn chế. Nhưng với sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của các
cô-chú,các anh-chị trong nhà máy và các thầy cô nên em đã hoàn thành được bài báo cáo
của mình.
Tp.Hồ Chí Minh, ngày 22 tháng 03/2009.
Sinh viên thực tập
HOÀNG THỊ HỢI
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 3 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
NỘI DUNG BÁO CÁO
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 4 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
PHẦN I: KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC
VĂN PHÒNG, VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN.
 Tên Nhà máy: Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A”.
 Đia chỉ: D11/II – D18/II - đường số 5, khu công nghiệp Vĩnh Lộc- quận Bình
Tân- Tp. Hồ Chí Minh
 Số điện thoại: 085.4283016
 Số fax: 085.4281699
 Email:
 Wedsite: www.CNS.com.vn.
I.GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ NHÀ MÁY THUỐC LÁ BẾN THÀNH CRAVEN “A”.
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 5 -

theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và nhà máy đã đi vào hoạt động theo một quy trình thống
nhất. Nhờ đó mà năng xuất cũng như chất lượng sản phẩm của Nhà máy ngày càng cao
hơn giúp cho Nhà máy ngày càng đứng vững hơn trên thị trường.
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 6 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
Trong tương lai, trên con đường phát triển Nhà máy sẽ còn gặp nhiều khó khăn
nhưng Nhà máy sẽ cố gắng nỗ lực hơn nữa để đưa uy tín của Nhà máy cũng như số lượng
và chất lượng sản phẩm lên một tầm cao hơn.
II.KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO.
1.Tìm hiểu về công tác văn phòng:
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự của từng bộ phận nhà máy:
Do Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A” là nhà máy trực thuộc Tổng Công ty
Công nghiệp Sài Gòn và là Nhà máy chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty, nhà máy
không có hạch toán riêng nên nhà máy không có chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức
nhân sự của từng bộ phận cụ thể. Vì vậy, trong bài báo cáo của mình em chỉ có thể nêu
chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức nhân sự của toàn nhà máy.
Sau đây là chức năng, nhiệm vụ ,cơ cấu tổ chức nhân sự của Nhà máy Thuốc lá Bến
Thành Craven “A”:
a.Chức năng:
Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A” có những chức năng sau:
1. Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A” là đơn vị sản xuất hoạt động nội bộ
chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn.
- Quản lý sử dụng vật tư.
- Quản lý lao động.
- Sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị.
- Đảm bảo sản xuất an toàn, vệ sinh, phòng chống cháy nổ.
- Sáng kiến tiết kiệm.
2. Có chức năng sản xuất thuốc lá bao nhãn hiệu: CRAVEN “A” KS, CRAVEN
“A” MENTHOL, CRAVEN “A” LIGHTS, CRAVEN “A” COFFEE…
b. Nhiệm vụ:

+ 1 phó giám đốc trưởng ca sản xuất 3.
- 1 nhân viên công nghệ thông tin.
- 1 nhân viên văn thư lưu trữ.
- 3 nhân viên thống kê.
- 1 thủ kho.
- 1 tổ KCS.
- Các tổ sản xuất.
1.2. Các quy chế, quy định hoạt động của nhà máy:
Nhà máy Thuốc lá Bến Thành chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty Công
nghiệp Sài Gòn nên nhà máy cũng hoạt động dựa trên các quy chế, quy định của Tổng
Công ty.
Sau đây là các quy chế,quy định hoạt động của Nhà máy Thuốc lá Bến Thành
Craven “A”:
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 8 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
- Những quy định chung;
- Quy định về phạm vi và quan hệ phối hợp giải quyết công việc;
- Quy định về xử lý văn bản đến và ban hành văn bản;.
- Quy định về quản lý lịch công tác và tiếp khách;
- Quy định về tổ chức họp và nộidung các cuộc họp;
- Quan hệ phối hợp giữa các phòng ban.
- Quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của ban quản lý năng lượng khối
cơ sở 1( Nhà máy thuốc lá Bến Thành Craven “A” và Nhà máy Thuốc lá Bến
Thành 2) Tổng công ty công nghiệp Sài Gòn;
- Quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của ban quản lý năng lượng Khối
phòng ban Tổng Công ty;
- Quy định về thực hiện công tác chấm công, theo dõi ngày giờ công và kiểm
soát ra vào cổng tại Cơ quan Văn phòng Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn;
2.Công tác tổ chức lao động khoa học trong văn phòng của Nhà máy Thuốc lá Bến
Thành Craven “A”:

• Yêu cầu BAT gửi phụ tùng đúng chủng loại, đúng thời gian. Giải quyết cho
kỹ thuật BAT đem các chi tiết máy đi gia công bên ngoài.
Lưu ý: Ngoài những công việc và quyền hạn trên, giám đốc Nhà máy còn có công việc,
quyền hạn theo các thủ tục hướng dẫn công việc liên quan.
b.Công việc và quyền hạn của các phó giám đốc:
• Phó giám đốc chất lượng sản phẩm:
Là người chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc Nhà máy.
Sau đây là một số công việc và quyền hạn của phó giám đốc chất lượng sản phẩm:
 công việc :
• Phụ trách tổ KCS
• Thực hiện các quy định chất lượng, tiêu chuẩn chất lượng.
• Tìm kiếm nguyên nhân dẫn đến sản lượng kém chất lượng.
• Kiểm tra môi trường.
• Báo cáo các việc thực hiện về mặt chất lượng.
• Đại diện lãnh đạo trong việc triển khai áp dụng ISO cho tổ KCS.
• Lập kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ và trang thiết bị.
• Kiểm tra thực hiện công việc.
 Quyền hạn:
• Triển khai theo dõi việc thực hiện, triển khai công việc trực tiếp cho tổ trưởng
• Kiểm tra, hướng dẫn, chỉ đạo, quan hệ các đơn vị theo ngành, các phòng ban
trong công ty.
• Đưa ra các hành động phòng ngừa tình trạng dẫn đến sản phẩm kém chất
lượng.
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 10 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
• Yêu cầu thay đổi hay bổ sung phương pháp cho phù hợp, quan hệ các đ ơn vị
theo ngành, các phòng ban trong công ty.
• Nắm rõ tình hình chất lượng, nêu ý kiến đề xuất.
• Yêu cầu tổ trưởng và tổ KCS thực hiện đúng theo hệ thống đã được duyệt.
• Giải trình sự thiếu hụt về chuyên môn, nghiệp vụ và trang thiết bị.

• Tiến hành thường xuyên các mối quan hệ lãnh đạo hợp tác với cấp ủy, Công
đoàn và đoàn thanh niên.
 Quyền hạn:
• Kiểm tra theo dõi kế hoạch sản xuất.
• Bố trí, sắp xếp CB-CNV dưới quyền.
• Nhắc nhở, xử lý trường hợp sử dụng nguyên phụ liệu phung phí.
• Đưa ra hành động khắc phục phòng ngừa trong sản xuất.
• Nắm bắt rõ tình hình sản xuất, nêu ý kiến đề xuất.
• Tổ chức tổng vệ sinh.
• Yêu cầu các cửa được niêm phong đầy đủ.
• Yêu cầu thủ kho đếm thành phẩm của ca chiều và ca đêm.
• Cập nhập số liệu vào sổ theo dõi thành phẩm.
• Đề nghị vật tư chuẩn bị thay thế cho máy.
• Động viên khuyến khích hoặc nhắc nhở các tổ trưởng.
• Yêu cầu các bộ phận có liên quan cung cấp biên bản nghiệm thu, giấy tờ có
liên quan.
• Yêu cầu bảo vệ phải cho số lượng niêm phong.
• Yêu cầu các bộ phận liên quan thực hiện đúng quy định hệ thông ISO.
• Trình bày những ý kiến của Nhà máy đến cấp Ủy, Công đoàn và thanh niên.
Lưu ý : Ngoài công việc và quyền hạn trên, phó giám đốc còn có công việc và quyền hạn
theo các thủ tục, hướng dẫn công việc liên quan
C. Nhân viên văn thư:
Công việc và quyền hạn của nhân viên văn thư được quy định như sau:
 Công việc:
• Cập nhật các số liệu thành phẩm báo cáo mỗi ngày cho giám đốc.
• Phụ trách việc theo dõi sổ sách-biểu mẫu trong hệ thống quản lý chất lượng.
• Phụ trách việc lưu trữ công văn đến-đi của nhà máy.
• Nhận và phân phát các thông báo, công văn đến các bộ phận liên quan trong
nhà máy.
• Trình ký một số giấy tờ khi nhà máy có nhu cầu.

Trang thiết bị văn phòng nhà máy được thể hiện bằng sơ đồ sau:

SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 13 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
SƠ ĐỒ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG
Ghi chú:
1. Cửa ra vào;
2. Bàn làm việc + máy tính
+ máy scan;
3. Bàn làm việc + máy tính;
4. Bàn làm việc + máy tính;
5. Bàn làm việc + máy tính;
6, 7, 8, 9: Tủ đựng hồ sơ;
10: Máy in;
11. Máy fax;
12. Máy photo coppy.
Ngoài những trang thiết bị trên trong văn phòng còn có các trang thiết bị như: máy
điều hoà, bóng điện, micro, máy chụp hình…
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 14 -
110 11 12
9
8
7
6
5
4
2
3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
Hình 1: Văn phòng Phó giám đốc

công việc chuyên ngành nhân viên văn thư còn đảm nhiệm các công việc khác
- Số lượng nhân viên văn thư: 01-chị Nguyễn Thị Bích Lâm
- Trình độ nghiệp vụ: Đại học.
2.Tổ chức quản lý và ban hành văn bản của cơ quan:
2.1. Việc quản lý văn bản đến:
a. Những cơ quan thường gửi văn bản đến:
Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A” là đơn vị sản xuất, hoạt động nội bộ chịu
sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn nên văn bản đến chủ yếu là
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 16 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
văn bản nội bộ từ Tổng Công ty chuyển đến và một số văn bản đến của các Nhà máy
trong khu Công nghiệp Vĩnh Lộc.
b. Số lượng văn bản đến trong 1 hoặc 2 năm gần đây:
- Năm 2007: 236 văn bản.
- Năm 2008: 220 văn bản.
Từ số liệu trên cho thấy số lượng văn bản đến hàng năm của Nhà máy là không nhiều.
c. Các loại công cụ để đăng ký văn bản đến:
Đăng kí trên sổ.
d. Quy trình tiếp nhận văn bản đến:
Quy trình tiếp nhận văn bản đến của Nhà máy thuốc lá Bến Thành được thực hiện
như sau:
Khi văn bản được chuyển đến từ nhiều nguồn khác nhau, cán bộ văn thư sẽ kiểm tra
sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong…đối với văn bản mật thì cán
bộ văn thư phải đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và kí.
Khi phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng không còn nguyên vẹn…thì cán bộ văn
thư sẽ báo cho cấp trên, đôi khi còn phải lập biên bản với người đưa văn bản.
Sau khi tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ thì bước tiếp theo cán bộ văn thư sẽ phân loại sơ
bộ và bóc bì văn bản đến.
Sau khi phân ra các loại văn bản đến thì cán bộ văn thư sẽ chuyển những văn bản
gửi đích danh cho các cá nhân, nếu là văn bản mật thì sẽ đưa cho Giám đốc.

- Nội quy.
Mẫu của các loại văn bản (phần phụ lục kèm theo).
b. Quy trình ban hành văn bản:
Văn bản do nhà máy ban hành chủ yếu là văn bản nội bộ và không có ban hành văn
bản ra bên ngoài.
Quy trình ban hành văn bản nội bộ của Nhà máy như sau:
- Bước 1: Các đơn vị, cá nhân hoặc cán bộ văn thư sẽ soạn thảo các văn bản cần ban
hành.
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 18 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
- Buớc 2: Các đơn vị, cá nhân sẽ đưa văn bản đã soạn thảo cho cán bộ văn thư. Cán
bộ văn thư sẽ kiểm tra lại hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, nếu phát hiện sai sót sẽ
trả lại cho đơn vị, cá nhân đó để sửa hoặc soạn thảo lại.
- Buớc 3: Sau khi kiểm tra xong cán bộ văn thư sẽ trình lên Giám đốc xem xét và
duyệt.
-Bước 4: Sau khi Giám đốc duyệt, cán bộ văn thư sẽ làm các thủ tục đăng ký văn
bản đi rồi tiến hành chuyển văn bản đến nơi cần gửi: qua fax hoặc đưa trực tiếp đến các
đơn vị, cá nhân đó.
C. Cách lưu văn bản đi của Nhà máy:
Văn bản đi của Nhà máy được lưu theo thời gian.
d. Các loại công cụ Nhà máy đang sử dụng để đăng kí văn bản đi:
Văn bản đi của Nhà máy được đăng kí bằng một công cụ duy nhất đó là sổ đăng ký
văn bản đi.
e. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của nhà máy.
Cũng như văn bản đến hầu hết các văn bản đi của cơ quan là văn bản nội bộ nên quy
trình quản lý và giải quyết văn bản đi của nhà máy khá đơn giản.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi tại nhà máy được thực hiện như sau:
Cán bộ văn thư sẽ làm nhiệm vụ soạn thảo một số loại văn bản đi do nhà máy yêu
cầu như: thông báo, quyết định, thư mời…. Bên cạnh đó nhà máy còn có các văn bản đi
do các đơn vị và cá nhân soạn thảo. Đối với các văn bản do các đơn vị và cá nhân soạn

quản và sử dụng con dấu.
3. Nhận xét về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan:
Công tác văn thư lưu trữ của Nhà máy có những ưu và hạn chế sau:
 Ưu điểm:
- Cán bộ văn thư có trình độ nên việc nên công việc được giải quyết tốt.
- Cách sắp xếp tài liệu hợp lý.
- Quy trình quản lý và bảo quản tài liệu hợp lý giúp cho văn bản đuợc bảo quản tốt.
- Văn bản được trình bày theo đúng thể thức.
- Công tác bảo quản tốt.
- Công tác chuyển giao văn bản nhanh chóng.
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 20 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
 Nhược điểm:
Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm thì công tác văn thư lưu trữ tại nhà máy còn một
số hạn chế nhỏ như:
- Chưa áp dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ.
PHẦN II: NỘI DUNG NHỮNG CÔNG VIỆC THỰC HIỆN TẠI
NHÀ MÁY, QUY TRÌNH THỰC HIỆN, KẾT QUẢ THỰC HIỆN
CÔNG VIỆC.
Trong thời gian thực tập tại Nhà máy em cũng đã được làm những công việc sau:
1. Đăng ký văn bản đến.
 Quy trình thực hiện:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến. Kiểm tra sơ bộ các thông tin như: số lượng, tình
trạng, bì, nơi nhận…
Bước 2: Bóc bì. Sau khi bóc bì phải đối chiếu số, kí hiệu ghi ngoài bì với kí hiệu của
văn bản trong bì.
. Bước 3: Ghi số và ngày đến vào dấu đến.
Đối với văn bản gửi qua máy fax thì phải gọi điện thông báo đến nơi gửi.
Bước 4: Đăng kí và kí tên vào sổ.
Bước 5: Đưa văn bản và sổ đăng ký văn bản đến cho Cán bộ văn thư kiểm tra lại.

 Quy trình thực hiện:
- Soạn thảo một thư mời theo mẫu có sẵn trên máy vi tính
-Đưa cán bộ văn thư kiểm tra lại.
- Kiểm tra xong tiến hành in: in đủ số lượng theo danh sách khách mời.
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 22 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
- Ghi các thông tin của khách mời vào thư mời và bì thư.
- Cho thư mời vào bì thtư.
 Kết quả thực hiện: hoàn thành theo yêu cầu.
Ngoài ra trong quá trình thực tập em còn được photo coppy các giấy tờ khi có nhu
cầu, nghe điện thoại, gửi fax…
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 23 -