1

MỤC LỤC
MỤC LỤC 1

BÀI 1: ðỊNH DẠNG TỰ ðỘNG STYLE 3

I. STYLES. 3

1.

Styles là gì 3

2.

Style của một ñoạn văn bản 4

II. ÁP DỤNG CÁC STYLES CHO VĂN BẢN 5

1.

Xem và áp dụng một Styles có sẵn 5

2.

Tự ñộng cập nhật theo một Styles mới. 5

III. SỬA ðỔI VÀ TẠO STYLE MỚI 6

1.


1.

Xße réng xÕp gän c¸c tµi liÖu con 15

2.

Mở tài liệu con bên trong tài liệu chủ 15

3.

Sắp xếp lại các tài liệu phụ 16

4.

Chia cắt tài liệu phụ thành hai 16

5.

Kết hợp hai tài liệu phụ thành một 17

6.

Cắt bỏ một tài liệu con khỏi một tài liệu chủ 17

7.

ChuyÓn ®æi một tài liệu con thµnh mét phÇn tài liệu chủ 17

BÀI 3: MỤC LỤC VÀ BẢNG TRA CỨU 18


ðánh dấu một chỉ mục. Tạo, ñịnh dạng, xóa một chỉ mục 22

2.

Tạo và xóa bảng chỉ mục 24

3. Cập nhật chỉ mục sau sửa ñổi văn bản 26

BÀI 4: CÁC VẤN ðỀ KHÁC 27

I.

TIÊU ðỀ CỦA MỘT ðỐI TƯỢNG THÀNH PHẦN TRONG VĂN
BẢN CAPTION 27

1.

Caption là gì? 27

2.

Gắn caption cho bảng, hình vẽ, phương trình hay mục dữ liệu ñã có 27

3.

Gắn caption tự ñộng cho bảng, hình vẽ, phương trình hay mục dữ liệu .28

II.


4.

Hiển thị bookmark 30

5.

Xóa bookmark 30

IV.

CHÚ GIẢI CUỐI TRANG, CUỐI TÀI LIỆU FOOTNOTES,
ENDNOTES 31

1.

Chú giải cuối trang, cuối tài liệu là gì, tại sao cần dùng cuối trang và
cuối tài liệu 31

2.

Chèn footnotes, endnotes 31

3.

Các Option 32

4.

Các dịnh dạng ñánh số 33


dạng và không cần phải ñến nhiều Menu và hộp thoại khác nhau.
Hình l nêu ra một Style có tên là Salutation ñược chọn từ danh sách Style. Sau
khi người dùng nhấp vào Salutation, tất cả các lệnh trong Style này ñược áp
dụng cho văn bản ñược chiếu sáng trên tài liệu. Trong Hình 1, là lời chào Style
Salutation khoảng trống 11 points ñặt trên và dưới ñoạn văn, và ñặt Font Times
New Roman 10 points cho văn bản
Tầm quan trọng của Style
- Bằng cách làm việc với các Style, bạn có thể tránh ñược việc mở ñi mở lại
nhiều hội thoại, mỗi lần muốn ñịnh dạng một ñoạn văn hoặc thay ñổi Font chữ
và cỡ chữ của văn bản. Sau khi tạo Style bạn chỉ việc chọn từ Menu Style thay
vì ñưa ra các lệnh ñịnh dạng. Với các Style, bạn có thể yên tâm là các tiêu ñề
(Heading) và các ñoạn văn trong toàn bộ tài liệu ñều như nhau. Chẳng hạn, tất

Vuihoc24h.vn

4

cả các tiêu ñề ñược gán Style Heading 1 có vẻ giống nhau. Các Paragraph ñược
gán Style Intro Para cũng có vẻ tương tự. Và giả sử bạn cho rằng Style Intra
Para có vẻ chưa hoàn toàn ñúng, bạn có thể thay ñổi và do ñó thay ñổi ngay lập
tức một ñoạn văn ñược gán Style Intro Para. Các Style, ngoài việc ñịnh dạng dễ
dàng ñoạn văn và tiêu ñề, nó còn là cách giải quyết hoàn hảo. Nếu bạn muốn
thay ñổi dáng tiêu ñề bạn chỉ cần tái xác ñịnh Style mà bạn ñã gán, và tất cả các
tiêu ñược gán Style này cũng ñược xác ñịnh lại.
- Trong công việc kinh doanh, các Style ñặc biệt quan trọng. Một công ty
gây ñược ấn tượng tốt khi các sổ ghi nhớ, Fax, và hóa ñơn gởi cho khách hàng
có hình dáng giống nhau. Bạn có thể làm cho chúng có hình dáng tương tự bằng
cách tạo ra các Style cho Fax, sổ ghi nhớ, và hóa ñơn rồi lưu chúng trong một
Template. Tạo lập Style cho các thư tín công ty cũng ñồng nghĩa với việc tiết
kiệm thời gian. Thay vì phải vất vả với các lệnh ñịnh dạng của Word, các nhân

nào, dù ñó là Style của ñoạn văn hoặc Style ký tự va fcác mẫu tự trong Style ñó
cao bao nhiêu point.
ðể có thể hiển thị các Style ở cạnh trái cửa sổ tài liệu ñể tiện theo dõi, bạn
hãy làm theo các bước sau:
• Chọn Tools/Option ñể mở hộp thoại Option.
• Nhấp tab View nếu cần.
• Chuyển ñến hộp cuộn Style Area Width ở góc dưới bên trái tab View và
nhấp nút mũi tên hướng lên ñể mở rộng vùng Style ñến 0.5 hoặc 0.7 inch.
• Nhấp OK.
2. Tự ñộng cập nhật theo một Styles mới.
Chọn ñoạn văn muốn tự ñộng cập nhật theo Style mới.
Nhấp menu Style tên Style ñó sẽ ñược chiếu sáng.
Nhấn phím Enter, bạn sẽ thấy hộp thoại Modify Style
Bảo ñảm hộp kiểm Update The Style To Refflect Recent Changes ñược ñánh
dấu kiểm.
Nhấp OK.
Chú ý: Hộp kiểm Automatically Update The Style From Now On là tương
ñương hộp kiểm Automatically Update trong hộp thoại New Style . Nhấp hộp
Vuihoc24h.vn

6

thoại này và tất cả các ñoạn văn trong tài liệu , ñã ñược gán Style ñã ñược ñịnh
dạng lại, mỗi khi bạn ñịnh dạng lại một ñoạn văn riêng lẻ ñã ñược gán Style ñó.
Khi tạo mới một Style bạn muốn Style này tự ñộng cập nhật thì bạn làm theo các
bước sau:
- Nhấp nút Styles and Formating trên thanh công cụ Format
- Hộp thoại Styles and Formating xuất hiện, nhấp nút New Style, trong hộp
New Style bạn chọn:
 Add To Template: Nhấp kiểm này, nếu bạn muốn bổ sung Style bạn ñã
- Sửa ñổi Style trong hộp thoại Modify Style.
- Nhấp OK.
- Nhấp nút Apply ñể áp dụng các ñịnh dạng mới cho tất cả các ñoạn văn hoặc
văn bản trong tài liệu ñược gán Style bạn ñã sửa ñổi.
2. ðổi tên Styles
Bạn không thể cung cấp cho Style một tên ñã ñược gán cho Style khác. Việc ñổi
tên Style tương tự việc chỉnh sửa Style. Chọn Format/Style ñể mở hộp thoại
Style. Trong danh sách Style, nhấp Style bạn muốn ñổi tên, nhấp nút Modify.
Trong hộp thoại Modify Style, nhấp vào trường Name và gõ tên mới. Sau ñó
nhấp OK. Nếu bạn muốn áp dụng Style ñó cho ñoạn văn hiện hành hoặc ñoạn
văn ñược lựa chọn, hãy nhấp Apply. Nếu không, bạn hãy nhấp nút Close.
3. Xóa Styles
Khi bạn xóa một Style, các ñoạn văn ñược gán Style ñó sẽ ñược gán Style
Normal ñể thay thế. Word không cho phép bạn xóa các Style ñi cùng với mọi tài

Nhấp ñể tạo cơ
sở Style dựa
trên Style khác.
Nhấp ñể chọn các lệnh ñịnh dạng

dễ dàng hơn.
- Trong danh sách Style, nhấp Style bạn muốn xóa.
- Nhấp nút Delete.
- Nhấp Yes khi Word hỏi bạn có muốn tới Style ñó không.
- Nhấp Close ñể ñóng hộp thọai Style.
4. Tạo Styles mới: ký tự, ñoạn văn bản, bảng, danh sách.
Tạo lập Style
ðể tạo Style ñoạn văn, hoặc xây dựng nó từ ñầu bằng cách chọn Format Style
và làm việc trong hộp thoại Style, hoặc ñịnh dạng ñoạn văn trong tài liệu và yêu
cầu Word chuyển thành mẫu Style bạn muốn tạo ra. ðể tạo Style ký tự, bạn phải
chọn Format Style và làm việc trong hộp thoại Style. Từng phương pháp sẽ
ñược giải thích trong các trang sau.
Chọn phương pháp Style
Word ñã tạo ra hai cách tạo lập Style:
- Phương pháp nguyên mẫu
- Phương pháp xây dựng khối.

Hình 3
:
Xoá Style

Nh
ấp Style bạn
Vuihoc24h.vn

9

Phương pháp nào tốt hơn ?
Phương pháp nguyên mẫu có ưu ñiểm trong thư tín, bạn thấy chính xác những gì
Style tạo ra như trên màn hình. Với nguyên mẫu, bạn ñịnh dạng ñoạn văn, quan

Style. Bạn có thể thực hiện ñiều ñó bằng hộp thoại Style hoặc phương pháp
nguyên mẫu.
Tạo Style từ ñoạn văn mẫu
ðể tạo Style từ ñoạn văn mẫu, bạn bắt ñầu với một ñoạn văn mẫu có các
ñịnh dạng ñúng như các ñịnh dạng Style mới sẽ có nhiệm vụ biểu hiện. Bạn hãy
làm theo các bước sau ñể tạo Style từ một ñoạn văn mẫu:
- Tìm hoặc tạo ñoạn văn mẫu trong tài liệu của bạn.
- Nhấp ñoạn văn ñó.
Ghi chú: Trong Word, một ñoạn văn (Paragraph) ñơn giản là nội dung ñược gõ
lên màn hình trước khi bấm phím Enter. Vì vậy, tiêu ñề là một ñoạn văn. ðể tạo
Style cho tiêu ñề bằng phương pháp nguyên mẫu, bạn hãy nhấp tiêu ñề.
- Nhấp hộp Menu Style. Các từ trong hộp Style ñược chiếu sáng.
- Gõ tên cho Style mới.
- Nhấn phím ENTER.
Chọn tên Style
Chọn tên Style có ý nghĩa nhưng ñủ ngắn ñể không làm Menu Style dãn
ra và vượt quá nửa cửa sổ tài liệu, là ñiều tương ñối khó. Tên Style có thể dài
255 ký tự, nhưng nói chung bạn không nên chọn tên dài hơn 20 ký tự. Bạn hãy
xem xét danh sách Style sau ñây, có các tên quá dài. Làm việc với danh sách
Style này gần như là không thể.
Tạo Style từ ñầu
ðể tạo Style từ ñầu, bằng phương pháp xây dựng khối, bạn hãy làm theo
các bước sau:
- Nhấp vào ñoạn văn hoặc tiêu ñề bạn muốn tạo lập Style ñoạn văn mới, hoặc
chọn văn bản bạn muốn tạo Style ký tự.
- Chọn Format/Style, bạn sẽ thấy hộp thoại Style.
- Nhấp nút New. Hộp thoại New Style xuất hiện, như trên Hình 3
- Nhập tên Style vào hộp Name. Tên bạn nhập sẽ xuất hiện trên danh sách Style.
- Trong danh sách Style Type, chọn Character nếu bạn ñang tạo Style ký tự.
- Chọn các tùy chọn và hộp kiểm tra sau ñây khi thấy thích hợp.