1 LUẬN VĂN

SƠ LƯỢC VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ
dài,thường xuyên hay quan hệ đột xuất ;quan hệ chính thức hay quan hệ không
chính thức.Khái quát lại có 2 loại quan hệ cơ bản:quan hệ điều khiển-phục tùng
và quan hệ phối hợp-cộng tác.Nhưng trong bài tiểu luận này em muốn đề cập
đến mối quan hệ điều khiển-phục tùng. 3

SƠ LƯỢC VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ
1/KHÁI NIỆM:
Tổ chức hiện diện trong các sự vật tự nhiên và xã hội,từ đơn giản đến
phức tạp,từ vi mô đến vĩ mô.Nói chung nó mang một ý nghĩa rất rộng nhưng ở
đây chúng ta chú ý đến một định nghĩa sát hơn với khái niệm Tổ Chức Quản
Lý:Tổ chức là một cơ cấu(bộ máy hoặc hệ thống bộ máy)được xây dựng có chủ
định về vai trò và chức năng(được hợp thức hoá),trong đó các thành viên của nó
thực hiện từng phần việc đựơc phân công với sự liên kết hữu cơ nhằm đạt tới
mục tiêu chung
Tổ chức quản lý gồm 3 yếu tố tạo thành:
-Chức năng là lý do hình thành và tồn tại của một tổ chức được khái quát
từ các nhiệm vụ chính phải làm thường xuyên để thực hiện mục tiêu của tổ chức
-Cơ cấu là phương tiện để thực hiện chức năng,bao gồm các bộ phận hợp
thành tổ chức
-Cơ chế vận hành là phương thức vận hành để cơ cấu hoạt động đúng
chức năng.
Hiệu quả hoạt động của tổ chức hoặc hiệu lực điều hành của tổ chức quản
lý phụ thuộc cả 3 yếu tố nói trên.Chức năng không rõ sẽ không phục vụ đúng
mục tiêu,cơ cấu không hợp lý sẽ không thực hiện tốt chức năng,cơ chế không
phù hợp sẽ gây rối loạn sự vận hành của cơ cấu
2/CƠ CẤU TỔ CHỨC
Mỗi hệ thống tổ chức dù được xây dựng theo loại hình nào cũng bao gồm

-Cơ cấu không chính thức cũng có người chủ trì hoạt động do các thành
viên cử ra trên cơ sở uy tín,không có quyền hạn hành chính mà chỉ dựa vào trình
độ hiểu biết và khả năng điều chỉnh các mối quan hệ không chính thức,tạo được
sự đồng thuận về ý chí,tình cảm.Hoạt động của cơ cấu không chính thức giúp
ích nhiều cho việc giải quyết các vấn đề phức tạp,tế nhị trong quản lý 5
-Cơ cấu không chính thức không được thể hiện trên sơ đồ tổ chức;cũng có
trường hợp được ghi nhận như một phân hệ bổ sung.Thường đó là các Hội đồng
tư vấn về từng lĩnh vực,các tiểu ban,các nhóm chuyên gia Các tổ chức đó
không cần biên chế chuyên trách,mà sử dụng những người trong bộ máy làm
kiêm nhiệm;hoạt động thường xuyên theo định kỳ hoặc tồn tại có thời gian.Kết
quả hoạt động của cơ cấu không chính thức được người điều hành tổ chức quản
lý tham khảo,tiếp nhận để bổ sung,hoàn thiện các quyết định quản lý
Sự đan chéo vào nhau các quan hệ chính thức và các quan hệ không chính
thức tạo thành một cơ cấu tổ chức quản lý gồm 2 hệ,giúp cho các nhiệm vụ quản
lý được thực hiện một cách toàn diện và có kết quả cao.Trong quản lý,điều cực
kỳ quan trọng là phải xác định được mức độ tối ưu để kết hợp hoạt động của cơ
cấu tổ chức không chính thức và của cơ cấu tổ chức chính thức.Đó cũng chính là
việc kết hợp sự hài hoà giữa việc thể chế hoá và việc xã hội hoá hoạt động quản
lý.
QUAN HỆ ĐIỀU KHIỂN-PHỤC TÙNG
1/Vai trò của quan hệ điều khiển-phục tùng:
*Quan hệ điều khiển-phục tùng là loại quan hệ chủ yếu trong một tổ chức
với tác động qua lại giữa cấp trên và cấp dưới (trên xuống và dưới lên),giữa
người phụ trách và người thừa hành.
*Hành vi điều khiển là hành vi đơn giản nhất của quản lý để giải quyết
các nhiệm vụ đơn nhất sau khi đã có những quyết định chung.Đó là hình thức
tác động tích cực nhất và cũng linh hoạt nhất,nhằm thực hiện các nhiệm vụ và

khăn, phức tạp
Các phương pháp hành chính tác động vào đối tượng quản trị theo 2
hướng :tác động về mặt tổ chức và tác động diều chỉnh hành vi của đối tượng
quản trị
-Theo hướng tác động về mặt tổ chức :chủ doanh nghiệp ban hành các văn
bản quy định về quy mô,cơ cấu ,diều lệ ,hoạt động tiêu chuẩn nhằm thiết lập
tổ chức và xác định những mối quan hệ hoạt động trong nội bộ 7
-Theo hướng tác động diều chỉnh hành vi của đối tượng quản trị :chủ
doanh nghiệp đưa ra những chỉ thị ,mệnh lệnh hành chính bắt buộc cấp dưới
thực hiện những nhiệm vụ nhất định ,hoặc hoạt động theo những phương hướng
nhất định nhằm đảm bảo cho các bộ phận trong hệ thống hoạt động ăn khớp và
đúng hướng ,uốn nắn những lệch lạc
Sử dụng các phương pháp hành chính đòi hỏi các cấp quản trị phải nắm
vững những yêu cầu chặt chẽ sau đây:
-Một là phương pháp hành chính có hiệu quả cao khi quyết định đó có căn
cứ khoa học ,được luận chứng đầy đủ về mặt kinh tế .Khi đưa ra một quyết định
hành chính phải cân nhắc ,tính toán đến các lợi ích kinh tế .Tất nhiên ,các quyết
định hành chính tập trung thường được tính toán xuất phát từ việc kết hợp hợp
lý các loại lợi ích .Ngoài ra quyết định phải hiểu rõ tình hình thực tế ,nắm vững
tình huống cụ thể .Cho nên khi đưa ra quyết định hành chính ,nên cố gắng có đủ
các thông tin cần thiết cho việc ra quyết định.Chủ doanh nghiệp chỉ ra quyết
định trên cơ sở có đảm bảo về thông tin .Tập hợp đủ thông tin ,tính toán đầy đủ
đến các lợi ích và các khía cạnh tiêu cực có thể diễn ra khi quyết định được thi
hành .Từ đó sẵn sàng bổ sung các biện pháp phát huy mặt tích cực và hạn chế
mặt tiêu cực nếu có
-Hai là khi sử dụng các phương pháp hành chính phải gắn chặt quyền hạn
và trách nhiệm của người ra quyết định .Mỗi bộ phận,mỗi cán bộ khi sử dụng

trung-xuyên suốt với chế độ thủ trưởng được đảm bảo thực hiện;loại trừ tình
trạng mâu thuẫn,chệch choạc giữa các nhiệm vụ đượcc phân cấp.Một cơ cấu
trực tuyến hợp lý phải đáp ứng các điều kiện:
+Số cấp quản lý càng ít thì càng ít người can thiệp vào quá trình quản
lý,tạo được sự ổn định cho đối tuợng cho đối tượng được quản lý(tránh tình
trạng chậm trễ,mệnh lệnh bị sai lạc,quan liêu cách bức)
+Thông tin quản lý được vân động trực tiếp,chỉ truyền dẫn theo chiều dọc
trên-dưới và không vượt cấp 9
+Gắn chặt với công nghệ,trong đó mỗi công đoạn được chuyên môn
hoá;sự phối hợp hoạt động trong cả chu trình kinh doanh chỉ được thực hiện ở
cấp cao nhất
+Bảo đảm tỷ lệ hợp lý giữa cán bộ quản lý và người thừa hành(quá nhiều
cán bộ phụ trách thì giảm tính linh hoạt của quản lý)
+Phi tập trung hóa quyền lực ở mức độ hợp lý,chuyển giao một phần
quyền lực và trách nhiệm cho cấp dưới để phát huy tính chủ động,sáng tạo và ý
thức dám chịu trách nhiệm của cấp dưới song vẫn kiểm soát được toàn bộ tình
hình
Cơ cấu tổ chức trực tuyến được vận dụng với trình độ khác nhau từ đơn
giản đến phức tạp:

Trên H.1,ta có trường hợp đơn giản nhất,trong đó ông bố hướng dẫn công

H.4
Phã Gi¸m §èc
ph¸t triÓn
Trî lý
s¶n xuÊt
s¶n phÈm 1
Trî lý
s¶n xuÊt
s¶n phÈm 2
Trî lý
s¶n xuÊt
s¶n phÈm 3
Phã Gi¸m §èc
s¶n xuÊt
Phã Gi¸m §èc
marketing
Phã Gi¸m §èc
tµi chÝnh
Gi¸m §èc11

-Cơ cấu chức năng
Sự phát triển đòi hỏi có sự mở rộng cơ cấu theo chiều ngang,trong đó ở
mỗi cấp quản lý(theo trực tuyến)phải thực hiện chức năng của một khâu quản lý
với nhiều việc phức tạp đòi hỏi kiến thức chuyên sâu mà người quản lý phải dựa
vào đó mới nắm được tình và quyết định được đúng đắn(không thể tự mình thực
hiện).Đó là cơ cấu các phòng,ban chức năng ở mỗi cấp;nằm ở hàng ngang trong
sơ đồ tổ chức ở mỗi cấp(H.5)

Gi¸m §èc12
Tuy nhiên,cơ cấu chức năng cũng có nhược điểm là làm cho bộ máy quản
lý cồng kềnh,cách bức,giám đốc dễ quan liêu;các kênh liên lạc qua trung gian
qúa phức tạp có thể làm cho cấp quản lý cao nhất bị "quá tải" trong quá trình
nắm tình hình và ra các quyết định quản lý.Cơ cấu này thúc đẩy hướng đào tạo
hẹp đối với cán bộ,nhân viên trong bộ máy quản lý;khiến họ thiếu tầm nhìn toàn
diện .Sự chuyên môn hoá các phân hệ chức năng quản lý có thể dẫn tới xu
hướng phiến diện,cục bộ.như nhấn quá mạnh lĩnh vực chuyên môn của mình(ví
dụ:kỹ thuật thuần tuý,hiệu quả kinh tế đơn thuần ),không muốn phối hợp để
hướng vào mục tiêu chung
*Sự điều khiển hành chính có khi là tuyệt đối(phải chấp hành đầy đủ,vô
điều kiện)song cũng có những trường hợp cấp dưới đề nghị xem xét lại trong khi
vẫn phải chấp hành cho đến khi có quyết định mới.Mặt khác hướng dẫn cũng có
thể là bắt buộc hoặc chỉ là tham khảo để vận dụng
2/Các hình thức điều khiển và sự vận dụng trong quản lý doanh nghiệp:
Điều khiển được thực hiện qua các hình thức quyết định khác nhau,như
chỉ thị,mệnh lệnh,thông báo(bằng văn bản hay truyền miệng)
*Lệnh:là yêu cầu của cấp trên(hoặc người phụ trách)đối với cấp
dưới(hoặc người thừa hành),đòi hỏi họ phải thực hiện một nhiệm vụ nhất
định,có chỉ rõ thời hạn phải hoàn thành hoặc những yêu cầu đặc biệt phải đảm
bảo.Chỉ những cán bộ quản lý trực tuyến(thủ trưởng cấp trên)mới có quyền ra
lệnh.Nếu lệnh có tính bắt buộc phải thực hiện tuyệt đối thì nó phải đáp ứng các
tiêu chuẩn pháp lý để có hiệu lực cao
*Chỉ thị:là yêu cầu đối với người dưới quyền khi xử lý những sự việc
riêng biệt.Các phó giám đốc,quản đốc,trưởng phòng có quyền ra những chỉ thị
trong phạm vi quyền hạn được giao(theo quy chế của doanh nghiệp),không vi
phạm các mối quan hệ chính thức


1. Giáo trình tổ chức quản lý.
2. Giáo trình quản trị kinh doanh. 16

MỤC LỤC

LỜI GIỚI THIỆU
SƠ LƯỢC VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ
1. Khái niệm
2. Cơ cấu tổ chức
A. Cơ cấu chính thức
B. Cơ cấu không chính thức
QUAN HỆ ĐIỀU KHIỂN - PHỤC TÙNG
I. Vai trò của quan hệ điều khiển - phụ tùng
II. Các hình thức điều khiển và sự vận dụng trong quản
lý doanh nghiệp
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO

1
2
2
2
3
3
4
4