TS. Nguyễn Lệ Nhung -0912581997
1

NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi
quản lý của mình.
- Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, người được giao trách nhiệm có
nhiệm vụ: Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ
quan, tổ chức cấp dưới và tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức mình. Cụ thể:
1- Chỉ đạo công tác lập hồ sơ, nộp lưu:
+ Cuối năm, đôn đốc các phòng chức năng lập danh mục hồ sơ mới, đồng thời nhắc
nhở kết thúc hồ sơ cũ. Đầu năm đôn đốc việc mở hồ sơ mới, nộp lưu những hồ sơ đã giải
quyết xong và đã hết hạn lưu giữ ở phòng vào lưu trữ cơ quan;
+ Trong quá trình chỉ đạo công tác của cơ quan, thủ trưởng hoặc trưởng phòng HC
phát hiện những việc đột xuất chưa có ai lập hồ sơ thì giao cho cán bộ lập kịp thời và bổ
sung vào bản DMHS. Kiểm tra việc bàn giao hồ sơ khi có cán bộ thay đổi công tác
2- Hồ sơ lập xong được để lại phòng công tác 1 năm để theo dõi, nghiên cứu khi
cần thiết, sau đó vào đầu năm sau, các đơn vị tập trung những hồ sơ đã giải quyết xong,
TS. Nguyễn Lệ Nhung -0912581997
3
kiểm tra, hoàn chỉnh hồ sơ, thống kê vào mục lục hồ sơ và tiến hành làm thủ tục nộp lưu
vào lưu trữ cơ quan.
Ví dụ: Hồ sơ năm 2008 lập xong, để lại phòng làm việc năm 2009, vào đầu năm
2010 các phòng nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
3- Những hồ sơ mà cán bộ cần giữ lại một thời gian để nghiên cứu sử dụng phải
làm thủ tục mượn lại.
4- Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng
đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào
lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. Khi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, các phòng xem
xét lựa chọn những hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài (đã ghi trong DMHS), kèm
theo 2 bản mục lục hồ sơ nộp lưu để nộp vào lưu trữ cơ quan;
5- Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại ở phòng chức năng, hết hạn thì

+ Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: Sau một năm kể từ
năm công trình được nghiệm thu chính thức.
+ Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán.
+ Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; Mcrôphim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác:
Sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
V. Thủ tục giao nộp tài liệu
Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản
“Biên bản giao nhận tài liệu”,
Đơn vị, cá nhân nộp và lưu trữ hiện hành mỗi bên giữ một bản.