Chương I: Tổng quan về Microsoft Access
CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS
1.1 Giới thiệu chung
- Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu chạy trên môi trường
Windows. Microsoft Access cho chúng ta một công cụ hiệu lực và đầy sức
mạnh trong công việc tổ chức, tìm kiếm và quản lý thông tin.
- Microsoft Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên
kết và công cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh.
Người sử dụng có thể chỉ dùng một truy vấn để làm việc với các dạng CSDL
khác nhau.
- Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người sử dụng
thiết kế những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản
lý, có thể vận động dữ liệu và kết hợp các biểu mẫu và báo cáo trong một tài
liệu và trình bày kết quả theo dạng thức chuyên nghiệp.
1.2 Cài đặt Microsoft Access :
1.2.1 Yêu cầu về phần cứng và hệ điều hành
- Máy vi tính cấu hình 486 trở lên, chạy trên nền hệ điều hành Windows
95 trở lên.
- Bộ nhớ RAM tối thiểu 32MB
- Dung lượng đĩa cứng tối đa 640MB
1.2.2 Cài đặt Microsoft Access
- Khởi động hệ điều hành Windows thành công.
- Đưa bộ cài đặt chương trình và kích hoạt chúng từ tập tin Setup.exe
- Trả lời yêu cầu lệnh cụ thể theo từng màn hình.
1.3 Thiết kế một cơ sở dữ liệu :
1.3.1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu.
- Dưới góc độ của Microsoft Access, CSDL là một kho chứa thông tin –
là tập hợp những số liệu liên quan đến một chủ đề hay một mục đích quản lý
khai thác nào đó.
- Trước khi chúng ta sử dụng Microsoft Access để thực sự xây dựng các
Table, các Form, và các đối tượng khác sẽ làm nên cơ sở dữ liệu của chúng ta,

Nhìn vào mỗi bảng dữ liệu và xem xét dữ liệu trong bảng này liên hệ thế
nào với dữ liệu trong bảng khác. Thêm trường hoặc tạo bảng mới để làm ra
mối quan hệ này. Đây là vấn đề hết sức quan trọng, tạo được quan hệ tốt sẽ
giúp chúng ta nhanh chóng truy tìm tìm và kết xuất dữ liệu.
1.3.6 Tinh chế lại thiết kế.
Phân tích lại thiết kế ban đầu để tìm lỗi, tạo bảng dữ liệu và nhập vào vài
bản ghi, thử xem CSDL đó phản ánh thế nào với những yêu cầu truy xuất của
Trang 2
Chương I: Tổng quan về Microsoft Access
chúng ta, có rút được kết quả đúng từ những bảng dữ liệu đó không. Thực hiện
các chỉnh sửa thiết kế nếu thấy cần thiết.
1.3.7 So sánh quan hệ cơ sở dữ liệu và ứng dụng vào tính
Những ứng dụng cơ sở dữ liệu có thế được chia thành hai loại cơ bản:
các ứng dụng làm việc với cơ sở dữ liệu độc lập và các ứng dụng làm việc với
cơ sở dữ liệu quan hệ. Bảng tính Excel là một chương trình xử lý cơ sở dữ liệu
độc lập đó là các bảng. Trong bảng, tất cả thông tin liên quan phải được đưa
vào cùng một bảng. Có nghĩa là bất cứ thông tin nào dùng chung cho một số
mẫu tin (bản ghi) sẽ được lặp lại cho mỗi bản ghi đó. Ngược lại trong Ms
Access, một cơ sở dữ liệu quan hệ sử dụng nhiều bảng khác nhau. Một mối
quan hệ cho phép bạn nhập thông tin vào một bảng và kết nối thông tin đó với
một bản ghi trong một bảng khác thông qua một ký hiệu nhận dạng gọi là khoá.
1.4 Khởi động và sử dụng các đối tượng trong cơ sở dữ liệu :
1.4.1 Khởi động và thoát khỏi Access
1. Khởi động
Có nhiều cách để khởi động Microsoft Access. Tuy nhiên, chúng ta làm
quen với cách khởi động cơ bản sau: từ menu Start -> programs -> chọn biểu
tượng của Microsoft Access.
Sau khi kích hoạt khởi động, Microsoft Access sẽ yêu cầu chúng ta thực
hiện các công việc tương ứng với hộp thoại Microsoft Access (Hình 1) như
sau:

2. Thoát khỏi Access:
Khi không làm việc với Access, hãy ra lệnh thoát khỏi Access bằng
một trong các cách:
Cách 1: Mở thực đơn FILE->EXIT
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4
Trang 4
Hình 2: Hộp thoại File New Database
Hình 3: Giao diện Microsoft Access
Chương I: Tổng quan về Microsoft Access
Cách 3: Hoặc sử dụng nút Close trên cửa sổ Access đang mở.
1.4.2 Tạo mới và mở cơ sở dữ liệu.
1. Tạo mới một CSDL: thao tác này cho phép chúng ta tạo mới hoàn toàn một
CSDL. Thao tác thực hiện như sau:
Bước 1: Từ menu FILE
-> NEW (hoặc kích chuột vào
biểu tượng New trên thanh
công cụ Standard) -> xuất hiện
hộp thoại New (Hình 4) với các
thông số như sau:
• Tab General: cho phép
chúng ta tạo một CSDL
trống với mục Blank
Database.
• Tab Databases: cho phép chúng ta tạo một CSDL với sự hỗ trợ thiết kết
của trình Wizard của Microsoft Access. Với sự trợ giúp này, chúng ta có
thể tạo một CSDL theo mẫu có sẵn.
Chú ý: Phần này chúng ta làm quen với việc tạo một CSDL trống (Tab
General) với các thao tác thực hiện tiếp theo như sau:
Bước 2: Chọn nút OK tương ứng với mục Blank Database để chấp nhận
tạo CSDL trống -> xuất hiện hộp thoại File new database (Hình 5) với các

Với các thao tác tạo mới hoặc mở một tập tin CSDL, hệ thống sẽ xuất
hiện cửa sổ Database với các thành phần cơ bản như sau (Hình 7):
• Tab Tables (Bảng biểu): là thành phần cơ bản của CSDL trong Microsoft
Access. Đây là đối tượng quan trọng nhất dùng để ghi nhận các số liệu
cơ sở, các nghiệp vụ phát sinh, các biến động tiếp theo của những thông
tin muốn quản lý. Trong một Table, số liệu được tổ chức lưu trữ trên
nhiều dòng (mẩu tin – Records), mỗi dòng có nhiều cột (trường – Field).
• Tab Queries (Truy vấn):là công cụ để truy vấn thông tin và thực hiện các
thao tác trên số liệu và quản lý chúng. Chúng ta thường sử dụng Query
để liên kết các số liệu nằm trên các Table khác nhau trong CSDL nhằm
để chọn lựa ra các dữ liệu cần quan tâm. Ngoài ra, Query còn là công cụ
Trang 6
Hình 6: Hộp thoại Open
Hình 7: Cửa sổ Databases
Chương I: Tổng quan về Microsoft Access
để cập nhật số liệu, tạo Table mới, xoá số liệu… thông qua các câu lệnh
trên Microsoft Access.
• Tab Forms (biểu mẫu): dùng vào mục đích thiết kế các màn hình nhập
hoặc truy xuất dữ liệu và quản lý chúng, nhằm đảm bảo tính thân thiện
hoá các thao tác truy cập đến dữ liệu giữa con người và CSDL.
• Tab Reports (báo biểu): là nơi dùng để thiết kế kết quả cuối cùng và
quản lý các báo cáo đã thiết kế của một quá trình khai thác dữ liệu trên
CSDL. Từ đây, chúng ta có thể thiết kế các báo cáo tổng hợp về các dữ
liệu đã lưu trữ trên CSDL.
• Tab Macros (lệnh ngầm): là nơi dùng để thiết kế và quản lý các lệnh
nhằm tự động hoá một thao tác có tính chất lặp đi lặp lại nhiều lần trong
các quá trình truy xuất dữ liệu. Macro của Microsoft Access được xem
như một công cụ lập trình đơn giản, giúp chúng ta thao tác thông tin một
cách có khoa học và hiệu quả hơn.
• Tab Modules (đơn thể): là nơi dùng để thiết kế các hàm, thủ tục truy xuất

dữ liệu cho từng trường ở cột Data Type tương ứng.
Các kiểu dữ liệu trong Access
Tên kiểu Miền giá trị
Text Chứa các xâu ký tự có chiều dài lên đến 255 ký tự
Memo Chứa các văn bản có thể lên đến 65535 ký tự
Number Chứa các giá trị số
Date/Time Chứa các giá trị ngày/giờ
Currency Chứa các giá trị thuộc kiểu tiền tệ
Autonumber Giá trị số tăng liên tục do Microsoft Access gắn vào
Yes/No Giá trị luân lý (Boolean) (Đúng/Sai)
OLE Object Chứa các đối tượng nhúng (hình ảnh, tài liệu Word…)
Hyperlink Chứa chuỗi văn bản là đầu mối liên kết một địa chỉ trên
Internet
Hình 2.2. Cửa sở Table trong chế độ Design New
Trang 9
Nhấn Sẽ được kiểu
M Memo
C Currency
H Hyperlink
O OLE
Chương 2: Bảng (Table)
Lookup Wizard Chứa giá trị trong danh sách các giá trị
Để chọn kiểu dữ liệu, có thể dùng chuột chọn kiểu dữ liệu từ hộp thả;
mặt khác cũng có thể nhấn ký tự đầu tiên của kiểu dữ liệu cần chọn mỗi khi
định vị đến ô Data Type cần làm việc. Ví dụ:
Ví dụ: Thiết kế một bảng dữ liệu như sau:
2.2.5 Mô tả trường.
Việc mô tả trường chính là việc quy định thuộc tính cho trường nhằm:
Nhấn
Sẽ được kiểu

thống có thể làm được điều này một cách hiệu quả, mỗi bảng trong CSDL cần
có một trường hoặc một nhóm các trường có thể xác định duy nhất một mẫu tin
trong số rất nhiều mẫu tin đang có trong bảng. Đây thường là một mã nhận
diện như Mã nhân viên hay Số Báo Danh của học sinh. Theo thuật ngữ CSDL
trường này được gọi là khóa chính (primary key) của bảng. MS Access dùng
trường khóa chính để kết nối dữ liệu nhanh chóng từ nhiều bảng và xuất ra kết
quả yêu cầu.
Nếu trong bảng chúng ta đã có một trường sao cho ứng với mỗi trị thuộc
trường đó chúng ta xác định duy nhất một mẫu tin của bảng, chúng ta có thể
dùng trường đó làm trường khóa của bảng. Từ đó cho ta thấy rằng tất cả các trị
trong trường khóa chính phải khác nhau. Chẳng hạn đừng dùng tên người làm
trường khóa vì tên trường là không duy nhất.
Nếu không tìm được mã nhận diện cho bảng nào đó, chúng ta có thể
dùng một trường kiểu Autonumter (ví dụ Số Thứ Tự) để làm trường khóa
chính.
Khi chọn trường làm khóa chính chúng ta lưu ý mấy điểm sau:
Trang 11
Chương 2: Bảng (Table)
• MS Access không chấp nhận các giá trị trùng nhau hay trống (null) trong
trường khóa chính.
• Chúng ta sẽ dùng các giá trị trong trường khóa chính để truy xuất các
mẫu tin trong CSDL, do đó các giá trị trong trường này không nên quá
dài vì khó nhớ và khó gõ vào.
• Kích thước của khóa chính ảnh hưởng đến tốc độ truy xuất CSDL. Để
đạt hiệu quả tối ưu, dùng kích thước nhỏ nhất để xác định mọi giá trị cần
đưa vào trường.
Ta có thể tự chọn trường làm khóa chính cho bảng bằng các bước sau đây:
- Mở bảng ở chế độ Design View
- Nhắp chọn trường cần đặt.
- Thực hiện lệnh Edit - Primary Key hoặc nhắp chọn nút trên thanh

2.3 Xem và thêm mẫu tin vào bảng.
- Muốn xem thông tin trong một bảng chúng ta phải chuyển bảng sang
một chế độ hiển thị khác gọi là Datasheet. Trong chế độ hiển thị này, mỗi bản
ghi hay còn gọi là mẫu tin được thể hiện trên một hàng ngang, hàng đầu tiên là
các tên trường.
Hình 2.6. Hộp thoại Save
Trang 13
Chương 2: Bảng (Table)
- Sau đây là các cách để chuyển sang chế độ hiển thị Datasheet:
• Trong của sổ Database của CSDL đang mở, nhấp chọn tab Table.
Trong mục này chọn bảng cần hiển thị rồi chọn nút Open, bảng sẽ
được mở để bổ sung và chỉnh sửa dữ liệu.
• Ta có thể chuyển sang chế độ Datasheet ngay khi đang ở trong chế
Design, bằng cách nhắp chọn nút thì bảng sẽ chuyển sang chế
độ Datasheet, để quay trở về chế độ Design, ta nhắp chọn lại nút
. Hoặc chọn lệnh View - /Design View.
- Sau khi hoàn thành công việc thiết kế cấu trúc bảng, ta tiến hành nhập dữ liệu,
tức là thêm các mẫu tin, cho bảng. Hiển thị bảng ở chế độ hiển thị Datasheet,
mỗi hàng đại diện cho một mẫu tin
- Đang đứng tại một mẫu tin nào đó (không phải là mẫu tin mới), chọn nút
trên thanh công cụ. Hoặc thực hiện lệnh Record - Go To – New để bổ sung
mẫu tin mới.
- Khi đang nhập dữ liệu cho một mẫu tin nào đó, thì đầu hàng của mẫu
tin đó xuất hiện biểu tượng .
Tổ hợp phím Tác dụng
Tab Sang ô kế tiếp
Shift Tab Sang ô phía trước
Home Đến đầu dòng
End Đến cuối dòng
Ctrl Home Đến mẫu tin đầu tiên

b Quan hệ một nhiều ( 1-
∞
)
Là mối quan hệ phổ biến nhất trong CSDL, trong quan hệ một nhiều :
Một bản ghi trong bảng A sẽ có thể có nhiều bản ghi tương ứng trong bảng B,
nhưng ngược lại một bản ghi trong bảng B có duy nhất một bản ghi tương ứng
trong bảng A.
Ví dụ: Trong một khoa của một trường học nào đó có nhiều sinh viên,
những một sinh viên thuộc một khoa nhất định. Ta có 2 bảng dữ liệu như sau:
Trang 15
Chương 2: Bảng (Table)
Bảng Danhsachkhoa(Makhoa, tenkhoa, sodthoai)
Bảng danhsachsv(Makhoa, Ten, Quequan, lop)
Tenkhoa Sodthoa
i
Makhoa Makhoa Ten Queuqan Lop
CNTT 826767 01 01 Thanh Huế K23
TOÁN 878787 02 01 Tùng Qbình K24
LÝ 868785 03 02 Thuỷ Huế K25
02 Hùng ĐN K26
03 Lan Huế K25
03 Hương ĐN K26
Bảng Danhsachkhoa và bảng danhsachsv có mối quan hệ 1-∞ dựa trên
trường Makhoa.
c. Quan hệ nhiều nhiều( ∞-∞ )
Trong quan hệ nhiều nhiều, mỗi bản ghi trong bảng A có thể có không
hoặc nhiều bản ghi trong bảng B và ngược lại mỗi bản ghi trong bảng B có thể
có không hoặc nhiều bản ghi trong bảng A.
Khi gặp mối quan hệ nhiều- nhiều để không gây nên sự trùng lặp và dư
thừa dữ liệu thì người ta tách quan hệ nhiều-nhiều thành 2 quan hệ một-nhiều

hệ, sau đó chọn Add và Close.
- Kéo trường liên kết của
bảng quan hệ vào trường của bảng
được quan hệ (Table related).
- Bật chức năng Enforce
Referential Integrity (Nếu muốn quan hệ này bị ràng buộc tham chiếu toàn
vẹn), chọn mối quan hệ (one-many) hoặc (one-one).
- Chọn nút Create.

Chú ý:Quan hệ có tính tham chiếu toàn vẹn sẽ đảm bảo các vấn đề sau:
Trang 17
Chương 2: Bảng (Table)
• Khi nhập dữ liệu cho trường tham gia quan hệ ở bên nhiều thì phải tồn
tại bên một.
• Không thể xoá một bản ghi của bảng bên một nếu trong quan hệ đã tồn
tại những bản ghi bên nhiều có quan hệ với bản ghi bên một đó.
• Trường hợp vi phạm các quy tắc trên thì sẽ nhận được thông báo lỗi.
Ví dụ: Thiết lập quan hệ cho các bảng như sau
2.4.2 Xem và điều chỉnh các quan hệ đã có trong cơ sở dữ liệu.
- Xem các quan hệ đã có: chọn nút trên Relationships trên thanh
công cụ.
- Muốn sửa các quan hệ:
Chọn hiển thị các quan hệ
Chọn quan hệ cần sửa (nhắp chuột tại đường nối giữa 2 bảng)
Chọn trên menu Relationships/Edit Relationships
- Xóa quan hệ: Chọn quan hệ cần xóa, bấm phím Delete
2.4.3 Tùy chọn Cascade Update và Cascade Delete.
Trang 18
Chương 2: Bảng (Table)
Trong khi chọn mối quan hệ giữa các bảng, có 2 thuộc tính tham chiếu

308
đến
1.797x10
308
15 8 bytes
3.1.2 Đặt thuộc tính Format.
Việc quy định khuôn dạng hiển thị dữ liệu thông thường dùng cho các
truờng kiểu ngày, số, boolean. Để chọn khuôn dạng hiện thị cho một truờng,
trong cửa sổ thiết kế cấu trúc cho bảng ta chọn tên trường và chọn một trong
khuôn mẫu hiển thị trong danh sách kéo xuống của mục Format. Chẳng hạn
như hình 2.4 sau minh họa việc quy định khuôn dạng mẫu cho truờng kiểu
ngày.

Hình 2.4. Quy định khuôn dạng hiển thị dữ liệu cho một trường của bảng
Quy định dạng hiển thị dữ liệu, tùy thuộc vào từng kiểu dữ liệu.
Trang 20
Chương 3: Chỉnh sửa cấu trúc và tinh chế bảng
Kiểu chuỗi: Gồm 3 phần
<Phần 1>;<Phần 2>;<Phần 3>
Trong đó:
<Phần 1>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp có chứa
văn bản.
<Phần 2>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp không
chứa văn bản.
<Phần 3>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp null
Các ký tự dùng để định dạng chuỗi
Ký tự Tác dụng
@ Chuỗi ký tự
> Đổi tất cả ký tự nhập vào thành in hoa
< Đổi tất cả ký tự nhập vào thành in

General
Number
1234.5 1234.5
Currency 1234.5 $1.234.50
Fixed 1234.5 1234
Standard 1234.5 1,234.50
Pecent 0.825 82.50%
Scientific 1234.5 1.23E+03
Định dạng do người sử dụng
<Phần 1>;<Phần 2>;<Phần 3>;<Phần 4>
<Phần 1>:Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số dương.
<Phần 2>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số âm.
<Phần 3>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số bằng zero.
<Phần 4>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp null.
Các ký tự định dạng
Ký tự Tác dụng
.(Period) Dấu chấm thập phân
,(comma) Dấu phân cách ngàn
0 Ký tự số (0-9)
# Ký tự số hoặc khoảng
trắng
$ Dấu $
% Phần trăm
Ví dụ
Định dạng Hiển thị
0;(0);;”Null”
Số dương hiển thị bình thường
Số âm được bao giữa 2 dấu ngoặc
Số zero bị bỏ trống
Trang 22

WW Tuần trong năm (1-54)
M Tháng trong năm (1-12)
MM Tháng trong năm (01-12)
q Quý trong năm (1-4)
y Ngày trong năm (1-366)
yy Năm (01-99)
h Giờ (0-23)
n Phút (0-59)
s Giây (0-59)
Ví dụ
Định dạng Hiển thị
Ddd,”mmm d”,yyyy Mon,jun 2, 1998
Mm/dd/yyyy 01/02/1998
Kiểu Yes/No
Các kiểu định dạng
Định dạng Tác dụng
Yes/No Đúng/Sai
True/False Đúng/Sai
On/Off Đúng/Sai
Định dạng do người sử dụng: Gồm 3 phần
<Phần 1>;<Phần 2>;<Phần 3>
Trong đó: <Phần 1>: Bỏ trống
<Phần 2>: Trường hợp giá trị trường đúng
<Phần 3>: Trường hợp giá trị trường sai
Ví dụ
Định dạng Hiển thị
Trang 24
Chương 3: Chỉnh sửa cấu trúc và tinh chế bảng
Trường hợp
True