1
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 1 -
9/23/2010
Chuyên đề
5S dành cho mọi người
Super 5S is for Everyone
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 2 -
Thông tin giảng viên
Lê Ngọc Liêm
Bộ môn Quản trị kinh doanh tổng hợp, Khoa Quản trị
kinh doanh, Đại học Kinh tế - Đại học Huế
Địa chỉ liên lạc:
– Khoa Quản trị kinh doanh, 100 Phùng Hưng –
Tp.Huế - Thừa Thiên Huế
– Điện thoại: 84-054.3.538.325
– Di động: 0986.89.66.98
– Website: www.hce.edu.vn
– Email: [email protected]
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 3 -
Cấu trúc chương trình
Phần I: Giới thiệu chung về 5S
Phần II: Nhận thức nguyên lý,
sức mạnh của 5S
Phần III: Các bước thực hiện
Chương trình 5S
Phần IV: Phương pháp đánh giá

Không gian làm việc trở nên mở rộng thêm
Giảm thời gian tìm kiếm
Kéo dài thời gian sử dụng máy móc.
Nơi làm việc trở nên khỏe khoắn và an toàn
Sai sót, lãng phí ít xảy ra hơn
Mọi người trở nên tự giác.
Chi phí (thời gian, công sức và tiền bạc) cho chương trình không đáng kể
Được khách hàng đánh giá cao
Kích thích sự sáng tạo của nhân viên
Cải thiện hình ảnh của tổ chức
Mọi người cảm thấy tự hào về nơi làm việc của mình
Tăng năng suất, hiệu quả hoạt động của toàn bộ tổ chức
Giúp hình thành 5S như thói quen hoạt động của tổ chức
Tại sao lại là 5S trước tiên?
3
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 7 -
Vậy 5S là gì???
5S là một trong những công cụ cơ bản và vô cùng hữu dụng cho Kaizen
để cải tiến quản lý sản xuất, nâng cao năng suất nếu được áp dụng một
cách đúng đắn.
5S là 5 ký tự đầu tiên trong 5 chữ của tiếng Nhật đó là: Seiri – Sàng
lọc, Seiton – Sắp xếp, Seiso – Sạch sẽ, Seiketsu – Săn sóc, và Shitsuke
– Sẵn sàng.
Là sự khởi đầu cho mọi người trong tổ chức bằng một môi trường làm
việc khỏe khoắn, thoải mái, và năng suất.
Khi áp dụng thành công, 5S sẽ đem lại nhiều thay đổi mới lạ cho tổ
chức chẳng hạn như: những gì không cần thiết sẽ bị “thanh lý” ở nơi
làm việc, chỉ những gì cần thiết mới được đặt gần sử dụng chúng, và

Công ty của Singapore, Hungaria, Bungaria, Uruguay, Brazil,
China, Poland, India, Thailand, và Costa Rica.
Ngày nay, 5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ
biến ở Nhật Bản và nhiều nước khác trên thế giới. Bởi vì:
– Chỗ làm việc trở nên sạch sẽ, ngăn nắp, thuận tiện và an
toàn hơn.
– Nhân viên cảm thấy tự hào về sự ngăn nắp và sạch sẽ tại nơi
làm việc của họ.
– Công ty dễ dàng nhận ra kết quả
– Tăng năng suất, phát huy sáng kiến của mọi người.
4
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 10 -
Phần II
Nhận thức nguyên lý, sức mạnh của 5S
5S là một chương trình với sự
tham gia của mọi người trong
công ty
Một phương pháp rất hiệu quả
để huy động con người, cải tiến
môi trường làm việc và nâng
cao năng suất
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 11 -
5S sự cấu thành của
PQCDSM
Áp dụng 5S một cách triệt để sẽ có được:
 Nâng cao năng suất (Productivity)

người
Mọi người thoải mái trình bày
Mọi người cảm thấy tự hào về nơi làm việc của
mình
Công ty ngày càng gặt hái được nhiều kết quả tốt
đẹp
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 14 -
Lý do tại sao
5S ngày càng phổ biến
Có thể áp dụng đối với mọi cấp công ty: nhỏ,
vừa, và lớn
Áp dụng cho mọi công ty thuộc mọi ngành
nghề, lĩnh vực kinh doanh khác nhau: sản
xuất, thương mại, hay dịch vụ
Triết lý của 5S dễ hiểu, không đòi hỏi phải
hiểu biết các thuật ngữ khó
Một cách tự nhiên: là người ai cũng thích sạch
sẽ, ngăn nắp, thoải mái tại nơi (chỗ) làm việc
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 15 -
3 loại chỗ làm việc
Loại thứ nhất:
– Mọi người vứt rác bừa bãi xung quanh mà
không có ai thu dọn
Loại thứ hai:
– Trong đó mọi người vứt rác bừa bãi xung
quanh và có một tổ thu dọn vệ sinh

Vệ sinh mọi chỗ tại nơi làm việc để không còn rác trên
nền nhà, máy móc và thiết bị
Seiketsu – Săn sóc:
Luôn săn sóc, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách thực
hiện liên tục Seiri – Seiton - Seiso
Shitsuke – Sẵn sàng:
Tạo cho mọi người có thói quen tự giác làm việc tốt và luôn
tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 18 -
Phần III
Các bước thực hiện chương trình 5S
Bước 2: Thông báo chính thức của Ban giám đốc
Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh
Bước 4: Bắt đầu bằng Seiri
Bước 5: Đánh giá định kỳ 5S
Bước 1: Chuẩn bị
7
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 19 -
Bước 1
Chuẩn bị
Kế hoạch thực hiện
Cán bộ lãnh đạo hiểu rõ nguyên lý và lợi ích của 5S
Cán bộ lãnh đạo thăm các công ty điển hình thực
hiện 5S
Cán bộ lãnh đạo cam kết thực hiện 5S
Tổ chức Ban chỉ đạo thực hiện 5S

Người hướng dẫn thực hiện 5S
Trưởng phòng
vật tư
Hoạt động/ đào tạo 5S
Trưởng phòng
sản xuất
Hoạt động/ đào tạo 5S
Trưởng phòng
hành chính
Hoạt động/ đào tạo 5S
Trưởng phòng
kinh doanh
Hoạt động/ đào tạo 5S
Bộ phận mua vật tư Bộ phận hành chính
Bộ phận bán hàng
Tổ sản xuất 1
Tổ sản xuất 2
Tổ sản xuất 3
8
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 22 -
Bước 3
Mọi người tiến hành tổng vệ sinh
Kế hoạch thực hiện
 Tổ chức “Ngày tổng vệ sinh’
 Chia vùng, phân công nhóm phụ trách
 Cung cấp đầy đủ dụng cụ và các thiết bị cần
thiết
 Thực hiện ngày tổng vệ sinh toàn Công ty

 Lưu quá nhiều bản giấy tờ sản xuất
và lưu kho
 Các nguyên nhân khác
9
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 25 -
Seiri thực hiện khi nào?
Ai làm? Ở đâu?
 Vào “Ngày tổng vệ sinh”, mọi người cố gắng loại bỏ
những thứ không cần thiết
 Hai năm một lần, tổ chức một ngày Seiri và tập trung
loại bỏ những thứ không cần thiết
 Trong suốt những ngày thực hiện các hoạt động Seiri,
Seiton, Seiso; cố gắng loại bỏ những thứ không cần
thiết và phòng ngừa lãng phí do tích lũy những thứ
không cần thiết
 Cán bộ lãnh đạo và chuyên gia đánh giá 5S đi xem
xét xung quanh chỗ làm việc và đưa ra những chỉ
dẫn cần thiết
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 26 -
Các bước thực hiện
Seiri – Sàng lọc
 Bước 1:
Cùng đồng nghiệp, quan sát kỹ nơi làm việc của mình. Phát hiện
và xác định những cái không cần thiết cho công việc của bạn.
Sau đó, hủy bỏ những cái không cần thiết.
Đừng giữ lại những thứ gì không cần thiết cho công việc của

 Vứt bỏ
 Khi hủy những thứ thuộc tài sản Công ty nên báo cáo cho người có
thẩm quyền được biết.
 Thông báo cho những nơi đã cung cấp nguyên vật liệu, tài liệu thừa
đó.
 Hãy tìm mọi nơi, mọi ngóc ngách giống như tìm diệt một con dán.
Một phần thưởng nếu khi Seiri, bạn tìm ra một vài vật có ích
mà lâu nay bạn không biết nó biến đâu!!!
Wow! Tìm thấy rồi! Thì ra là ở đây!!!
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 29 -
Kinh nghiệm thực hành Seiri
 Cần có tiêu chuẩn rõ ràng cho từng nơi làm việc.
Nghĩa là, nơi làm việc khác nhau và đối tượng khác
nhau sẽ có những tiêu chuẩn khác nhau.
 Tại dây chuyền sản xuất, chỉ để đủ lượng cần thiết
cho hoạt động hàng ngày. Bắt đầu là 1 ngày, rồi
giảm xuống 1/ 2 ngày…
 Đối với những vật nhỏ, có thể để lượng nhiều hơn cần
thiết sao cho không ảnh hưởng đến dây chuyền sản
xuất và công việc.
 Nên sử dụng “nhãn vàng” và “nhãn đỏ” để Seiri
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 30 -
Ví dụ về “nhãn vàng”
11
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm

dụng
 Đặt các dụng cụ sử dụng thường xuyên vào gần chỗ
người sử dụng
12
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 34 -
Các bước thực hiện
Seiton – Sắp xếp
 Bước 1:
- Phải chắc chắn là mọi thứ không cần thiết đã được loại bỏ khỏi nơi làm việc.
- Tiếp theo, hãy suy nghĩ xem để cái gì ở đâu là thuận tiện theo quy trình làm
việc và phải đảm bảo tính thẩm mỹ và độ an toàn cao.
 Bước 2:
- Trao đổi với đồng nghiệp về cách sắp xếp bố trí trên quan điểm thuận tiện cho
thao tác.
* Chú ý: Cái gì thường xuyên được sử dụng thì phải đặt gần người sử dụng để
đỡ phải đi lại. Cái gì ít dùng thì để xa hơn.
- Phác thảo cách bố trí và trao đổi với đồng nghiệp, sau đó thực hiện.
 Bước 3:
- Phải làm cho đồng nghiệp biết được cái gì, để ở chỗ nào để họ tự sử dụng mà
không cần phải hỏi ai. Bằng cách:
+ Tạo một danh mục các vật dụng và nơi lưu giữ.
+ Ghi chú lên từng ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu… để mọi người biết được
cái gì lưu giữ trong đó.
 Bước 4:
Đối với bình cứu hỏa và những chỉ dẫn cần thiết khác cũng áp dụng theo cách 2
ở bước 3.
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm

sự sạch sẽ tại nơi làm việc?
 Seiso – Sạch sẽ phải được thực hiện
hàng ngày, đôi khi thậm chí là cả ngày.
Chất
lưng
sản
phẩm
Sự
sạch
sẽ
tại
nơi
làm
việc
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 39 -
14
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 40 -
Cách thực hiện
Seiso – Sạch sẽ
 Không nên đợi đến lúc dơ bẩn mới vệ sinh. Hãy quét dọn, vệ
sinh nơi làm việc, kể cả máy móc thiết bị, dụng cụ, đồ đạc v.v.
một cách thường xuyên làm cho những thứ trên đây không còn
cơ hội dơ bẩn.
 5 phút cho mỗi ngày để làm Seiso
 Bạn và đồng nghiệp của bạn phải có trách nhiệm với môi trường
xung quanh nơi làm việc của mình.

3. Kết hợp công tác vệ sinh và
kiểm tra.
4. Thực hiện vòng tròn: Quét –
Rửa – Lau chùi – Kiểm tra.
5. Tổ chức “Ngày tổng vệ sinh” 1
– 2 lần/ năm
15
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 43 -
Bước 4
Thế còn Seiketsu?
Seiketsu – Săn
sóc: có nghĩa là
giữ gìn vệ sinh
sạch sẽ nơi làm
việc ở mức độ cao.
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 44 -
Những gi ý cho Seiketsu
Đừng để lãng phí những nỗ lực mà mình đã thực hiện, nghĩa là
không nên dừng lại khi đã tiến hành 3S. Do đó:
 Cần tạo ra một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp ở
nơi làm việc, cần có lịch làm vệ sinh.
 Phong trào thi đua giữa các phòng ban rất quan trọng và có
hiệu quả trong việc lôi kéo mọi người tham gia 5S.
 Chú ý:
 Cần chỉ rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc hay
máy móc.

Những gi ý cho
Shitsuke – Sẵn sàng
 Mọi người thực hiện 4S một cách tự giác như một thói quen hay
lẽ sống.
 Không có cách nào thúc ép thực hiện 5S tốt hơn là thực hành nó
cho tới khi mọi người cảm thấy yêu 5S.
 Cần tạo ra bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không
thể thiếu 5S. Do đó cần chú ý:
 Coi nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của mình.
 Công ty là nơi mình tạo ra thu nhập cho mình và gia đình.
 Nếu mong muốn và thường xuyên làm cho ngôi nhà của
mình sạch sẽ, vệ sinh, ngăn nắp thì tại sao không cố gắng
làm cho nơi làm việc của mình sạch sẽ, thoải mái, dễ chịu
như ở nhà.
Chú ý: Vai trò của người phụ trách là cực kỳ quan trọng. Người
phụ trách phải là tấm gương về 5S cho mọi người noi theo.
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 48 -
Luyện tập Shitsuke
Gặp gỡ mọi người với nụ cười thân thiện
Hãy là người biết lắng nghe
Hãy chứng minh tinh thần đồng đội
Luôn xem mình là thành viên của một tổ chức có
danh tiếng
Cố gắng luôn đúng giờ
Giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ, ngăn nắp
Tuân thủ nghiêm ngặt quy định an toàn
17
9/23/2010

Trao thưởng định kỳ cho nhóm và cá nhân thực hiện
tốt 5S
Tổ chức tham quan, tìm hiểu 5S ở những công ty
khác ở trong và ngoài nước
Tổ chức phong trào thi đua giữa các công ty để hoàn
thiện hơn.
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 51 -
Phần III
Phương pháp đánh giá
và hướng dẫn 5S
Quá trình đánh giá
Vài mẫu đánh giá hoạt động 5S
Những lưu ý đối với chuyên gia đánh giá 5S
18
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 52 -
Những lưu ý đối với
chuyên gia đánh giá 5S
 Cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý có hỗ trợ cho chương trình
5S không?
 Mọi người có tự hào về nơi làm việc của họ không?
 Chỗ làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp không?
 Chỗ làm việc có an toàn cho mọi người làm việc không?
 Máy móc, thiết bị có được vệ sinh và duy trì tốt hoạt động này
không?
 Mọi thứ sắp xếp có dễ tìm không?
 Máy móc, dụng cụ có đặt ngăn nắp, tiện cho người sử dụng

Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 55 -
Trình độ người tham gia
Tất cả các
phòng đã thực hiện
5S và đạt được
mức thực tế với sự
tham gia của mọi
thành viên trong
Công ty.
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 56 -
Phân bổ thời gian
Mỗi một cuộc thi
đua sẽ được tổ
chức kéo dài 5
tháng, 2 lần/ năm
trên cơ sở đảm bảo
tính liên tục
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 57 -
Nhóm đánh giá
Ban chỉ đạo chương
trình 5S chỉ định nhóm
đánh giá, nhóm này sẽ
thăm từng phòng ban
và đánh giá các hoạt
động 5S vào cuối mỗi

2. Điểm cuối cùng
ĐiỂM CuỐI CÙNG = ĐiỂM ĐiỀU CHỈNH + ĐiỂM THƯỞNG CHO CÁC HoẠT ĐỘNG 5S
3. Sự giải thích của đánh giá viên về thực hiện thống nhất
Chuyên gia đánh giá cần trình bày lý do thưởng ĐiỂM THƯỞNG ở mục thực hiện tốt
5S.
4. Kiến nghị của đánh giá viên đối với việc cải tiến trong thời gian tới
Chuyên gia đánh giá cần đưa ra ý kiến gợi ý về việc cải tiến trong thời gian tới vào
mục KiẾN NGHỊ
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 60 -
Vài mẫu đánh giá
hoạt động 5S
21
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 61 -
MẪU ĐÁNH GIÁ 5S – CHỖ LÀM ViỆC/ KHỐI SN XUT PHÒNG
MỤC NỘI DUNG ĐiỂM
1 Nguyên vật liệu/ phụ tùng Có được đặt vào chỗ thuận tiện và dán nhãn để dễ lấy ra?
10 8 6 4 2
2 Thực hiện trong quátrình Có được sắp xếp thuận lợi để dễ xếp dỡ?
10 8 6 4 2
3 Sản phẩm cuối cùng Có sắp xếp vào chỗ thuận tiện và dán nhãn để dễlấy ra?
10 8 6 4 2
4 Khuyết tật/ loại bỏ Có được dán nhãn rõ ràng để cách lyvới sản phẩm tốt?
10 8 6 4 2
5 Máy móc/ thiết bị Có vệ sinh, an toàn, bảo dưỡng và thuận tiện cho sản xuất?
10 8 6 4 2
6 Đường điện/ đường ống Có được lắp đặt ngăn nắp, an toàn và tiện lợi?

19 Thiết bị an toàn Có đặt vào chỗ thuận tiện để sử dụng và bảo dưỡng tốt?
10 8 6 4 2
20 Bình dập lửa/ lối thoát hiểm Có thích hợp và được vệ sinh thường xuyên?
10 8 6 4 2
21 Dụng cụ vệ sinh/ thùng giác Có được vệ sinh sạch sẽ và bảo dưỡng tốt?
10 8 6 4 2
22 Căng tin/ nhà vệ sinh/ tủ
khóa
Có được vệ si nh sạch sẽ và bảo dưỡng tốt?
10 8 6 4 2
23 Các vùng bên ngoài/ vườn Có sạch sẽ, an toàn và là tấm gương tốt để giới thiệu?
10 8 6 4 2
24 Bảo vệ/ bãi đỗ xe Có sạch sẽ, an toàn và làtấm gương tốt để giới thiệu?
10 8 6 4 2
TỔNG SỐ ĐiỂM (a)
SỐ MỤC ĐÁNH GIÁ (b) ĐiỂM ĐiỀU CHỈNH = a/ b * 10
ĐiỂM THƯỞNG
20 15 10 5 0
LÝ DO THƯỞNG ĐiỂM: KIẾN NGHỊ:
NGÀY: NGƯỜI ĐÁNH GIÁ:
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 63 -
MẪU ĐÁNH GIÁ 5S – CHO KHỐI VĂN PHÒNG PHÒNG
MỤC NỘI DUNG ĐiỂM
1 Bàn/ ghế Có sạch sẽ và sắp xếp thuận tiện?
10 8 6 4 2
2 Tủ kéo/ ngăn Có sạch sẽ và dán nhãn để dễ tìm thấy các thứ cần
thiết?
10 8 6 4 2

14 Lối thoát khẩn
cấp
Có thuận tiện và đảm bảo khi khẩn cấp?
10 8 6 4 2
15 Thiết bị an toàn Có thuận tiện và bảo dưỡng tốt?
10 8 6 4 2
16 Quần áo bảo hộ/
giày
Có sạch sẽ và là tấm gương tốt để giới
thiệu?
10 8 6 4 2
17 Thùng rác Có sạch sẽ và được bảo dưỡng tốt?
10 8 6 4 2
TỔNG SỐ ĐiỂM (a)
SỐ MỤC ĐÁNH GIÁ (b) ĐiỂM ĐiỀU CHỈNH = a/ b * 10
ĐiỂM THƯỞNG
20 15 10 5 0
LÝ DO THƯỞNG ĐiỂM: KIẾN NGHỊ:
NGÀY: NGƯỜI ĐÁNH GIÁ:
9/23/2010
Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm
- 65 -
Câu hỏi thảo luận
1. Anh/ chị hãy liệt kê những vật dụng không cần thiết
tại nơi làm việc của mình?
2. Tại sao những vật dụng không cần thiết đó lại “hiện
hữu” tại nơi làm việc của các anh/ chị?
3. Là cán bộ quản lý sản xuất, anh/ chị hãy đề xuất
những biện pháp để nơi làm việc của mình trở nên
sạch sẽ, ngăn nắp, thuận tiện, an toàn và khỏe