Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản
Lời nói đầu
Một nhiệm vụ quan trọng của công tác quản lý là quản lý dữ liệu , tức
là những số liệu và tài liệu thu thập đợc . Dữ liệu đợc coi là nguyên liệu để
chế biến thành thông tin dới dạng tiện dùng và có ích cho viẹec ban hành
các quyết định . Ngày nay ngân hàng dữ liệu hệ cơ sở dữ liệu dựa trên máy
tính điên tử là phơng tiện chủ yếu để quản lý dữ liệu một cách thành
công .Mối quan tâm hàng đầu của những cán bộ thiết kế hệ thống thông
tin quản lý là thiết kế các ngân hàng dữ liệu nhằm lu trữ và quản lý tập
trung dữ liệu trên các phơng tiện nhớ của máy tính điện tử để phục vụ cho
nhiều ngời dùng và nhiều mục đích quản lý.Hệ thống thông tin quản lý thể
hiên cách tiếp cận của nhà quản lý tới những hệ thống thông tin quản lý và
những ứng dụng của nó trong các tổ chức kinh tế xã hội , đặc biệt cho các
tổ chức doanh nghiệp. Các nhà quản lý hiện đại càng ngày càng phải chịu
trách nhiệm nhiều hơn trong việc xác định những yêu cầu hệ thông thông
tin và trách nhiệm trong việc phân tích, thiết kế và cài đặt những hệ thống
thông tin sao cho chúng trợ giúp tốt nhất những yêu cầu thông tin của nhà
quản lý .
Hiện nay ở nớc ta thực hiện Nghị Định 49/CP của chính phủ tất cả các
cơ quan xí nghiệp đều đã và đang thực hiện đa máy tính vào công tác văn
phòng và quản lý .Thế nên sinh viên chuẩn bị đi thực tật làm đề tài chuyên
nghành là hết sức thiết thực và cần thiết để qua đây biết đợc tình hình học
tập và ứng dụng trong thực tế ra sao? Cho nên em chọn đề tài Xây dựng
hệ thống thông tin quản lý các văn bản đến và đi của khoa tin học kinh tế
Đề tài này sẽ giúp cho em hiểu biết hơn vì đây là đề tài thiết thực trong
thực tế .Qua đề tài này em sẽ phát triển lên xây dựng đề tài khác khá hơn .
Vì đây là đề tài đầu tay về môn chuyên nghành nên chắc hẳn còn nhiều
thiếu sót . Em rất mong nhận đợc lời nhận xét phê bình và gợi ý sửa đổi
của Thầy để em rút kinh nghiệm trong những đề tài sau nhất là trong quá
trình thực tập.
ChơngI. Khái quát nội dung và sử dụng ngôn

thúc đẩy chất lợng đào tạo cử nhân phù hợp với thời đại thông tin, nhất là
đối với sinh viên khoa tin học quản lý. Đào tạo cho đất nớc các cử nhân tin
học kinh tế đáp ứng yêu cầu của đất nớc xây dựng Xã Hội Chủ Nghĩa
phồn vinh.
2
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản
B.Ngôn ngữ lập trình.
1.Khái niệm chung.
Với phần mềm quản lý văn bản vào ra của khoa tin học kinh tế là một
khối lợng tơng đối lớn vì vậy khi xây dựng HTTT cho đề tài nay ngôn
ngữ thích hợp cho hớng đối tợng , truy cập một cách nhanh nhất và dễ
hiểu nhất, thuận lợi cho việc tìm kiếm, hay theo dõi quá trình học tập của
sinh viên đó . Em chọn ngôn ngữ lập Trình Visual Basic 6.0.
Đây là ngôn ngữ thông dụng nhất cho việc xây dựng đề tài lập trình h-
ớng đối tợng , giúp cho đề tài sinh động hơn, dễ hiểu hơn, sử dụng dễ hơn.
2.Xây dựng đề tài.
Với ngôn ngữ Visual Basic 6.0 , đề tài đợc xây dựng trên cơ sở HTTT đ-
ợc thiết kế các FORM , với một FORM chính ta có thể truy nhập, tìm
kiếm, dữ liệu , thông tin về hồ sơ, văn bản đi và văn bản đến của khoa tất
cả những vấn đề về hồ sơ kể cả những văn bản đã sử dụng .
Qua đó ta có thể liên hệ dễ dàng hơn giữa các khoa với nhau và liên hệ
giữa nhà trờng và gia đình, việc liên hệ của Bộ Giáo dục gửi tới nhà trờng
và thông qua các khoa tới sinh viên để cập nhật những thông tin cần
thiết.Nh vậy sử dụng ngôn ngữ Visual Basic có thể xây dựng chơng trình
hoàn thiện hơn so với ngôn ngữ lập trình khác.
Với ngôn ngữ này em xây dựng các form nhỏ thông qua một form
chính. Từ form chính có thể truy nhập đợc các thông tin ở các form khác
nhờ menu hiện ở trên form chính, ngoài ra có thể nhập thêm hay xoá bỏ
một văn bản nào đó do một lý do là chuyển đến hoặc chuyển đi.
ChơngII: Quá trình thực hiện

Sinh viên sau khi ra trờng với chuyên môn cao nhờ sự chỉ dẫn nghiên
cứu của thầy cô và bản thân cố gắng của mình , họ đợc nghiên cứu những
vấn đề mới nhất về tin học cùng với sự rèn luyện đạo đức con ngời. Sinh
viên sau khi ra trờng không những có trình độ cao mà họ còn có phẩm
chất tốt. Nhờ việc quản lý khoa học của nhà trờng và khoa tin học kinh tế,
Đề tài Xây dựng HTTT quản lý văn bản của khoa tin học kinh tế là một
công việc rất cần thiết.
B. Phân tích và thiết kế HTTT.
Trớc hết ta phải thiết kế hệ thống để quá trình thực hiện phơng án của
mình đợc thoả dụng. Đánh giá yêu cầu và tham khảo về giai đoạn yêu cầu
do phân tích trình bày một quyết định sẽ đợc ban hành tiếp tục hay huỷ
bỏ. Giai đoạn này cũng rất quan trọng, theo James Mckên đã làm rõ tính
sống còn của giai đoạn này bằng nhận xét:Những ngời có thành công
nhất , nghĩa là những ngời tôn trọng nhất các rằng buộc về tài chính, về
thời gian và đợc ngời sử dụng hài lòng nhất , cũng là những ngời đã dành
nhiều thời gian nhất cho những hoạt động phân tích chi tiết và thiết kế lo
gíc.
I/Sơ Đồ Chức Năng:
4
Quản lý văn bản
Quản lý hồ sơLập lịch
Quản lý nơi
nhận
Vào các thủ tụcNhập nội dungXử lý
Tính theo loại
văn bản
In các báo cáo
In văn bản
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản


Thời gian kiểm
định
Kết thúc quá trình gửi
Xử lý văn bản
Xắp xếp văn bản theo trình
tự
Thực hiện chương trình
Thực hiện kiểm tra định kỳ
Nhận và thực hiện
Sau khi nhận văn
bản
Lập kế hoạch
Quá trình gửi
văn bản
Xác định điều
kiện văn bản
Đã thực
hiệnvà xử lý
Các thông báo
được gửi đi
Tổng hợp và
thông báo
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản
Đây là chơng trình xây dựng nhằm quản lý văn bản khoa tin học kinh
tế. Khi ta muốn nhập dữ liệu tìm kiếm văn bản trợ giúp chơng trình.
2. Nhập dữ liệu.
8
X©y dùng hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸c v¨n b¶n
3. KiÓu v¨n b¶n.
9