SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

TỔ CHỨC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN
BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN VÀ LƯU TRỮ
HỒ SƠ
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Đất nước ngày càng đổi mới, công nghệ ngày phát triển nhưng không thể
thiếu những hồ sơ minh chứng. Bên cạnh đó, những năm gần đây nghiệp vụ công
tác văn thư lưu trữ cũng có những bước phát triển vượt bậc đáp ứng yêu cầu
ngày càng cao của nền cải cách hành chính Quốc gia.
Đồng thời, công tác văn thư - lưu trữ là hoạt động thông tin bằng văn bản
bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản và tổ chức sắp xếp, quản lý,
giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, và chiếm một phần lớn
nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của
một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ
đạo, quản lý điều hành.
Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của
Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản

của người làm công tác văn thư trong việc “Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi,
văn bản đến và lưu trữ hồ sơ” bằng phương pháp khoa học, hiện đại trên cơ sở
những quy định chung của Đảng, nhà nước là công việc cần thiết.
A. TỔ CHỨC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI
Văn bản đi là tất cả những tài liệu do nhà trường, chi bộ trường gửi cho nơi
khác gọi chung là văn bản đi.
Tại trường THPT Trấn Biên, tất cả mọi công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa cơ
quan ban hành ra ngoài hay trong nội bộ (giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy
chứng nhận) đều phải đưa qua bộ phận văn thư để đóng dấu và làm thủ tục gửi đi.
1. Trình tự của văn bản đi
+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỷ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng năm
của văn bản.
+ Trình ký văn bản, đóng dấu lên văn bản.
+ Đăng ký văn bản đi.
+ Làm thủ tục chuyển giao phát hành và theo dõi việc chuyển phát đi.
+ Lưu văn bản đi.
2. Công tác soạn thảo văn bản
+ Phần lớn công việc soạn thảo tại trường được thực hiện trên máy vi tính và
dựa vào các biểu mẫu tạo sẵn theo quy định. Do vậy, các loại văn bản được soạn
thảo nhanh chóng, đúng quy định và ít bị sai sót.
+ Khi được phân công soạn thảo văn bản thì xác định hình thức, nội dung,
độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo. Phân loại độ mật, độ khẩn của từng
văn bản, sắp xếp văn bản nào cần làm trước, văn bản nào cần làm sau. Thu thập,
xử lý các thông tin có liên quan đến nội dung văn bản.
3. Đánh máy, sao in văn bản
+ Đánh máy, sao in văn bản góp phần bảo đảm tính chính xác, tính khuôn
mẫu của văn bản đồng thời làm cho việc giải quyết văn bản được kịp thời, nhanh
chóng, chính xác.
+ Khi được giao nhiệm vụ đánh máy thì phải đánh đúng với bản gốc, phải
tuyệt đối giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Đối với văn bản mật thì phải thực hiện ở

+ Hướng dẫn số 01-HD/VPTW ngày 02-02-1998 của văn phòng Trung ương
vể thể thức văn bản của Đảng;
+ Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28-05-2004 của văn phòng Trung ương
vể thể thức văn bản của Đảng (thay thế HD 01).
* Tiêu đề Đảng cộng sản Việt Nam
Tiêu đề “Đảng cộng sản Việt Nam” là thành phần thể thức xác định văn
bản của Đảng. Tiêu để được trình bày trang đầu, góc phải, dòng đầu bằng chữ in
hoa, cỡ chữ từ 15, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có dòng kẻ ngang nét liền phân
cách với địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Đường kẻ có độ dài bằng độ
dài tiêu đề. Nếu dùng Microsoft Office Word 2003 thì vẽ lệnh Draw, nếu sử dụng
Microsoft Office Word 2007 thì vào menu Insert  Shapes chọn đường thẳng kết
hợp phím Shift để vẽ.
Ví dụ: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

Tên cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan cấp trên (nếu có) được trình
bày trang đầu, bên trái, ngang với dòng tiêu đề, phía dưới có dấu * để phân cách
với số và ký hiệu văn bản.
+ Tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,
cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng.
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, đặt canh giữa dưới tên cơ quan
chủ quản, cách dòng trên một dòng đơn, được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có dấu *, và đặt cân đối so với dòng chữ.
Ví dụ:
THÀNH UỶ BIÊN HOÀ
CHI BỘ TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN
*
* Số, ký hiệu văn bản
Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản của
chi bộ ban hành trong một nhiệm kỳ của chi bộ. Nhiệm kỳ cấp uỷ được tính từ
ngày liền kề sau ngày bế mạc đại hội đảng bộ lần này đền hết ngày bế mạc đại hội

Trích yếu nội dung văn bản là là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề
của nội dung văn bản.
+ Tên loại văn bản được trình bày canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 16,
kiểu chữ đứng, đậm; Trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới
tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14-15, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới
trích yếu nội dung có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến ½ độ dài của
dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Ví dụ:
BÁO CÁO
V/v sinh hoạt chi bộ tháng 4 năm 2013

- Trích yếu nội dung công văn, sau chữ “V/v” (về việc) được trình bày bằng
chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu
văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu của văn bản. Nếu trích yếu nội dung công
văn hơn 2 dòng ta nhấn tổ hợp phím Shift + Enter để xuống dòng.
Ví dụ:
Số 20/CV-CBTB
V/v bồi dưỡng chính trị hè
cho giáo viên
* Nội dung văn bản
Phần nội dung văn bản là phần chính, quan trọng nhất, thể hiện toàn bộ nội
dung cụ thể của văn bản.
+ Phần nội dung văn bản được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội
dung văn bản bằng chữ in thường, canh đều hai bên, kiểu chữ đứng; cỡ chữ 14-15,
đầu đoạn (first line) thụt vào 1,27 cm, khoảng cách giữa đoạn trên cách đoạn dưới
tối thiểu 6pt, khoảng cách giữa các dòng chọn tối thiểu là dòng đơn (single), tối đa
là 1,5 lines.
* Chữ ký, thể thức đề ký
Chữ ký thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản
được ban hành. Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ được bầu hoặc được bổ nhiệm
và họ tên người ký.

+ Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng, ngang hàng với dòng
chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái, bằng chữ in thường, cỡ chữ
14.
+ Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được
trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức,
đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được
trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có
dấu chấm phẩu(;), riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai
chấm(:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan), dấu phẩy, chữ viết tắt
tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường
hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.
Ví dụ:
Nơi nhận: T/M CHI BỘ
- BTC Thành uỷ; BÍ THƯ
- Lưu: VT-CM. (Chữ ký) Nguyễn Văn Hưng

b) Đối với văn bản lấy danh nghĩa Trường THPT Trấn Biên.
Đảm bảo thể thức theo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV ban hành
ngày 19/01/2011 về việc “Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính”.
- Quốc hiệu
- Tên cơ quan, tổ chức, ban hành văn bản
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.
- Nội dung văn bản.
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
- Dấu của cơ quan tổ chức.

THÀNH ĐOÀN BIÊN HOÀ
ĐOÀN TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN

* Số, ký hiệu văn bản
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ
13, kiểu chữ đứng, đặt canh giữa tên cơ quan ban hành văn bản. Sau từ “Số” có
dấu hai chấm, với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và
kí hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm từ viết tắt trong ký hiệu có dấu
gạch nối không cách chữ (-). Ví dụ: Số: 09/KH-THPT
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
+ Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản được trình bày cùng một
dòng, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, các chữ cái đầu
dòng của địa danh phải viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy, đặt canh giữa dưới
quốc hiệu.
Ví dụ:
Biên Hòa, ngày 25 tháng 05 năm 2013

* Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
+ Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được
đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; trích yếu nội dung văn
bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu nội dung có đường kẻ ngang nét liền,
có độ dài bằng 1/3 đến ½ độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Ví
dụ:
BÁO CÁO
Về việc triển khai thực hiện kết luận kiểm tra, đánh giá trường trung
học đạt chuẩn quốc gia giai đoạn 2011-2015

- Trích yếu nội dung công văn, sau chữ “V/v” (về việc) được trình bày bằng
chữ in thường, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa dưới số và ký

KT. HIỆU TRƯỞNG
PHÓ HIỆU TRƯỞNG
(chữ ký)

Trần Minh Tâm
* Nơi nhận
Phần nơi nhận được trình bày như sau:
+ Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản
được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
+ Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ
chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân
được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ
chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc
mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng

có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm,
các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm.
- Ví dụ gửi 01 cơ quan:
Kính gửi: Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai.
- Ví dụ gửi 02 cơ quan trở lên:
Kính gửi:
- Phòng Tổ chức cán bộ Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai;
- Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai.
Phần nơi nhận áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn
bản khác được trình bày như sau:
+ Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng
chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng
chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
+ Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được
trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức,

ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ví dụ: Báo cáo số 136/BC-THPT ngày 20 tháng 01 năm 2013 về việc khảo
sát, đánh giá công tác hành chính văn phòng
* Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có) lên văn bản
- Đóng dấu cơ quan
Dấu của cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơ
quan ban hành văn bản. Dấu đóng lên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng
và trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Mực dấu có màu đỏ tươi theo quy định của
Bộ Công an.
- Những văn bản lấy tên trường ban hành phải đóng dấu của nhà trường.
- Những văn bản lấy tên Chi bộ trường ban hành phải đóng dấu của chi uỷ.
- Nhân viên văn thư (người được nhà trường giao cho việc giữ dấu cơ quan),
phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của nhà trường, không nhờ người
khác đóng giùm hoặc giao dấu cho người khác tự đóng.
- Dấu của nhà trường chỉ đóng vào những văn bản, giấy tờ khi đã có chữ ký
của Ban giám hiệu nhà trường.
- Không đóng dấu lên giấy trắng, giấy in sẵn, giấy giới thiệu chưa ghi rõ họ
tên người sử dụng và mục đích sử dụng (tức là không được đóng dấu khống chỉ).
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của
Hiệu trưởng.
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên của trường
hoặc tên của phụ lục.
- Đóng dấu độ khẩn, mật
- Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên
văn bản được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), được thực
hiện theo quy định tại Khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày
13/9/2002 của Bộ Công an
6. Đăng ký văn bản đi


+ Trang nội dung: Phần dùng để đăng ký văn bản đi, được trình bày trên
trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 07 cột:
Số, ký
hiệu văn
bản
Ngày,
tháng
văn bản
Tên loại
và trích
yếu nội
dung
văn bản
Người
ký
Nơi
nhận
văn bản
Đơn vị,
người
nhận bản
lưu
Số
lượng
bản
Ghi chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)


(7) Ghi chú những điều cần thiết khác.
+ Ví dụ: Báo cáo số 132/BC-THPT ngày 10 tháng 01 năm 2013 (Báo cáo về
kết quả 02 năm thực hiện “Ngày pháp luật).
Số, ký
hiệu văn
bản
Ngày,
tháng
văn bản

Tên loại và
trích yếu
nội dung
văn bản
Người
ký
Nơi nhận
văn bản
Đơn vị,
người
nhận bản
lưu
Số
lượng
bản
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
132/BC-
THPT

dục năm học 2013 - 2014).
Ta nhập như sau:
SỐ CV ĐUÔI CV NGÀY CV KÝ CV
NỘI DUNG
165 KH-THPT 16/04/2013 Hiệu trưởng
KẾ HOẠCH
về việc phát triển
giáo dục năm học
2013 - 2014).

…

7. Chuyển phát văn bản đi.
- Các văn bản đi, kể từ lúc người có thẩm quyền đã ký (Bí thư, phó Bí thư
Chi bộ, Ban giám hiệu, Chủ tịch công đoàn, Bí thư Đoàn, Chủ tịch Hội chữ thập
đỏ, ), phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn
bản đó được ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Trường hợp văn bản được
ký ngày thứ bảy thì chuyển phát vào ngày thứ hai của tuần kế tiếp.
- Văn bản đi có thể chuyển cho nơi nhận bằng Fax, email, bưu điện hoặc gửi
trực tiếp. Các văn bản đi của Chi bộ văn thư chuyển trực tiếp.
- Việc gửi văn bản đi phải được tổ chức khoa học để tránh nhầm lẫn, thiếu
sót, đảm bảo cho văn bản được gửi đến nơi nhanh chóng, chính xác.
8. Phát hành văn bản
* Lựa chọn bì
+ Khi gửi văn bản đi, sử dụng phong bì thống nhất của nhà trường, trên đó
có in sẵn địa chỉ để tiện liên lạc.
+ Tùy theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và
kích thước cụ thể của mỗi loại sao cho phù hợp, đảm bảo kích cỡ mỗi chiều của bì
phải lớn hơn kích thước của văn bản khi được vào bì ở nguyên khổ giấy hoặc gấp
lại từ 10mm trở lên có thể vào bì một cách dễ dàng.

email và do văn thư trực tiếp chuyển trực tiếp đến các cơ quan và trong nội bộ nhà
trường.
+ Khi chuyển giao văn bản cho các cá nhân trong nội bộ hoặc chuyển giao trực
tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác thì người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
Vì vậy cần lập 03 loại sổ: 01 loại nội bộ và 01 loại chuyển qua bưu điện và 01
loại chuyển trực tiếp cho các cơ quan khác, cá nhân khác ngoài nhà trường.
* Mẫu sổ chuyển giao văn bản:
+ Bìa và tờ đầu của “Sổ chuyển giao văn bản đi” được trình bày tương tự
như sổ đăng ký văn bản đi, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đi” và
không có hai dòng chữ “từ ngày… đến ngày …” và “từ số… đến số…”.
Phần dùng để đăng ký chuyển giao văn bản đi có thể trình bày trên khổ giấy
A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm)
bao gồm 5 cột.
+ Ví dụ: Kế hoạch số: 165/KH-THPT ngày 16/4/2013 về việc phát triển giáo
dục năm học 2013 - 2014).
Ngày chuyển
Số, ký hiệu
văn bản
Đơn vị hoặc
người nhận
Ký nhận Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5)
16/04/13 165/KH- P. KHTC
TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN
Đường Đặng Đức Thuật – Tam Hòa – Biên Hòa – Đồng Nai
Điện thoại: 0613.894.355
Email:
Số: 09/KH-THPT
Cột 6: Ghi những điểm cần thiết khác.
Ví dụ:

Ngày
tháng
gửi văn
bản
Số, ký hiệu
văn bản
Nơi nhận văn bản
Số
lượng
bì
Ký nhận và
dấu bưu
điện
Ghi
chú
20/05 70/BC-THPT Trường THPT
Nguyễn Trãi
1
…

- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách hành chính, trường
thường thực hiện việc nhận và gửi văn bản qua địa chỉ email của trường. Trừ những
văn bản của Chi bộ và những văn bản mật, quan trọng phải gửi trực tiếp.
Các văn bản chuyển qua mạng internet thì file đính kèm đó là bản chính sau khi
được in ra và có đầy đủ thể thức, số,ký hiệu và chữ ký của Ban giám hiệu. Đối với

bản mật phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi nhằm phát hiện những sai sót, hư hỏng,
mất mát trước khi nhận và ký nhận.
- Đối với văn bản được chuyển qua địa chỉ mail của trường, cũng phải kiểm
tra sơ bộ về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản và nơi

nhận…Trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc
báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
b) Phân loại
- Sau khi nhận được số lượng bì công văn, giấy tờ gửi cho cơ quan thì tiến
hành phân loại công văn thành 02 loại: Đó là loại đăng ký vào sổ và loại không
đăng ký vào sổ.
+ Loại phải đăng ký: Bao gồm tất cả các văn bản, giấy tờ ngoài bì đề gửi nhà
trường, chi bộ trường, gửi cho Đoàn thanh niên, Hội chữ thập đỏ, Công đoàn, gửi
đích danh thủ trưởng và các chức danh lãnh đạo trong cơ quan.
Nếu văn bản nhiều thì tiếp tục phân loại, ví dụ: Loại gửi cho Hiệu trưởng,
gửi cho Chủ tịch công đoàn, …các loại này để riêng vào từng bìa đã viết tên sẵn để
tránh nhầm lẫn.
+ Loại không đăng ký: Sách, báo, tạp chí, thư riêng (của cá nhân nào thì
chuyển cho cá nhân đó).
c) Bóc bì văn bản:
- Loại không bóc bì: Bì văn bản đề gửi Công đoàn, Đoàn Thanh niên, Hội
chữ thập đỏ,… của nhà trường và thư riêng của BGH hoặc giáo viên, công nhân
viên, học sinh.
- Loại bóc bì: Những văn bản gửi cho Chi bộ Trấn Biên, trường THPT Trấn
Biên.
- Những văn bản khẩn cần bóc trước để giải quyết kịp thời.
- Khi mở phong bì, dùng kéo cắt sát mép bì để tránh không làm rách văn bản
bên trong, lấy văn bản ra cẩn thận, đề phòng văn bản bị dính vào phong bì có thể
làm rách văn bản, không bỏ sót văn bản trong phong bì.
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài phong bì với số ký hiệu của văn bản trong

việc tăng cường phối hợp tổ chức các hoạt động hè 2013; đẩy mạnh giáo dục
truyền thống; giáo dục bảo vệ môi trường; biển, hải đảo Việt Nam. (Công văn
được gửi về trường ngày 29/5/2013) thì ta thực hiện bóc bì, đóng dấu đến và ghi
vào số đến như sau:
+ Ví dụ công văn của Thành uỷ Biên Hoà gửi cho Chi bộ trường ngày
5/4/2013: Số 645-CV/BTCTU về việc yêu cầu gởi báo cáo thành tích đề nghị khen
thưởng đảng viên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ 3 năm liền (2010-2012), thì ta
thực hiện như sau:

1.2. Đăng ký văn bản đến:
TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN
CÔNG VĂN ĐẾN
Số:……………………………
Ngày:…………………………
Chuyển:…………………
TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN
CÔNG VĂN ĐẾN
Số: 719 ……………………
Ngày: 29/05/13……………….
Chuyển: Thuỳ.
TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN Sổ đăng ký
VĂN BẢN ĐẾN

NĂM: 2012

Từ ngày 01/01/2012 Đến ngày 31/12/2012
Từ số 01 Đến số 1228
(2) Số đến: Là số thứ tự đăng ký văn bản đến của nhà trường (theo số được
ghi trên dấu đến), được đánh liên tục bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết
thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
(3) Tác giả: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ
của người gửi đối với đơn thư.
(4) Số, ký hiệu: Ghi số ký hiệu của văn bản đến.
(5) Ngày tháng: Ghi ngày tháng năm ban hành của văn bản đến hoặc ngày
tháng năm của đơn thư. Ngày tháng năm ghi bằng hai chữ số Ả Rập, ví dụ:
19/05/13.
(6) Tên loại và trích yếu nội dung: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công
văn) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản không có trích yếu nội dung thì
phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
(7) Đơn vị hoặc người nhận: Ghi tên người nhận văn bản đến theo ý kiến
phân phối của Hiệu trưởng.
(8) Ký nhận: Người trực tiếp nhận văn bản ký nhận.
(9) Ghi chú: Dùng để ghi chú những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản
không có ký hiệu, ngày tháng, trích yếu…)
+ Ví dụ: Công văn số 913/SGDĐT-GDTrH ngày 15 tháng 5 năm 2013 về
việc điều động cán bộ, giáo viên coi thi, chấm thi kỳ thi tuyển sinh vào lớp 10
THPT năm học 2013-2014.
Ngày Số Tác giả Số, ký Ngày Tên loại và Đơn vị Ký Ghi

đến đến hiệu tháng

trích yếu
nội dung
hoặc
người
nhận
nhận

Ví dụ minh hoạ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN Sổ đăng ký
VĂN BẢN MẬT ĐẾN

NĂM: 2012


NGÀY
CV
KÝ CV
NỘI DUNG
705 362
QĐ-
SGDĐT
17/05/13

Lê Minh
Hoàng
V/v thành lập các đoàn kiểm
tra cơ sở vật chất chuẩn bị cho
kỳ thi Tốt nghiệp Trung học
phổ thông năm 2013
…

Hoặc: Công văn 2334-CV/TU ngày 10/4/2013 về việc thực hiện Kết luận số
57-KL/TW ngày 08/3/2013 của Thành uỷ Biên Hoà
SỐ
TT
SỐ CV

ĐUÔI CV
NGÀY
CV
KÝ CV
NỘI DUNG
2848 2334 CV/TU 10/04/13
Phan

như sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đến” và
không có hai dòng chữ “từ ngày… đến ngày …” và “từ số… đến số…”.
Mẫu sổ minh hoạ:
Phần dùng để đăng ký chuyển giao văn bản đến có thể trình bày trên khổ
giấy A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x
210mm) bao gồm các cột:
Ngày
chuyển
Số đến
Đơn vị hoặc
người nhận
Ký nhận Ghi chú
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc