Tối ưu thông tin kinh doanh(BI) - Phương thức tạo giá trị
cho doanh nghiệp

Trước đây, hầu như không tổ chức nào có khả năng thu thập và lưu giữ
một lượng lớn dữ liệu về khách hàng hay các hoạt động kinh doanh. Nhưng
giờ đây, hơn bao giờ hết, tối ưu thông tin kinh doanh (Business intelligence
- BI) đã được biết đến như một phương thức tạo giá trị quan trọng. Có thể
nói BI là cách xử lý một lượng khổng lồ dữ liệu nhằm giúp doanh nghiệp
thấu hiểu khách hàng và đối tác, phân tích các chỉ số hoạt động và đưa ra
được phương hướng thống nhất từ lãnh đạo tới nhân viên. Chuyển hóa các
kết quả phân tích dữ liệu này vào hoạt động thực tiễn, các công ty có thể
tăng lợi nhuận, đáp ứng ngày càng nhanh đòi hỏi của thị trường, tăng độ uy
tín đối với nhân viên bởi định hướng chiến lược chính xác.

Hệ thống BI truyền thống thường tốn kém, chú trọng đầu tư cơ sở hạ tầng
cả về phần cứng và phần mềm cũng như quá trình đào tạo kỹ năng. Ngày
nay, một loạt các giải pháp mới được đưa ra giúp cho BI trở nên dễ dàng
tiếp cận với mọi thành viên trong tổ chức. Nhiều doanh nghiệp (DN) vừa và
nhỏ đã áp dụng các giải pháp tiết kiệm chi phí, phá bỏ những khúc mắc
khởi đầu như việc đầu tư cơ sở hạ tầng tốn kém và các chi phí hành chính
khác.

Thông tin cho tất cả mọi người
Có thể thấy các giải pháp BI hiện nay đã được thiết kế đáp ứng cho các
nhu cầu và loại hình kinh doanh khác nhau, giúp DN tối ưu hóa hệ thống
mình đang có hơn là đầu tư vào công nghệ hoàn toàn mới. Chẳng hạn như
một giải pháp lưu giữ và phân tích toàn bộ thông tin về doanh số, bán hàng
theo quá trình xuyên suốt sẽ giúp các thành viên phòng dịch vụ dự đoán
chính xác hơn nhu cầu của khách hàng và dễ dàng chăm sóc họ chu đáo
hơn. Chính những dữ liệu mang tính thời gian và dễ dàng truy cứu giúp việc
bán hàng xen kẽ hoặc bán kèm trở nên hiệu quả. Điều này không chỉ giúp

điểm của nhân viên, hỗ trợ hiệu quả quá trình ra quyết định và giao dịch
của toàn tổ chức.

Ngoài ra chia sẻ tri thức đang trở thành xu hướng nổi bật, quyết định sự
thành công của các tổ chức. Không nằm ngoài xu hướng này, giải pháp BI
tiên tiến tạo điều kiện cho mọi thành viên của tổ chức dễ dàng tiếp cận với
những tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động, những chiến lược kinh doanh
chủ chốt và nhiều thông tin hữu ích khác. Bản thân mỗi thành viên cũng dễ
dàng chia sẻ thông tin, kinh nghiệm của mình, làm giàu cho cơ sở tri thức
của cả tổ chức. Các quyết định nhờ quá trình truyền tải và chia sẻ hữu hiệu
sẽ không còn dừng lại ở ý tưởng mà được hỗ trợ thực thi một cách nhanh
chóng. Chính sự tham gia của mọi thành viên, được trợ giúp bởi hệ thống
chia sẻ thông tin hợp lý tạo nên sức mạnh và sự khác biệt của tổ chức.

Nhìn một cách tổng thể, khả năng đo lường các hoạt động kinh doanh
thông qua việc đo lường doanh số bán hàng, các chiến dịch tiếp thị, nhu
cầu của khách hàng, quản lý lưu kho, phòng ngừa thất lạc đều có giá trị. Nó
giúp tăng trưởng lâu dài và nâng cao năng suất. Đây cũng là một điểm
mạnh của BI.

Vì sao cần áp dụng BI?
Ngoài những lợi ích mà tính năng của các giải pháp BI hiện nay có thể đem
lại, khắc phục những điểm yếu trước kia như đã đề cập ở trên, việc áp
dụng BI đang ngày một trở nên quan trọng với doanh nghiệp. Để tồn tại và
phát triển trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh, mỗi DN phải thực
sự nắm bắt, phân tích và dự báo được nhu cầu của khách hàng cũng như
xu hướng biến động của thị trường. Không chỉ thấu hiểu khách hàng DN
còn cần đo lường được mức độ thoả mãn của họ. Đồng thời mọi thông tin
và công việc phải được dễ dàng truyền tải đến các cá nhân hoặc phòng ban
chức năng. Cuối cùng, mỗi DN cần có khả năng xử lý thông tin và thâu tóm

Nguyễn Thành Long