PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Về mặt lý thuyết: Nước ta đang từng bước chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước và chủ động
gia nhập sâu rộng nền kinh tế thế giới đã mở ra rất nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp phát triển. Như vậy các doanh
nghiệp phải chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như tổ chức công tác kế toán của mình dưới sự quản
lý vĩ mô của Nhà nước thông qua luật pháp và các chính sách từng thời kỳ. Trong đó, đối với các doanh nghiệp
thương mại với chức năng chủ yếu là nối giữa sản xuất và tiêu dùng thì có thể coi kế toán bán hàng là phần hành quan
trọng nhất công tác kế toán. Tuy nhiên, các chuẩn mực kế toán Việt Nam và chế độ kế toán theo quyết định số 15/QĐ-
BTC ngày 20/03/2006 (đối với các doanh nghiệp lớn) và quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 (đối với
các doanh nghiệp nhỏ và vừa) mới có hiệu lực thi hành và trong khi yêu cầu cung cấp thông tin về kết quả bán hàng
ngày càng cao về tính kịp thời, chi tiết, chính xác khiến cho kế toán bán hàng gặp không ít bỡ ngỡ, khó khăn trong quá
trình thực hiện. Trong công tác kế toán bán hàng tại doanh nghiệp thương mại nói chung còn tồn tại không ít sai sót
nghiêm trọng cần khắc phục như ghi nhận doanh thu sai thời điểm; chưa phản ánh đúng nội dung, kết cấu của tài
khoản sử dụng; hệ thống sổ kế toán sử dụng chưa đầy đủ, bố trí sổ chưa khoa học; thông tin cung cấp chưa đáp ứng
được nhu cầu của ban quản trị công ty và các đối tượng có liên quan, ….
Về mặt thực tế: Theo kết quả phiếu điều tra tổng hợp tại công ty TNHH TM- XD MẠNH HÙNG cho thấy doanh
nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại với mặt hàng chủ yếu là các sản phẩm phục vụ xây dựng… Trong đó, sản
phẩm xi măng là sản phẩm mang lại lợi nhuận chủ yếu, song vì nhiều lý do chủ quan cũng như khách quan nên trong
quá trình tổ chức kế toán bán hàng mặt hàng này còn tồn tại những hạn chế nhất định như: chưa lập dự phòng giảm
giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi, công tác kế toán còn thủ công, chưa tiến hành tin học hóa kế toán.
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
 
Đề tài kế toán bán hàng xi măng tại công ty TNHH TM- XD MẠNH HÙNG với mục tiêu như sau:
Về mặt lý luận: Sau khi hoàn thành đề tài nghiên cứu của mình, em hi vọng sẽ hệ thống hóa được lý luận về kế
toán nghiệp vụ bán hàng; tìm hiểu kỹ hơn về chuẩn mực, chế độ kế toán và các quy định khác của Nhà nước có
liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.
Về mặt thực tiễn: Có thể đưa ra những giải pháp thiết thực giúp công ty TNHH TM- XD MẠNH HÙNG tổ chức
tốt hơn công tác kế toán bán hàng xi măng, phù hợp với các quy định của nhà nước cũng như tình hình thực tế của
doanh nghiệp, từ đó giúp doanh nghiệp nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường, nâng cao hiệu quả kinh doanh, tạo
điều kiện để doanh nghiệp thực hiện tốt nghĩa vụ của mình đối với người lao động, với Nhà nước và các đối tượng
khác có liên quan

hơn về vấn đề cần nghiên cứu. Trên cơ sở lý thuyết để tiến hành tìm hiểu kế toán bán hàng trong công ty, ta
tiến hành tổng hợp dữ liệu từ phiếu điều tra trắc nghiệm, bảng câu hỏi phỏng vấn, kết hợp với việc quan sát
thực tế công tác kế toán tại công ty, nghiên cứu các tài liệu về kế toán bán hàng tại công ty, tham khảo các luận
văn, các công trình nghiên cứu trước đây về kế toán bán hàng. Từ đó tổng hợp các tài liệu cần thiết cho việc
tìm hiểu công tác kế toán bán hàng tại công ty phục vụ cho việc viết khóa luận tốt nghiệp.
5. Kết cấu của khóa luận
Ngoaì lời cảm ơn; mục lục; danh mục bảng biểu,sơ đồ; danh mục từ viết tắt; phần mở đầu; phụ lục đính kèm thì
kết cấu của khóa luận gồm 3 chương:
- Chương 1: Cơ sở lý luận vệ kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại
- Chương 2: Thực trạng kế toán bán xi măng tại công ty TNHH TM- XD MẠNH HÙNG
- Chương 3: Các kết luận và đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán bán xi măng tại công ty TNHH TM- XD MẠNH
HÙNG
 
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
1.1. Một số khái niệm cơ bản và lý thuyết về kế toán bán hàng
1.1.1. Một số khái niệm cơ bản
Để đi sâu nghiên cứu và hiểu thêm bản chất của kế toán bán hàng thì trước hết phải hiểu một số thuật ngữ được hiểu
trong kế toán bán hàng.
Trước hết ta cần tìm hiểu thế nào là bán hàng. Theo bán hàng được hiểu như sau:
Bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình hoạt động inh doanh trong các doanh nghiệp thương mại. Đây là quá trình
chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa người mua và doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ thu tiền về hoặc được quyền thu
tiền.
Theo chuẩn mực kế toán 14- VAS 14 “ Doanh thu và thu nhập khác”, trong mục Quy định chung, 03- Các thuật ngữ
trong chuẩn mực 14, có quy định về các thuật ngữ dùng trong chuẩn mực, có liên quan đến kế toán bán hàng như sau:
- Doanh thu : Là tổng giá trị lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất
kinh doanh thông thường của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
- Doanh thu bán hàng : doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền thu được hoặc sẽ thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ
phát sinh doanh thu như bán sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng bao gồm cả những khoản phụ thu và thu phí thêm ngoài
giá bán (nếu có) mà không căn cứ vào việc doanh nghiệp đã thu được tiền từ các giao dịch đó hay chưa.
- Giá vốn hàng bán: là trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ hoặc cung cấp.

+ Bán hàng chuyển thẳng theo hình thức giao trực tiếp ( hình thức giao tay ba ) . Theo hình thức này doanh nghiệp mua
hàng về thì giao trực tiếp cho bên mua tại kho người bán. Người nhận hàng sau khi ký vào chứng từ nhận hàng của doanh
nghiệp thì hàng hóa được xác nhận là tiêu thụ ( hàng đã chuyển quyền sở hữu ). Số tiền về cung cấp hàng hóa, người mua
có thể thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán
Với phương pháp này,thời điểm bên mua nhận đủ hàng và ký xác nhận vào chứng từ thanh toán là thời điểm hàng được
coi là bán
+ Bán buôn theo hình thức vận chuyển thẳng
Theo hình thức này sau khi doanh nghiệp mua hàng, nhận hàng bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài
chuyển hàng đến giao cho bên mua tại một địa điểm đã thỏa thuận. Hàng hóa trong trường hợp này vẫn thuộc quyền sở
 
hữu của doanh nghiệp. Khi nhận được tiền thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hóa đó được xác định là đã tiêu
thụ.
* Phương thức bán lẻ
Là hình thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng trong phương thức này có 4 hình thức:
+ Hình thức bán hàng thu tiền tập trung:
Theo hình thức này việc thu tiền người mua và giao hàng cho người mua tách rời nhau. Mỗi quầy hàng có một nhân
viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách hàng viết hóa đơn hoặc tích kê cho khách hàng để khách có thể đến nhận
hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. Hết ca, hết ngày nhân viên bán hàng căn cứ vào hóa đơn và tích kê giao
hàng cho khách hoặc kiểm kê hàng hóa tồn quầy để xác định số hàng đã bán trong ngày, trong ca và lập báo cáo bán
hàng. Nhân viên thu tiền nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền.
+ Hình thức bán hàng trực tiếp:
Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách. Hết ca, hết ngày bán hàng nhân
viên bán hàng nộp tiền cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền bán hàng. Sau đó kiểm kê hàng hóa tồn quầy để xác định số
lượng hàng đã bán ra trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng.
+ Hình thức bán hàng tự phục vụ:
Theo hình thức này khách hàng tự chọn lấy hàng hóa trước khi ra khỏi cửa hàng mang đến bộ phận thu tiền để thanh
toán tiền hàng. Nhân viên thu tiền lập hóa đơn bán hàng và thu tiền. Hình thức này phổ biến ở siêu thị và cửa hàng tự
chọn
* Phương thức bán hàng trả chậm, trả góp:
 

thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại.
Đối với các khoản tiền hoặc tương đương tiền không được nhận ngay thì doanh thu được xác định bằng cách quy
đổi giá trị danh nghĩa của các khoản sẽ thu được trong tương lai về giá trị thực tế tại thời điểm ghi nhận doanh thu
theo tỷ lệ lãi suất hiện hành. Giá trị thực tế tại thời điểm ghi nhận doanh thu có thể nhỏ hơn giá trị danh nghĩa sẽ
thu được trong tương lai.
Khi hàng hóa hoặc dịch vụ được trao đổi để lấy hàng hóa hoặc dịch vụ tương tự về bản chất và giá trị thì việc trao
đổi đó không được coi là một giao dịch tạo ra doanh thu.
Khi hàng hóa hoặc dịch vụ được trao đổi để lấy hàng hóa hoặc dịch vụ khác không tương tự thì việc trao đổi đó
được coi là một giao dịch tạo ra doanh thu. Trường hợp này doanh thu được xác định bằng giá trị hợp lý của hàng
hóa hoặc dịch vụ nhận về, sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền trả thêm hoặc thu thêm. Khi
không xác định được giá trị hợp lý của hàng hóa hoặc dịch vụ nhận về thì doanh thu được xác định bằng giá trị
 
hợp lý của hàng hóa hoặc dịch vụ đem trao đổi, sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền trả thêm
hoặc thu thêm.
Ngoài ra VAS 14 cũng quy định điều kiện ghi nhận doanh thu BH. Theo đó, doanh thu BH được ghi nhận khi
đồng thời thỏa mãn tất cả 5 điều kiện sau:
- DN đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người
mua;
- DN không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng
hóa;
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
- DN đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch BH;
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch BH.
Việc xác định dự phòng phải thu khó đòi được quy định tại đoạn 14 của chuẩn mực: Doanh thu BH được ghi
nhận chỉ khi đảm bảo là DN nhận được lợi ích kinh tế từ giao dịch. Trường hợp lợi ích kinh tế từ giao dịch BH còn
phụ thuộc yếu tố không chắc chắn thì chỉ ghi nhận doanh thu khi yếu tố không chắc chắn này đã xử lý xong (ví dụ,
khi DN không chắc chắn là Chính phủ nước sở tại có chấp nhận chuyển tiền BH ở nước ngoài về hay không). Nếu
doanh thu đã được ghi nhận trong trường hợp chưa thu được tiền thì khi xác định khoản tiền nợ phải thu này là
không thu được thì phải hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ mà không được ghi giảm doanh thu.
Khi xác định khoản phải thu là không chắc chắn thu được (Nợ phải thu khó đòi) thì phải lập dự phòng nợ phải thu

+ Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: Theo phương pháp này, hàng hóa
xuất kho chưa ghi sổ, cuối tháng căn cứ vào số tồn đầu kỳ và số nhập trong kỳ kế toán tính được giá bình quân của hàng
hóa theo công thức:
 
Đơn giá thực tế
bình quân
Trị giá thực tế hàng
tồn đầu kỳ
+
Trị giá thực tế hàng
nhập trong kỳ
Số lượng hàng tồn
đầu kỳ
+
Số lượng hàng nhập
trong kỳ
Trị giá thực tế hàng
xuất kho
=
Số lượng hàng xuất
kho
X
Đơn giá thực tế
bình quân
Phương pháp này áp dụng cho doanh nghiệp có tổng số loại hàng hóa không lớn, hạch toán đơn giản.
+ Phương pháp bình quân liên hoàn: Về cơ bản phương pháp này giống phương pháp trên nhưng đơn giá bình quân
được xác định trên cơ sở giá thực tế hàng tồn đầu kỳ và đơn giá từng lần nhập hàng trong kỳ. Cứ sau mỗi lần nhập kho
hàng thì tính giá trị thực tế bình quân sau mỗi lần nhập, xuất đó và từ đó xác định trị giá hàng xuất sau mỗi lần nhập đó.
Trị giá thực tế hàng
xuất kho lần thứ i

thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó.
Nhất quán: Theo đoạn 07, doanh nghiệp phải nhất quán trong việc sử dụng hình thức ghi sổ kế toán, tính đơn giá hàng
xuất kho từ đó tính giá vốn hàng bán.
Thận trọng: Yêu cầu kế toán bán hàng phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nợ phải thu khó đòi…
1.2.2. Nội dung kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại theo quy định chế độ hiện hành của quyết định 48
Theo quyết định 48 ( 48/ 2006/ QĐ- BTC ) kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại gồm các nội dung sau:
Chứng từ
- Hóa đơn bán hàng thông thường ( MS 02GTTT- 3LL)
- Hóa đơn GTGT (MS 01GTKT- 3LL)
- Phiếu thu ( MS 01- TT)
- Phiếu chi ( MS 02- TT )
- Bảng thanh toán gửi đại lý ( MS 01- BH)
- Thẻ quầy hàng ( MS 02- BH)
- Giấy báo có của ngân hàng (sổ phụ).
- Phiếu nhập kho ( MS 01- VT )
 
- Phiếu xuất kho ( MS 02- VT)
- Các biên bản kiểm kê sản phẩm nhập xuất tồn kho
- Hợp đồng kinh tế;
- Phiếu thu, phiếu chi;
- Giấy báo nợ, giấy báo có.
Tài khoản kế toán sử dụng
Hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC. Các tài khoản được sử dụng để hạch toán
nghiệp vụ bán hàng gồm:
 TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán
hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động SXKD từ các giao dịch
và các nghiệp vụ sau:
+Bán hàng: Bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra, bán hàng hoá mua vào và bất động sản đầu tư;
+ Cung cấp dịch vụ: Thực hiện công việc đã thoả thuận theo hợp đồng trong một kỳ, hoặc nhiều kỳ kế toán, như cung cấp
dịch vụ vận tải, du lịch, cho thuê TSCĐ theo phương thức cho thuê hoạt động. . .

Đối với hình thức bán buôn theo hình thức giao hàng trực tiếp cho khách hàng, khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh
sẽ ảnh hưởng làm tăng, giảm các tài khoản kế toán như sau:
Khi xuất hàng để bán căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi tăng TK tiền mặt ( TK 111), tiền gửi ngân
hàng (112) hoặc phải thu khách hàng (131) theo giá thanh toán đồng thời ghi tăng TK doanh thu BH (TK 511)
theo giá chưa có thuế GTGT và ghi tăng TK thuế GTGT đầu ra phải nộp (TK 3331). Căn cứ vào phiếu xuất
kho, kế toán ghi tăng TK giá vốn (TK 632), ghi tăng TK hàng hóa (TK 156) ,TK Công cụ, dụng cụ (153), TK
Thành phẩm (155) theo giá thực tế xuất kho.
Cụ thể như sau:
Khi xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng, hàng xác định là được tiêu thụ, kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu:
kế toán ghi tăng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc ghi tăng khoản phải thu ( TK 111,TK112,TK131), đồng thời
ghi tăng doanh thu bán hàng ( TK 511) và ghi tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp (TK 3331).
 
Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi nhận giá vốn: ghi tăng giá vốn hàng bán ( TK 632) đồng thời ghi giảm
giá trị hàng hóa trong kho ( TK 156)
+ Kế toán bán buôn theo hình thức gửi hàng cho khách hàng.
Đối với kế toán bán buôn theo hình thức gửi hàng cho khách hàng, khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ ảnh
hưởng làm tăng giảm các tài khoản kế toán như sau:
Căn cứ vào PXK, kế toán ghi tăng TK hàng gửi đi bán (157) và ghi giảm TK hàng hóa (156) theo trị giá
hàng hóa thực tế xuất kho. Nếu hàng hóa có bao bì đi kèm tính tiền riêng, kế toán ghi tăng TK phải thu khác
(138), ghi giảm TK công cụ dụng cụ (153): trị giá thực tế xuất kho của bao bì.
Khi hàng gửi bán được xác định là tiêu thụ, đã thỏa mãn điều kiện ghi nhận doanh thu: Căn cứ vào thông báo
của bên mua chấp nhận thanh toán số hàng gửi bán, kế toán lập hóa đơn GTGT, căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế
toán ghi tăng TK Doanh thu BH (511): doanh thu BH chưa bao gồm thuế GTGT, ghi tăng TK Thuế GTGT đầu
ra phải nộp (3331), ghi tăng TK tiền, phải thu khách hàng (111, 112, 131…)
Căn cứ vào giấy báo của bên mua chấp nhận thanh toán số hàng gửi bán, phiếu xuất kho gửi bán, kế toán
ghi tăng TK Giá vốn hàng bán (632), ghi giảm TK Hàng gửi đi bán (157): trị giá hàng gửi đi bán.
- Kế toán nghiệp vụ bán buôn vân chuyển thẳng.
+ Kế toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao tay ba.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ thanh toán của khách hàng, kế toán ghi tăng TK 511: Doanh
thu bán hàng chưa có thuế GTGT, ghi tăng TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp, ghi tăng TK tiền, TK phải

ghi Nợ TK Giá vốn (632) đồng thời ghi Có TK hàng gửi bán theo giá vốn hàng xuất bán.
Số tiền hoa hồng phải trả cho đơn vị nhận đại lý căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán ghi Nợ TK chi phí BH
(6421) theo số hoa hồng đại lý chưa có thuế GTGT, ghi Nợ TK thuế GTGT đầu ra (133), ghi Có TK Tiền(111,
112) theo tổng giá thanh toán.
+ Đối với bên nhận đại lý, khi nhận hàng hóa căn cứ biên bản kiểm nhận hàng hóa, kế toán ghi tăng TK Hàng
hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược (003): trị giá hàng bán nhận gửi bán.
Khi bán được hàng hóa, căn cứ vào hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn BH và các chứng từ liên quan, kế toán
phản ánh số tiền đại lý trả bên giao đại lý phải trả bên giao đại lý, kế toán ghi Nợ TK tiền (111, 112) hoặc thu
khách hàng (131) đồng thời ghi Có TK Phải trả người bán (331). Định kỳ, khi xác định hoa hồng đại lý được
hưởng, kế toán ghi Nợ TK phải trả khách hàng (331) theo tổng giá thanh toán, ghi Có TK Doanh thu cung cấp
hàng hóa và dịch vụ (511) theo số hoa hồng đại lý chưa có thuế GTGT, đồng thời ghi Có TK Thuế GTGT
(3331).
 
* Kế toán bán hàng trả chậm, trả góp.
Khi xuất hàng giao cho khách hàng, kế toán ghi nhận doanh thu BH trả góp, lãi trả góp và số tiền phải thu ở
người mua: kế toán căn cứ phiếu thu, giấy báo nợ, hóa đơn GTGT phản ánh tăng TK Doanh thu BH (511) theo
giá trả ngay, ghi tăng TK Thuế GTGT đầu ra (3331), ghi tăng TK tiền (111, 112) và TK phải thu khách hàng
(131), đồng thời ghi tăng lãi trả góp TK 3387.
Định kỳ thu nợ khách hàng, căn cứ vào phiếu thu, kế toán ghi tăng TK tiền (111, 112), ghi giảm số tiền phải
thu khách hàng (ghi Có TK 131). Đồng thời, ghi nhận lãi trả góp từng kỳ vào doanh thu hoạt động tài chính
(ghi Nợ TK 3387, Có TK 515).
* Các trường hợp phát sinh trong quá trình bán hàng.
-Chiết khấu thương mại.
Trường hợp phát sinh chiết khấu thương mại cho khách hàng, căn cứ vào phiếu chi, giấy báo có, kế toán ghi
tăng TK chiết khấu thương mại (5211), ghi giảm TK thuế GTGT đầu ra (3331), ghi giảm TK tiền (111, 112)
hoặc TK phải thu khách hàng (131).
- Kế toán hàng bán bị trả lại.
Đơn vị chuyển hàng về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi tăng TK 156 trị giá hàng hóa nhập
lại kho, ghi giảm TK 632 giá vốn hàng bán bị trả lại.
Căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ, kế toán ghi tăng TK 5212, ghi giảm TK thuế GTGT 3331, giảm TK tiền

tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có
và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng,
số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập BCTC. Quan
hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân
đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng
số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối
số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
- Hình thức nhật ký sổ cái: Căn cứ vào chứng từ kế toán, kế toán lập sổ quỹ, sổ nhật ký - sổ cái, các sổ, thẻ kế
toán chi tiết như sổ chi tiết BH, sổ chi tiết thanh toán với người mua…và vào sổ nhật ký sổ cái.
Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã
được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ
Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật
ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu
xuất, phiếu nhập…) phát sinh nhiều lần. Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ
Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ
chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số
liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng
phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu
 