CÔNG VIỆC GIÁM SÁT

1. GIÁM SÁT LÀ GÌ?
Giám sát là công việc của Quản đốc hay Tổ trường (QĐ/TT),
là những người thuộc cấp quản lý cơ sở trong một tổ chức, có
nhiệm vụ động viên mọi người trong đơn vị mình tích cực đóng
góp vào việc hoàn thành các mục đích và mục tiêu của tổ chức.
Điều này có nghĩa là bản thân người QĐ/TT không phải thực hiện
công việc tác nghiệp mà thực hiện qua sự nỗ lực của người khác.
Định nghĩa nghe qua có vẻ đơn giản, nhưng việc giám sát là
hết sức phức tạp. Người QĐ/TT phải học cách ra những quyết
định tốt, truyền thông tốt với mọi người, phân công việc hợp lý,
giao quyền, đặt kế hoạch, đào tạo, động viên, đánh giá nhân viên
và ứng xử với nhiều loại chuyên gia ở các đơn vị khác.
Do tính đa dạng nên ít có QĐ/TT nào quán triệt hết
nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên nhiệm vụ này lại có tính
trọng yếu quyết định sự thành công của tổ chức, vì QĐ/TT
là nhân vật quản lý trực tiếp phần lớn các nhânv iên thực
hiện công việc hàng ngày.

2. AI LÀ QUẢN ĐỐC/ TỔ TRƯỞNG?
Phần lớn các tổ chức có ba cấp quản lý (Hình 1.1)
Quản lý cấp cáo của một tổ chức bao gồm Chủ tịch hội đồng quản trị,
Tổng giám đốc và các Phó tổng giám đốc.
Quản lý
cấp cao
Quản lý
cấp trung
QĐ/TT
Người

QĐ/TT có thể trở thành người quản lý cấp cao của tổ chức sau này. Vì
thực ra phát triển kỹ năng cần cho QĐ/TT tức là tổ chức chuẩn bị cho đội
ngũ kế cận thay thế cho cấp quản lý cao hơn sau này.

3. NGUỒN CUNG CẤP CÁC QĐ/TT
Quản lý cấp cao
Quản lý cấp trung
Quản đốc/ Tổ trưởng
Nhân viên được đào tạo
Nhân viên mới vào
NV giỏi nhất
Hình 1.2

4. CÁC CHỨC NĂNG CỦA QĐ/TT
Công việc phức tạp của QĐ/TT thường được chia thành 5 lĩnh vực,
gọi là các chức năng quản lý hoặc các chức năng giám sát. Các chức
năng này là lập kế hoạch, tổ chức, bố trí, hướng dẫn và kiểm soát.
4.1 Định kế hoạch bao gồm việc xác định biện pháp hiệu quả nhất
để hoàn thành công việc của đơn vị. Nói chung việc định kế hoạch bao
gồm 3 bước:
1. Xác định hiện trạng. Đánh giá điều kiện hiện có của thiết bị, thái độ
của nhân viên và khả năng có sẵn nguyên vật liệu.
2. Xác định các mục tiêu. Các mục tiêu của một đơn vị thường được
lập ra dựa vào mục tiêu của tổ chức.
3. Xác định cách làm hiệu quả nhất để đạt được các mục tiêu. Với
những cái hiện có, cần hành động như thế nào để đạt được mục tiêu đề
ra?
Để thực hiện 3 bước này, mỗi người cần làm kế hoạch cá nhân. Tuy
nhiên người QĐ/TT làm kế hoạch không phải cho riêng mình mà cho một
nhóm người.

Quản lý
cấp cao
Quản lý
cấp trung
Quản đốc/
Tổ trưởng
Hình 1.3
Cấp bậc quản lý

4. CÁC CHỨC NĂNG CỦA QĐ/TT
Cho nên ta có thể coi năm chức năng của QĐ/TT là một chuỗi liên
hoàn. Muốn thành công mỗi một chức năng phải đủ mạnh. Các chức
năng này không phải là một quá trình tuần tự mà phần lớn xảy ra đồng
thời (xem hình 1.4).
Hình 1.4
Lập kế
hoạch
Tổ chức
Bố tríHướng
dẫn
Kiểm
soát

4. CÁC CHỨC NĂNG CỦA QĐ/TT
Công việc của QĐ/TT còn có thể được xem xét dưới khía cạnh kỹ năng cần có. Một
người QĐ/TT giỏi cần có bốn kỹ năng căn bản sau đây:
1. Kỹ năng kỹ thuật tức có được kiến thức về các máy móc, các quá trình và các phương
pháp sản xuất.
2. Kỹ năng quan hệ giữa con người với nhau tức là kiến thức ứng xử với con người và
khả năng cùng làm việc với người khác.

3. Nếu gương tốt: Người QĐ/TT bao giờ cũng nên nhớ là nhóm người dưới quyền mình bao giờ
cũng nhìn mình để học tập. Họ mong mình đồi xử với họ một cách hợp lý và công bằng. Hãy còn nhiều
QĐ/TT có khuynh hướng yêu thích người này, thành kiến với người kia một cách không công bằng.
Muốn lãnh đạo giỏi phải biết khách quan vô tư, đánh giá con người qua các thực tích của họ.
4. Công nhận có sự thay đổi trogn vai trò: Người được đề bạt lên hàng ngũ QĐ/TT phải thấy là
vai trò của mình giờ đã thay đổi. họ phải biết là QĐ/TT có khi phải ra những quyết định không được
lòng mọi người. QĐ/TT là mối liên hệ giữa các bậc quản lý khác với nhân viên thừa hành và phải học
cách đại diện cho cả hai nhóm.
5. Mong muốn trong công việc: Có nhiều người không mong muốn làm QĐ/TT nhưng được cấp
trên phân công chỉ vì có kỹ năng kỹ thuật cao. Không kể đến kỹ năng kỹ thuật, sự mong muốn trở
thành QĐ/TT là điều cần thiết nếu muốn thành đạt. sự mong muốn kích thích con người phát triển
những kỹ năng cần thiết khác cho người QĐ/TT là quan hệ quần chúng, hành chính và ra quyết định.
Năm đặc tính nêu trên đây không phải là quy nhất nhưng thực sự là 5 điều quan trọng nhất giúp
cho người QĐ/TT thành công trong sự nghiệp.

5. BẢN CHẤT THAY ĐỔI CỦA MÔI
TRƯỜNG QĐ/TT
Bất kỳ ai thường theo dõi thông tin quanh mình cũng đều nhận thấy có một sự thay đổi rất nhanh
chóng trong lối sống, nguồn lực, thông tin có sẵn và môi trường làm việc. Những thay đổi này ảnh
hưởng nhiều đến QĐ/TT.
5.1 Thay đổi các thông tin có sẵn
Nhờ có sự tăng trưởng trong hiện đại hoá các hệ thống truyền thông và sử dụng máy điện toán
nên dữ liệu mới và thông tin được cung cấp với tốc độ tăng nhanh. Thí dụ:
- Tiếp cận internet cung cấp cho ta một dãy các thông tin mà trước đây không thể có hoặc khó
nhận được.
- Điện thoại nối mạng, email, và hội họp nối mạng từ xa tạo ra cơ hội nâng cao truyền thông giữa
các bộ phận có chức năng kinh doanh khác nhau. khả năng thông tin nhanh chóng giúp công nghệ
thay đổi nhanh chóng. khả năng thông tin và công nghệ thay đổi yêu cầu QĐ/TT phải gia tăng kỹ năng
kỹ thuật. Hơn nữa những thay đổi này đòi hỏi nhân viên phải có kỹ năng và được đào tạo đầy đủ kịp
thời. Như vậy lại cần phải nâng cao tầm quan trọng về đào tạo của QĐ/TT. Mức kỹ năng đào tạo cao

khác của QĐ/TT.
6.2 Chủ đề 2: Kỹ năng đặt kế hoạch và tổ chức
Phân tích vai trò của QĐ/TT trong việc đặt kế hoạch, tổ chức và giao việc. chỉ
rõ bản chất và tầm quan trọng của các nhóm làm việc chính thức và phi chính thức.
Sau cùng là nghiên cứu các phương pháp cải tiến như là phương tiện để có được
xuất lượng nhiều và tốt hơn với một chi phí thấp hơn và thời gian ngắn hơn.

6. GIÁM SÁT LÀ YẾU TỐ THEN CHỐT
GIÚP TĂNG NĂNG SUẤT
6.3 Chủ đề 3 - Kỹ năng tổ chức nhân sự
Khảo sát vai trò người QĐ/TT trong việc tuyển chọn và phát triển
người tốt. Các đề tài được thảo luận ở đây là đánh giá thực tích của nhân
viên và hiểu cơ hội bình đẳng trong việc sử dụng con người.
6.4 Chủ đề 4 - Kỹ năng lãnh đạo
Bàn về cách hành xử đối với con người và khả năng hợp tác cùng
nhau làm việc của QĐ/TT. Trong chủ đề này còn bàn đến chuyện động
viên và lãnh đạo nhân viên, cách hành xử trước những xung đột, cách
đương đầu với các thay đổi và căng thẳng và cách khuyên bảo nhân viên.
6.5 Chủ đề 5 - Kỹ năng kiểm soát
Mô tả vai trò của QĐ/TT trong việc xác định công việc được thực hiện
đến đâu so với những vấn đề đã được hoạch định. Những chủ đề sau
đây sẽ được bàn luận tỉ mỉ như: giám sát và kiểm soát chất lượng, cải
tiến năng suất qua việc kiểm soát chi phí; an toàn và ngăn ngừa tai nạn
và xử lý các bất mãn và phàn nàn của nhân viên.

PHỤ LỤC 1
1. Nhận lệnh sản xuất, bản vẽ, hướng dẫn công việc để về phân cho tổ viên.
2. Chuẩn bị vật tư, dụng cụ, gá lắp, khuôn mẫu. Chuẩn bị máy móc thiết bị điều chỉnh đầu loạt (trường
hợp tổ viên chưa làm được).
3. Phân công và điều độ nhân viên trong tổ.

tổ nhóm, nhằm đảm bảo chất lượng và năng suất.
3. Quản lý, bố trí sắp xếp nguồn nhân lực để thực hiện lệnh sản xuất, đảm bảo thực
hiện nghiêm chỉnh các quy trình công nghệ, tiêu chuẩn kỹ thuật, hướng dẫn công
việc cùng các yêu cầu khác trong quá trình sản xuất và dịch vụ.
4. Lập tiến độ, điều hành sản xuất/ dịch vụ, kiểm tra kế hoạch thực hiện của các tổ.
Đảm bảo hoàn thành sản phẩm sản xuất/ dịch vụ đúng chất lượng và tiến độ quy
định.
5. Đảm bảo nhân viên nắm vững chính sách kinh doanh và chất lượng của tổ chức,
các mục tiêu kinh doanh và chất lượng của bộ phận mình phụ trách; hiểu và làm
đúng các quy trình/thủ tục công việc và các tài liệu liên quan đến công việc đang làm.
6. Kiểm tra đôn đốc các tổ thực hiện tốt việc quản lý vật tư, nguyên vật liệu, thiết bị
máy móc và các phương tiện kiểm tra chất lượng.
7. Phối hợp với phòng kỹ thuật, phòng quản lý chất lượng tìm biện pháp xử lý các khó
khăn trong sản xuất/dịch vụ hàng ngày, xử lý các sảnphẩm không phù hợp và giải
quyết các khiếu nại khách hàng,
8. Phối hợp với phòng nhân sự/đào tạo và phòng kỹ thuật để tổ chức đào tạo ban
đầu, đào tạo tại chỗ và đào tạo nâng bậc cho nhân viên trong bộ phận mình phụ
trách. Tham gia chấm thi kỹ năng làm việc để nâng bậc và khen thưởng nhân viên.
1. TRÁCH NHIỆM CỦA TỔ TRƯỞNG SẢN XUẤT

PHỤ LỤC 1
9. Phối hợp với phòng bảo trì lập và thực hiện các kế hoạch bảo trì và cải tiến máy
móc thiết bị.
10. Phối hợp với phòng nghiên cứu phát triển đưa các bản vẽ thiết kế sản phẩm mới
hoặc cải tiến vào sản xuất thử, điều chỉnh, cải tiến trên những công đoạn liên quan
đến bộ phận mình phụ trách.
11. Tổ chức, thực hiện, theo dõi, sơ kết và tổng kết các hoạt động sáng kiến và 5S
trong đơn vị mình phụ trách. Tham gia Hội đồng xét sáng kiến khi có nhân viên trong
bộ phận mình tham gia đóng góp.
12. Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất (nhà xưởng, máy móc thiết bị, phương tiện dụng

6. Cố gắng giải quyết các mục tiêu và thủ tục khi có tranh chấp - - -
7. Thiết lập các tiêu chuẩn thực tích một cách rõ ràng - - -
8. Truyền đạt các tiêu chuẩn thực tích đó cho nhân viên - - -
9. Kiên quyết đòi hỏi mọi người tuân theo các tiêu chuẩn thực tích - - -
10. Cố gắng cải tiến các thực tích do tiêu chuẩn quy định - - -
11. Tự đặt tiêu chuẩn cho mình và thực hiện thường xuyên - - -
12. Nhân viên biết được họ có thể đòi hỏi ở mình những gì - - -
13. Tránh chủ quản tự cao tự đại - - -
14. Luôn hướng vào nhân viên - - -
15. Hiểu được điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên mình - - -

PHỤ LỤC 1
3. BẢNG TỰ ĐÁNH GIÁ THÁI ĐỘ VÀ HÀNH
ĐỘNG CỦA QĐ/TT
Điểm đánh giá
Ít áp dụng
1
Thỉnh
thoảng áp
dụng
2
Thường
áp dụng
3
16. Báo cáo cho nhân viên những vấn đề có liên quan đến họ - - -
17. Giữ cho các nguồn thông tin luôn rộng mở - - -
18. Tích cực lãnh đạo, hướng dẫn và kiểm soát nhân viên khi cần - - -
19. Cho phép các nhân viên tự kiểm soát mình nếu họ đủ sức - - -
20. Tránh phê bình không đúng - - -
21. Phê bình nhân viên ở chỗ vắng người - - -

38. Cố gắng tạo tinh thần tập thể - - -
39. Thực hiện những điều mình lên lớp người khác - - -
40. Biết nhận khuyết điểm và nhược điểm của mình - - -
41. Biết khắc phục khuyết điểm và nhược điểm của mình - - -
42. Biết pha trò khi tiếp xúc nhân viên - - -
43. Biết nhìn nhận sau lầm do mình gây ra - - -
44. Cư xử với nhân viên nam nữ như nhau trong công việc - - -
45. Lúc nào cũng muốn cải tiến cho mình và cho công ty - - -

PHỤ LỤC 1
3. BẢNG TỰ ĐÁNH GIÁ THÁI ĐỘ VÀ HÀNH
ĐỘNG CỦA QĐ/TT
Trong bảng trên có tất cả 45 hạng mục. Nếu bạn được 125
điểm trở lên thì thái độ và hành động của bạn đối với quan hệ làm
việc trong tổ chức là đạt yêu cầu.
Nếu bạn nhận được từ 100 đến 124 điểm, thì có một vài thái độ
và hành động tạo khó khăn đối với nhân viên nhưng chưa cần phải
thay đổi gấp, trừ phi có một hay nhiều hạng mục có điểm quá thấp.
Nếu bạn nhận được từ 75 đến 99 điểm thì chắc là có nhiều thái độ
và hành động gây khó khăn trong quan hệ với nhân viên và bạn
phải tự hỏi làm cách nào để mình có thể cải tiến ở những hạng mục
có điểm thấp.
Nếu bạn nhận được dưới 75 điểm thì ưu tiên hàng đầu của bạn
là phải thay đổi thài độ và hành động đối với nhân viên cho xứng
đáng với cương vị QĐ/TT của mình.
Dù không tính điểm cụ thể thì những hạng mục này cũng có thể
được dùng để hướng dẫn bạn tự mình cải tiến trong công việc lãnh
đạo. Nó giúp bạn loại bỏ những yếu kém trong quản lý và tạo một
kế hoạch phát triển cá nhân trong sự nghiệp kinh doanh của mình.