1
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ – MỘT CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHI
PHÍ HIỆU QUẢ
Phan Thị Dung, Khoa Kế toán – Tài chính
Mục tiêu báo cáo
- Xác định vai trò thong tin chi phí trong các khâu lập kế hoạch, tổ chức
điều hành, kiểm soát và ra quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp
- Đề xuất mẫu sổ chi tiêt chi phí sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thong
tin cho nhà quản trị doanh nghiệp
1. Đặt vấn đề
Chi phí là một trong những vấn đề mà nhà quản lý quan tâm trong điều hành
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quản trị tốt chi phí là một trong
những yếu tố quyết định thành công của doanh nghiệp. Để thực hiện tốt chức năng
hoạch định và kiểm soát chi phí, nhà quản trị cần thiết thông tin từ kế toán. Trong
bài viết này, chúng tôi trình bày vai trò của thông tin chi phí đối với nhà quản trị và
thiết kế hệ thống sổ chi phí nhằm đáp ứng yêu cầu quản trị chi phí.
2. Nhu cầu thông tin chi phí trong quản lý
Tùy thuộc vào từng thời điểm mà mục tiêu của nhà quản lý sẽ khác nhau như:
Tối đa hóa lợi nhuận hoặc đạt được mức lợi nhuận mong muốn; Cực tiểu chi phí; Tối
đa hóa thị phần hoặc đạt được một mức thị phần nào đó; Nâng cao chất lượng sản
phẩm; Duy trì được sự tồn tại của doanh nghiệp; Tăng trưởng; Cực đại giá trị tài sản
…Cho dù mục tiêu hoạt động của một tổ chức là gì đi nữa, công việc của các nhà
quản lý là phải đảm bảo các mục tiêu được thực hiện. Trong quá trình theo đuổi mục
tiêu của tổ chức, các nhà quản lý thực hiện bốn hoạt động (chức năng) cơ bản:
Lập kế
hoạch, Tổ chức và điều hành, Kiểm soát, Ra quyết định
.
Lập kế hoạch
2
Trong việc lập kế hoạch, nhà quản lý vạch ra những bước phải làm để đưa
hoạt động của doanh nghiệp hướng về các mục tiêu đã xác định, những kế hoạch này

nguyên vật liệu, để tiếp tục sản xuất phù hợp với kế hoạch tiêu thụ. Thông tin trên sổ
chi tiết chi phí có thể làm cơ sở theo dõi tiến độ chi phí, chi phí thực tế làm cơ sở điều
hành hoạt động của đơn vị.
Kiểm soát
Để thực hiện chức năng kiểm tra, các nhà quản lý sử dụng các bước công việc
cần thiết để đảm bảo cho từng bộ phận và cả tổ chức đi theo đúng kế hoạch đã vạch
ra. Trong quá trình kiểm soát, nhà quản lý sẽ so sánh hoạt động thực tiễn với kế
hoạch đã thiết lập, thông qua đó, chỉ ra ở khâu nào công việc thực hiện chưa đạt
yêu cầu, và cần sự hiệu chỉnh để hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu đã thiết lập.
Thông tin các sổ chi tiết làm cơ sở so sánh giữa kế hoạch và thực hiện nhằm làm
cơ sở đánh giá thành quả và trách nhiệm của nhà quản lý điều hành đơn vị. Thông tin
trên sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh làm cơ sở so sánh giữa chi phí thực tế và chi
phí dự toán, giữa chi phí kỳ này với kỳ khác, giữa bộ phận này với bộ phận khác, giữa
sản phẩm này với sản phẩm khác….Thông qua số liệu của kế toán giúp nhà quản lý có
thể kiểm soát chi phí hoạt động của đơn vị một cách khách quan đồng thời làm cơ sở
hoạch định chi phí cho các kỳ tiếp theo.
Ra quyết định
Ra quyết định là việc thực hiện những lựa chọn hợp lý trong số các phương
án khác
nhau. Ra quyết định không phải là một chức năng riêng biệt, nó là một chức
năng quan trọng, xuyên suốt các khâu trong qúa trình quản lý một tổ chức, từ khâu
lập kế hoạch, tổ chức thực hiện cho đến kiểm tra đánh giá. Tất cả các quyết định
liên quan đến chi phí đều có nền tảng từ thông tin ở sổ chi tiết chi phí do kế toán
cung cấp. Do vậy, một yêu cầu đặt ra cho công tác kế toán là phải đáp ứng nhu cầu
thông tin nhanh, trung thực cho nhà quản lý nhằm hoàn thành tốt việc ra quyết định.
Trong tất cả các thông tin kế toán cung cấp thì chi phí là một trong các thông tin mà
4
bất cứ doanh nghiệp hoạt động trên các lĩnh vực sản xuất, thương mại, tư vấn, dịch
vụ, luật, ngân hàng…đều cần để phục vụ cho công tác quản lý như định giá sản
phẩm dịch vụ, lập dự toán, kiểm soát chi phí. Thông tin kế toán chi phí càng chi

-Tên sản phẩm, dịch vụ……………………………………………
Ng
ày
thá
ng
ghi
sổ
Chứng từ
Diễn giải
TK đối
ứng
Ghi nợ TK …
Số
hiệ
u
Ng
ày
thá
ng
Tổng
số
tiền
Chia ra
… … … … … … … …
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
- Số dư đầu kỳ
Cộng phát sinh
Ghi Có TK…
Số dư cuối kỳ
Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh này chưa đáp ứng được yêu cầu cung

…
.
Cộng
1 2 3 4 5 7 8 9 10 11 1
3
14 15