Lời mở đầu
Chúng ta đang sống trong một thế giới có nền khoa học phát triển rất hiện đại.
Thế kỷ 20 là thế kỷ của công nghệ thông tin nói chung và của tin học nói riêng. Đó là
một trong những thành tựu vĩ đại nhất mà con ngời đã đạt đợc trong thiên niên kỷ
này. Tin học giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong các hoạt động của toàn nhân loại.
Nhân loại ứng dụng tin học vào phục vụ cho nghiên cứu khoa học, cho công nghệ sản
xuất, phục vụ cho nghành quản lý kinh tế, sản xuất kinh doanh, du lịch, y tế tạo điều
kiện cho nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển đồng thời giảm bớt đáng kể sức lao
động của con ngời, đa mức sống con ngời ngày càng cao hơn.
ở Việt Nam tin học cũng đang hoà nhập với thế giới để bắt kịp, sánh vai cùng với
sự phát triển chung của các nớc năm châu. Máy vi tính đã và đang dần dần đợc sử
dụng rộng rãi ở hầu hết các lĩnh vực nh kinh tế, văn hoá xã hội, giáo dục, y tế, quốc
phòng. Tin học đã giúp cho các nhà quản lý điều hành công việc một cách có khoa
học, chính xác, nhẹ nhàng, mang lại hiệu quả cao hơn so với trớc khi cha đa máy tính
vào.
Quản lý hàng hoá là một trong những ví dụ điển hình về việc quản lý. Nếu nh
không đợc tin học hoá việc quản lý sẽ vất vả hơn rất nhiều với khối lợng hàng hoá
của rất nhiều loại hàng.Hệ thống quản lý từ trớc tới nay chủ yếu là phơng pháp thủ
công, thông qua hàng loạt sổ sách rời rạc, phức tạp nên ngời quản lý gặp rất nhiều
khó khăn trong việc nh nhập, xuất, thống kê tìm kiếm và giao dịch, Do đó các thông
tin cần quản lý phục vụ kinh doanh không tránh khỏi sự d thừa hoặc không đầy đủ dữ
liệu, thêm nữa phơng pháp quản lý theo kiểu thủ công lai rất tốn kém về thời gian,
công sức và đòi hỏi về nhân lực. Chính vì lẽ đó mà việc quản lý hàng hoá với sự trợ
giúp của máy tính, tin học ra đời ngoài việc giảm bớt thời gian công sức cho ngời
quản lý kinh doanhmà còn đảm bảo đợc yêu cầu nhanh chóng-chính xác-hiệu quả.
1
Với những suy nghĩ trên và đợc sự góp ý, giúp đỡ của thầy cô giáo em đã quyết
định chọn đề tài thực tập tốt nghiệp Quản Lý Hàng Hoá .
Nội dung đề tài đợc trình bày trong 4 chơng:
Chơng 1: Một số vấn đề chung về hệ thống thông tin quản lý.
Chơng 2: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ thống.
Hệ thống quản lý đợc phân tích thành nhiều cấp. Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho
việc quản lý từ trên xuống dới. Thông tin đợc tổng hợp từ dới lên trên và truyền từ
trên xuống.
2.Luồng thông tin vào

Trong hệ thống thông tin quản lý có những thông tin đầu vào khác nhau.
-Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi ,thông tin này mang tính chất
thay đổi lâu dài.
-Những thông tin mang tính chất thay đổi thờng xuyên phải luôn luôn cập nhập
vào và xử lý.
-Những thông tin có tính chất thay đổi tổng hợp ,đợc tổng hợp từ các thông tin
cấp dới phải xử lý định kỳ theo thời gian.

3
3.Luồng thông tin ra

Thông tin đầu ra đợc tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản
lý trong từng trờng hợp cụ thể .
Bảng biểu và các báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng đợc tổng hợp phục
vụ cho nhu cầu quản lý của hệ thống, nó phản ánh trực tiếp mục đích
quản lý của hệ thống. Các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác kịp thời.
4.Quy trình quản lý
Trong quy trình quản lý thủ công, các thông tin thờng xuyên đợc đa vào
sổ sách .Từ sổ sách đó các thông tin đợc kiết suất để lập các bảng biểu, báo cáo cần
thiết .việc quản lý kiểu thủ công có nhiều công đoạn trồng chéo nhau.Do đó sai sót có
thể xảy ra ở nhiều công đoạn do việc d thừa thông tin . Trong quá trình quản lý do
khối lợng công việc lớn nên nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khâu và đối tợng
quan trọng vì thế mà có nhiều thông tin không đợc tổng hợp đầy đủ.
II. Mô hình một hệ thống thông tin quản lý


1.Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất
ý nghĩa của nguyên tắc này thể hiện ở chỗ thông tin đợc tích luỹ và thờng xuyên
cập nhật .Đó là các thông tin cần thiết phục vụ cho việc giải quyết nhiều bài toán
quản lý vì vậy thông tin trùng lặp cần đợc loại trừ.
Do vậy ngời ta tổ chức thành các mảng thông tin cơ bản mà trong đó trờng hợp
trùng lặp hoặc không nhất quán về thông tin đã đợc loại trừ.Chính
mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành mô hình thông tin của đối tợng điều khiển.
2.Nguyên tắc linh hoạt của thông tin
Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản cần phải có
công cụ đặc biệt để tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sở
các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản các thông tin cần thiết
tạo ra mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong bài toán cụ thể.
Việc tuân theo nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với cơ sở thông tin sẽ làm
giảm nhiều cho nhiệm vụ hoàn thiện và phát triển sau này.
VI. Các bớc xây dựng hệ thống quản lý
Một cách tổng quát việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý tự động hoá
thờng qua 5 giai đoạn :

1. Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án
ở bớc này ngời ta tiến hành tìm hiểu và khảo sát hệ thống ,phát hiện nhợc điểm
còn tồn tại ,từ đó đề suất các giải pháp khắc phục ,cần cân nhắc tính khả thi của dự
án. Từ đó định hớng cho các giai đoạn tiếp theo.
2. Phân tích hệ thống
Tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lợc đồ
khái niệm. Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lợc đồ cho hệ thống mới.
5
3. Thiết kế tổng thể
Nhằm xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới .Phân định rõ phần
việc nào sẽ đợc xử lý bằng máy tính, phần việc nào thủ công .

ứng dụng. Bằng cách sử dụng các tập lệnh (Macro) để tự động thực hiện các công
việc, chúng ta có thể tạo các ứng dụng hớng tới ngời sử dụng hiệu quả tơng tự nh là đ-
ợc tạo bởi các ngôn ngữ lập trình, hoàn thiện với các nút bấm (Button), thực đơn
(Menu) và các khung đối thoại (Dialog box). Bằng cách lập trình trong Access Basic,
chúng ta có thể tạo đợc các ứng dụng mạnh mẽ nh chính bản thân Access . Thực
tế, rất nhiều công cụ trong Access, ví dụ nh Wizard cũng đợc viết bằng Access Basic.
2. Access cung cấp những công cụ gì ?
2.
1
- Một hệ quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ thực sự

7
Access cung cấp hệ thống quản lý CSDL quan hệ thực sự, hoàn thiện với những
định nghĩa khoá chính (primary key) và khóa ngoại lai (foreign key), các loại luật
quan hệ (một-một, một-nhiều, nhiều-nhiều), các mức kiểm tra sự toàn vẹn của dữ liệu
cũng nh định dạng và những định nghĩa mặc định cho mỗi trờng (field) trong một
bảng. Bằng việc thực hiện sự toàn vẹn dữ liệu ở mức cơ cấu xử lý dữ liệu (database
engine), Access ngăn chặn đợc sự cập nhật và xoá thông tin không phù hợp.
Việc xử lý quan hệ trong Access đáp ứng đợc những đòi hỏi với kiến trúc mềm
dẻo của nó. Nó có thể sử dụng nh một hệ quản lý CSDL độc lập, hoặc theo mô hình
Client/Server. Thông qua ODBC (Open Database Connectivity), chúng ta có thể kết
nối với nhiều dạng dữ liệu bên ngoài, ví dụ nh Oracle, Sybase, thậm chí cả với những
CSDL trên máy tính lớn nh DB/2.
Với Access, chúng ta cũng có thể phân quyền cho ngời sử dụng và cho các nhóm
trong việc xem và thay đổi rất nhiều kiểu đối tợng dữ liệu.
2.2- Dễ dàng sử dụng các Wizard (Phù thuỷ) :
Với Wizard, những công việc tốn hàng giờ đồng hồ có thể giảm xuống chỉ còn
một ít phút. Chúng ta chỉ cần trả lời một vài câu hỏi, sau đó Wizard sẽ tự động xây
dựng các đối tợng cho chúng ta. Dùng Wizard, chúng ta có thể thiết kế rất nhiều loại
biểu mẫu, báo cáo, đồ họa, các đối tợng và các thuộc tính.

(database engine) dùng chung cho hệ quản trị cơ sở dữ liệu (QTCSDL) Access và
công cụ lập trình Visual Basic (cả hai sản phẩm đều do Microsoft phát triển và chạy
trên Windows). Jet Engine cho phép làm việc với nhiều dạng thức cơ sở dữ liệu khác
nhau và cung cấp giao diện lập trình hớng đối tợng để làm việc với CSDL. Jet Engine
bao gồm một bộ các tập tin th viện liên kết động (DLL) cho phép làm việc với nhiều
CSDL không phải Access nh những dữ liệu bình thờng của nó. Điều chú ý là các th
viện này có thể cài đặt riêng khi có nhu cầu.
Jet Engine bao gồm các thành phần:
3.1- Data Access Object (các đối t ợng truy cập dữ liệu th ờng đ ợc viết tắt là
DAO):
Là các đối tợng và công cụ dùng cho việc truy cập dữ liệu, phục vụ cho ngôn ngữ
định nghĩa dữ liệu (DDL - Data Definition Language) và ngôn ngữ xử lý dữ liệu
(DML - Data Manipulation Language) theo phong cách hớng đỗi tợng (mỗi đối tợng
9
có những thuộc tính và các phơng thức đi kèm). Dựa vào DAO, nhà lập trình có thể
truy cập dữ liệu bằng mã nguồn.
3. 2-Query Manager :
L à bộ quản lý các câu hỏi dựa trên ngôn ngữ SQL, cho phép thực hiện việc cập
nhật qua SQL rất phong phú và linh hoạt. Ngoài các câu hỏi dữ liệu tĩnh (snapshot),
Jet Engine còn cho phép tạo ra các câu hỏi dữ liệu động (dynaset) cho phép cập nhật
lại dữ liệu gốc tơng ứng ngay từ bảng kết quả nhận đợc. Bộ quản lý này sẽ nối kết với
bộ quản lý ISAM và remote.
3. 3-ISAM Manager:
Thông qua bộ quản lý này, Jet Engine có thể làm việc với nhiều dạng thức CSDL
ISAM khác nhau khi bộ điều khiển (driver) tơng ứng (tập tin DLL) đợc cài đặt. Một
bộ điều khiển nội tại gọi là Jet ISAM cho phép Jet Engine làm việc với CSDL Access
chuẩn.
3.4-Remote Manager:
Bộ quản lý này nhận các yêu cầu từ bộ quản lý câu hỏi Query Manager và chuyển
thành các lệnh ODBC API tơng ứng để gửi đến bộ quản lý ODBC để thực hiện, sau

CSDL khác tạo ra bằng cách sử dụng giao diện lập trình ODBC (ODBC API) không
quá phức tạp.
Điều đáng lu ý là ODBC không cho phép tạo ra CSDL. CSDL đợc tạo ra trớc bằng
chính hệ quản trị CSDL gốc của nó.
Chúng ta có thể sử dụng bất kỳ ngôn ngữ lập trình nào trên Windows cho phép
gọi đến các thủ tục, hàm trong th viện DLL để khai thác ODBC API, nh Visual C++,
Visual Basic, Access (Microsoft), Borland C++, Delphi (Borland)... Hiển nhiên là sử
dụng ODBC để kết nối với CSDL chắc chắn sẽ chậm hơn khi ta sử dụng chính các
công cụ phát triển của hệ quản trị CSDL gốc. Tuy nhiên, u điểm lớn nhất của ODBC
nằm ở tính cơ động.

11
Database Engine
Giao diện ngời dùng của
ứng dụng
CSDL
Các yêu cầu truy xuất
hay lu dữ liệu
Hình 3.2 Vai trò của Database Engine
5. các đối tợng trong access
Đối với những ngời sử dụng, để có thể dùng đợc Access cho các ứng dụng của họ
thì chỉ tốn rất ít thời gian. Tuy nhiên nh vậy thì chỉ sử dụng đợc các công cụ có sẵn và
mức độ xử lý thông tin rất sơ đẳng, do đó chỉ có thể xử lý đợc các bài toán đơn giản.
Để có thể khai thác đợc tất cả các mặt mạnh của một ngôn ngữ nói chung và Access
nói riêng thì chúng ta phải đi sâu vào nghiên cứu những gì ở bên trong, những cái cốt
lõi của của ngôn ngữ. Tất nhiên công việc này sẽ đòi hỏi nhiều công sức hơn nhng
đổi lại, chúng ta sẽ có thể xử lý vấn đề một cách mềm dẻo hơn, tốt hơn. Vì vậy, trong
phần này, tôi sẽ đề cập đến một số đối tợng trong Access.
Access là công cụ để xử lý dữ liệu, do vậy các đối tợng trong Access cũng là các
đối tợng liên quan đến dữ liệu. Ngôn ngữ lập trình của Access - Access Basic - là một

II - Những Đăc Điểm Của Access 2000
Access 2000 là hệ cơ sở dữ liệu cung cấp cho ta những công cụ mạnh để xử lý,
tìm kiếm, thông tin một cách mau lẹ. Nó cho phép dễ dàng liên kết các thông tin có
liên quan, Access 2000 hơn hẳn các chơng trình cơ sở dữ liệu khác do nó có nhiều
đặc tính kết nối mạnh mẽ. Nó bao gồm các chơng trình cơ sở dữ liệu phổ biến trên
PC, trên máy chủ Access hoàn toàn hỗ trợ công nghệ ActiveX.Access 2000 không chỉ
là hệ cơ sở dữ liệu mà nó còn bổ sung cho các hệ cơ sở dữ liệu khác do một số tính
năng mạnh nh khả năng có thể làm việc với các dữ liệu từ các nguồn khác nhau. Để
truy cập và xử lý thông tin Access 2000 hỗ trợ hai mô hình truy cập dữ liệu kiểu
Data Access Objects (DAO) truyền thống và ActiveX Data Objects (ADO) nhắm vào
phơng tiện cơ sở dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng .
Access 2000 là bản đầu tiên hỗ trợ ADO để thao tác dự liệu JET . ADO sử dụng
mô hình chơng trình thông thờng để hớng sự truy cập vào dữ liệu phổ biến. Nó dựa
vào nhà cung cấp OLE DB để liên kết ở mức thấp đến các nguồn dữ liệu. Các ký
thuật OLE DB cuối cung sẽ thay thế cho ODBC đã lỗi thời cũng nh ADO sẽ thay thế
cho DAO. Với các công cụ này chúng ta có thể thiết kế và xử lý dữ liệu theo yêu
cầu.

13
Chơng III
Phân tích hệ thống thông Tin
Quản Lý Hàng hoá
I. Giới thiệu về hoạt động của bài toán

Việc hoạt động Quản Lý Hàng Hoá của công ty Hải Phong dựa trên các thông
tin nh sau:
Khi khách hàng muốn mua loại mặt hàng nào đó thì sẽ ghi các thông tin vào đơn
đặt hàng và đa cho nhân viên của công ty, nhân viên sẽ căn cứ vào các thông tin trên
để tìm hàng trong kho cho khách ,nếu hàng trong kho hết hoặc thiếu thì nhân viên
phải liên hệ với nhà nhà cung cấp đặt mua mặt hàng mà công ty còn thiếu (khi nhà

Các thông tin về khách hàng phải đợc lu trữ chi tiết cụ thể (khách hàng mua, nhà
cung cấp hàng ,địa chỉ và các thông tin liên quan) để tiện cho việc giao dịch. Các
chứng từ nhập hàng hay chứng từ xuất hàng phải đợc kê khai chi tiết, chính xác các
thông tin liên quan đến việc mua bán và số tiền trả, đã trả bao nhiêu phần trăm hoặc
cha trả (nếu có).
Các chứng từ phải đợc lu trữ thành hệ thốngđể phục vụ khi giao dịch với khách
hàng. Khi khách hàng đến thanh toán nốt số nợ trớc cần phải đợc đối chiếu với chứng
từ xuất. Khi nhà cung cấp thu tiền thì phải đối chiếu với chứng từ nhập.
Hàng hoá trong kho cần phải đợc lu trữ riêng để theo dõi lợng hàng tồn, công nợ của
khách hàng cần đợc theo dõi thờng xuyên.

II. Phân tích hệ thống quản lý hàng hoá
Để xây dựng thiết kế một hệ thống thông tin quản lý thì vấn đề đầu tiên là phải
phân tích hệ thống ngằm tìm và lựa chọn giải pháp thích hợp và biện pháp cụ thể.
Phân tích là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ thống quản lý trên máy
tính. Nó là giai đoạn quan trọng nhất vì kết quả của giai đoạn này cho ta mô tả logic
của hệ thống mới dựa trên kết quả, đó là căn cứ cho ta thiết kế sau này. Không thể tin
học hoá công tác quản lý mà không qua giai đoạn phân tích, hiệu quả công việc tin
học hoá hoàn toàn phụ thuộc vào quá trtìnhphân tích ban đầu.
1. Phân tích chức năng
1.1 Tổng quát
Hệ thống phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ bảo đảm an toàn, bảo mật cho dữ
liệu lu trữ. Thực hiện các chức năng: Xử lý nhập hàng, xuất hàng, xử lý công nợ
với nhà cung cấp hoặc với khách hàng, thống kê ,tìm kiếm hàng hoá.
15
1.2 Các chức năng ở mức đỉnh
X ử L ý N h ậ p
X ử L ý X u ấ t
X ử L ý C ô n g N ợ
T h ố n g K ê


17
Sơ đồ phân rã chức năng "Xử Lý Xuất"
Sơ đồ phân rã chức năng "Xử Lý Công Nợ"
Chức năng "Thống Kê"
Hỗ trợ cho ngời quản lý trong công việc thống kê các mặt hàng còn tồn kho cũng nh
những mặt hàng đã xuất trong những khoảng thời gian khác nhau.
Chức năng này bao gồm các chức năng con sau:
T h ố n g K ê M ặ t H à n g
T h ố n g K ê N h ó m H à n g
T h ố n g K ê T h e o T h ờ i G i a n
T h ố n g K ê
18
Sơ đồ phân rã chức năng "Thống Kê"