Lời nói đầu
Hiện nay trên thế giới nói chung và nớc ta nói riêng đang diễn ra quá trình
tin học hoá toàn diện trên mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội loài ngời, loài ngời
đang chuyển sang kỷ nguyên của Công nghệ thông tin. Các máy tính đặc biệt là
các máy vi tính xuất hiện khắp nơi, hoặc hỗ trợ hoặc thay thế toàn bộ con ngời
thực hiện những công việc do con ngời giao cho thông qua các chơng trình máy
tính. một trong những kiến thức tối thiểu của một con ngời trong thời đại ngày nay
là biết sử dụng máy tính.
Với sự hỗ trợ đắc lực của Công nghệ thông tin, nó đã giúp cho công việc
quản lý ngày càng hiệu quả và dễ dàng xử lý các tình huống, các yêu cầu, đa ra
các con số, và các báo cáo một cách chính xác và nhanh chóng nhất và bên cạnh
đó nó còn giảm thiểu thời gian rất lớn và công sức để hoàn thành công việc.
Với ứng dụng Công nghệ thông tin mà nó đã làm giảm đợc sự quản lý đầy
khó khăn và nặng nề trên giấy tờ trong công tác quản lý từ trớc tới nay.
Với vốn kiến thức đợc học tại trờng và nhu cầu nóng bỏng của xã hội cộng
thêm sự ham mê muốn làm đợc một chơng trình có thể ứng dụng trong thực tiễn.
Em đã chọn đề tài Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho tại công ty Công
Nghệ Phúc Anh với nội dung chính nh sau :
Chơng I : Tổng quan về công ty, lý do chọn đề tài và hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
Chơng II : Giới thiệu chung về hệ thống thông tin
Chơng III : Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại Công ty Công
Nghệ Phúc Anh.
Cho dù rất cố gắng nhng bài viết chắc chắn còn nhiều thiếu khuyết em vẫn
hy vọng cũng sẽ là tài liêụ bổ ích cho các bạn. Rất mong đợc sự thông cảm của
thày và các bạn và mong nhận đợc sự góp ý chân thành cảm ơn thầy và các bạn để
bài viết đợc hoàn thiện hơn .
Em xin chân thành cảm ơn thầy và các bạn.

Chơng I

1

hỏi phải có một hệ thống tổng thể có thể bao quát đợc tất cả những thông tin về
mặt hàng, khách hàng, kho hàng, hàng tồn kho, nhập - xuất hàng,...Vì thế, để bộ
phận quản lý kho hoạt động một cách có hiệu quả em đã quyết định chọn đề tài:
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty Công Nghệ Phúc
Anh với mong muốn góp phần vào công việc quản lý của công ty để công ty ngày
một vững mạnh.

3
Chơng II
giới thiệu chung về hệ thống thông tin
Trớc tiên muốn thực hiện phân tích một dự án tin học là phải khảo sát hệ
thống. Ngời ta định nghĩa hệ thống phải là một tập hợp các phần tử có các ràng
buộc lẫn nhau và với môi trờng bên ngoài. Hệ thống quản lý là một hệ thống tích
hợp giữa ngời và máy tạo ra các thông tin giúp con ngời trong sản xuất quản lý và
ra quyết định. Do đó, cần xem xét phân tích các yếu tố đặc thù, những nét khái
quát cũng nh các mục tiêu và nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống
thông tin quản lý đợc tin học hoá mang lại lợi ích và kết quả tốt.
I. những đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý
1. Phân cấp quản lý
Hệ thống quản lý trớc hết là một hệ thống đợc tổ chức từ trên xuống dới có
chức năng tổng hợp, thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ
thống. Hệ thống quản lý đợc phân tích thành nhiều cấp bậc gồm cấp trung ơng,
cấp đơn vị trực thuộc, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý từ trên
xuống dới. Thông tin đợc tổng hợp từ dới lên và truyền từ trên xuống.
2. Luồng thông tin vào.
Trong hệ thống thông tin quản lý có những thông tin đầu vào khác nhau
gồm:
Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi thông tin này mang tính
chất thay đổi lâu dài.
Những thông tin mang tính chất thay đổi thờng xuyên phải luôn cập nhật

3 . Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu.
Thông tin loại này cần cập nhật nhng không thờng xuyên yêu cầu chủ yếu
của loại thông tin này là phải tổ chức hợp lý để tra cứu các thông tin cần thiết.
4 . Lập sổ sách báo cáo.
Để thiết kế phần này cần nắm vững nhu cầu quản lý, nghiên cứu kỹ các
bảng biểu mẫu. Thông tin đợc sử dụng trong việc này thuận lợi là đã đợc xử lý từ
các phần trớc nên việc kiểm tra sự đúng đắn của số liệu trong phần này đợc giảm
nhẹ.
III . các nguyên tắc đảm bảo
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc hết sức khó
khăn, chiếm nhiều thời gian và công sức, việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý
thờng dựa trên một số nguyên tắc cơ bản sau.
1 . Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất.
ý nghĩa của nguyên tắc này thể hiện ở chỗ thông tin đợc tích luỹ và thờng
xuyên cập nhật. Đó là các thông tin cần thiết phục vụ cho việc giải quyết nhiều
bài toán quản lý vì vậy thông tin trùng lặp cần đợc loại bỏ. Do vậy, ngời ta tổ chức
thành các mảng thông tin cơ bản mà trong đó các trờng hợp trùng lặp hoặc không
nhất quán về thông tin đã đợc loại trừ. Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo
thành mô hình thông tin của đối tợng điều khiển.
2 . Nguyên tắc linh hoạt của thông tin.

6
Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản cần phải
có công cụ đặc biệt tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sở
các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản các thông tin cần
thiết tạo ra mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong các bài toán cụ thể.
Việc tuân theo nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với cơ sở thông tin sẽ
làm giảm nhiều cho nhiệm vụ hoàn thiện và phát triển sau này.
3 . Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra.
Nguyên tắc còn đợc vận dụng cả khi đa thông tin mới vào hệ thống việc này

1. Chức năng quản lý kho.
Phơng thức hoạt động của các chức năng chính nh sau:
1.1. Nhập hàng:
Dựa vào số liệu kiểm kê kho, số liệu yêu cầu cần mua của bộ phận bán hàng
các phiếu chào hàng của các hãng cung cấp, đồng thới kết hợp với thông tin của
thị trờng, bộ phận mua hàng lập bảng dự trù thông qua sự kiểm duyệt của ban
giám đốc sau đó liên hệ với nhà cung cấp để thoả thuận hợp đồng mua hàng cập
nhật thông tin mua hàng.
1.2. Xuất hàng:
Khi khách hàng có yêu cầu mua hàng, bộ phận bán hàng lần lợt duyệt các
khách yêu cầu, kiểm tra số lợng mặt hàng mà công ty có thể bán. Có thể xảy ra
các trờng hợp sau:
Mặt hàng này công ty không có hoặc hệ thống thông tin chào hàng
không có trong công ty. Trờng hợp này phải từ chối bán các mặt hàng.
Công ty có đủ số lợng, quy cách cũng nh yêu cầu:Trờng hợp này tiếp tục
thoả thuận về giá cả.
Công ty không có các mặt hàng này nhng hệ thống thông tin chào hàng
có các thông tin liên quan đến mặt hàng này, qua đó bộ phận tiếp thị có thể trao
đổi với khách hàng. Nếu khách hàng chấp nhận thì bộ phận bán hàng sẽ đề nghị

9
với bộ phận nhập hàng liên hệ với nhà cung cấp để khẳng định lại việc đặt hàng.
Sở dĩ nh vậy là để tăng độ tin cậy của phiếu chào hàng của các nhà cung cấp.
Công ty có đầy đủ số lợng và quy cách mặt hàng theo yêu cầu của khách
nhng trong kho không còn đủ số lợng và quy cách do bán hết hoặc còn thiếu thì có
thể thảo luận với khách hàng về việc cung cấp tiếp các mặt hàng còn lại.
2. Luồng thông tin và dữ liệu.
Trớc hết ta phải xác định luồng thông tin vào và ra của hệ thống từ đó sẽ
phân tích thiết kế hệ thống mới.
Có nhiều hệ thống phân tích thông tin chức năng, ở đây ta áp dụng phơng

sung các mặt hàng vào.
- Báo cáo nhập:
+ Mô tả: Cung cấp thông tin về nhà cung cấp hàng hoá.
+ Thông tin vào: Các thông tin về loại hàng hoá.

11
+ Thông tin ra: In báo cáo về nhập hàng hoá.
* Chức năng xuất hàng:
- Mô tả: Quản lý thông tin về việc bán hàng của doanh nghiệp.
- Thông tin vào: Các thông tin cơ bản về yêu cầu của khách hàng.
- Thông tin ra: In hoá đơn cho khách, lập báo cáo hàng xuất kho.
- Danh sách khách hàng mua:
+ Mô tả: Cung cấp thông tin về các mặt hàng đã mua.
+ Thông tin vào: Thông tin về hàng hoá mua của khách.
+ Thông tin ra: Thông tin về hàng hoá mua của khách.
+ Các sự kiện: Thay đổi về địa chỉ, số điện thoại.
- Danh sách mặt hàng tiêu thụ:
+ Mô tả: Liệt kê chung về các mặt hàng đã bán.
+ Thông tin vào: Các thông tin cơ bản về tên hàng, chủng loại,
số lợng.
+ Thông tin ra: In báo cáo về các mặt hàng đã xuất.
- Báo cáo xuất:
+ Mô tả: Cung cấp thông tin về nhà cung cấp hàng hoá.
+ Thông tin vào: Các thông tin về loại hàng hoá.
+ Thông tin ra: In báo cáo về xuất hàng hoá.
* Chức năng quản lý kho:

12