1

Mục Lục Phần Mở Đầu.....................................................................................................3
Chương I.Tổng Quan Về Công Ty Cổ Phần Hạ Long...................................4
I.Tổng quan về công ty Cổ phần Hạ Long......................................................4
1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty...................................................4
2.Chức năng hoạt động của công ty....................................................................4
3.Sơ đồ tổ chức của công ty................................................................................4
4.Chức năng ,nhiệm vụ các phòng ban trong công ty.........................................5
II.Tổng quan về đề tài nghiên cứu...................................................................7
1.Lý do lựa ch
ọn đề tài........................................................................................7
2.ý nghĩa của đề tài nghiên cứu...........................................................................7
Chương II.Những Vấn Đề Chung Về Cơ Sở Và Phương Pháp Luận Cơ
Bản Để Phân Tích Và Thiết Kế Chương
Trình......................................................8
I.Tổng quan về phương pháp luận cơ bản......................................................8
1.Tổ chức và thông tin trong tổ chức..................................................................8
2.Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức.............................................9
3Phương pháp phát triển m
ột hệ thống thông tin................................................9
3.1.Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin........................9
3.2.Các nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin...................................9
4.Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức............................................10
5.Tiêu chuẩn chất lượng của một hệ thống thông tin........................................12

2.Thiết kế cơ sở dữ liệu trên Microsoft Access................................................35
3.S
ơ đồ mối quan hệ giữa các thực thể.............................................................39
4.Thiết kế giải thuật của chương trình..............................................................40
Kết Luận..........................................................................................................44
Danh mục các tài liệu tham khảo..................................................................45

triển.Vì vậy ,trong quá trình quản lý các cơ quan,doanh nghiệp phải thấy được
vai trò của công nghệ thông tin .Nó giúp doanh nghiệp đáp ứng mọi nhu cầu
của khách hàng hiện tại mà còn nâng cao được năng lực sản xuất ,giúp cho các
doanh nghiệp có đủ sức cạnh tranh với thị trường trong và ngoài nước .
Qua quá trình tìm hiểu ,em càng thấy rõ vai trò của tin họ
c nói chung và
hệ thống thông tin quản lý nói riêng khi áp dụng vào doanh nghiệp .Nó giúp
cho doanh nghiệp vận hành và quản lý tốt mọi hoạt động của mình.
Từ những đặc trưng ,họat động chủ yếu của công ty,em đã hiểu được nhu
cầu của công ty và xây dựng nên một phần mềm quản lý .
Công ty cổ phần Hạ Long là doanh nghiệp kinh doanh chủ yếu trong lĩnh
vực khách sạn ,ngoài ra công ty cũng hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nh
ư
lữ hành chuyên tổ chức cung cấp thiết kế tour du lịch ,phục vụ ăn uống ,kinh
doanh thương mại ...Trong xu thế thị trường kinh doanh du lịch và dịch vụ ngày
càng phát triển ,việc quản lý cán bộ là một vấn đề quan trọng của công ty .Vì
vậy ,ứng dụng tin học vào quản lý cán bộ là rất cần thiết góp phần nâng cao
chất lượng ,hiệu quả của đội ngũ cán bộ để công ty ho
ạt động có hiệu quả .Do
đó em lựa chọn đề tài: "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán
bộ tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long”.
Em xin chân thành cảm ơn Th.S Nguyễn Văn Thư đã tận tình chỉ bảo
hướng dẫn ,giúp đỡ em hoàn thành đề án này. 4


thành tựu không nhỏ với doanh thu năm 2003 là 11 tỷ.Những thành công như
trên đã tạo cho công ty một bước đi vững chắc trong thị trường kinh doanh du
lịch và dịch vụ.
2.Chức năng hoạt động của công ty
Công ty cổ phần Hạ Long mặc dù chỉ là chi nhánh nhỏ của công ty than
Uông Bí nhưng lĩnh vực hoạt động của nó rất rộng trong đó chứ
c năng hoạt
động chính là kinh doanh khách sạn ,phục vụ mọi đối tượng khách với mức giá
phù hợp.Đây là nguồn doanh thu chủ yếu của công ty.Ngoài kinh doanh khách
sạn ,công ty cũng hoạt động trong cả lĩnh vực lữ hành chuyên tổ chức ,cung cấp
5
thiết kế các tour du lịch ,nhận và gửi khách ,phục vụ nhà hàng ăn uống ,kinh
doanh thương mại ,xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng tiêu dùng và đời sống
3.Sơ đồ tổ chức của công ty


Tổ
Chức
Hành
Chính
Phòng
Kế
Toán
Tài
Chính
Phòng
Thương
Mại
Phòng
Kinh
Doanh
Khách
Sạn
Phòng
Du Lịch
Lữ
Hành
Đội Xe
Vận Tải

Đại Hội Cổ Đông
6
môn cho các cán bộ nhân viên .Xắp xếp vị trí phù hợp với khả năng trình độ

Hướng dẫn hồ sơ xuất nhập cảnh cho khách,giao nhiệm vụ cho hướng dẫn
cụ thể chương trình ,yêu cầu của đoàn khách .
Xây dựng chương trình ,tính giá cả cho các tour ,phối hợp cùng tiếp thị để
ký kết hợp đồng.
e.Phòng Kinh doanh khách sạn:
Bộ phận bu
ồng :quản lý cung cấp các đồ dùng ,vật dụng cho các bộ phận
khác ,có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác:lễ tân ,bảo vệ ,sửa
chữa,bảo dưỡng...
7
Bộ phận lễ tân: liên hệ giữa khách và khách sạn ,cung cấp thông tin về dịch
vụ khách sạn .Nhiệm vụ là kinh doanh phòng khách ,nghiên cứu phát triển
khách ,dự tính phòng khách và công việc cụ thể ,tham gia vào công tác
marketing,cung cấp thông tin về nguồn khách ,nhu cầu của khách.
II Tổng quan về đề tài nghiên cứu:
1.Lý do lựa chọn đề tài:
Công ty Cổ phần Hạ Long là loại hình kinh doanh dịch vụ ,công ty tạo ra lợi
nhuận từ nhiều mảng kinh doanh nhưng chủ yếu là kinh doanh khách sạ
n.Do đó
việc quản lý nhân viên đáp ứng nhu cầu của khách là rất quan trọng .Phải quản
lý sao cho tốt ,xắp xếp cán bộ công nhân viên vào đúng vị trí ,đúng năng lực để
họ có thể phát huy hết khả năng đóng góp cho công ty.
Sử dụng tin học trong quản lý cán bộ của công ty giúp ích cho việc tìm
kiếm, tổng hợp những thông tin dữ liệu cần thiết và giúp tiết kiệm thời gian,nếu
có sai thì việc c
ập nhật sửa chữa cũng dễ dàng thuận tiện.Chính vì vậy em đã
lựa chọn đề tài này.

I.Tổng Quan Về Phương Pháp Luận Cơ Bản:
1.Hệ thống thông tin và các bộ phận cấu thành:
Dữ liệu (data) là những mô tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới
mà chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau.
- Thông tin (Information) là các thông báo hay bản tin nhằm mang lại sự hiểu
bi
ết nào đó cho đối tượng nhận tin.

thông tin
Sơ đồ phản ánh của thông tin
-Hệ thống thông tin (Informatinon System) là một tập hợp những con người,
các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu......thực hiện hoạt động thu thập, lưu
trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là môi
trường.


_Xử lý
-Phân Phối
3 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin
3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin
Thời đại ngày nay là thời đại của khoa học công nghệ ,thông tin.Hệ thống
thông tin ngày càng có vai trò quan trọng ,to lớn trong cuộc sống ,ảnh hưởng
đến việc ra quyết định và chất lượng của quyết định .Một hệ thống thông tin
hoạt
động tốt là một hệ thống mà nhờ nó các nhà quản lý có thể ra các quyết
định có chất lượng cao .Nhờ có các quyết định này mà các cơ quan hay tổ chức
có thể sản xuất phân phối những sản phẩm và dịch vụ với độ tin cậy lớn ,đáp
ứng tốt nhu cầu khách hàng,góp phần vào sự thành công của cơ quan hay tổ
chức .
Có thể nói ,phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành
viên của tổ
chức những công cụ quản lý tốt nhất .Một hệ thống thông tin hoạt
động tốt là bộ phận không thể thiếu của cơ quan ,tổ chức hiện đại nào.
Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin :
1.Những vấn đề về quản lý
2.Những yêu cầu mới của nhà quản lý
3.Sự thay đổi của công nghệ
4.Thay đổi sách lược chính trị.
3.2 Các nguyên tắc để phát tri
ển một hệ thống thông tin
Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn
tại ,thiết kế một hệ thống mới ,thực hiện và tiến hành cài đặt nó .Phân tích một
10

c
ầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ
thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn
đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và
xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội
dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định ti
ếp tục tiến hành hay thôi phát
triển một hệ thống mới. Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao
gồm các công đoạn sau đây:
2.1.Lập kế hoạch phân tích chi tiết
2.2.Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
11
2.3.Nghiên cứu hệ thống thực tại
2.4.Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
2.5.Đánh giá lại tính khả thi
2.6.Thay đổi đề xuất của dự án
2.7.Chuẩn bị và trình bày báo cáo chi tiết
Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệ thống
thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của một hệ thố
ng thực tế và đạt
được những mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn trước. Mô hình lôgíc của hệ
thống mới sẽ bao gồm thông tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra (nội dung của
Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử
lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được chấ
p
nhận vào (các Inputs).Mô hình lôgíc sẽ phải được những người sử dụng xem

đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những
giao diện với những phần tin học hóa. Những công đoạn chính của quá trình
thiết kế vật lý ngoài :
5.1.Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
5.2.Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra
5.3.Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa
5.4.Thiết kế các thủ tục thủ công
5.5.Chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết k
ế vật lý ngoài
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hóa
của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm.Những người chịu trách nhiệm về
giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao
tác cũng như các tài liệu mô tả v
ề hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển
khai thực hiện kỹ thuật hệ thống như sau:
6.1.Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
6.2.Thiết kế vật lý trong
6.3.Lập trình
6.4.Thử nghiệm hệ thống
6.5.Chuẩn bị các tài liệu hệ thống
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thố
ng cũ sang hệ thống
mới được thực hiện. Để chuyển đổi được thực hiện với những va chạm ít nhất,
cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này gồm các công đoạn:
7.1.Lập kế hoạch cài đặt
7.2.Chuyển đổi
7.3.Khai thác và bảo trì
7.4.Đánh giá

được ghi trong văn bản tổ chức. Qua đó, chúng ta có thể thu được những nội
dung khái quát về
hệ thống mà khó có thể thu thập được qua nghiên cứu tài
liệu.
Phỏng vấn được thực hiện qua các bước
- Chuẩn bị phỏng vấn
-Tiến hành phỏng vấn
b.Nghiên cứu tài liệu
Phương pháp này giúp ta nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ
chức như: lịch sử hình thành và phát triển, tình trạng tài chính, vai trò và nhiệm
vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra. Thông
tin trên giấy tờ
phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức.
c.Sử dụng phiếu điều tra
Phương pháp này được sử dụng khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn
các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng. Yêu cầu và câu hỏi trên phiếu
phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau, phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp
d.Quan sát
Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệ
u
hoặc qua phỏng vấn như tài liệu được lưu ở đâu, có được sắp xếp hay không
sắp xếp, do ai quản lý...
2.Các công cụ mô hình hóa
14
Sau khi đã tìm hiểu về hệ thống, phân tích viên sử dụng một số các công cụ
mô hình hóa để mô tả lại hệ thống thông tin hiện tại.Một số công cụ mô hình
hóa thường được sử dụng là : Sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu.

-Điều khiển
15
2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD: Data Flow Diagram)
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả chính hệ thống thông tin như sơ đồ
luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các
luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu nhưng không hề quan tâm tới nơi,
thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ
này chỉ đơn thuần mô tả
hệ thống thông tin làm gì và để làm gì
Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
-Nguồn hoặc đích của luồng dữ liệu(tác nhân): được biểu diễn bằng hình chữ
nhật, được đặt tên bằng một danh từ.Tác nhân nằm ngoài phạm vi của hệ thống
hay một phần của hệ thống.Tác nhân có thể là:
+Một tổ chức hay một đơn vị c
ủa tổ chức bên ngoài hệ thống(hay một phần
của hệ thống) gửi hay nhận thông tin từ hệ thống mà ta nghiên cứu.
+Những người hay nhóm người có tương tác với hệ thống.
+Các hệ thống thông tin khác có trao đổi thông tin với hệ thống.

Nguồn hoặc đích -Dòng dữ liệu :là các dữ liệu di chuyển từ vị trí này đến một vị trí khác trong
hệ thống.Được biểu di
Tệp dữ liệu Kho dữ liệu

Các mức của DFD
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của
hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô t
ả sao cho chỉ cần
một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh
sáng sủa, dễ nhìn, có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ
đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0.
Phân rã sơ đồ
Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion)
sơ đồ.Bắt đầu t
ừ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 0,
tiếp sau mức 0 là mức 1.....
III Cơ Sở Dữ Liệu Cuả Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
1.Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu
Để thiết kế được cơ sở dữ liệu trước hết ta phải hiểu được các khái niệm
cơ bản liên quan đến cơ sở d
ữ liệu.
Trước khi có máy tính điện tử tất cả các thông tin vẫn phải được thu thập,
lưu trữ, xử lý, phân tích và cập nhật. Các dữ liệu này được ghi lên bảng, ghi
trong sổ sách, trong các phích bằng cứng, hộc Catalog....thậm chí ngay trong trí
não của những nhân viên làm việc. Làm như vậy cần rất nhiều người, cần rất
nhiều không gian nhớ và rất vất vả khi tìm kiếm tính toán. Thời gian xử lý lâu,
quy trình mệt mỏi và nặ
ng nhọc và kết quả các báo cáo thường là không đầy đủ
và không chính xác.
Ngày nay người ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu

(field). Giao giữa một dòng và một cột là một chứa mẩu dữ liệu ghi chép một
thuộc tính của cá thể trên dòng đó.
-Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan
đến nhau.
-Một tập hợp các CSDL có liên quan với nhau được gọi là một hệ cơ sở dữ
liệu (Database System).
2 Các phương pháp thiết kế Cơ sở dữ liệu:
Có hai phương pháp chủ yếu dùng để
thiết kế cơ sở dữ liệu đó là thiết kế cơ
sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra và thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp
mô hình hóa .
2.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra.
Bước1.Xác định các thông tin đầu ra
Bước 2.Xác định các tệp dữ liệu cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo
ra t
ừng đầu ra.
Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra.Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm
các phần tử thông tin như giới tính, họ tên, ngày tháng năm sinh.........được gọi
là các thuộc tính. Ta phải liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách.
Đánh dấu các thuộc tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ
liệu như HS_Lương....
18
Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính toán hoặc
suy ra từ các thuộc tính khác như thực lĩnh
Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra.
*Chuẩn hóa mức 1 (1.NF)
-Chuẩn hóa mức 1 (1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được

liên kết được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các
thực
thể.
VD:

Phòng ban
Nhân viên
có