lời nói đầu
Ngày nay, không ai còn nghi ngờ gì vai trò của thông tin đối với đời sống
xã hội. Sự nắm bắt đợc nhu cầu thực tế xã hội, những thông tin chính xác,
nhanh nhậy là nhu cầu chính của con ngời trong mọi mặt vận động của xã hội,
dới mọi quy mô ngày càng đóng vai trò cốt yếu trong việc quản lý và điều hành.
Với trình độ khoa học ngày càng phát triển, đặc biệt là lĩnh vực khoa học
điện tử, đã và đang đợc quan tâm đầu t, ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác
nhau. Trong đó, việc ứng dụng tin học trong mọi tổ chức kinh tế, hành chính
đoàn thể, trong các Xí nghiệp và Công ty, trong các trờng Đại học, Viện nghiên
cứu và thiết kế rất là quan trọng.
Nhờ vào tin học, chúng ta có thể quản lý mọi lĩnh vực một cách nhanh
chóng nh: Quản lý sinh viên, Quản lý vật t, Quản lý th viện, Quản lý bán hàng...
mà trớc kia khi tin học cha đợc phổ biến thì các công việc này đã làm chúng ta
mất rất nhiều thời gian và công sức. Sự phát triển nhanh chóng của máy tính đã
làm thay đổi cục diện của lĩnh vực quản lý. Các phần mềm linh hoạt và thông
minh đó đã giúp chúng ta cho công việc quản lý thuận tiện, nhanh chóng trong
việc thống kê, tìm kiếm, tính toán, thông báo kịp thời những thông tin cần thiết,
giảm nhẹ không gian lu trữ, thay thế cho việc làm thủ công với hiệu quả thấp lại
cồng kềnh.
Xuất phát từ các yêu cầu thực tế và đợc sự đồng ý của giáo viên hớng
dẫn, cô Nguyễn Thu Hơng, tôi chọn đề tài: Quản lý th viện
Đề tài quản lý th viện đợc xây dựng trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Access97.
Đây là một đề tài mang tính thực tế, nhng với kinh nghiệm cha nhiều và
kiến thức có hạn nên khó tránh khỏi sai sót, tôi mong nhận đợc nhiều ý kiến
đóng góp và chỉ bảo của các thầy cô, các bạn bè để đề tài đợc hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thu Hơng đã giúp đỡ tận tình để
tôi hoàn thành bài thực tập này.
giới thiệu chơng trình
1
Với trình độ khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển đặc biệt là khoa học

Access, là đối tợng quan trọng nhất. Trong một Table số liệu đợc tổ chức trên
nhiều dòng (record) và trên dòng nhiều cột (field). Có thể tạo nhiều Table trong
một cơ sở dữ liệu, mỗi Table lu trữ về một đối tợng thông tin nào đó. Cơ cấu tổ
chức của Table cho phép mỗi Table chứa nhiều kiểu thông tin: kiểu Text (văn
bản), kiểu Number (số), kiểu Date (ngày tháng), kiểu Picture (hình ảnh).
2
2. Query (truy vấn): là công cụ cho phép đặt câu hỏi với dữ liệu lu trong
cơ sở dữ liệu. Cách thức truy vấn (tức là cách đặt câu hỏi) sẽ cho Access biết ta
cần những thông tin gì và hệ thống sẽ vận động dữ liệu dựa trên các mối quan
hệ thiết lập sẵn để rút ra kết quả yêu cầu, có các loại truy vấn.
- Truy vấn chọn (Select query): là truy vấn thông dụng nhất. Với kiểu
truy vấn này ta có thể xem xét dữ liệu trong các bảng, thực hiện phân tích và
chỉnh sửa dữ liệu đó. Ta có thể xem thông tin từ một bảng hoặc thêm vào các tr-
ờng từ nhiều bảng khác.
- Crosstabquery: thể hiện dữ liệu dạng hàng và cột nh bảng tính.
- Action query: dùng để chỉnh sửa nhiều bản ghi cùng một lúc. Loại truy
vấn này có thể tạo bảng mới, thêm xoá sửa các bản ghi trong bảng.
- Union query: kết hợp các trờng tơng ứng từ hai hay nhiều bảng.
- Data - definition query: tạo, xoá, chỉnh sửa các bảng trong CSDL dùng
các lệnh trong SQL.
3. Form (biểu mẫu): dùng cho các thao tác nhập liệu, giúp ngời ta có cảm
giác nh đang ghi điền vào các mẫu phiếu. Một biểu mẫu trong Access định
nghĩa một tập dữ liệu ta muốn thu nhập và từ đó đa vào CSDL. Ta cũng có thể
dùng biểu mẫu để xem xét dữ liệu hay in ra để quảng cáo.
4. Report (báo biểu): dùng in ấn hay thể hiện các báo biểu dới nhiều hình
thức trình bày phong phú, đẹp mắt, đồng thời dùng để thể hiện kết quả của các
bảng Query.
5. Macro (lệnh gộp): là một tập hợp các lệnh tự động hoá các thao tác th-
ờng nhật hay vì phải lặp đi lặp lại một cách nhàm chán. Khi cho chạy một
Macro, Access thực hiện lại một loạt thao tác đã quy định trớc.

5. Chức năng thống kê
6. Chức năng tra cứu
chơng IV: cài đặt và đánh giá hệ thống
I. Cài đặt và thực hiện chơng trình
II. Đánh giá hệ thống
III. Kết luận
chơng I: khảo sát hiện trạng hệ thống
4
I. Mục đích cơ bản của đề tài
Hệ thống quản lý th viện từ trớc đến nay tuy là làm thủ công nhng các
thao tác thừa hành của nó có tính khoa học rất cao. Tuy vậy, nó đòi hỏi rất
nhiều thời gian và công sức của con ngời mà không thể tránh đợc những nhầm
lẫn, sai sót. Trong thực tế hiện nay, việc quản lý một khối lợng lớn sách báo và
bạn đọc của th viện thật không dễ dàng chút nào, và việc quản lý theo phơng
pháp thủ công sẽ mất rất nhiều thời gian, thậm chí không đáp ứng nổi. Vì vậy,
việc đa tin học vào công tác quản lý sẽ giúp chúng ta giải quyết vấn đề này.
II. Khảo sát hệ thống cũ
1. Một số nguyên tắc trong quản lý th viện
Về nguyên tắc, dù quản lý trên máy vi tính nhng mô hình hoạt động của
hệ thống th viện vẫn dựa trên phơng thức quản lý truyền thống.
Trớc hết, để quản lý một khối lợng lớn sách báo và tạp chí thì phải tổ
chức tốt hệ thống th mục. Hệ thống th mục sẽ giúp bạn đọc tra cứu sách một
cách hữu hiệu, cán bộ th viện tìm kiếm sách một cách dễ dàng.
Thông thờng ta có thể tổ chức hệ thống th mục theo nhiều cách:
- Hệ thống th mục theo thể loại: Hình thức này tiện cho bạn đọc tìm sách
để nghiên cứu theo một chuyên sâu nào đó.
- Hệ thống th mục theo tên sách: Đối với hình thức này, khi cần mợn
sách biết chính xác tên thì việc tìm kiếm trở nên dễ dàng.
- Hệ thống th mục theo tên tác giả: Cách tổ chức này thuận tiện khi bạn
đọc muốn tìm sách của một tác giả nào đó.

3. Những yêu cầu của hệ thống mới
Công tác quản lý th viện làm việc với một số lợng lớn sách báo và độc
giả, nếu không biết xắp xếp và tổ chức công việc hợp lý sẽ gặp rất nhiều khó
khăn.
Hệ thống quản lý mới phải khắc phục đợc các nhợc điểm của hệ thống
cũ, phải giúp đợc các cán bộ quản lý th viện làm việc dễ dàng hơn, thuận tiện
hơn... giúp bạn đọc đợc phục vụ tốt hơn và để cho họ chấp hành các quy định
của th viện một cách nghiêm túc.
III. ý nghĩa của việc tin học hoá thay cho hệ thống hiện tại
Hệ thống quản lý hiện tại đợc làm bằng thủ công nên công việc gặp
không ít khó khăn, nhất là trong vấn đề lu trữ, cập nhật, tra cứu... những thông
tin cần thiết. Với việc tin học hoá hệ thống hiện tại đã khắc phục những nhợc
điểm nêu trên, đáp ứng công việc yêu cầu đề ra.
chơng II: phân tích hệ thống
I. Phân tích các chức năng cơ bản của hệ thống
1. Các chức năng cơ bản trong hệ thống quản lý th viện
6
- Nhập sách mới
- Cập nhật thông tin về sách
- Xem danh mục sách và sách cho mợn
- Tra cứu, tìm kiếm theo tên sách, tên tác giảm, thể loại...
- Thống kê mợn trả
- Thống kê sách
- Theo dõi thống kê mợn trả của bạn đọc
2. Phân loại và gom tụ các chức năng thành các chức năng con của
chức năng chính
Sau khi phân loại và gom tụ ta đợc hệ thống quản lý th viện với 5 chức
năng chính:
- Chức năng quản lý sách
- Chức năng quản lý mợn trả

1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh đợc xây dựng ở giai đoạn đầu của
quá trình phân tích và đợc dùng để vạch ranh giới hệ thống và buộc quá trình
8
Quản lý thư viện
Quản lý
sách
Quản lý
mươn trả
Quản lý
bạn đọc
Thống kê
Nhập
sách
Sửa sách
Huỷ sách
Mượn
sách
Trả sách
In quá
hạn
Nhập
thông tin
bạn đọc
Sửa
thông tin
bạn đọc
Huỷ
thông tin
bạn đọc

Chức năng của hệ thống quản lý đợc phân rã thành: Quản lý sách, Quản
lý bạn đọc, Quản lý mợn trả, Thống kê, Tra cứu.
Các tác nhân ngoài vẫn bảo toàn, các luồng dữ liệu vẫn bảo toàn, có thêm
các luồng dữ liệu nội bộ, xuất hiện các kho dữ liệu.
9
Hệ thống
quản lý
Bạn đọc Sách nhập
Nhân viên
quản lý
Bạn đọc Sách Mợn trả
10
Quản lý
sách
Quản lý
mượn trả
Tra cứu
Quản lý
bạn đọc
Thống kê
Sách nhập Bạn đọc
Nhân viên quản lý
3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh
Sơ đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh chi tiết thêm một bớc nữa, từ đó
tìm ra luồng dữ liệu cho từng modul chơng trình một cách cụ thể.
- Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý sách
- Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý mợn trả
- Sơ đồ luông dữ liệu chức năng quản lý bạn đọc
- Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng thống kê
- Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng tra cứu

Sửa thông
tin bạn đọc
Bạn đọc
d. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng thống kê
Bạn đọc Sách
e. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng tra cứu
Sách
14
Thống kê
mượn
sách
Nhân viên
quản lý
Thống
kê bạn
đọc
Thống
kê sách
Tra theo
thể loại
Tra theo
mã sách
Tra theo
tên sách
Bạn đọc
Tra theo
tên tác
giả
IV. BiÓu ®å cÊu tróc d÷ liÖu
1. BiÓu ®å thùc thÓ liªn kÕt

namxb
Number Năm xuất bản
6
soluong
Number Số sách nhập
7
ngaynhap
Date Ngày nhập
8
the loai
Text Thể loại
9
noide
Text Nơi để
2. Bảng Bạn đọc (Table BAN DOC)
stt tên trờng kiểu mô tả
1
mabd
Text Mã bạn đọc
2
hoten
Text Họ tên bạn đọc
3
ngaysinh
Date Ngày sinh
4
gioitinh
Text Giới tính
5
diachi

Private Sub thoat_Click()
DoCmd.Close
End Sub
-Nút điều khiển "Không" có tác dụng không nhập thông tin đa vào. Thủ
tục xử lý sự kiện nh sau:
Private Sub KHONG_Click()
Forms![NHAP_SACH]![MA SACH] = Null
Forms![NHAP_SACH]![TEN SACH] = Null
Forms![NHAP_SACH]![CHU DE] = Null
Forms![NHAP_SACH]![TAC GIA] = Null
Forms![NHAP_SACH]![NHA XB] = Null
Forms![NHAP_SACH]![NAM XB] = Null
Forms![NHAP_SACH]![SO LUONG] = Null
Forms![NHAP_SACH]![NGAY NHAP] = Null
Forms![NHAP_SACH]![NOI DE] = Null
DoCmd.GoToControl "MA SACH"
End Sub
-Nút điều khiển "Đồng ý" thực hiện việc nhập ghi thông tin sách trên
Form vào bảng "SACH". Thủ tục xử lý sự kiện nh sau:
Private Sub DongY_Click()
Dim DB As Database
18
Dim REC As Recordset
Dim S As String
Set DB = CurrentDb
Set REC = DB.OpenRecordset("SACH")
REC.AddNew
REC("MA SACH") = Forms![NHAP_SACH]![MA SACH]
REC("TEN SACH") = Forms![NHAP_SACH]![TEN SACH]
REC("CHU DE") = Forms![NHAP_SACH]![CHU DE]