PHẦN MỞ ĐẦU
LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Trong vòng quay phát triển nhanh chóng của công nghệ viễn thông và tin học,
trong đó ứng dụng tin học tác động mạnh mẽ và vô cùng to lớn đối với sự phát triển
chung của toàn nhân loại trên tất cả mọi lĩnh vực, nếu như không có sự nắm bắt và
nhạy bén với những hướng đi và xu thế của thời đại có lẽ sẽ làm cho con người trở
nên lạc hậu. Đặc biệt trong thời đại ngày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng
của công nghệ thông tin, nó đã và đang đóng vai trò vô cùng quan trọng trong xã
hội giúp con người làm việc với mức độ chính xác cao, quản lí và tổ chức công việc
đạt hiệu quả, cũng như thông tin được phổ biến và cập nhật nhanh chóng, chính xác.
Vì vậy việc ứng dụng nó vào thực tế và đời sống đã đem lại những lợi ích vô cùng
to lớn., nó đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý bán hàng giúp doanh
nghiệp nắm bắt thông tin về khách hàng về hàng hóa cũng như thông tin về các đơn
đặt hàng và các đối thủ cạnh tranh một cách nhanh chóng.Tuy nhiên tin học vẫn
không ngừng lại ở đó mà càng ngày càng có những công nghệ những tư tưởng mới
ra đời và tiếp tục phát triển, nó giúp cho những người quản lý doanh nghiệp có cái
nhìn tổng quát về tình hình bán hàng của doanh nghiệp mình, giúp cho họ lên được
kế hoạch sản xuất hàng cho hợp lý…và đưa ra được chính sách hợp lý về chương
trình khuyến mại đối với khách hàng nhằm thu hút khách hàng ngày một đông hơn.
MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Phần quan trọng của luận văn là khai thác CSDL của hệ thống quản lý kinh
doanh để phục vụ cho hoạt động ra quyết định. Để thực hiện nhiệm vụ này, luận
văn sẽ xây dựng một số bài toán phân tích và khai phá dữ liệu cùng với sự hỗ trợ
của các công cụ như Access, SQL Server 2005, Microsoft Visual Studio 2005,…
cho thấy được ý nghĩa của từng bài toán, đồng thời có các form ứng dụng để giúp
nhà quản lý ra quyết định. Qua một số bài toán minh họa như vậy, đúc kết cho nhà
quản lý thấy được tầm quan trọng của việc khai thác CSDL để ứng dụng vào các
hoạt động kinh doanh và mang lại lợi ích kinh tế như thế nào.
1
ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Mục tiêu của đề tài là khai thác cơ sở dữ liệu để hỗ trợ cho hệ tác nghiệp và

medium, giấy pin, giấy pelure cuộn, giấy viết, giấy bao gói. Công ty tập trung coi
giấy vệ sinh và khăn giấy là mặt hàng có ý nghĩa quyết định và lâu dài.
Công ty cổ phần giấy linh xuân gồm những bộ phận sau:
 Bộ phận kế toán-quản trị
 Bộ phận sản xuất
 Bộ phận kinh doanh
 Bộ phận nhân sự
 Bộ phận kho
3
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của bộ phận kinh doanh:
Linh xuân là một công ty hoạt động rất lâu năm, tồn tại từ những năm đầu giải
phóng, cho nên công ty hiểu rất rõ về thị trường nên có thể chọn một hệ thống phân
phối thích hợp. Công ty phân phối hàng hóa tới tay người tiêu dùng qua hệ thống
các đại lý rộng khắp, các công ty, khách sạn, nhà hàng, và siêu thị.
1.2. HIỆN TRẠNG TỔ CHỨC CỦA TRỢ LÝ KINH DOANH
1.2.1. HÓA ĐƠN BÁN HÀNG:
 Nhận thông tin xuất hàng từ nhân viên kinh doanh hoặc nhận trực tiếp từ
khách hàng
 Hỏi thông tin khách hàng đầy đủ (từ nhân viên kinh doanh hoặc trực tiếp từ
khách hàng) + số lượng + tên sản phẩm + mức chiết khấu + thời hạn thanh
toán
 Lập hóa đơn bán hàng: khi lập hóa đơn bán hàng chị Trinh sẽ phải tiến hành
những công việc sau:
 Kiểm tra công nợ khách hàng (trường hợp khách hàng còn nợ nhiều - 2
đơn trở lên yêu cầu thanh toán công nợ)
 Kiểm tra lại thông tin khách hàng từ dữ liệu khách hàng có sẳn (file tình
hình bán hàng hằng ngày - sheet Danh sách khách hàng)
 Kiểm tra lại với thủ kho (Hoàng Tuấn) số lượng hàng tồn kho (có đủ xuất
hay không?)
Trưởng

kho (anh Việt)
 Kế toán kho xuất phiếu xuất kho (PXK) - lưu lại 1 liên xanh của hóa đơn.
 Kế toán kho chuyển hóa đơn và PXK cho thủ kho lấy hàng sau đó chuyển
giao nhận đi giao hàng (Thủy).
 Nhân viên kinh doanh giao hàng về trả lại hóa đơn và tiền hàng (nếu đơn
hàng thanh toán liền).
 Lưu lại hóa đơn vào file bán hàng (hóa đơn chưa thu hoặc đã thu đều lưu lại
phiếu).
 Cuối ngày đối chiếu số hóa đơn quay về với số hóa đơn ghi trong file “dữ
liệu” đã khớp (đầy đủ) chưa? Nếu chưa phải tìm người đi giao nhận hoặc
nhân viên kinh doanh đòi lại hóa đơn có chữ ký xác nhận đầy đủ của khách
hàng.
1.2.2. TỔNG HỢP SỐ LIỆU DOANH SỐ - DOANH THU - CÔNG NỢ:
 Sau khi xuất hóa đơn bán hàng và hàng được xuất đi nhập số liệu vào file
theo dõi tình hình bán hàng hàng ngày.
 Tạo mã khách hàng (sheet DANH SÁCH KHÁCH HÀNG) nếu là khách
hàng mới.
 Nhập chi tiết đơn hàng vào sheet TỔNG HỢP
5
 Copy số hóa đơn bán hàng vào sheet DOANH SỐ & sheet CÔNG NỢ (nếu
đơn hàng không thanh toán tiền ngay).
 Khách hàng nào thu tiền - đối chiếu số với thủ quỹ (Khang).
 Nhập doanh thu vào sheet TỔNG HỢP và Copy số hóa đơn bán hàng vào
sheet DOANH THU. Đảm bảo số liệu giữa sheet TỔNG HỢP và 3 sheet
DOANH SỐ, DOANH THU, CÔNG NỢ luôn bằng nhau
 Trường hợp có sai lệch đối chiếu lại với kế toán công nợ (Minh)
 Nhập hết tất cả các thông tin bán hàng trong ngày
 Cuối mỗi tuần, mỗi tháng (ngày chốt doanh số - ngày 28 hàng tháng) đối
chiếu số liệu với kế toán (Minh)
 Xử lý lại số liệu gởi báo cáo hàng tuần, hàng tháng cho cấp quản lý và kế

CỦA NHÂN VIÊN KINH DOANH :
1.2.4.1. ĐỐI CHIẾU HÓA ĐƠN BÁN HÀNG CŨ
 Nhân viên kinh doanh trả lại hóa đơn bán hàng cũ (nhận bàn giao trước
chuyến công tác)
 Đối chiếu với số hóa đơn bán hàng trước khi đi công tác
 Hóa đơn bán hàng nào thanh toán rồi thì ghi chú lại trên hóa đơn bán hàng và
soạn lại bản photo cho Thủ Quỹ (kèm chứng từ nộp tiền)
 Hóa đơn bán hàng nào chưa thanh toán - nhân viên kinh doanh phải trả về
bản chính (bản có ký xác nhận của khách hàng)
 Đảm bảo số hóa đơn bán hàng trả về sau chuyến công tác của nhân viên
kinh doanh phải khớp (đầy đủ, chính xác) với số lượng hoá đơn bán hàng
trước khi đi công tác.
1.2.4.2. KIỂM TRA HÓA ĐƠN BÁN HÀNG MỚI (PHÁT SINH
TRONG CHUYẾN CÔNG TÁC)
 Kiểm tra số thứ tự hóa đơn bán hàng (đảm bảo không bị sót hoặc thất lạc hóa
đơn bán hàng nào)
 Kiểm tra giá bán, số lượng, mức chiết khấu, thành tiền, thực thu của từng
đơn hàng.
7
 Chuyển hóa đơn bán hàng của nhân viên kinh doanh mới công tác về cho
Thủ Kho (Hoàng Tuấn) để kiểm tra số lượng hàng xuất - chuyển cho Thân
(làm PXK).
1.2.4.3. NHẬP SỐ LIỆU – ĐỐI CHIẾU SỐ LIỆU
 Nhập doanh thu về trong chuyến công tác (doanh thu công nợ cũ và doanh
thu mới)
 Đối chiếu doanh thu với số tiền nhân viên kinh doanh nộp về cho Thủ Quỹ.
 Trường hợp cho sai lệch giữa chứng từ và số tiền thực nộp thì đối chiếu lại
với nhân viên kinh doanh
 Nhập số liệu mới phát sinh trong chuyến công tác (hóa đơn bán hàng mới
về)

Ta thấy có những khuyết điểm sau:
 Ở quy trình xuất hóa đơn bán hàng và tổng hợp số liệu Doanh thu, doanh số
và công nợ: nhân viên trợ lý phải làm nhiều thao tác:
 Phải nhập hóa đơn bán hàng thủ công
 Nhập chi tiết đơn đặt hàng vào file “dữ liệu” để ghi nhớ
 Ghi lại chi tiết đơn đặt hàng vào hóa đơn bán hàng để chuyển lên bộ phận
kế toán
 Sau đó phải nhập một lần nữa vào sheet tổng hợp của file tình hình bán
hàng
 Tiếp đó phải cập nhật cho các sheet doanh số, doanh thu, công nợ.
 Phải thao tác bằng Excel để thống kê các báo cáo hằng tuần, hằng tháng hoặc
khi cấp trên yêu cầu.
1.3. HIỆN TRẠNG TIN HỌC:
1.3.1. PHẦN CỨNG
 Thiết bị: máy tính( 15 cái), máy chiếu, máy in, máy fax, máy photo
 Kết nối mạng LAN
9
 Có 2 tầng làm việc chính: tầng dưới bộ phận kinh doanh có 4 máy và bộ
phận kê toán tài chính, tầng trên là các bộ phận còn lại, hai tầng được kết nối
mạng LAN để chia sẻ dữ liệu với nhau.
1.3.2. PHẦN MỀM
 Hệ điều hành: Windows XP
 Tất cả các hoạt động của kế toán và trợ lý kinh doanh đều thao tác chính trên
phần mềm Excel
 Công ty cổ phần giấy linh xuân có mua phần mềm kế toán ACCOM của
công ty tư vấn ACCOM
1.4. KHẢO SÁT PHẦN MỀM ACCOM MỚI ĐƯA VÀO ỨNG DỤNG TẠI
CÔNG TY:
Với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật và xu hướng tiến bộ
trong kinh doanh ngày nay, công ty cũng không thể nằm ngoài vòng quay đó. Công

 Căn cứ vào lượng hàng tồn kho tại thời điểm hiện tại
 Căn cứ vào số lượng hàng bán bình quân 3 tháng gần nhất
 Số lượng hàng bán cùng ký năm ngoái
 Đơn đặt hàng hiện có của khách hàng (nếu có)
 Bên cạnh đó phần mềm không có các báo cáo phân tích dữ liệu cho trưởng
phòng kinh doanh hay giám đốc có cái nhìn tổng thể về tình hình kinh doanh
của từng mặt hàng cụ thể.
 Phần mềm không có form giúp trợ lý kinh doanh thấy dược báo cáo thống kê
khối lượng giao dịch của từng khách hàng để biết được những khách hàng
nào mua nhiếu nhất trong tháng để có chính sách ưu đãi hợp lý nhất, tạo sự
13
trung thành của khách hàng đối với sản phẩm của công ty và có thể thu hút
thêm lượng khách hàng mới từ những khách hàng trung thánh với công ty.
 Phần mềm không có báo cáo về doanh thu theo tháng để giảm bớt công đoạn
tính toán trên excel và biết được tình hình kinh doanh của công ty lời lỗ như
thế nào.
1.5. HƯỚNG PHÁT TRIỂN ĐỀ TÀI:
Qua quá trình khảo sát cùng những nhận xét đã đưa ra từ đó đề tài sẽ đưa ra
giải pháp giải quyết các nhận xét đã nêu trên.
1.5.1 Lập trình thêm một số form để giúp trợ lý kinh doanh thống kê các yêu
cầu này một cách nhanh chóng, giúp trợ lý kinh doanh dễ dàng đưa ra báo
cáo sản xuất thêm hàng:
 Căn cứ vào lượng hàng tồn kho tại thời điểm hiện tại
 Căn cứ vào số lượng hàng bán bình quân 3 tháng gần nhất
 Số lượng hàng bán cùng ký năm ngoái
 Đơn đặt hàng hiện có của khách hàng (nếu có)
1.5.2 Lập trình form thống kê về mức độ biến động doanh thu của từng mặt
hàng. Nếu mặt hàng đó có độ biến động lớn thì ta nói rằng mặt hàng đó có
tháng thì doanh thu cao nhưng có tháng thì doanh thu rất thấp, rồi ta xét xem
thời gian này cùng kỳ năm ngoái doanh thu của mặt hàng đó như thế nào. Từ

quản lý ngày càng tăng, cách thức quản lý dữ liệu theo kiểu quản lý tập tin (tập tin
Word, Excel,….) truyền thống bộc lộ những khuyết điểm khó hoặc không thể khắc
phục:
 Dữ liệu được lưu trữ trùng lắp, dư thừa trong các tập tin…
 Khó khăn trong việc tìm kiếm, cập nhật, bảo trì….
 Gây nhiều mâu thuẫn tiềm ẩn trong dữ liệu….
15
Từ những hạn chế trên của cách thức quản lý tập tin theo kiểu truyền thống, để
cải thiện hoạt động quản lý các hệ thống thông tin cần phải tổ chức lưu trữ dữ liệu
theo một cách thức khoa học, khắc phục được các khuyết điểm đã nêu ở trên, và đáp
ứng được các yêu cầu đặt ra của một hệ thống thông tin:
 Đảm bảo dữ liệu được truy xuất từ nhiều cách khác nhau: nhà quản trị, lập
trình viên, người sử dụng cuối.
 Giao tiếp với các ngôn ngữ lập trình
 Khả năng thích ứng với môi trường cho phép nhiều người sử dụng.
 Cơ chế áp đặt chủ quyền trên dữ liệu và bảo mật thông tin.
 Xử lý tranh chấp.
 Đảm bảo dữ liệu khi có sự cố.
2.2. MÔ HÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU QUAN HỆ
Mô hình Cơ Sở Dữ Liệu Quan Hệ ( Relational Data Model), hay gọi tắt là
mô hình quan hệ, được đề xuất bởi tiến sĩ Edgar Frank Codd (1923-2003) vào năm
1970. Mô hình được xây dựng dựa trên nền tảng của lý thuyết tập hợp, trong đó,
CSDL được xem như một tập hợp các bảng dữ liệu. Một bảng dữ liệu gồm các dòng
chứa dữ liệu ứng với các cột là các thuộc tính của bảng cho ta hình dung về cấu trúc
của bảng, mang tính ổn định khi CSDL được triển khai vào ứng dụng, còn các dòng
biểu diễn dữ liệu của bảng tại một thời điểm xác định.Trong mô hình này có một số
khái niệm cơ bản sau:
16
2.2.1. BẢNG (TABLE) HAY QUAN HỆ
Bảng (Table) bao gồm Tên , cấu trúc các trường dữ liệu , kiểu dữ liệu của

2.2.4. KHÓA CHÍNH (PRIMARY KEYS)
Là một hoặc nhiều trường trong một bảng mà dữ liệu tại các cột này bắt buộc
phải có dữ liệu (không được để trống) và đồng thời phải duy nhất không được phép
trùng lắp ( tính dư thừa của dữ liệu).Và giá trị dữ liệu của khóa chính xác định duy
nhất các giá trị của các trường khác trong cùng một dòng.
2.2.5. KHÓA NGOẠI
Là một hoặc nhiều trường trong một bảng mà các trường này là khóa chính
của một bảng khác. Do đó, dữ liệu tại các cột này bắt buộc phải tồn tại có trong một
bảng khác đó gọi là tính tồn tại của dữ liệu.
2.3. KHẢO SÁT CSDL
2.3.1. GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCOM
Với phần mềm ACCOM công ty hiện tại đang sử dụng hệ quản trị CSDL
access. Cấu trúc cơ sở dữ liệu của công ty rất nhiều bảng, hơn 57 bảng:
18
Vì vậy đề tài chỉ trình bày chi tiết cấu trúc cơ sở dữ liệu của những bảng quan trọng
và các yêu cầu của đề tài cần sử dụng đến.
19
2.3.2. PHÂN TÍCH VÀ TÌM HIỂU CẤU TRÚC CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA
MỘT SỐ BẢNG QUAN TRỌNG
Tuy có rất nhiều bảng nhưng do thời gian làm đề tài này có hạn nên chúng tôi chỉ
nhiên cứu và tìm hiểu cấu trúc và ý nghĩa của những bảng quan trọng và các
20
yêu cầu của đề tài cần sử dụng đến đó là các bảng sau: HÓA ĐƠN, SẢN PHẨM,
CHI TIẾT HÓA ĐƠN, KHÁCH HÀNG, KHO, BẢNG USE.
Sau đây là mô hình thực thể và mối kết hợp của các bảng trên:
2.3.2.1. MÔ TẢ CHI TIẾT CÁC THỰC THỂ VÀ MỐI KẾT HỢP
HÓA ĐƠN(tblHOADON): Là một thực thể, bảng này cho ta biết thông tin
về các hóa đơn bán hàng như mã hóa đơn(MaHD), MaKHO, người lập hóa đơn, mã
khách hàng( MaKH), số lượng, ngày lập, ghi chú.
SẢN PHẨM(tblSANPHAM): Đây là một thực thể, cho biết thông tin về

MaSP, TenSP, Số Lượng Tồn, Tổng Tiền, Ghi Chú
tblKHACHHANG: đây là một thực thể cung cấp thông tin về khách hàng đã
và đang mua hàng của công ty gồm các thuộc tính như: Mã khách hàng, Tên khách
hàng, địa chỉ, Số Fax, điện thoại, email, mã số thuế, mã khu vực,ghi chú.
tblKHUVUC : Đây cũng là một thực thể cho biết thông tin về những khu
vực, thành phố, tỉnh nơi mà công ty đang thực hiện giao dịch bán hàng, bảng này
gồm các thuộc tính sau:mã khu vực(MaKV), Tên Khu Vực( TenKV), Ghi Chú.
Tbl USER: bảng này là một thực thể đơn lẻ do chúng tôi tự tạo nhằm để
phân quyền cho người dùng hệ thống trong quá trình thiết kế các Form. Bảng này
gồm các thuộc tính như: Tên đăng nhập(TenDN), Mật khẩu, Tên Nhân
Viên(TenNV), Chức Vụ, Quyền.
tblHOADON
tblSANPHAM
CHITIETHD
22
2.3.2.2. QUAN NIỆM DỮ LIỆU VÀ CẤU TRÚC CÁC BẢNG

n 1 1 n
n n

1
1
n
1
 Cấu trúc của các bảng được thể hiện rõ ở những bảng sau:
 Bảng tblUSER:
Column Data Type Allow Nulls
TenDN nvarchar(50)

Matkhau nvarchar(50)

Column Data Type Allow Nulls
MaKH nvarchar(50)

TenKH nvarchar(50)

MaKV nvarchar(30)

Diachi nvarchar(100)

Email nvarchar(50)

Masothue nvarchar(30)

SoDT nvarchar(50)

Ghichu nvarchar(50)

 Bảng tblCHITIETHOADON:
Column Data Type Allow Nulls
MaHD nvarchar(50)

MaSP nvarchar(30)

Dongia float

Ghichu nvarchar(50)

 Bảng tblSANPHAM:
Column Data Type Allow Nulls
Makho nvarchar(25)

 Bảng tblKHUVUC:
Column Data Type Allow Nulls
MaKV nvarchar(25)

TenKV nvarchar(50)

Ghichu nvarchar(50)

 Ràng buộc toàn vẹn
R1: Trên quan hệ khách hàng, mỗi khách hàng phải có một giá trị duy nhất tại thuộc
tính mã khách hàng, để phân biệt với các khách hàng khác. Ràng buộc này gọi là
ràng buộc khóa chính. Đặc tả bằng kí hiệu hình thức:
∀t1,t2 ∈ tblKHACHHANG, t1≠ t2 → t1.MaKH ≠ t2.MaKH
R2: Trên quan hệ tblHOADON và tblKHACHHANG mỗi hóa đơn phải thuộc về
đúng một khách hàng nào đó. Ràng buộc này gọi là ràng buộc khóa ngoại, và cũng
gọi là ràng buộc phụ thuộc tồn tại. Đặc tả kí hiệu hình thức.
∀t ∈tblHOADON, ∃! t’∈ tblKHACHHANG, t’.MaKH = t.MaKH
R3: Trên quan hệ tblKHACHHANG và tblKHUVUC mỗi khách hàng phái thuộc
đúng về một khu vực nào đó. Ràng buộc này gọi là ràng buộc khóa ngoại, và cũng
gọi là ràng buộc phụ thuộc tồn tại. Đặc tả kí hiệu hình thức.
∀t ∈tblKHACHHANG, ∃! t’∈ tblKHUVUC, t’.MaKV = t.MaKV
R4: Trên quan hệ tblSANPHAM và tblKHO mỗi sản phẩm phải thuộc đúng về một
kho nào đó. Ràng buộc này gọi là ràng buộc khóa ngoại, và cũng gọi là ràng buộc
phụ thuộc tồn tại. Đặc tả kí hiệu hình thức.
∀t ∈tblSANPHAM, ∃! t’∈ tblKHO, t’.Makho = t.Makho
R5: Trên quan hệ tblSANPHAM , tblHOADON và tblCHITIETHD, giá trị MaSP
và MaHD của mỗi dòng trong quan hệ tblCHITIETHD phải tương ứng tồn tại trong
các quan hệ tblSANPHAM va tblHOADON.
∀t ∈tblCHITIETHD, ∃! t’∈ tblSANPHAM, ∃! t’’∈ tblHOADON:
t.MaSP=t’.MaSP ∧ t.MaHD=t’’.MaHD