1
Bài giảngBài giảng
Kế toán máyKế toán máy
(Computerizied Accounting)(Computerizied Accounting)
Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ HằngBiên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng
2
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN MÁY CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN MÁY
 MỤC TIÊU MỤC TIÊU
 Cung cấp kiến thức nhằm giúp sinh viên hiểu biết toàn diện về một Cung cấp kiến thức nhằm giúp sinh viên hiểu biết toàn diện về một
hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính
 Nhận diện rõ vai trò của phần mềm kế toán trong hệ thống thông Nhận diện rõ vai trò của phần mềm kế toán trong hệ thống thông
tin kế toán tin kế toán
 Bước đầu hiểu được cấu trúc của một chương trình kế toán máy Bước đầu hiểu được cấu trúc của một chương trình kế toán máy
nhằm xác định rõ công việc của kế toán viên khi làm việc với phần nhằm xác định rõ công việc của kế toán viên khi làm việc với phần
mềm kế toán mềm kế toán
 Nhận diện các dạng file cơ bản trong chương trình kế toán máy Nhận diện các dạng file cơ bản trong chương trình kế toán máy
nhằm phục vụ tốt cho quá trình làm việc (lưu, bảo vệ, hiệu chỉnh nhằm phục vụ tốt cho quá trình làm việc (lưu, bảo vệ, hiệu chỉnh
dữ liệu,)dữ liệu,)
 Nắm vững các nguyên tắc tổ chức thông tin trên máy nhằm tránh Nắm vững các nguyên tắc tổ chức thông tin trên máy nhằm tránh
sai sót khi tiến hành công tác kế toán máysai sót khi tiến hành công tác kế toán máy
 SỐ TIẾT: 5SỐ TIẾT: 5
3
TÀI LIỆU THAM KHẢO TÀI LIỆU THAM KHẢO
 TS.Trần Thị Song Minh, 2005, Chương I: TS.Trần Thị Song Minh, 2005, Chương I:
Hệ thống thông tin kế toán với tổ chức Hệ thống thông tin kế toán với tổ chức
doanh nghiệp, Chương II: Công nghệ thông doanh nghiệp, Chương II: Công nghệ thông
tin với kế toán doanh nghiệp trong Giáo tin với kế toán doanh nghiệp trong Giáo
trình kế toán máy, Trang 7trình kế toán máy, Trang 7 13, Trang 5813, Trang 58 70, 70,
NXB Lao độngNXB Lao động Xã hộiXã hội
4
Kế toán máyKế toán máy

 Chức năngChức năng
 Ghi nhận, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin Ghi nhận, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin
kinh tế tài chính trong đơn vị kế toán. kinh tế tài chính trong đơn vị kế toán.
 Nói cách khác, ghi chép, theo dõi mọi biến Nói cách khác, ghi chép, theo dõi mọi biến
động về tài sản, nguồn vốn và quá trình hoạt động về tài sản, nguồn vốn và quá trình hoạt
động của đơn vị kế toán. động của đơn vị kế toán.
8
MÔ HÌNH HỆ THỐNG MÔ HÌNH HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN TỰ ĐỘNG HOÁ THÔNG TIN KẾ TOÁN TỰ ĐỘNG HOÁ
Dữ liệu
kế toán
(Chứng
từ, sổ
sách)
Thông tin kế
toán
(Báo cáo
quản trị, báo
cáo tài
chính)
Phần
cứng
Phần
mềm
Cơ sở
dữ liệu
Các
thủ
tục
Con

+ Ban giám đốc
Hệ thống thông tin kế toán (phục vụ QL)
+ Thu thập
+ Lưu trữ
+ Xử lý
+ Truyền và nhận thông tin
Đối tượng quản lý
(Phán hệ tác nghiệp)
Báo báo quản trị Quyết định quản trị
Quyết định quản trị
triển khai
Dữ liệu nghiệp vụ kế
toán
Thông tin vào môi
trường
Thông tin ra môi
trường
Chính sách đầu tư,
thuế vụ
Báo cáo tài
chính
Nguyên vật liệu, dịch
vụ vào
Sản phẩm, thành
phẩm, dịch vụ bán ra
12
Vai trò của AISVai trò của AIS
 AIS cung cấp nhiều thông tin đầu vào cho các hệ thống AIS cung cấp nhiều thông tin đầu vào cho các hệ thống
thông tin chuyên chức năng:thông tin chuyên chức năng:
 Báo cáo bán hàng (hệ thống thông tin thị trường)Báo cáo bán hàng (hệ thống thông tin thị trường)

tổ chức các dữ liệu tổ chức các dữ liệu
 Tệp danh mục tự điển Tệp danh mục tự điển
 Tệp giao dịch Tệp giao dịch
 Giai đoạn phân phối và truyền đạt thông tin, AIS Giai đoạn phân phối và truyền đạt thông tin, AIS
có thể cung cấp thông tin bằng nhiều cách:có thể cung cấp thông tin bằng nhiều cách:
 Đưa ra màn hình Đưa ra màn hình
 In các báo cáoIn các báo cáo
 Gởi các tệp qua mạng Gởi các tệp qua mạng
15
So sánh kế toán thủ công với kế toán máy So sánh kế toán thủ công với kế toán máy
Hình thức xử lý
Các giai đoạn
xử lý nghiệp vụ
Kế toán thủ công Kế toán máy
Nhập dữ liệu đầu vào
- Tài liệu gốc (hoá đơn bán hàng,
phiếu thu, chi)
Ghi chép thủ công Nhập từ bàn phím, máy
quét, tự động hoá
Xử lý dữ liệu
- Biến đổi dữ liệu trên các sổ nhật ký
thành thông tin trên các sổ cái
Thủ công Tự động theo chương
trình
Lưu trữ
- Dữ liệu
- Thông tin
Thủ công trên các sổ:
- Sổ nhật ký
- Sổ cái

 Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền hàngYêu cầu khách hàng thanh toán tiền hàng
 Nhận tiền thanh toánNhận tiền thanh toán
 Các phân hệ nghiệp vụCác phân hệ nghiệp vụ
 Hệ thống ghi nhận đơn đặt hàngHệ thống ghi nhận đơn đặt hàng
 Hệ thống giao hàng hoá và dịch vụHệ thống giao hàng hoá và dịch vụ
 Hệ thống lập hoá đơn bán hàngHệ thống lập hoá đơn bán hàng
 Hệ thống thu quỹ Hệ thống thu quỹ
18
Chu trình cung cấpChu trình cung cấp
 Chức năng:Chức năng: Chu trình cung cấp ghi chép những nghiệp vụ Chu trình cung cấp ghi chép những nghiệp vụ
phát sinh liên quan đến mua hàng, dịch vụ.phát sinh liên quan đến mua hàng, dịch vụ.
 Các sự kiện kinh tếCác sự kiện kinh tế
 Yêu cầu đặt hàng hay dịch vụ cần thiếtYêu cầu đặt hàng hay dịch vụ cần thiết
 Nhận hàng hoá, dịch vụNhận hàng hoá, dịch vụ
 Xác định nghĩa vụ thanh toán với nhà cung cấpXác định nghĩa vụ thanh toán với nhà cung cấp
 Tiến hành thanh toán theo hoá đơnTiến hành thanh toán theo hoá đơn
 Các phân hệ nghiệp vụCác phân hệ nghiệp vụ
 Hệ thống mua hàngHệ thống mua hàng
 Hệ thống nhận hàngHệ thống nhận hàng
 Hệ thống thanh toán theo hoá đơnHệ thống thanh toán theo hoá đơn
 Hệ thống chi tiền Hệ thống chi tiền
19
Chu trình sản xuấtChu trình sản xuất
 Chức năngChức năng
 Chu trình sản xuất ghi chép và xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến Chu trình sản xuất ghi chép và xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến
một sự kiện kinh tế một sự kiện kinh tế sự tiêu thụ lao động, vật liệu và chi phí sản xuất sự tiêu thụ lao động, vật liệu và chi phí sản xuất
chung để tạo ra thành phẩm hoặc dịch vụ.chung để tạo ra thành phẩm hoặc dịch vụ.
 Các sự kiện kinh tếCác sự kiện kinh tế
 Mua hàngMua hàng
 Bán hàngBán hàng

22
Phần mềm kế toán Phần mềm kế toán
 Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình để Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình để
duy trì sổ sách kế toán trên máy vi tính. duy trì sổ sách kế toán trên máy vi tính.
 Công việc của người kế toán viên:Công việc của người kế toán viên:
 Nhập số liệu In báo cáo kế toán quản trịNhập số liệu In báo cáo kế toán quản trị
HoặcHoặc
 Nhập số liệuNhập số liệu Thực hiện thao tác cuối kỳ Thực hiện thao tác cuối kỳ
In báo cáo kế toán quản trị và báo cáo kế toán tài In báo cáo kế toán quản trị và báo cáo kế toán tài
chínhchính
 Tự viết chương trình kế toánTự viết chương trình kế toán
 Mua các phần mềm kế toán trọn góiMua các phần mềm kế toán trọn gói
23
VAI TRÒ CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG VAI TRÒ CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG
HTTTKT (AIS)HTTTKT (AIS)
Kế toán vốn
bằng tiền
Kế toán tiệu
thụ
Kế toán công
nợ
Kế toán hàng
tồn kho

PHẦN MỀM KẾ TOÁN
PHẦN MỀM QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU
CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN
Thông tin kế
toán
Dữ liệu kế

(Các báo cáo kế
toán)
Câu lệnh điều
khiển
Control
Phản hồi thông tin
Feed back