LUẬN VĂN
MÔN QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG
Đề tài:
ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN THÍ ĐIỂM VÀ XÂY
DỰNG KẾ HOẠCH ÁP DỤNG CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHẤT
LƯỢNG 5S CHO HỆ THỐNG CỬA HÀNG XĂNG DẦU CỦA XÍ
NGHIỆP BÁN LẺ THUỘC CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC 2
TNHH MTV
TP.HCM
LỜI MỞ ĐẦU
Công cụ quản lý chất lượng 5S là một phương pháp do các tổ chức Nhật xây dựng
và rất được ưa chuộng. 5S là một phương pháp đơn giản để có thể huy động con người,
nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả. Phương pháp này có thể áp dụng đối với mọi
loại hình tổ chức trong bất kì lĩnh vực nào.
Hiện nay, chưa nhiều công ty Việt Nam áp dụng công cụ này để cải tiến môi trường
làm việc, nâng cao chất lượng. Công ty Xăng dầu Khu vực 2 (Petrolimex) là một thương
hiệu mạnh trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu trong cả nước. Trong công ty, xí nghiệp
bán lẻ xăng dầu là đơn vị phục vụ khách hàng cá nhân trực tiếp nhất. Do đó, để có một
hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, các cửa hàng tại Xí nghiệp bán lẻ cần áp
dụng công cụ 5S cải thiện môi trường làm việc, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.
Trong năm 2012, Ban lãnh đạo xí nghiệp đã chỉ đạo tiến hành thực hiện thí điểm tại một
số đơn vị. Sau thời gian thực hiện, có thể thấy 5S đã đem lại những hiệu quả nhất định.
Do đó, công tác đánh giá quá trình thực hiện thí điểm và xây dựng kế hoạch triển khai 5S
trên toàn bộ hệ thống cửa hàng tại Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu cần thực hiện ngay.
2
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU VỀ 5S
1.1. Định nghĩa 5S:
5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan
điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh
Mô hình thực hiện Seiri – Sàng lọc:
1.3.2. Seiton - Sắp xếp:
Là sắp xếp những vật dụng, sách báo, hồ sơ, tài liệu cần thiết theo trật tự thích hợp sao cho
dễ dàng tìm thấy và truy lục một cách nhanh chóng
1.3.3. Seiso - Sạch sẽ:
Vệ sinh nơi làm việc và giữ nó luôn sạch sẽ. để không còn bụi bám trên sàn, máy móc và
trang thiết bị.
1.3.4. Seiketsu - Săn sóc:
Săn sóc, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện Seiri (sàng lọc),
Seiton(sắp xếp), Seiso(sạch sẽ).
1.3.5. Shiketsu - Sẵn sàng:
Tạo thói quen tự giác làm việc theo phương pháp đúng, đào tạo mọi người tự giác tuân
theo quy tắc giữ gìn thật tốt nơi làm việc.
4
CHƯƠNG 2
GIỚI THIỆU VỀ XÍ NGHIỆP BÁN LẺ - CÔNG TY XĂNG DẦU
KHU VỰC 2 TNHH MTV
2.1. Tổng quan về Xí Nghiệp Bán Lẻ - Công ty Xăng dầu khu vực 2 TNHH MTV
2.1.1. Giới thiệu
Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu là đơn vị kinh doanh thực hiện hạch toán kế toán phụ thuộc, trực
thuộc Công ty xăng dầu khu vực 2 TNHH MTV (Petrolimex Sài gòn). Xí nghiệp được thành lập
theo quyết định số 352/XD-QĐ ngày 24/05/1989 của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam nay là
Tập đoàn xăng dầu Việt Nam .
Xí Nghiệp Bán lẻ Xăng Dầu là kênh “Bán lẻ trực tiếp” của Công ty xăng dầu khu vực 2
TNHH MTV (Petrolimex Sài gòn) thông qua hệ thống gồm 65 cửa hàng xăng dầu nằm trải rộng
trên khắp các quận huyện thuộc địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh nhằm phục vụ nhu cầu khách
hàng sử dụng xăng dầu cho phương tiện giao thông. Ngoài các CHXD trực thuộc Xí nghiệp bán
lẻ xăng dầu còn thiết lập mạng lưới phân phối cho hơn 100 Đại lý bán lẻ mang thương hiệu
Petrolimex.
Trong 20 năm hình thành và phát triển, Xí nghiệp không ngừng đầu tư, mở rộng, hiện đại
Doanh thu (đ) 4.189.017.130.000 5.668.877.302.000 7.245.549.670.000
Lợi nhuận (đ) 40.250.000.000 43.227.810.000 48.693.600.000
Bảng 1: bảng thống kê sản lượng, doanh thu và lợi nhuận của Xí nghiệp bán lẻ thông qua hệ
thống CHXD trong 3 năm từ 2010 đến 2012
Hàng năm, XNBL là đơn vị thường đạt được 100% chỉ tiêu của công ty giao, có năm vượt kế
hoạch. Trong 3 năm gần đây, do điều kiện kinh tế biến động nhiều, sản lượng xí nghiệp 2011
tăng 7,6% so với 2010, nhưng năm 2012 chỉ tăng khoảng 5,07%.
Biểu đồ 1. Sản lượng của Xí nghiệp bán lẻ qua các năm ( đvt: m3,tấn)
8
Biểu đồ 2. Lợi nhuận của Xí nghiệp bán lẻ qua các năm ( đvt: triệu đồng )
2.3.2. Sự cần thiết áp dụng 5S tại các cửa hàng xăng dầu tại xí nghiệp bán lẻ
2.3.2.1. Phân tích các hoạt động tại một cửa hàng xăng dầu:
Các hoạt động tại một cửa hàng xăng dầu ( CHXD ) bao gồm:
ü Bán hàng: Đây là hoạt động thường xuyên và liên tục tại các CHXD. Việc bán hàng do
các công nhân của cửa hàng xăng dầu thực hiện theo một quy trình đã được Công ty quy
định sẵn.
ü Các hoạt động về tài chính và hàng hóa như xuất hóa đơn, kiểm tra tiền hàng, chốt số
liệu đồng hồ trụ bơm, kiểm tra hàng hóa theo máy đo bồn tự động, kiểm tiền, bàn giao
tiền hoặc niêm phong vào két, ghi số liệu vào sổ giao ca…
ü Các hoạt động về kỹ thuật như: Kiểm tra trụ bơm, máy móc thiết bị, nguồn điện, , bảng
hiệu của cửa hàng….
ü Các hoạt động đảm bảo an toàn PCCC: Kiểm tra phương tiện PCCC dụng cụ chữa cháy
được bố trí xung quanh và các vị trí được phân công.
ü Các hoạt động về vệ sinh môi trường: Sắp xếp, vệ sinh nơi làm việc (trụ bơm, các giá
kệ, biển hiệu được đặt xung quanh )
2.3.2.2. Sự cần thiết áp dụng kỹ thuật 5S để giải quyết các vấn đề tại CHXD:
9
Vấn đề dễ nhận thấy:
ü Đặc điểm hầu hết CHXD của XNBL nằm trong nội thành, diện tích nhỏ, sản lượng lớn,
cường độ lao động rất cao. Dưới dây là thống kê về diện tích của 44 CHXD nằm trong
hàng/ năm
Lãng phí
do tìm
kiếm
Không có
sẵn số liệu
Với tình trạng hiện
nay,muốn tìm kiếm 1 hồ sơ,
mất khoảng 3 phút/ lần,ước
tính khoảng 3 nhân viên thực
hiện tìm hồ sơ 2 lần/ người/
ngày
Lương trung bình:
7.000.000 đồng/ 22
ngày/ tháng/ nhân viên,
nên chi phí lương: 561
đồng/phút/ nhân viên,
2 lần tìm làm tốn 3.366
đ/ nhân viên./ ngày
Chi phí do
lãng phí tìm
kiếm = 3.366 x
3 x 26 x12 =
2.665.872
đồng
Lãng phí
do thao
tác thừa
In ra báo
cáo nhưng
phí: 632 đồng/ phút *
45 phút= 28.409 đồng
Chi phí do vận
chuyển: 28.409
x 365 =
10.369.318
đồng
Lãng phí
về
không
gian
Nhà kho
không có kệ
chất đồ
Phát sinh chi phí tìm
kiếm như trên
12
Lãng phí
về thời
gian
Chờ đợi thủ
tục hành
chính
Xuất hóa đơn, thủ tục xuất
nhập hàng, khi nhập hàng thì
ngừng bán=> ảnh hưởng chi
phí đơn vị
Thời gian chờ cho
nhiều
lần
Thiếu minh
bạch, không
tin tưởng
nên phải
kiểm tra đi,
kiểm tra lại.
Chi phí chưa tính được
Bảng 2. Ước tính các loại chi phí ẩn do chưa thực hiện 5S tại các cửa hàng xăng dầu.
Đặc thù kinh doanh xăng dầu là loại sản phẩm dễ cháy nổ, vì vậy tất cả các CHXD đều
phải đối mặt với những rủi ro về mất an toàn cháy nổ. Mặc dù hiện này các CHXD của XNBL
chưa có những tai nạn cháy nổ, nhưng thời gian gần đây, khắp cả nước đã xảy ra rất nhiều vụ
cháy nổ CHXD gây thiệt hại lớn, có thể kể đến:
- Tháng 6/2013: tại Hà Nội – vụ cháy nổ cây xăng dầu Quân đội, số 2B, Trần Hưng Đạo,
quận Hoàn Kiếm, gần viện 108: Đang tiếp nhiên liệu cho cây xăng, một chiếc xe bồn bỗng nhiên
phát hỏa. Hậu quả, cả xe bồn và cây xăng biến thành biển lửa trong tích tắc Hậu quả, khoảng
13
1.000 người tham gia chiến đấu với “giặc lửa”, 12 người bị thương, trong đó có 9 cảnh sát phòng
cháy chữa cháy, 4 ô tô bị cháy đen, 6-7 xe máy bị thiêu rụi, 1/3 hộ dân quận Hoàn Kiếm bị cắt
điện…
- Năm 2012: Vụ cháy xảy ra lúc 15h30 ngày 21/5/2012 tại cây xăng dầu số 4/34 Nguyễn
Oanh, phường 17, quận Gò Vấp, TP.HCM. Thiệt hại: Ngọn lửa bùng cháy dữ dội trên đường
cháy lan vào kho chứa xăng làm cháu trai chết thảm và ngay sau đó, ngọn lửa phụt cháy một
đoạn dài gần 40m khiến nhiều người đi hoảng sợ vất xe bỏ chạy toán loạn. Sau đó, ngọn lửa tiếp
tục cháy và lan vào tiệm bán nước giải khát rồi tiếp tục đến nhiều xe máy đang dựng trên vỉa hè
kèm theo những tiếng nổ lớn.
Các trường hợp trên nhắc nhở các CHXD cần nâng cao công tác PCCC thông qua những
hoạt động hiệu quả và thường xuyên nhất
- Môi trường làm việc sạch sẽ, thuận lợi cho nhân viên tác nghiệp.
- Lượng khách hàng đến bơm xăng tại các đơn vị này nhiều hơn trước.
- Nhân viên có tinh thần làm việc vui vẻ, các đồng nghiệp với nhau thân thiện, cởi mở.
- Giảm bớt các chi phí đã tính ở trên chỉ còn một nửa
15
Loại chi phí Hiệu quả về chi phí
Lãng phí do tìm kiếm Giảm từ 3 phút xuống còn 2 phút
Lãng phí do thao tác thừa
Lưu lại trên file chung, thông báo bằng bảng => giảm
chi phí còn 50.000/tháng
Lãng phí do vận chuyển
Bố trí phân luồng, giúp cho khách hàng ra vào bơm
xăng theo trật tự, công nhân có lối để di chuyển =>
giảm được 70% chi phí này
Lãng phí về không gian
Đồ đạc được tìm kiếm dễ dàng.
Lãng phí về thời gian
Giảm được thời gian chờ xuống còn 3 phút => nâng
cao doanh thu cho cửa hàng.
Lãng phí do sản phẩm không phù hợp
Lãng phí do phải kiểm tra nhiều lần Không còn xảy ra việc kiểm tra nhiều lần
Bảng 3. Lợi ích giảm chi phí tại các cửa hàng thực hiện thí điểm
Khó khăn khi thực hiện thí điểm:
- Chi phí chưa được tính toán chi tiết. Trong quá trình thực hiện, phát sinh chi phí ngoài dự
kiến.
- Nhân viên chưa xây dựng hoàn toàn được ý thức thực hiện 5S một cách tự giác.
- Nhân sự thực hiện tại các cửa hàng còn chưa nắm rõ các tiêu chuẩn thực hiện và tiêu
chuẩn đánh giá.
- Nhân sự đôi khi còn bị động.
Bước 4: Đào tạo 5S
17
- Ban lãnh đạo xí nghiệp và các cán bộ chủ chốt tại các cửa hàng tổ chức thăm quan các
mô hình thực hành tố 5S tại các cửa hàng đã thí điểm và có những đánh giá, rút kinh
nghiệm để phù hợp với đơn vị mình.
- Đào tạo 5S cho các cán bộ tham gia điều phối chương trình 5S. Việc đào tạo này phải
được thực hiện nghiêm ngặt, đúng chuẩn đảm bảo rằng tất cả mọi cán bộ tham gia điều
phối 5S đều nắm vững về 5S nhằm triển khai lại cho tất cả nhân viên.
- Đào tạo các quy định về 5S cho tất cả cán bộ, công nhân viên trong tổ chức. Các quy định
này có thể truyền đạt bằng văn bản, cuộc họp, buổi học ngoại khóa,…Để các quy định này
đi vào thực tế thì cần triển khai theo từng bước, từng giai đoạn thích hợp. Khi mọi thành
viên trong công ty đã nắm được mục tiêu, cách thức tiến hành và các quy định liên quan thì
bắt đầu chuyển sang giai đoạn thực thi các công việc cụ thể trong các bước tiếp theo.
Bước 5: Thực hiện từng S
• Thực hiện SEIRI - Sàng lọc:
- Xác định những đồ vật cần thiết và không cần thiết:
ü Đối với những đồ vật không cần thiết và không có giá trị, dễ hủy thì tiến hành hủy
ngay. Những vật có thể thanh lý thì tiến hành giao trả cho phòng hành chánh quản trị, còn
những vật đang trong quá trình chờ thanh lý thì phải để gọn qua một nơi riêng biệt và có
dấu hiệu nhận biết . Những vật không có giá trị, bỏ thì phí thì tìm cách tận dụng vào
những mục đích khác.
ü Đối với những vật cần thiết: tiến hành sắp xếp theo tần suất và mức độ sử dụng là
thường dùng, thỉnh thoảng dùng, hiếm hoặc không dùng
18
Ví dụ:
• Khu vực bán hàng: Ngoài những máy móc thiết bị cần thiết như trụ bơm, thiết bị PCCC,
bể chứa xăng dầu, thiết bị bán nhớt lẻ, máy POS thì những vật dụng không cần thiết để
trên nóc trụ bơm, các ca đong, phễu dùng để bán nhớt lẻ,… đã cũ, hư hỏng đều phải
thanh lý, hoặc bỏ,…
19
ü Để ca đong, phểu, khăn lau nhớt, … trên khay thiết bị sau khi sử dụng.
- Kẻ vạch, phân luồng xe:
ü Gắn trên cột mái che, cách bục tiểu đảo 1,5 m; treo hướng ra đường, trực diện với
chiều phương tiện vào mua hàng.
22
ü Vạch sơn vàng đậm có phản quang, bề rộng mỗi vạch sơn là 10 cm. Mũi tên chỉ
hướng vẽ trên nền sân tương ứng với chiều lưu thông.
23
- Môi trường, an toàn PCCC:
ü Mỗi cửa hàng phải có Phương án PCCC riêng và được cơ quan cảnh sát PCCC
phê duyệt.
ü Bảng phân công PCCC treo trong văn phòng cửa hàng để công bố cho CBCNV
cửa hàng biết, sẵn sàng thực hiện.
24
ü Chủng loại phương tiện PCCC:
+ Bình chữa cháy CO
2
các loại (4 kg, 5 kg, 6 kg);
+ Bình chữa cháy bột khô các loại (4 kg, 35 kg);
+ Chăn amiăng 1.8 x 1.8 mét.
25
Copyright: Tài liệu đại học ©