Mekong Capital Báo Cáo Về Quá Trình Chuyển Đổi Thành Công Ty Cổ Phần Tại Việt Nam Trang 1 / 23
Báo Cáo Về Quá Trình Chuyển Đổi Thành
Công Ty Cổ Phần Tại Việt Nam Ngày 18 Tháng 6 Năm 2004

Ghi chú quan trọng: Báo cáo này chỉ dùng cho mục đích hướng dẫn chung. Không nên dùng báo
cáo này để thay thế cho hướng dẫn chuyên môn. Mekong Capital không chịu bất cứ trách nhiệm
nào về mức độ chính xác của các thông tin trình bày trong tài liệu này.

Phụ lục 1: Mẫu Nghị quyết về việc chuyển đổi công ty .............................................................. 19

8.

Phụ lục 2: Các cơ quan chính quyền và tổ chức dịch vụ ............................................................. 20 Mekong Capital Báo Cáo Về Quá Trình Chuyển Đổi Thành Công Ty Cổ Phần Tại Việt Nam Trang 2 / 23

1. Ảnh hưởng của việc chuyển đổi thành Công ty Cổ phần
Một Công ty Cổ phần phải có tối thiểu ba cổ đông là các cá nhân hoặc tổ chức. Không có giới hạn về số
lượng cổ đông tối đa
5
. 1.4 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần
Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần bao gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng Quản trị, và Giám đốc
(hoặc Tổng Giám đốc). Ngoài ra, Công ty Cổ phần phải có Ban Kiểm soát trong những trường hợp công
ty có nhiều hơn mười một cổ đông
6
.

Do có khả năng các cổ đông và ban giám đốc công ty có các lợi ích khác nhau, và để bảo đảm cho các cổ
đông nhỏ hơn có được những sự bảo vệ nhất định để tránh những đối xử bất công của các cổ đông lớn
hơn, việc thực hiện các hệ thống quản trị doanh nghiệp là cần thiết để đảm bảo rằng ban giám đốc công
ty luôn hành động vì lợi ích tốt nhất của các cổ đông và giá trị không bị chuyển giao ra khỏi công ty với
những điều kiện bất lợi cho các cổ đông thiểu số. Các tiêu chuẩn quản trị doanh nghiệp cao hơn có khả
năng dẫn đến việc tăng cao giá trị cho công ty vì các nhà đầu tư mới nói chung đều ưu tiên đầu tư vào
những công ty mà họ tin rằng tại công ty đó các quyền với tư cách là cổ đông của họ được bảo vệ một
cách chính đáng bởi vì điều đó cũng có nghĩa là các rủi ro kèm theo đã được hạ thấp. 1.5 Thay đổi trong nghĩa vụ công bố thông tin
Quá trình chuyển đổi không dẫn đến thay đổi trong các quy định về các báo cáo tài chính hàng năm nộp
cho Cục Thuế và Sở Kế hoạch Đầu tư
7
. Tuy nhiên có những yêu cầu bổ sung về việc công bố thông tin
mà Công ty Cổ phần phải tuân thủ
8

Mekong Capital Báo Cáo Về Quá Trình Chuyển Đổi Thành Công Ty Cổ Phần Tại Việt Nam Trang 3 / 23
nhiên hiện tại Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh không công khai ra công chúng báo cáo tài
chính của các Công ty Cổ phần.) 1.6 Hoàn tất việc chuyển đổi
Việc chuyển đổi thành Công ty Cổ phần qua thay đổi hình thức pháp lý được hoàn tất khi tất cả các tài
sản, công nợ và vốn của công ty xin chuyển đổi (“Công ty Cũ”) đã được chuyển thành tài sản, công nợ và
cổ phần của công ty chuyển đổi thành (“Công ty Mới”)
11
. 1.7 Thay đổi về nghĩa vụ pháp lý
Sau khi đăng ký, Công ty Cũ chấm dứt hoạt động. Công ty Mới sẽ được hưởng tất cả các quyền, lợi ích
pháp lý và chịu trách nhiệm về tất cả các khoản nợ chưa thanh toán, các hợp đồng lao động, và những
nghĩa vụ khác của Công ty Cũ.
12
1.8 Kế hoạch tuyển dụng của Công ty Mới
Công ty Mới phải tiếp tục tuyển dụng tất cả các nhân viên của Công ty Cũ theo đúng các điều kiện quy
định trong hợp đồng lao động của họ. Tất cả các nhân viên của Công ty Cũ sẽ được bố trí những vị trí
phù hợp trong Công ty Mới
13
.

Điều lệ Mẫu cho Các Công ty Cổ phần do cơ quan này soạn. Do vậy, Phòng Đăng ký Kinh doanh thường
thích các công ty dùng bản Điều lệ Mẫu của cơ quan này vì như vậy sẽ dễ dàng và đỡ tốn thời gian cho
các nhân viên của cơ quan này trong việc duyệt Điều lệ. Tuy nhiên Mekong Capital cho rằng các bản điều
lệ mẫu do các Sở Kế hoạch Đầu tư cung cấp thường không đáp ứng được các tiêu chuẩn quản trị doanh
nghiệp quốc tế, đặc biệt là không đáp ứng được các tiêu chuẩn tối thiểu mà các nhà đầu tư nước ngoài
muốn có. Vì lý do đó, Mekong Capital cho rằng các công ty nên soạn điều lệ dựa trên Điều lệ Mẫu do
Mekong Capital, ADB hoặc một công ty luật chuyên nghiệp soạn. 2.2 Chuẩn bị thông tin cơ bản

2.2.1 Thông tin cơ bản để đăng ký kinh doanh cho Công ty Mới
Những điểm cụ thể chính sau về Công ty Mới phải được chuẩn bị cho cuộc họp Hội đồng Thành viên của
Công ty Cũ
14
để phê chuẩn
15
:
• Tên doanh nghiệp và trụ sở chính của Công ty Mới;
• Lịch trình và các điều kiện để thông qua nghị quyết về chuyển giao tài sản từ Công ty Cũ sang Công
ty Mới;
• Số lượng các cổ phần được quyền chào bán và mệnh giá các cổ phần của Công ty Mới;
• Lịch trình cho toàn bộ quá trình chuyển đổi;
• Dự thảo Điều lệ Công ty cho Công ty Mới.

2.2.2 Thay đổi vốn điều lệ
Luật Doanh nghiệp và các văn bản pháp luật liên quan không cung cấp hướng dẫn về việc vốn điều lệ
của Công ty Mới có nên bằng với vốn điều lệ của Công ty Cũ hay không.

Nếu công ty dự kiến tăng vốn điều lệ, công ty có thể chọn một trong hai cách: (i) tăng vốn điều lệ của
Báo Cáo Về Quá Trình Chuyển Đổi Thành Công Ty Cổ Phần Tại Việt Nam Trang 5 / 23
• Danh mục tài sản của Công ty Cũ sẽ được chuyển thành tài sản của Công ty Mới. Không cần thiết phải
liệt kê các khoản công nợ của Công ty Cũ sẽ được chuyển sang cho Công ty Mới, hoặc liệt kê cụ thể
việc vốn của Công ty Cũ sẽ được chuyển thành cổ phần của Công ty Mới như thế nào.
• Kế hoạch tuyển dụng nhân sự
17
trong đó nói rõ Công ty Mới sẽ tiếp tục tuyển dụng tất cả các nhân
viên của Công ty Cũ theo các điều kiện quy định trong hợp đồng lao động họ đang có với Công ty Cũ,
và tất cả các nhân viên của Công ty Cũ sẽ được phân công vào những vị trí thích hợp trong Công ty
Mới
18
.

2.3.2 Danh sách các cổ đông sáng lập
Tất cả các thành viên của Công ty Cũ phải thống nhất về danh sách các cổ đông sáng lập, danh sách này
phải có đính kèm văn bản phê chuẩn của tất cả các cổ đông sáng lập tiềm năng của Công ty Mới và giá
trị phần góp vốn của từng cổ đông sáng lập. Văn bản phê chuẩn này phải được sự nhất trí tuyệt đối của
tất cả các thành viên.

2.3.3 Nghị quyết phê chuẩn dự thảo điều lệ Công ty Mới
Các thành viên của Công ty Cũ phải thông qua một nghị quyết phê chuẩn dự thảo điều lệ của Công ty
Mới. Dự thảo điều lệ cũng phải được chấp thuận bằng một nghị quyết của các cổ đông sáng lập của Công
ty Mới. 2.4 Thông báo nghị quyết chuyển đổi

2.4.1 Thông báo cho người cho vay và nhân viên

Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh cho Công ty Mới phải do Sở Kế hoạch Đầu tư có liên quan cấp
trong vòng mười lăm ngày kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ đăng ký kinh doanh và thanh toán đầy đủ phí
đăng ký kinh doanh
22
.

Trong những trường hợp khi hồ sơ đăng ký kinh doanh bị coi là không hợp lệ vì lý do nào hoặc tên của
Công ty Mới không tuân thủ đúng quy định hiện hành, Sở Kế hoạch Đầu tư có liên quan có trách nhiệm
ra thông báo bằng văn bản trong vòng bảy ngày kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ. Hồ sơ xin đăng ký kinh
doanh được coi là hợp lệ nếu Sở Kế hoạch Đầu tư không ra thông báo trong vòng thời hạn bảy ngày
này
23
.
17
Điều 109.1 Luật Doanh nghiệp.
18
Điều 3 trong Mẫu Nghị quyết về việc chuyển đổi do Bộ Kế hoạch Đầu tư ban hành.
19
Điều 109.2 Luật Doanh nghiệp.
20
Điều 2 Nghị định 02/2000/ND-CP về Đăng ký kinh doanh, ngày 3 tháng 2 năm 2000.
21
Điều 8.2 Nghị định 2/2000/ND-CP về Đăng ký kinh doanh, ngày 3 tháng 2 năm 2000.
22
Điều 8.5 Nghị định 02/2000/ND-CP về Đăng ký kinh doanh, ngày 3 tháng 2 năm 2000.
23
Điều 8.4 Nghị định No. 02/2000/ND-CP về Đăng ký kinh doanh, ngày 3 tháng 2 năm 2000.
2.6 Con dấu chính thức của công ty, Mã số thuế và Mã số xuất nhập khẩu
Các Phòng Đăng ký kinh doanh có thể có quy định khác nhau về thời hạn cuối cùng cho các yêu cầu sau
việc đăng ký kinh doanh. Thí dụ Phòng Đăng ký kinh doanh Thành phố Hồ Chí Minh quy định rằng trong
vòng bảy ngày kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh cho Công ty Mới, Công ty Mới phải
tiến hành những việc liệt kê dưới đây trước khi Công ty bắt đầu hoạt động (trừ việc thông báo ra công
chúng về Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh mô tả trong Phần

2.5.5). Do vậy, tốt nhất là Công ty Mới
nên thực hiện những việc này ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh.

2.6.1 Tạm sử dụng mã số thuế cũ
Mặc dù không có quy định nào về việc này, thông lệ là ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận Đăng ký
Kinh doanh mới, Công ty Mới có thể tiếp tục sử dụng mã số thuế của Công ty Cũ
25
trong thời gian Công
ty nộp đơn xin đăng ký mã số thuế và con dấu chính thức cho Công ty Mới. Tuy nhiên, Công ty Mới phải
thông báo bằng văn bản cho Cục Thuế chủ quản về việc tạm sử dụng mã số thuế và con dấu của Công
Ty Cũ.

2.6.2 Đăng ký con dấu chính thức cho Công ty Mới
Sau khi nhận được Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh, Công ty Mới phải nộp lại con dấu chính thức và
bản gốc Giấy chứng nhận Đăng ký con dấu của Công ty Cũ cho Cơ quan Công an quản lý ban hành bản
gốc Giấy chứng nhận Đăng ký con dấu và yêu cầu con dấu chính thức mới cho Công ty Mới
26
.

Giấy chứng nhận Đăng ký con dấu chính thức thường được cấp trong khoảng mười ngày, con dấu chính
thức mới có hiệu lực ngay sau đó.

2.6.4 Đăng ký Mã số Xuất nhập khẩu cho Công ty Mới
Sau khi nhận mã số thuế, nếu Công ty Mới có tham gia các hoạt động xuất nhập khẩu thì phải đăng ký
xin mã số xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan. Công ty Mới phải nêu rõ trong đơn đăng ký nếu Công ty
Mới xin được sử dụng lại mã số xuất nhập khẩu cũ để tránh việc phải nhận mã số xuất nhập khẩu mới vì
nhận mã số xuất nhập khẩu mới sẽ kèm theo các thủ tục hành chính phức tạp không cần thiết. Cơ quan
hải quan sẽ yêu cầu Công ty Mới xin xác nhận tại tất cả các cửa khẩu xuất nhập khẩu rằng Công ty Cũ đã
thực hiện tất cả các nghĩa vụ thuế xuất nhập khẩu trước khi cấp mã số xuất nhập khẩu cho Công ty Mới.
Nếu Công ty Cũ có số lượng các hoạt động xuất nhập khẩu cao, việc xin mã số xuất nhập khẩu của Công
ty Mới có thể kéo dài cả tháng. 2.7 Đăng ký chi nhánh cho Công ty Mới
Nếu Công ty Cũ có các chi nhánh (bao gồm cả chi nhánh độc lập và/hoặc chi nhánh phụ thuộc)
27
, Công
ty Mới sẽ phải đăng ký thành lập các chi nhánh của Công ty Mới. Thủ tục này nên tiến hành song song
với thủ tục đăng ký con dấu chính thức và mã số thuế cho Công ty Mới. Thủ tục này bao gồm những
bước sau:

2.7.1 Giấy chứng nhận Đăng ký chi nhánh của Công ty Mới
Công ty Mới phải đăng ký với Sở Kế hoạch Đầu tư chủ quản nơi Công ty đặt chi nhánh về việc chuyển đổi
các chi nhánh của Công ty Cũ. Công ty Mới phải nộp những thông tin chính cụ thể sau:
• Tên và địa chỉ các trụ sở của doanh nghiệp, mục tiêu và phạm vi hoạt động, tên đầy đủ và địa chỉ
trường trú của người đại diện pháp lý;
• Tên và địa chỉ các chi nhánh, mục tiêu và phạm vi hoạt động (Ghi chú: phạm vi hoạt động của tất cả
các chi nhánh phải theo đúng phạm vi hoạt động của Công ty Mới
28
), tên đầy đủ và địa chỉ thường trú
của trưởng chi nhánh;
• Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh


27
(i) Chi nhánh hạch toán độc lập là một doanh nghiệp tự tiến hành các hoạt động kế toán và tự thanh toán thuế thu
nhập doanh nghiệp tại Cục Thuế chủ quản, hoặc là doanh nghiệp có hệ thống kế toán độc lập. (ii) Chi nhánh hạch
toán phụ thuộc là doanh nghiệp tiến hành các hoạt động kế toán và thanh toán thuế thu nhập doanh nghiệp qua
công ty mẹ, hoặc có hệ thống kế toán phụ thuộc; và (iii) Cả chi nhánh hạch toán độc lập và chi nhánh hạch toán
phụ thuộc đều có mã số thuế riêng và phải thực hiện nghĩa vụ thuế VAT với Cục Thuế chủ quản. Ngoài ra cả hai
hình thức chi nhánh đều có con dấu chính thức riêng.
28
Điều 25.2 Luật Doanh nghiệp.
29
Điều 9.4 Nghị định 02/2000/ND-CP về Đăng ký Kinh doanh, ngày 3 tháng 2 năm 2000.
Mekong Capital Báo Cáo Về Quá Trình Chuyển Đổi Thành Công Ty Cổ Phần Tại Việt Nam Trang 8 / 23
Cơ quan ban hành mã số thuế cho chi nhánh Công ty Cũ phải là cơ quan chịu trách nhiệm về việc đăng
ký mã số thuế cho chi nhánh Công ty Mới.

Hơn nữa, Cục Thuế chủ quản nơi Công ty đặt chi nhánh chịu trách nhiệm ra báo cáo quyết toán thuế (cho
các chi nhánh độc lập) và chịu trách nhiệm thu hồi các hoá đơn VAT còn lại và phát hành cùng loại hoá
đơn VAT mới cho chi nhánh Công ty Mới.

Các mã số thuế cho các chi nhánh của Công ty Cũ thường giống với mã số thuế cho các chi nhánh của
Công ty Mới và hệ thống kế toán đã được đăng ký của chi nhánh Công ty Cũ được giữ nguyên không thay
đổi sau khi chuyển đổi thành các chi nhánh của Công ty Mới. 2.8 Duy trì các chính sách ưu đãi thuế
Đối với trường hợp Công ty Cũ và/hoặc các dự án đầu tư hiện có của Công ty Cũ được hưởng các chính


3.1 Yêu cầu cho quá trình chuyển đổi

3.1.1 Tổng quan
Có ba bước chính trong quá trình này:
1) Thành lập Công ty Mới dưới hình thức Công ty Cổ phần.
2) Bán tài sản của Công ty Cũ cho Công ty Mới. Các khoản công nợ của Công ty Cũ cũng có thể được
chuyển giao cho Công ty Mới. Trong trường hợp này, Công ty Mới về thực chất mua lại Công ty Cũ
bằng cách mua tài sản và công nợ, bao gồm toàn bộ các hợp đồng của Công ty Cũ.
3) Giải thể Công ty Cũ.

Hình thức chuyển đổi bằng cách thành lập một Công ty Mới không được luật pháp cho phép một cách cụ
thể. Mặc dù vậy hình thức này thường được các công ty trách nhiệm hữu hạn áp dụng để được hưởng
những ưu đãi hơn về thuế dành cho các Công ty Mới thành lập theo quy định của Luật Khuyến khích đầu
tư trong nước.

Tuy nhiên hình thức này gặp phải một vài bất lợi như gây khó khăn cho việc giao dịch với những khách
hàng hiện có của Công Ty hoặc xử lý các khoản nợ từ ngân hàng khi chuyển giao các hoạt động từ Công
ty Cũ sang Công ty Mới.

Ngoài ra, quá trình giải thể công ty có thể trở nên phức tạp và tốn thời gian bởi vì việc thanh toán toàn
bộ công nợ của Công ty Cũ, bao gồm quyết toán thuế, là một trong những điều kiện tiên quyết để giải
thể công ty. Tuy nhiên, việc giải thể Công ty Cũ không phải là điều kiện tiên quyết để chuyển giao toàn
bộ hoạt động của Công Ty Cũ sang Công ty Mới. 3.1.2 Yêu cầu và thời gian cho quá trình chuyển đổi
Do hiện nay không có quy định pháp luật cụ thể cho quá trình chuyển đổi này, không có yêu cầu nào đối
với quá trình chuyển đổi. Do vậy công ty có toàn quyền quyết định về thời gian và việc thực hiện quá
trình chuyển đổi.

32
Điều 109.1 Luật Doanh nghiệp.
33
Chúng tôi đề nghị Công ty mới chỉ nên phát hành một loại cổ phần vì các lý do sau: (i) nhiều loại cổ phần có thể
dẫn đến nhiều quyền khác nhau cho các cổ đông khác nhau, do vậy sẽ có một số cổ đông nhất định bị bất lợi; (ii)
nhiều loại cổ phần có thể gây khó khăn trong việc quản lý sổ đăng ký các cổ đông của Công ty mới; và (iii) các loại
chứng khoán khác nhau sẽ phải chuyển đổi thành cổ phần phổ thông trước khi Công ty mới niêm yết trên thị trường
chứng khoán.