Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Phần I: MỞ ĐẦU.
1- Lí do chọn đề tài 3
2. Ý nghĩa khoa học - thực tiễn 3
3- Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 4
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4
5. Phương pháp 4
6. Kết cấu đề tài 4
Phần II: NỘI DUNG CHÍNH
Chương I: Cơ sở lý luận và thực tiễn
I. Cơ sở lý luận 5
1 - Những khái niệm cơ bản về văn bản hành chính 5
1.1. Khái niệm về văn bản 5
1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước 5
1.3. Văn bản hành chính Nhà nước 5
1.4. Vai trò của văn bản hành chính nhà nước 7
2. Quy trình quản lý văn bản hành chính đến, đi 9
2.1. Quy trình quản lý văn bản hành chính đến 9
2.2. Quy trình quản lý văn bản hành chính đi 12
II. Tổng quan địa bàn nghiên cứu 14
1. Giới thiệu chung về UBND huyện Từ Liêm 14
1.1. Địa giới hành chính. 15
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
1
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1.2. Tình hình kinh tế, chính trị, an ninh của huyện 16
1.3. Cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện 16
1.3.1. Cơ cấu tổ chức 18
1.3.2. Chức năng 19
1.3.3. Nhiệm vụ và quyền hạn 19
2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Huyện 21

thực tập tại phòng văn thư của UBND Huyện Từ Liêm – Hà Nội. Qua hai tháng
thực tập (02/03 đến ngày 02/05 năm 2020) em được tìm hiểu về cơ cấu tổ chức,
chức năng nhiệm vụ của UBND Huyện Từ Liêm nói chung, của văn phòng và của
phòng văn thư nói riêng. Ngoài ra được tiếp cận với cách giải quyết các công việc
sự vụ tại phong văn thư cùng với chuyên nghành học tại học viện em chọn đề tài: “
thực trạng hoạt động quản lý văn bản hành chính đến và đi của Uỷ ban nhân dân
Huyện Từ Liêm – Hà Nội” làm chuyên đề báo cáo thực tập của mình.
2. Ý nghĩa khoa học - thực tiễn.
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Thông qua báo cáo này một lần nữa khẳng định những lí luận của hoạt động
quản lý văn bản hành chính. Đồng thời với đề tài liên quan đến khâu nghiệp vụ
quản lý văn bản hành chính đến và đi giúp em hiểu rõ hơn về chuyên ngành mình
đã học và có kiến thức thực tế để phục vụ cho công việc sau này được tốt hơn.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Thông qua việc nghiên cứu đề tài nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng hoạt
động quản lý văn bản hành chính và từ đó đưa ra những giải pháp, khuyến nghị góp
phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý văn bản hành chính đến và đi tại đơn vị
thực tập.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng: những lý luận chung về thực trạng hoạt động quản lý văn bản hành
chính đến và đi của UBND Huyện Từ Liêm
- Phạm vi: UBND Huyện Từ Liêm – Hà Nội.
5. Phương pháp:
+ Phương pháp quan sát thực tế
+ Phương pháp phân tích tài liệu
+ Phương pháp tổng hơp – thống kê
6. Kết cấu đề tài ( gồm: 2 chương)
- Chương I: Cơ sở lý luận và thực tiễn

b. Các loại văn bản hành chính.
Văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản sau:
-Công văn - Biên bản - Diễn văn
- Thông báo - Đề án phương án - Công điện
- Báo cáo - Kế hoạch, chương trình - Các loại giấy
- Tờ trình - Diễn văn - Các loại phiếu
+ Công văn: Là loại văn bản hành chính thôgn thường dùng để trao đổi công tác ,
giải quyết công vụ giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa các cơ quan nhà nước
với các tổ chức hay cá nhân công dân.
Công văn có thể là văn bản nội bộ hoặc văn bản đến và đi với các nội dung
chủ yếu sau đây:
- Thông báo một (hoặc một vài) vấn đề trong hoạt động công vụ được tạo nên
do một văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành.
- Hướng dẫn thực hiện văn bản của cấp trên.
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Thông báo một số hoạt động dự kiến xẩy ra.
- Xin ý kiến về vấn đề nào đó trong hoạt động của cơ quan.
- Hỏi thăm, cảm ơn, phúc đáp.
+ Thông báo: Thông báo được sử dụng trong tình huống sau:
Dùng để thông tin rộng rãi một tin tức, sự việc hoạt động hay một quyết định
hành chính cá biệt nào đó của cơ quan Nhà nước trong quá trình hoạt động quản lý.
+ Báo cáo: Dùng để thuật lại, kể lại một sự vật, một sự việc, hiện tượng, một quá
trình hay một kết quả trong hoạt động quản lý Nhà nước.
+ Tờ trình: Là để đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê duyệt có
thể là một chủ trương, một phương án công tác, một chính sách, một chế độ, một
tiêu chuẩn, một định mức hoặc một đề nghị, bổ sung bãi bỏ một văn bản, hoặc là
những vấn đề thông thường trong điều hành và quản lý ở cơ quan như mở rộng quy
mô, thay đổi chức năng hoạt động, xây dựng trên cơ sở vật chất.

8
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
lý Nhà nước. Mặt khác văn bản hành chính là sự cụ thể hoá các luật lệ hiện
hành hướng dẫn thực hiện các luật lệ đó. Đó là công cụ tất yếu xây dựng hệ thống
pháp luật nói chung và pháp luật hành chính nói riêng.
2. Quy trình quản lý văn bản hành chính đến và đi trong cơ quan hành chính
Nhà nước.
2.1. Quy trình quản lý văn bản hành chính đến.
a. Khái niệm.
Văn bản hành chính đến là là tất cả các văn bản, tài liệu, thư từ do cơ quan
nhận được từ nên ngoài gọi chung là văn bản đến.
b. Quy trình.( Gồm: 8 bước)
- Bước 1: Nhận văn bản đến
Trước tiên xem ngay văn bản đến và kiểm tra xem có đúng địa chỉ không, có
còn nguyên vẹn hay đã bóc trước. Nếu không đúng địa chỉ thì phải trả ngay cho
đơn vị gửi và nếu vị bóc trước phải lập biên bản có chữ ký của người chuyển giao
văn bản.
- Bước 2: Sơ bộ phân loại và bao bì văn bản.
Gồm 2 loại:
+ Loại không phải bóc bì: Thư riêng, sách báo, bản tin, phong bì có ghi
rõ tên người nhận, văn bản mật, văn bản của Đảng, đoàn thể. Loại này được chuyển
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
9
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
ngay đến cho người nhận.
+ Loại văn bản phải bóc bì: Là các loại văn bản còn lại.
- Bước 3: Bóc bì văn bản.
+ Văn bản có dấu “hoả tốc”, “ thượng khẩn”, “ khẩn” cần được bóc trước.
+ Khi bóc bì không được làm rách văn bản, không được mất địa chỉ nơi gửi và dấu
bưu điện. Cần soát lại bì xem đã lấy hết văn bản chưa, có gì còn sót không.

+ Có thể dùng hình thức đăng ký văn bản đến bằng sổ, dùng thẻ, dùng máy vi tính.
+ Thông thường có các loại sổ đăng lý cho: Văn bản thường; văn bản mật; các đơn
từ khiếu nại, tố cáo
- Bước 6: Trình văn bản
Vào sổ xong, tuỳ theo chế độ văn thư của cơ quan, văn thư trình chánh văn
phòng, trưởng phòng hành chính xem toàn bộ văn bản đến hay chỉ trình một số loại
nhất định để xin ý kiến phân phối giải quyết. Sau khi có ý kiến đó, văn bản được
đưa lại văn thư để vào sổ tiếp và chuyển giao cho các đơn vị.
- Bước7: Chuyển giao văn bản.
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
11
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khi chuyển giao văn bản phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Văn bản phải được chuyển giao đúng, trực tiếp cho đối tượng chịu trách nhiệm
giải quyết và đối tượng đó phảo ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư.
Không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận thay.
+ Văn bản đến ngày ngày phải được chuyển giao ngay trong ngày đó.
+ Trong trường hợp nhiều đơn vị hoặc nhiều người cùng tham gia giải quyết văn
bản thì có thể lần lượt chuyển đến từng đơn vị, cá nhân, hoặc sao gửi cho từng đơn
vị, cá nhân, nhưng bản chính vẫn phải lưu hoặc giao cho đơn vị, cá nhân có trách
nhiệm chính.
- Bước 8: Theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
Văn bản đến được lưu lại trong hồ sơ công việc của người thừa hành. Khi
công việc đã giải quyết xong, người thừa hành phải lập hồ sơ hoặc có thông tin
phản hồi về việc giải quyết cho người có trách nhiệm theo dõi.
2.2. Quy trình quản lý văn bản hành chính đi.
a. Khái niệm:
Tất cả các văn bản, tài liệu, thư từ được gửi ra bên ngoài được gọi là văn bản đi.
b. Quy trình.(4 bước)
- Bước 1: Soát lại văn bản.

+ Bìa đựng văn bản có thể dùng nhiều loại khác nhau song không vượt quá kích
thước do bưu điện quy đinh. Giấy làm bìa bền và dai, ngoài nhìn không rõ chữ in
trong văn bản. Ngoài bìa phải ghi rõ đúng tên cơ quan gửi , địa chỉ cơ quan nhận,
số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản ( nếu có ). Đối với văn bản khẩn cần chú ý
: độ khẩn đóng dấu trên bao bì khớp với độ khẩn đóng trên văn bản ( theo quy định
của người ký văn bản ).
+ Những văn bản quan trọng cũng như văn bản mật ( dù chuyển ra ngoài hay trong
nội bộ cơ quan) cần kèm theo phiếu gửi để tiện kiểm tra, theo dõi.
+ Đối với những văn bản gửi cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có tên trong mục “
nơi nhận”. Nếu là văn bản quy phạm pháp luật cả cơ quan trung ương thì phải gửi
đăng công báo theo đúng quy định của pháp luật.
+ Sau khi phát hành đi, văn bản cần được chuyển qua bộ phận tin học ( nếu có ) để
đưa lên mạng tin học. Văn bản vào mạng phải đảm bảo đủ các yếu tố thể thức như
nguyên văn của văn bản phát hành : riêng chữ ký của người có thẩm quyền ở cuối
văn bản được thay bằng chữ “ đã ký ”.
- Bước 4:
Sắp xếp bảo lưu văn bản.Mỗi văn bản đi đều phải lưu ít nhất 02 văn bản :Một văn
bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở đơn vị thừa hành, một văn bản lưu ở văn
thư phải xắp xếp theo từng loại, văn bản của năm nào để riêng năm ấy. Bản lưu
phải là bản chính. Tuỳ theo tính chất và nội dung của công việc mà có thể lưu thêm
một số bản sao nhất định.
II. Tổng quan địa bàn nghiên cứu.
1. Giới thiệu chung về UBND Huyện Từ Liêm.
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
14
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1.1. Địa giới hành chính.
UBND Huyện Từ Liêm nằm ở phía tây thủ đô Hà Nội, Từ Liêm là một trong
5 huyện ngoại thành được thành lập vào ngày 31 tháng 5 năm 1961 theo quyết định
của Thủ tướng Chính phủ với 26 xã thuộc quận V, 8 quận thộc quận VI thành phố

của Huyện ủy - HĐND - UBND Huyện, sự hỗ trợ khắc phục khó khăn của toàn thể
cán bộ, nhân dân trong toàn huyện, kinh tế - xã hội của huyện vẫn được duy trì và
đạt tốc độ tăng trưởng khá. Công tác thu thuế và thu ngân sách đạt kết quả tốt;
Tiến độ giải phóng mặt bằng để triển khai xây dựng các công trình được đảm bảo;
Công tác quản lý đất đai, trật tự xây dựng, quản lý đô thị và vệ sinh môi trường có
nhiều chuyển biến; Các hoạt động văn hóa văn nghệ và thể dục thể thao diễn ra sôi
nổi; Công tác xã hội được quan tâm chú trọng; An ninh chính trị và trật tự an toàn
xã hội được giữ vững.
Bước sang năm 2009, với mục tiêu là: Tiếp tục phát triển kinh tế với tốc độ
tăng trưởng cao, hiệu quả và bền vững: Chuyển dịch và từng bước nâng cao chất
lượng cơ cấu kinh tế theo hướng đô thị. Từng bước nâng cao chất lượng hoạt động
giáo dục, y tế, phát triển văn hóa và thực hiện tốt cuộc Vận động xây dựng người
Hà Nội thanh lịch, văn minh; Chú trọng giải quyết các vấn đề dân sinh bức xúc và
cải thiện chất lượng môi trường; Tăng cường và nâng cao hiệu quả quản lý đất đai,
trật tự xây dựng đô thị; Bảo đảm giữ vững an ninh - chính trị, ổn định trật tự an
toàn xã hội.
Ngay từ đầu năm, Huyện ủy, HĐND, UBND huyện Từ Liêm đã thống chính,
nâng cao hiệu quả kinh tế và cải thiện môi trường xã hội trên địa bàn huyện; Triển
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
16
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
khai tích cực các biện pháp nhằm chống suy giảm kinh tế, duy trì tăng trưởng kinh
tế, đảm bảo an sinh xã hội; Chính vì vậy, trong 6 tháng đầu năm, kinh tế - xã hội
của huyện tiếp tục được giữ vững và đạt tốc độ tăng trưởng khá so với cùng kỳ năm
2008.
Kinh tế của huyện tiếp tục phát triển đúng hướng, các lĩnh vực Công nghiệp,
Thương mại, Dịch vụ và Nông nghiệp đều tăng trưởng khá so với cùng kỳ năm
2008. Giá trị sản xuất Công nghiệp - Tiểu thủ Công nghiệp tăng 12%, Ngành Xây
dựng tăng 16%, Ngành Thương mại - Dịch vụ tăng 18,7%, Ngành Vận tải tăng
19,3%, thu thuế và thu chi ngân sách đạt kết quả tốt. Cơ cấu kinh tế nông nghiệp,

quản lý ngành từ trung ương xuống tới địa phương. Các phòng, ban chuyên môn
thuộc UBND huyện Từ Liêm gồm:
+ Văn phòng HĐND và UBND
+ Phòng kế hoạch kinh tế và phát triển nông thôn.
+ Phòng tài nguyên môi trường.
+ Phòng thanh tra xây dựng.
+ Phòng quản lý đô thị.
+ Phòng văn hoá thông tin.
+ Phòng y tế.
+ Phòng Kinh tế.
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
18
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
+ Phòng nội vụ.
+ Phòng tư pháp.
+ Ban đền bù và giải phóng mặt bằng.
+ Bộ phận văn thư - lưu trữ.
1.3.2. Chức năng.
UBND huyện Từ Liêm được tổ chức thực hiện việc thi hành hiến pháp, luật,
các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân
cùng cấp, phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế xã hội chủ
nghĩa chống quan liêu, cửa quyền, tham nhũng. Phối hợp với cơ quan thường trực
HĐND xét và quyết định. Quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án phân vạch
điều chỉnh địa giới hành chính.
UBND huyện Từ Liêm tổ chức và chỉ đạo việc thực thi quyền hành pháp và
pháp luật để thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực đời sống
xã hội của huyện.
1.3.3. Nhiệm vụ và quyền hạn.
UBND huyện Từ Liêm là cơ quan do HĐND bầu ra, là cơ quan chấp hành
của HĐND, là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm chấp

thuế và các khoản thu khác của địa phương.
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
20
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Thực hiện việc quản lý hành chính, xây dựng đề án phân vạch địa giới hành
chính huyện đưa ra HĐND huyện thông qua để trình cấp trên xem xét.
- Ngoài ra UBND huyện còn chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND
huyện và UBND thành phố.
2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Huyện nói chung và bộ phận văn thư
nói riêng.
Căn cứ vào nghị định 110/2004 /NĐ – CP về công tác văn thư.
Căn cứ vào quyết định số 698/ QĐ- UBND về phê duyệt quy chế làm việc của văn
phòng UBND thành phố Hà Nội.
Sau đây là nhiệm vụ của văn phòng Huyện Từ Liêm:
- Tham mưu cho UBND Huyện xây dựng chương trình công tác năm, quý,
tháng, tuần của UBND Huyện. Tổ chức đôn đốc, theo dõi các sở, ban, ngành và
UBND Huyện thực hiện các chương trình công tác trên.
- Chuẩn bị các báo cáo của UBND Huyện, tổ chức soạn thảo và quản lý các hồ sơ,
biên bản các cuộc họp UBND Huyện, các cuộc họp và làm việc của chủ tịch, phó
chủ tịch Huyện.
- Soạn thảo các đề án do UBND Huyện trực tiếp giao.
- Thu thập, xử lý, cung cấp các thông tin thường xuyên kịp thời, chính xác để phục
vụ cho dự chỉ đạo, điều hành của chủ tịch, phó chủ tịch Huyện thật có hiệu quả.
Thực hiện chế độ thông tinm báo cáo của UBND Huyện lên cấp trên, tổ chức tiếp
nhận giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân theo quy định của pháp luật.
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
21
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Tổ chức mối quan hệ công tác giữa UBND Huyện đối với UBND tỉnh, thường
trực thành uỷ, thường trực HĐND Huyện, uỷ ban mặt trận tổ quốc, đoàn thể thuộc

Tiếp nhận
văn bản
Ki\m tra,
phân loại
văn bản
Loại
không
bóc bì
Loại
bóc bì
Chuy\n
đến
ngư^i
nhận
Đóng
dấu đến
Vào sổ
văn bản
đến
Nhập vào
máy tính
Trình
văn bản
Chuy\n
giao văn
bản
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Số
đến
Ngày

các chuyên viên trực tiếp xử lý. Sau khi scan văn bản thì văn bản được bộ phận văn
thư giữ lại. Sau khi nhận được ý kiến phân phối văn bản đến qua mạng, văn thư
chuyển văn bản giấy cho các phòng ban chuyên môn được giao chủ trì giải quyết.
Loại văn bản scan được thực hiện theo quy định của từng cơ quan.
1.2. Trình ký văn bản đến.
Sau khi văn bản đến được đăng ký, văn bản được chuyển cho người có trách
nhiệm giải quyết theo từng lĩnh vực cụ thể. Cán bộ, công chức có trách nhiệm giải
quyết sau khi nhận được văn bản tiến hành xem xét, nghiên cứu căn cứ vào chức
năng nhiệm cụ và kế hoạch được giao ghi ý kiến phân phối văn bản theo yêu cầu
của nội dung văn bản.
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
24
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Ý kiến phân phối, giải quyết được ghi vào phiếu xử lý văn bản sau đó được
chuyển về bộ phận văn thư cập nhập trực tiếp vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản
trong máy vi tính. Sau khi có ý kiến phân phối, giải quyết của người có thẩm
quyền, văn bản đến được trả về bộ phận văn thư và được đăng ký bổ sung vào cơ
sở dữ liệu quản lý văn bản trong máy tính của bộ phận văn thư Huyện.
1.3. Chuyển văn bản đến:
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải
quyết căn cứ ý kiến của các cán bộ công chức chuyên môn đã ghi trong phiếu xử lý
văn bản.
1.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
Sau khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp
thời hạn theo đúng quy định pháp luật. Đặc biệt đối với những văn bản đến có đóng
dấu các độ khẩn sẽ được xử lý riêng nhanh chóng, kịp thời và không chậm trễ.
II- Thực tế công tác giải quyết văn bản hành chính đi của UBND huyện Từ
Liêm.
Quy trình xử lí văn bản hành chính đi của của văn phòng Huyện do bộ
phận văn thư đảm nhiệm. Đây là một công việc rất quan trọng và khó khăn. Vì vậy