Cơ cấu tố chức trong khách sạn Hồ Gươm Th.S Nguyễn Thị Hải Đường
Nhóm: VVP 1
Tiểu luận
PHÂN TÍCH CƠ CẤU TỔ CHỨC
KHÁCH SẠN HỒ GƯƠM
mỗi bộ phận thực hiện một chức năng riêng, nhưng không phải là hoàn toàn độc lập. Hoạt
động của mỗi bộ phận không ít thì nhiều, không trực tiếp thì gián tiếp sẽ ảnh hưởng tới các
bộ phận còn lại, và cũng chịu tác động ngược lại của các bộ phận.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của khách sạn là sự phân công lao động trong khách
sạn. Nó thể hiện rất rõ sự chuyên môn hóa trong công việc của khách sạn. Những người
làm cùng những công việc giống nhau được xếp chung vào một bộ phận. Mọi người trong
một bộ phận sẽ làm việc trong những điều kiện cơ sở vật chất kĩ thuật giống nhau, cùng
chịu sự quản lý trực tiếp của một tổ trưởng, trưởng phòng cùng thực hiện một mức công
việc như nhau, và cùng được hưởng một chế độ lương thưởng, lợi ích như nhau.
Để hiểu rõ hơn cơ cấu tổ chức và hoạt động của khách sạn, chúng ta phải xem xét vai
trò, chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của các bộ phận.

1. Tổ văn phòng kế toán
Tổ gồm có 9 người, trong đó có một người làm tổ trưởng quản lý, điều hành các công
việc của tổ. Đây là tổ duy nhất không trực tiếp tham gia phục vụ khách. Tổ có vai trò, chức
năng và nhiệm vụ như phòng tài chính kế toán ở các doanh nghiệp bình thường. Đây là bộ
HỘI ĐỒNG QUẢN
TRỊ
BAN GIÁM ĐỐC
TỔ VĂN PHÒNG
KẾ TOÁN
TỔ LỄ TÂN TỔ BẾP, BÀN
BỘ
PHẬN
BUỒNG
BỘ
PHẬN
LỄ TÂN
BỘ
PHẬN

a. Bộ phận lễ tân
Bộ phận lễ tân có nhiệm vụ đón tiếp khách, giới thiệu với khách về các dịch vụ của
khách sạn, bố trí, đăng kí nhập phòng cho khách, nghe trả lời điện thoại gọi đến và các câu
hỏi của khách. Đây là bộ phận tiếp xúc với khách duy nhất, là cầu nối giữa khách với các
bộ phận khác, giữa khách với các dịch vụ bên ngoài.
Có thể chia công việc của bộ phận lễ tân thành 4 nhóm công việc:
Chào đón khách khi khách đến khách sạn. Làm thủ tục đăng kí trao chìa khóa cho
khách khi khách đến nhận phòng và nhận chìa khóa khi khách trả phòng. Giữ hành lý cho
khách khi khách có yêu cầu. Giữ chìa khóa cho khách khi khách ra ngoài.
Nhận yêu cầu phục vụ từ khách, chuyển yêu cầu cho các bộ phận phụ trách dịch vụ
đó. Quản lý tình hình tác phong trong khách sạn. Nhận hoặc từ chối yêu cầu đặt phòng của
Cơ cấu tố chức trong khách sạn Hồ Gươm Th.S Nguyễn Thị Hải Đường
Nhóm: VVP 5
khách dựa trên khả năng cung ứng thực tế của khách sạn. Thông báo cho các bộ phận khác
có liên quan về tình hình đăng kí lưu trú của khách.
Kiểm tra, vào sổ các hóa đơn chi tiêu của khách từ các bộ phận khác. Tính cộng dồn
số tiền nợ của khách qua mỗi ngày và thực hiện thanh toán với khách khi khách rời khách
sạn.
Quan sát, phântích tình hình khách, số lượng, đặc điểm tiêu dùng của khách. Phản
ánh các yêu cầu, phàn nàn của khách lên người quản lý. Đóng góp ý kiến nhằm nâng cao
chất lượng phục vụ và hiệu quả kinh doanh của khách sạn.
b. Bộ phận buồng
Đây là bộ phận chịu trách nhiệm về vệ sinh cả ở trong phòng và khu vực công cộng
xung quanh. Nhiệm vụ của bộ phận buồng là dọn dẹp, vệ sinh phòng sạch sẽ, phục vụ các
dịch vụ như giặt là, đồ uống trong phòng; dọn vệ sinh khu vực xung quanh; kiểm tra, bảo
quản các vật dụng trong phòng; trông coi hành lý trong kho nếu khách gởi lại.
c. Bộ phận giặt là
Bộ phận này chịu trách nhiệm giặt là quấn áo của khách và các đồ vải trong khách sạn
như ra, gối, rèm, khăn mặt, khăn trải bàn, khăn ăn… Bộ phận được trang bị về cơ sở vậtc
hất kĩ thuật như máy giặt, máy vắt khô, bàn là… rất đầy đủ và thuận tiện. Bộ phận giặt là

Tổ này gồm 2 bộ phận bếp và bàn. Tuy tách ra, nhưng 2 bộ phận này liên quan chặt
chẽ với nhua, họat động thống nhất. Bộ phận này gồm 7 người, bếp 8 người, và một người
tổ chức quản lý chung cả 2 bộ phận.
Nhiệm vụ duy nhất là phục vụ ăn uống cho khách thuê phòng và đặt tiệc trong khách
sạn. Bộ phận bếp sẽ thực hiện việc chế biến thức ăn và bộ phận bàn sẽ mang lên phục vụ
khách.
III. ĐÁNH GIÁ
1. Ưu điểm
Việc chuyên môn hóa công việc và bộ phận hóa theo chức năng tạo điều kiện cho
khách sạn trong công tác điều hành, quản lý hoạt động của nhân viên. Giám đốc chỉ cần
quản lý thông qua các trưởng bộ phận. công việc so sánh, đánh giá chất lượng lao động
trong khách sạn vốn là việc khó khăn sẽ nhờ đó trở nên dễ dàng hơn. Nhân viên trong mỗi
bộ phận cũng được nâng cao hơn kĩ năng chuyên môn, qua đó tăng cao khả năng phục vụ
của khách sạn. Việc đào tạo sẽ dễ dàng hơn vì có sự đồng nhất trong công việc. Nhất là đào
tạo theo hình thức chỉ dẫn côngviệc, nghĩa là nhân viên sẽ được người có kinh nghiệm,
trình độ chuyên môn cao trực tiếp hướng dẫn. Nhờ sự chuyên môn hóa, nhân viên mới sẽ
có điều kiện học hỏi nhiều hơn, sâu hơn về cả chuyên môn lẫn kinh nghiệm ứng xử. Do đó,
họ sẽ nhanh chóng nắm bắt được công việc, nhanh chóng thích nghi với môi trường làm
Cơ cấu tố chức trong khách sạn Hồ Gươm Th.S Nguyễn Thị Hải Đường
Nhóm: VVP 7
việc của khách sạn. Rõ ràng cách tổ chức cơ cấu bộ máy khách sạn như vậy làm tăng cao
hiệu quả, chất lượng lao động, thuận tiện cho quản lý, thích hợp với đặc điểm kinh doanh
của khách sạn.
Hoạt động của các bộ phận tuy độc lập về công việc nhưng luôn liên quan chặt chẽ với
nhau. Sản phẩm của bộ phận này là nguyên liệu cho bộ phận kia. Ví dụ, sản phẩm của bộ
phận giặt là là nguyên liệu của bộ phận buồng, bộ phận bàn, và sản phẩm của bộ phận bếp
là nguyên liệu của bộ phận bàn. Các bộ phận đã hoạt động nhịp nhàng ăn khớp vơi nhau,
mỗi bộ phận là một mắc xích. Vì vậy, dù bộ phận nào đi nữa cũng phải cố gắng hoàn thành
tốt công việc để không ảnh hưởng tới bộ phận khác. Khách sạn đã thiết lập được chủ trương
khách hàng nội bộ - coi bộ phận khác là khách hàng, nhân viên ở bộ phận nào cũng có trách

Sau đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức hoàn thiện mà nhóm đề xuất cho khách sạn Hồ Gươm:
Cơ cấu tố chức trong khách sạn Hồ Gươm Th.S Nguyễn Thị Hải Đường
Nhóm: VVP 9

BỘ
PHẬN
LỄ TÂN
B
Ộ

PHẬN
GIẶT
LÀ
B
Ộ

PHẬN
BẢO VỆ
B
Ộ

PHẬN
ĐIỆN
NƯỚC
BỘ
PHẬN
KẾ
TOÁN
BỘ
PHẬN
MUA
BỘ
PHẬN
LƯU