Đồ án chuyên ngành: Quản lý thư viện
Luận văn
Chương trình
quản lý thư viện

SVTH : Phạm Thị Hoa_Lê Thị Bảo Nhi - Lớp : 07S Trang 1
Đồ án chuyên ngành: Quản lý thư viện
Đề tài:
Quản Lý Thư Viện
GVHD: Trần Thị Xuân Trang
SVTH: Lê Thị Bảo Nhi
Phạm Thị Hoa
Lớp: 07s
SVTH : Phạm Thị Hoa_Lê Thị Bảo Nhi - Lớp : 07S Trang 2
Đồ án chuyên ngành: Quản lý thư viện
I.1. Microsoft Visual Studio 2005 27
SVTH : Phạm Thị Hoa_Lê Thị Bảo Nhi - Lớp : 07S Trang 3
Đồ án chuyên ngành: Quản lý thư viện
Mở đầu
Ngành công nghệ thông tin (CNTT) trong những năm gần đây đã có những
bước phát triển vượt bậc trên thế giới cũng như trong nước. CNTT đã góp phần rất
lớn cho sự phát triển kinh tế của nước ta trong thời kì đổi mới. Chính vì thế nhu
cầu tin học hóa các chương trình quản lý trong thư viện cũng đang rất cần thiết để
có thể đổi mới với quy trình quản lý, đạt hiệu quả cao.
Ứng dụng tin học trong công tác quản lý đã phát triển mạnh mẽ giúp cho công
tác quản lý ngày càng trở lên hiệu quả hơn như nâng cao hiệu suất trong công việc,
đưa ra các báo cáo, các số liệu thống kê một cách nhanh chóng chính xác và kịp
thời. Đồng thời nhờ có việc ứng dụng tin học đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian,
công sức của con người,nó làm giảm nhẹ bộ máy quản lý vốn rất cồng kềnh từ
trước tới nay. Trong quá trình học tập chúng em thấy hệ thống thư viện ngày càng
gần gũi với học sinh sinh viên trong trường từ việc mượn trả sách đến việc đọc

- Kho giáo trình: Kho này chứa những giáo trình được giảng dạy tai trường,
độc giả có thể mượn.
- Kho sách tham khảo: Những độc giả sinh viên, giảng viên thuộc sự quản
lý của nhà trường được mượn về nhà.
- Kho sách ngoại văn: kho này chứa các tài liệu tiếng nước ngoài.
SVTH : Phạm Thị Hoa_Lê Thị Bảo Nhi - Lớp : 07S Trang 5
Chủ nhiệm
Phó chủ nhiệm
Tổ nghiệp vụ Tổ thông tin tư liệu Tổ phục vụ bạn đọc
Bổ xung tài liệu
Phân loại, cập nhật
Tạo lập CSDL
Hoàn thiện bộ
máy điện tử
Cấp thẻ đọc giả
Lập phiếu mượn, trả
Phân công phục vụ
Đồ án chuyên ngành: Quản lý thư viện
- Kho tra cứu và tài liệu liên quan: chứa các tài liệu như từ điển , sổ tay
- Kho cao học và tài liệu quý hiếm: chứa tài liệu nghiên cứu khoa học và
tài liệu quý.
Đối với tài liệu ở các kho giáo trình, kho sách tham khảo và kho sách ngoại
văn, độc giả( thuộc sự quản lý của nhà trường) có thể mượn sách về nhà.
Các kho còn lại, độc giả chỉ được đọc tại chỗ.
I.2. Các biểu mẫu thu thập được:
• Tổ nghiệp vụ có trách nhiệm căn cứ vào thẻ để tiến hành cập nhật vào danh
mục sách của thư viện.
Đại học Đà Nẵng Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Thư viện trường …… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc


và trong thẻ sẽ được gán mã số độc giả.
Đại học Đà Nẵng Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Thư viện trường ……. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

THẺ ĐỘC GIẢ
Họ và tên:…………………………………………………….
Ngày sinh:…………………………………………………
Nghề nghiệp:…………………………………………………
Nơi công tác:………………………………………………………….
Khoa:……………………………………………………….
Vị trí:…………………………………………………………
Ngày đăng ký:………………………………………
Ngày hết hạn:……………………………………
Ngày … Tháng… Năm 20…
Trưởng phòng công tác bạn đọc
• Nếu độc giả mất thẻ thì phải làm lại thẻ thì mới được mượn sách
SVTH : Phạm Thị Hoa_Lê Thị Bảo Nhi - Lớp : 07S Trang 7
Đồ án chuyên ngành: Quản lý thư viện
Đại học Đà Nẵng Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Thư viện trường ……. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ĐƠN XIN CẤP LẠI THẺ THƯ VIỆN
Họ tên:………………………… Năm sinh…………………………
Địa chỉ:…………………………… Nghề nghiệp:…………………………………
Nơi công tác:……………………………………………………………………………
Lý do cấp lại thẻ:…………………… Mã thẻ đã được cấp:………………………
Xác nhận của thư viện Người viết ký tên Ngày…tháng…năm 20…
• Khi độc giả đến mượn sách phải ghi đầy đủ thông tin vào phiếu mượn sách
và giao cho tổ phục vụ bạn đọc.
Đại học Đà Nẵng Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Ngày… tháng… năm 20…
Người đề nghị
• Tổ thông tin tư liệu thống kê số độc giả theo thời gian chỉ định, từ đó nắm
được số độc giả trong kỳ và báo cáo các sách đã mượn.
Đại học Đà Nẵng Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Thư viện trường …… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BÁO CÁO TÌNH HÌNH ĐỘC GIẢ
Từ ngày…………. đến ngày…………
Mã độc giả Họ và tên Địa chỉ Số sách mượn
Ngày… tháng… năm 2010
Người lập phiếu
Đại học…… Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Đại học Đà Nẵng Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Thư viện trường ……. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

SVTH : Phạm Thị Hoa_Lê Thị Bảo Nhi - Lớp : 07S Trang 9
Đồ án chuyên ngành: Quản lý thư viện
BÁO CÁO MƯỢN SÁCH
Từ ngày………… đến ngày……….
Mã sách Tên sách Tác giả Lần mượn
Ngày… tháng… năm 20…
Người lập phiếu
SVTH : Phạm Thị Hoa_Lê Thị Bảo Nhi - Lớp : 07S Trang 10
Đồ án chuyên ngành: Quản lý thư viện
II. Mô tả quy trình quản lý tại thư viện:
II.1.Nhập sách:
(Do tổ nghiệp vụ thực hiện) Theo định kỳ khoảng 3 tháng một lần, thư viện có bổ
sung sách mới về cho kho, việc đặt mua sách được miêu tả như sau:
Theo nhu cầu bạn đọc, thư viện xem xét, chọn những sách cần mua và bổ xung và

ngày mượn, ký tên của người giao sách và của người mượn.
Khi mượn sách, mỗi độc giả chỉ được mượn nhiều nhất 3 cuốn, thời hạn mượn
là 7 ngày. Độc giả có thể gia hạn mượn sách thêm 1 lần nữa.
Độc giả là giáo viên, nhân viên, cán bộ thư viện thì có thể mượn được nhiều
sách và thời hạn mượn có thể lâu hơn độc giả là sinh viên.
SVTH : Phạm Thị Hoa_Lê Thị Bảo Nhi - Lớp : 07S Trang 11
Đồ án chuyên ngành: Quản lý thư viện
Các hình thức xử phạt của thư viện:
 Khi độc giả trả sách, nhân viên phục vụ bạn đọc sẽ xem trên phiếu trả
sách, nếu quá 7 ngày thì độc giả bị xử phạt 500 đồng /1 ngày. Thư viện
cũng có hình thức xử phạt thích đáng cho những độc giả trả sách không
còn nguyên vẹn:
• Sách bị hư hỏng 20% so với tình trạng mượn ban đầu phạt số tiền
10% giá sách. Hỏng 50% phạt 20% giá sách….
 Trường hợp làm mất sách, độc giả phải mua đền đúng sách đó, nếu
không có sách thì độc giả phải đền bằng tiền theo giá sách, đồng thời
chịu một mức phạt theo quy định( không được mượn sách trong 1
tháng).
 Đối với những học sinh, sinh viên không trả sách cho thư viện thì cuối
khóa thư viện sẽ gửi danh sách cho phòng giáo vụ và đối tượng đó sẽ
không được nhận bằng tốt nghiệp. Thư viện cũng xử phạt tương tự đối
với lớp trưởng của những đối tượng này.
Thư viện luôn cập nhật tin tức với phòng giáo vụ để tránh nhầm lẫn trong việc
không cấp bằng tốt nghiệp cho lớp trưởng của những sinh viên bị đuổi học.
II.4. Hủy đầu sách:
Hàng năm, có kiểm tra định kỳ các kho sách. Các sách bị hư hỏng (không dùng
được nữa) hoặc sách không có độc giả mượn được lập thành danh sách sách thanh
lý. Quyết định hủy sách do hội đồng (có chủ nhiệm thư viện, phó chủ nhiệm và
các thành viên nhà trường) đưa ra. Sách có quyết định hủy được lấy ra khỏi kho và
giao cho bộ phận bảo quản sách xử lý. Bộ phận xử lý thông tin loại các đầu sách

TT độc giả
Kết quả tìm kiếm
Sách
TT độc giả
TT sách
Kết quả
cập nhật
Báo cáo
thống kê
Quản lý mượn
trả
Quản lý
độc giả
Quản lý
danh mục
TT tác
giả
Cấp mới
thẻ
DM sách
trễ hạn
DM sach
thanh lý
DM sách
đang mượn
DM sách
còn
TT ngôn
ngữ
TT Phân

của độc giả. Nếu hệ thống kiểm tra tài khoản người mượn là đúng sẽ cho
phép gửi thông tin. Sau khi gửi thông tin độc giả ngồi đợi thông báo phản
hồi từ người quản lý mượn trả (có thể cho mượn sách đó hay không hoặc
thông báo đến nhận sách)
- Chức năng tìm kiếm: Người dùng chương trình có thể thực hiện các thao
tác tìm kiếm như: tìm kiếm sách trong kho, thông tin người mượn, sách
đã mượn, sách đang mượn v.v…
- Chức năng cho mượn sách :
o Khi một độc giả gửi yêu cầu mượn sách đến người cho mượn trả sách
người này phải thực hiện thao tác kiểm tra xem sách có thể cho mượn
được không nếu được sẽ lấy sách và gửi thông báo nhận sách cho độc
giả yêu cầu
o Nếu độc giả không gửi yêu cầu mượn sách mà trực tiếp đến liên hệ với
nhân viên mượn trả sách thì nhân viên cần kiểm tra tài khoản của độc
giả trước khi thực hiện thao tác cho mượn sách.
o Trong khi thực hiện thao tác cho mượn sách hệ thống sẽ kiểm tra tư
cách mượn của độc giả (đã mượn sách chưa trả, thẻ hết hạn sử dụng…),
và tư cách sách ( sách là giáo trình hay là các loại khác) mà kiểm tra
xem có thể cho độc giả này mượn quyển sách này hay không.
- Chức năng trả sách : Để thực hiện thao tác này độc giả phải đem sách
đến người quản lý mượn trả. Người này phải kiểm tra tư cách mượn trả
của độc giả (có quá hạn mượn sách hay không, sách có bị hư hỏng gì
không…) sau đó mới thực hiện thao tác cho độc giả trả sách.
- Chức năng quản lý tài khoản độc giả :
o Người mượn muốn được tạo thẻ độc giả phải gửi cho thư viện các
thông tin số thẻ sinh viên ( hoặc CMND), họ tên, ngày sinh, địa chỉ.
o Hệ thống hỗ trợ các thao tác tạo mới thẻ làm lại thẻ.
o Ngoài ra hệ thống hỗ trợ trong việc in thẻ cho độc giả ( hình của độc giả
đã scan vào máy)
- Chức năng quản lý sách :

trị trong suốt các năm học kể từ ngày đăng ký là thẻ và độc giả phải nộp tiền theo
định kỳ của thư viện. Một tháng trước ngày hết hạn thẻ, thủ thư sẽ thông báo cho
độc giả biết để trả sách thư viện.
Mượn sách
Khi mượn sách, độc giả đến phòng thư viện để gặp trực tiếp thủ thư. Thủ
thu sẽ kiểm tra thông tin thẻ thư viện và chương trình sẽ hiển thị thông tin về độc
giả có số thẻ đó như : Mã độc giả, Họ tên, ….và ngày hết hạn thẻ.
Trả sách
SVTH : Phạm Thị Hoa_Lê Thị Bảo Nhi - Lớp : 07S Trang 15
Đồ án chuyên ngành: Quản lý thư viện
Khi sách được trả, thủ thư kiểm tra thông tin thẻ thư viện có đúng với độc
giả đó không và chương trình sẽ hiện thị thông tin về Mã sách, tên sách, tác giả,
thể loại,…Tiếp đến những thông tin của độc giả liên quan đến quyển sách ngày
cũng được truy xuất và hiện thị ra màn hình.
Sau khi thực hiện xong quá trình trả sách đối với các độc giả này thì thủ thư
sẽ sắp xếp các quyển sách này vào vị trí của kệ sách trong kho và những thông tin
trả sách cũng được ghi nhận lại trong hệ thống.
Phát sinh báo cáo thống kê.
Thủ thư sẽ thống kê hằng năm để báo cáo lên ban giám hiệu trường như:
Thống kê về sách thư viện, thống kê về tình hình mượn và trả sách của độc giả, và
thống kê độc giả, số sách đã mượn trong khoảng thời gian, số sách mượn bị trễ,
sách thanh lý và nhu cầu cung cấp thêm sách cho thư viện (nếu có).
2.Sơ đồ luồng dữ liệu:
2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0:
SVTH : Phạm Thị Hoa_Lê Thị Bảo Nhi - Lớp : 07S Trang 16
Quản lý hệ
thống thư viện
Độc giả
Nhân viên
thư viện

1.3
Trả sách
1.4
Tìm kiếm
sách
1.5
Thống kê
1.2
Mượn sách
1.1
Lập thẻ
thư viện
Yêu cầu lập thẻ
Cung cấp thẻ
Yêu cầu
mượn sách
Cung cấp
thông tin
Thông tin
tìm kiếm
Tìm
kiếm
Xuất thẻ
kiểm tra
Thông tin
mượn sách
Thông tin
phiếu mượn
Yêu cầu
thống kê

Tiến hành cho
mượn
PHIẾU MƯỢN
Thống kê
Thông tin sách
mượn
Đồ án chuyên ngành: Quản lý thư viện
2.3.2: Sơ đồ mức 2 mô tả quá trình trả sách
Để tiến hành công việc trả sách, thu thư sẽ kiểm tra đã quá hạn hay chưa và
sách có bị hư hỏng gì không ( nếu có sẽ bị phạt theo quy định của thư viện)
rồi tiến hành trả sách.
II.2. Từ điển dữ liệu:
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
1 MSNV char 10 Mã nhân viên
2 MATMA varchar 50 Mật mã
3 HOTENNV nvarchar 50 Họ tên nhân viên
4 DIACHINV navrchar 100 Dịa chỉ nhân viên
5 NGAYSINHNV datetime 8 Ngày sinh nhân viên
6 GIOITINHNV char 1 Giới tính nhân viên
7 DIENTHOAINV varchar 15 Điện thoại nhân viên
8 EMAILNV varchar 50 Email nhân viên
9 NGAYVAOLAM datetime 8 Ngày vào làm
10 HINHANHNV varchar 50 Hình ảnh nhân viên
11 SOPHIEUMUON numeric 9 Số phiếu mượn
12 MSDG char 10 Mã số phiếu mượn
13 MSNV char 10 Mã số nhân viên
14 NGAYMUON datetime 8 Ngày mượn
SVTH : Phạm Thị Hoa_Lê Thị Bảo Nhi - Lớp : 07S Trang 20
TT không hợp
lệ

19 TENNXB nvarchar 200 Tên nhà xuất bản
20 DIACHINXB nvarchar 100 Địa chỉ nhà xuất bản
21 WEBSITENXB varchar 50 Website nhà xuất bản
22 THONGTINKHACNXB nvarchar 1000 Thông tin khác NXB
23 MSDG char 10 Mã số độc giả
24 LYDOPHAT nvarchar 50 Lý do phạt
25 TENSACH nvarchar 1000 Tên sách
26 TACGIA nvarchar 2000 Tác giả
27 MALOAISACH char 10 Mã loại sách
28 NAMXB varchar 4 Năm xuất bản
29 LANXB varchar 2 Lần xuất bản
30 SOLUONG int 4 Số lượng
31 NOIDUNGTOMLUOC nvarchar 4000 Nội dung tóm lược
32 TENDG nvarchar 50 Tên độc giả
33 DIACHI nvarchar 100 Địa chỉ
34 NGAYSINH datetime 8 Ngày sinh
35 EMAIL nvarchar 50 Email
36 GIOITINH char 1 Giới tính
37 THONGTINKHAC nvarchar 1000 Thông tin khác
38 HINHANHDG varchar 50 Hình ảnh độc gỉa
39 LOAISACH nvarchar 50 Loại sách
II.3. Sơ đồ dữ liệu E/R:
II.3.1. Xây dựng các thực thể:
 Thực thể nhân viên (NHANVIEN):
- Thực thể nhân viên gồm có các dữ liệu: (MSNV (khóa chính),
MATMA, HOTENNV, DIACHINV, NGAYSINHNV, GIOITINHNV,
DIENTHOAINV, EMAILNV, NGAYVAOLAM, HINHANHNV).
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Thuộc tính Diễn giải
1 MSNV char 10 Khóa chính Mã nhân viên
2 MATMA varchar 50 Mật mã

 Thực thể phiếu mượn (MUONSACH):
- Thực thể phiếu mượn gồm có các dữ liệu: ( SOPHIEUMUON (khóa
chính),
MSDG, MSNV, NGAYMUON).
STT Tên trường Kiểu dữ
liệu
Kích
thước
Thuộc
tính khóa
Diễn giải
1 SOPHIEUMUON numeric 9 Khóa
chính
Mã phiếu mượn
2 MSDG char 10 Mã độc giả
3 MSNV char 10 Mã nhân viên
4 NGAYMUON datetime 8 Ngày mượn
 Thực thể sách (QUYENSACH):
- Thực thể sách gồm có các dữ liệu: ( MSSACH ( khóa chính), TENSACH,
TACGIA, MSNHAXB, MALOAISACH, NAMXB, LANXB, SOLUONG,
NOIDUNGTOMTAT ).
STT Tên trường Kiểu dữ
liệu
Kích
thước
Thuộc
tính khóa
Diễn giải
1 MSSACH char 10 Khóa Mã sách
SVTH : Phạm Thị Hoa_Lê Thị Bảo Nhi - Lớp : 07S Trang 22

MSDG
TENDG
DIACHI
…….
NHAXB
MSNHAXB
TENNXB
…….
NHANVIEN
MSNV
MATMA
HOTENNV
DIACHINV
…….
Thuộ
c
Thuộ
c
Thuộ
c
Thuộ
c
Thuộc
1- n
1- n
1-
1
1- 1
1-
n

MSSACH
HANTRA
SOLUONG
PHAT
MSSACH
MSDG
Đồ án chuyên ngành: Quản lý thư viện
II.4. Ma trận khóa:
Thực thể
Khóa
NHANVIEN
DOCGIA
NHAXUATBAN
LOAISACH
MUONSACH
CTPHIEUMUON
PHAT
QUYENSACH
TRASACH
MSNV X O O
MSDG X O X
MSNHAXB X O
MALOAISACH X O
SOPHIEUMUON X X X
MSSACH X X X X
Ghi chú: “ X “ là khóa chính
“ O “ là khóa phụ
SVTH : Phạm Thị Hoa_Lê Thị Bảo Nhi - Lớp : 07S Trang 25