Luận văn
Hoàn thiện hệ thống kiểm soát
nội bộ cho các doanh nghiệp vừa
và nhỏ của Việt Nam 1
CHƯƠNG 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ TRONG TỔ CHỨC1.1. KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Kiểm soát nội bộ theo định nghĩa của báo cáo COSO là một quy trình
chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác
của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện
các mục tiêu theo phạm trù sau đây:
- Tính hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động.
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Sự tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành.
Phạm trù thứ nhất đề cập đến việc thiết lập và thực hiện các mục tiêu
hoạt động cơ bản của hầu hết các doanh nghiệp là lợi nhuận; bảo vệ và sử
dụng hiệu quả các nguồn lực. Phạm trù thứ hai liên quan đến việc xây dựng
các phương pháp hạch toán kế toán để thiết lập các báo cáo tài chính phù hợp
với chuẩn mực và có độ tin cậy cao. Gồm các báo cáo quản trị nội bộ phục vụ
cho việc ra quyết định của Ban giám đốc, và các số liệu công bố trước công
Thông thường khi công ty phát triển càng lớn thì người chủ doanh
nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc quản lý, giám sát và kiểm soát
các rủi ro và gian lận. Vì vậy thái độ và ý thức kiểm soát của người quản lý
ảnh hưởng rất nhiều vào sự kiểm soát của đơn vị. Nếu nhà quản lý cấp cao
nhận thức kiểm soát là vấn đề quan trọng, thì các nhân viên khác cũng hết sức
tôn trọng các quy trình kiểm soát. Ngược lại, nếu nhà quản lý không thực sự
chú tâm vào vấn đề kiểm soát trong đơn vị thì chắc chắn hệ thống kiểm soát
sẽ không mang lại hiệu quả như mong đợi.
Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ và hành động của
nhà quản lý đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát, cũng như tính 3
đồng bộ trong các hoạt động kiểm soát của các phòng ban. Để xây dựng hệ
thống kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp cần tìm hiểu các nhân tố thuộc về
môi trường kiểm sóat:
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành.
- Cơ cấu tổ chức.
- Phương pháp ủy quyền.
- Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát.
- Trình độ và phẩm chất đội ngũ cán bộ nhân viên.
- Chính sách nhân sự.
- Sự trung thực và các giá trị đạo đức.
1.2.1.1 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lý
về việc giám sát các rủi ro trong kinh doanh; phong cách điều hành lại thể
hiện qua cá tính và cả thái độ của họ đối với việc lập báo cáo tài chính và các
phương pháp kế toán, sử dụng các kênh thông tin chính thức hay không chính
thức…. Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có ảnh
hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các
1.2.1.6 Các chính sách về nguồn nhân lực
Là các chính sách về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa
thải, đề bạt và khen thưởng cho các nhân viên. Chính sách nhân sự ảnh hưởng
quyết định đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát.
1.2.1.7 Sự trung thực và các giá trị đạo đức
Để tạo được ý thức này trong đơn vị, các nhà quản lý cao cấp cần xây
dựng, ban hành và phổ biến rộng rãi các hướng dẫn về chuẩn mực đạo đức để
có thể hướng dẫn hoặc ngăn chặn nhân viên không tham gia vào các hoạt 5
động được xem là thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn đạt hiệu quả, nhà
quản lý cấp cao phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các giá trị đạo
đức. Ngoài ra cũng cần loại bỏ những động cơ dẫn người nhân viên đến sai
phạm.
Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng rất quan trọng đến quá trình thực
hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát. Một môi trường kiểm soát yếu kém
không thể nào tạo được các thủ tục kiểm soát hữu hiệu. Ngược lại, một môi
trường kiểm soát tốt có thể hạn chế phần nào sự thiếu sót của thủ tục kiểm
soát. Môi trường kiểm soát chính là điều kiện cần cho các thủ tục kiểm soát
phát huy tác dụng.
1.2.2 Đánh giá rủi ro
Tất cả các hoạt động đang diễn ra trong mọi đơn vị đều có thể phát sinh
những rủi ro. Vì vậy các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích
các nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho các mục tiêu của doanh nghiệp
không thực hiện được. Việc đánh giá và nhận dạng các rủi ro tạo cơ sở để xác
định các giải pháp xử lý rủi ro.
Những rủi ro có thể xuất phát từ bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp.
Kinh doanh là chấp nhận rủi ro. Rủi ro càng cao thì lợi nhuận càng lớn. Trong
thực tế không thể nào loại bỏ hết tất cả các rủi ro. Vấn đề là nhà quản lý quyết
● Giảm rủi ro bằng cách thiết lập hoặc tăng cường các hoạt động kiểm
soát nội bộ nhằm giảm khả năng xuất hiện hoặc sự tác động của rủi ro xuống
còn mức có thể thực hiện được.
1.2.3 Hoạt động kiểm soát
Là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà
quản lý được thực hiện. Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn đơn vị ở mọi
cấp độ và mọi hoạt động. Nó đảm bảo các hành động cần thiết để quản lý các 7
rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của đơn vị.
Những hoạt động kiểm soát chủ yếu của đơn vị có liên quan đến hệ thống kế
toán:
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ.
- Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động.
- Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin.
- Kiểm tra độc lập.
- Phân tích rà soát.
1.2.3.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Được thực hiện theo hai nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân
nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Yêu cầu của nguyên tắc này là không
để cho một bộ phận hay cá nhân nào tham gia vào giải quyết toàn bộ nghiệp
vụ từ khi hình thành cho đến lúc kết thúc. Khi đó, thông qua cơ cấu tổ chức,
công việc của tất cả các nhân viên được tự động kiểm soát chéo lẫn nhau.
Mục tiêu của thủ tục này là phát hiện ra các sai sót cũng như các hành vi gian
lận. Đồng thời không một cá nhân nào được thực hiện nhiều hơn một trong
bốn chức năng sau đây: phê duyệt, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản
tài sản.
Phân chia trách nhiệm thường được đề cập đến như là sự tách biệt giữa
các chức năng:
1.2.3.3 Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin
Hoạt động này được thực hiện cho cả tài sản vật chất và thông tin của
đơn vị. Bởi vì thông tin thực chất cũng là một dạng tài sản.
Tài sản vật chất cần được bảo vệ để không bị mất mát, tham ô, hư hỏng
hay sử dụng lãng phí, sai mục đích. Chỉ những người ủy quyền mới được
phép tiếp cận với tài sản của đơn vị. Tài sản có thể được kiểm soát bằng cách 9
sử dụng nhà kho an toàn, tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ và tổ chức
kiểm kê định kỳ… nhằm hạn chế việc tiếp cận đối với chúng. Ngoài ra, việc
so sánh đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế phải
được thực hiện định kỳ.
Để thông tin kế toán đáng tin cậy và không bị tiết lộ cần thực hiện
nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ, phê chuẩn
các nghiệp vụ và phân quyền các mức độ truy cập thông tin của từng bộ phận
và từng cá nhân. Để thực hiện kiểm soát tốt quá trình xử lý thông tin cần đảm
bảo:
- Các chứng từ phải được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất
lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
- Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm
càng tốt.
- Nội dung của chứng từ cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dể hiểu và có thể
sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau.
- Tổ chức luân chuyển chứng từ phải khoa học, kịp thời. Nghĩa là chứng
từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải quy định thời
gian xử lý nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo.
- Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc
ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát.
- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn và dễ dàng
chức có thể thực hiện được nhiệm vụ của mình. Truyền thông là sự cung cấp
thông tin bên trong đơn vị và với bên ngoài. Sự trao đổi thông tin hữu hiệu
đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới
lên cấp trên và các cấp ngang hàng với nhau. Mỗi cá nhân cần hiểu vai trò của
mình trong hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như hoạt động của cá nhân tác
động đến hệ thống như thế nào. Ngoài ra cũng cần có sự trao đổi thông tin 11
hữu hiệu với các đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông
và cơ quan thuế. Thông tin và truyền thông tạo ra các báo cáo, chứa đựng các
thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát đơn vị. Nhờ có hệ thống
thông tin liên lạc chính xác, trung thực và các hoạt động truyền thông kịp thời
mà các thành viên trong đơn vị nắm bắt, trao đổi, xử lý, quản lý và kiểm soát
các hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả.
Hệ thống thông tin trong đơn vị gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ thống
thông tin kế toán là một bộ phận quan trọng. Hệ thống thông tin kế toán xét về
mặt quy trình gồm 3 bộ phận: Chứng từ, sổ sách và báo cáo.
1.2.4.1 Chứng từ kế toán
Đóng vai trò hết sức quan trọng trong quy trình kế toán nói riêng và
trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung, thông qua ý nghĩa của nó đối với
chất lượng thông tin và việc bảo vệ tài sản:
- Sự trung thực và chính xác của thông tin trên chứng từ kế toán khi nó
được ghi chép ngay lúc nghiệp vụ phát sinh và kèm theo chữ ký xác nhận và
xét duyệt của người có trách nhiệm. Sự phù hợp thông tin liên quan đến mức
độ chi tiết và cụ thể của thông tin và tính hữu dụng của nó.
- Để bảo vệ các tài sản hiện có trong đơn vị, các chứng từ kế toán liên
quan đến tài sản phải có chữ ký của người có thẩm quyền và người tiếp nhận
tài sản.
- Chứng từ kế toán còn là một phương tiện thể hiện sự ủy quyền. Để
đóng góp của khách hàng, nhà cung cấp…hoặc xem xét các báo cáo hoạt
động và phát hiện các biến động khác thường.
1.2.5.2 Giám sát định kỳ
Được thực hiện thông qua các đánh giá riêng biệt thông qua các chương
trình đánh giá định kỳ, hay các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội
bộ hoặc do kiểm toán độc lập thực hiện. 13
1.3. CÁC LOẠI KIỂM SOÁT
Tùy theo cách phân loại mà có các loại kiểm soát khác nhau:
1.3.1 Phân loại theo mục tiêu
1.3.1.1 Kiểm soát phòng ngừa
Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế để ngăn chặn các sai phạm hoặc
các điều kiện dẫn đến sai phạm. Kiểm soát phòng ngừa thường được tiến hành
trước khi nghiệp vụ xảy ra. Kiểm soát phòng ngừa thường được thực hiện
ngay trong công việc hàng ngày của nhân viên theo chức năng của họ: phân
chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính hợp lý, sự đầy đủ, chính xác…
1.3.1.2 Kiểm soát phát hiện
Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm phát hiện các sai phạm
hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm. Kiểm soát phát hiện thường được thực
hiện sau khi nghiệp vụ xảy ra như các công việc đối chiếu cuối kỳ.
Kiểm soát phát hiện và kiểm soát phòng ngừa có quan hệ bổ sung cho
nhau trong việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát. Thế mạnh của kiểm soát
phòng ngừa là ngăn chặn các sai phạm trước khi xảy ra do đó giảm được thiệt
hại. Nhưng không có thủ tục nào có thể giảm được rủi ro xuống bằng không
và đôi khi chi phí cho kiểm soát phòng ngừa trong nhiều trường hợp rất cao.
Khi đó, kiểm soát phát hiện sẽ giúp phát hiện sai phạm lọt lưới của kiểm soát
phòng ngừa, nó góp phần làm tăng sự chú ý và trách nhiệm của nhân viên
trong quá trình thực hiện kiểm soát phòng ngừa.
Các cấp quản lý hiểu rõ và chấp nhận trách nhiệm của họ đối với quá trình
kiểm soát. Tất cả nhân viên cùng tham gia và tuân thủ các qui định kiểm soát.
- Phạm vi của hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng, quản lý, áp
dụng cho từng chu trình cụ thể nhằm kiểm soát toàn bộ các hoạt động của
doanh nghiệp. Bao gồm các chính sách và thủ tục quản lý tất cả các rủi ro
kinh doanh của đơn vị. 15
- Hệ thống kiểm soát được thiết lập ban đầu nhằm nhận biết và hạn chế
các rủi ro lớn.
- Công tác tổ chức kiểm soát nội bộ thứ hai bao gồm quá trình kiểm tra
đảm bảo tất cả nhân viên thi hành đúng như yêu cầu.
- Công tác tổ chức kiểm soát nội bộ thứ ba gồm các quá trình xem xét
đánh giá định kỳ các thủ tục kiểm soát nội bộ để đảm bảo chúng đáp ứng
được mục tiêu đề ra và hạn chế tới mức chấp nhận được các rủi ro do môi
trường thay đổi.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Ở chương 1, tác giả đã trình bày một số cở sở lý luận chung về hệ thống
kiểm soát nội bộ theo mô hình của báo cáo COSO. Mô hình này sẽ được áp
dụng làm cơ sở cho việc khảo sát và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát
nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Từ đó đưa ra các định hướng, giải
pháp nhằm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp vừa và
nhỏ.
Tổng
nguồn vốn
Số lao
động
I. Nông, lâm
nghiệp và thủy
sản
20 tỷ đồng
trở xuống
Dưới 200
người
Từ trên 20
tỷ đồng đến
100 tỷ đồng
Từ
trên 200
người đến
300 người
II. Công
nghiệp và xây
dựng
20 tỷ đồng
trở xuống
Dưới 200
người
Từ trên 20
tỷ đồng đế
trên 50
người đến
100 người
Luận văn tập trung nghiên cứu hệ thống kiểm soát của các Doanh
nghiệp vừa và nhỏ chủ yếu tại địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. Tác giả lựa 17
chọn các công ty tại thành phố Hồ Chí Minh vì nơi đây tập trung khá nhiều
các loại hình doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ và có thể đại diện mẫu. Hệ
thống kiểm soát của các công ty khảo sát được tổ chức tùy theo cơ cấu và quy
mô của từng công ty. Các công ty này thường có một cơ cấu tổ chức gồm các
phòng chức năng chính như:
- Ban Giám Đốc: chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh
doanh, tổ chức, quản lý, điều hành; đồng thời sử dụng hiệu quả các nguồn lực
của công ty.
- Phòng tổ chức nhân sự: tổ chức tuyển dụng nhân viên; quản lý lưu trữ
hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động; thiết lập các chính sách tiền lương và các
khoản trích theo lương.
- Phòng kinh doanh: tổ chức mạng lưới phân phối, tiêu thụ sản phẩm;
đề ra các chính sách đảm bảo mục tiêu tăng doanh thu và lợi nhuận của công
ty.
câu hỏi trình bày ở phần phụ lục.
2.4. KẾT QUẢ KHẢO SÁT
Qua kết quả khảo sát tác giả trình bày những điểm mạnh và điểm còn
hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp có quy mô vừa và
nhỏ của Việt Nam cụ thể như sau:
2.4.1. CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ
2.4.1.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát được hình thành và xây dựng bởi các cá nhân
trong công ty đặc biệt là người đứng đầu. Nhưng thực tế kết quả khảo sát cho
thấy người quản lý chưa chú tâm thật sự vào vấn đề kiểm soát vì họ cho rằng
hoạt động của doanh nghiệp vẫn rất bình thường, họ chưa thấy được cái bất
bình thường trong những hoạt động tưởng như bình thường đó. Nếu không có
các biện pháp kiểm soát kịp thời, gian lận và sai sót tiếp diễn đến mức độ 19
nghiêm trọng, sẽ dẫn đến việc lúng túng không biết nên bắt đầu kiểm soát từ
đâu và kiểm soát như thế nào. Sự thông đồng của các nhân viên đã vô hiệu
hóa các thủ tục kiểm soát. Đến lúc này chi phí để tái cấu trúc công ty là rất
lớn và việc tái cấu trúc công ty không phải dễ thực hiện. Do đó, các nhà quản
lý nên ý thức rằng khi đặt mục tiêu tăng trưởng cho công ty, song song xét về
lâu dài cũng nên cân nhắc việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có một cơ cấu tổ chức đơn giản và
gọn nhẹ. Việc một bộ phận phải giải quyết nhiều công việc của nhiều bộ phận
là điều khó tránh khỏi. Chức năng và quyền hạn của từng bộ phận cũng không
rõ ràng và cụ thể. Những văn bản quy định quá trình hoạt động của doanh
nghiệp cũng như các văn bản mô tả chức năng các phòng ban và mối quan hệ
giữa các phòng ban chưa được ban hành, có khi chỉ là những thỏa thuận
tế các doanh nghiệp này cần rất nhiều vốn để đầu tư mở rộng sản xuất, nhưng
các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện vẫn chưa nhận được nhiều ưu đãi về tín
dụng, thậm chí nguồn vốn này còn có dấu hiệu co hẹp trong những giai đoạn
kinh tế khó khăn.
Bên cạnh đó, những khó khăn về đất sản xuất, thiếu thông tin và nguồn
nhân lực, vẫn là bài toán nan giải, là khó khăn mang tính truyền thống với
doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.
Ngoài ra do cơ cấu trong doanh nghiệp nhỏ, nên việc phân chia trách
nhiệm và hoạt động kiểm soát chưa được chú trọng. Nguyên tắc bất kiêm
nhiệm bị vi phạm nghiêm trọng. Hệ lụy sai sót, gian lận, biển thủ xảy ra là
điều tất yếu.
2.4.1.3 Các hoạt động kiểm soát
Như trên đã nêu, các rủi ro bên ngoài doanh nghiệp như khả năng cạnh
tranh thấp, nguồn vốn tài trợ eo hẹp, hạn chế về thông tin và tiến bộ khoa học
công nghệ luôn là yếu tố làm cho các doanh nghiệp không đạt được các mục 21
tiêu mong muốn. Tuy nhiên ngoài những giải pháp thông thường như tìm
kiếm nguồn tài trợ vốn chính từ kênh ngân hàng, nhận hợp đồng gia công lại
cho các tập đoàn lớn của thế giới, các công ty này chưa có những định hướng
rõ ràng để giảm thiểu rủi ro trong tương lai (như tìm kiếm nguồn tài trợ từ các
quỹ đầu tư khác, liên kết với các công ty cùng chủng loại tạo thành các hiệp
hội nghề nghiệp, nhằm thống nhất hoạt động và giá cả để tránh trường hợp
cạnh tranh bất lợi cho nhau…)
Về công tác kiểm tra kiểm soát hầu hết các doanh nghiệp được khảo sát
chưa có quy trình hướng dẫn cụ thể các hoạt động tại công ty, hoặc tổ chức hệ
thống kiểm soát nội bộ hay ban kiểm soát có tính độc lập và khách quan trong
hoạt động. Nên việc kiểm soát lẫn nhau hay kiểm tra độc lập là không có.
vừa và nhỏ.
-Nhận xét: từ thực tiễn của các công ty ta có thể thấy rõ những mặt hạn
chế của các thành phần cấu tạo nên hệ thống kiểm soát nội bộ ở đây:
+ Môi trường kiểm soát yếu kém:
Là do đội ngũ nhân viên có trình độ và năng lực chưa cao, các giá trị
đạo đức chưa được truyền bá rộng rãi trong công ty. Bản thân nhiều nhà quản
lý chưa được kinh qua các trường lớp nghiệp vụ về kiểm soát. Công tác đào
tạo lại không được quy hoạch cụ thể căn cứ vào nhu cầu thực tế.
Các nhà quản lý chưa tính đến những yếu tố rất dễ xảy ra, do vậy
không quan tâm đến hậu quả to lớn mà nó gây ra về các kiểm soát trong công
ty. Việc tìm kiếm nguồn vốn, tạo thương hiệu, thị phần đòi hỏi sự hỗ trợ từ
chính phủ và tính đồng bộ cộng hưởng từ các doanh nghiệp cùng loại.
+ Hoạt động kiểm soát:
Đối với các rủi ro từ môi trường bên ngoài: nhà quản lý của các doanh
nghiệp vẫn còn lúng túng chưa chủ động tìm kiếm các giải pháp, mà vẫn dựa
vào các chính sách khuyến khích phát triển của nhà nước là chủ yếu. 23
Đối với các rủi ro từ môi trường bên trong doanh: các doanh nghiệp
chưa chú trọng đến tính khách quan, trung thực của thông tin qua các hoạt
động kiểm soát, từ đó không tổ chức các hoạt động kiểm soát.
+ Thông tin liên lạc:
Các chứng từ thanh toán không đúng quy định là do thủ tục kiểm soát ở
khâu này chưa hiệu quả, do các nhân viên mua hàng chia nhỏ số tiền cho mỗi
lần mua (dưới 100.000 đồng), người thực hiện dễ dãi, nể nang. Việc lưu giữ
chưa khoa học là do diện tích dùng làm kho cất giữ chứng từ nhỏ hẹp, cần có
nhiều kệ để kê các thùng đựng chứng từ, các thùng đựng chứng từ cần dán
nhãn ghi rõ loại chứng từ, tháng năm và giao trách nhiệm cụ thể cho nhân
viên làm việc này.
sự xét duyệt trước của Ban giám đốc, trong thời điểm hàng hóa và giá cả
không ổn định dễ xảy ra tình trạng người quản lý và nhân viên mua hàng lạm
dụng quyền hạn để thủ lợi (trong việc duyệt giá mua, số lượng mua hàng ).
Ban giám đốc phê duyệt đơn đặt hàng sau khi hàng hóa được mua, rất dễ xảy
ra tình trạng giá thanh toán cao hơn giá thực phải trả. Ví dụ như Nhà cung cấp
thông báo ngày xx.xx.xxxx tăng giá đồng loạt các mặt hàng, nhân viên phòng
thu mua đặt hàng trước ngày này, giá cả vẫn áp dụng mức giá cũ. Đến khi làm
đơn đặt hàng sau ngày tăng giá, giá trên đơn đặt hàng được áp dụng mức giá
mới. Nếu có sự thông đồng giữa Nhà cung cấp và nhân viên thu mua, thất
thoát xảy ra là điều khó tránh khỏi. Ngoài ra do không có thủ tục đánh giá lựa
chọn Nhà cung cấp, nên thường xảy ra tình trạng hàng hóa nhập kho không
Copyright: Tài liệu đại học ©