ĐỀ TÀI:

QUẢN LÝ GIẤY TỜ
CÔNG TY MÁY TÍNH
HOÀNG CƯỜNG 2
Các mẫu biểu được sử dụng trong quá trình khảo sát :
1>Mẫu kế hoạch phỏng vấn

Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi : Kiên Cường Người phỏng vấn : Nguyễn Đình
Thái
Địa chỉ : 75 Lương khánh Thiện- Hải
Phòng
Nhân viên phòng Kinh Doanh
Thời gian hẹn : 30 phút
Thời điểm bắt đầu : 7h
Thời gian kểt thúc:7h29
-Đối tượng : Bộ phận kinh doanh
-Thu thập dữ liệu về quá trình mua
hàng từ nhà cung cấp và bán hàng cho
khách của công ty
Các yêu cầu đòi hỏi: Người hỏi phải
đang làm công việc thuộc về chức
năng

Chủ đề 1 : Khi mà hàng trong kho hết
thì các anh phải làm gì để thực hiện
việc nhập thêm hàng hoá ?
Trả lời : Khi ấy bộ phận thủ kho phải
viết phiếu kê khai những hàng hoá
cần nhập và gửi cho bộ phận kế toán
của công ty để tìm NCC thích hợp rồi
10 phút

4
mua hàng .
Chủ đề 2 : Khi khách hàng mua hàng
của công ty thì chế độ bảo hành như
thế nào ?
Trả lời : Khi khách mua hàng của
công ty thì thời gian bảo hành tuỳ
thuộc vào hàng hoá mua và tất nhiên
phải theo quy định trên phiếu BH !
-2 phút
Tổng hợp nội dung : -5 phút
Các nội dung anh đã trình bày để em
đọc lại cho anh xem Kết thúc : Xin anh xác nhận vào đây
ạ !
-1 phút

Đánh giá chung :
Họ còn hỏi về hoạt động hệ thống có cần phải đào tạo nguồn nhân lực mới không ?

6
Nhưng thời gian đã hết nên hẹn vào cuộc phỏng vấn lần sau !

3>Lưu đồ công việc ( ghi khi phỏng vấn )

Dự án Tiểu dự án :Quản lý kho hàng Trang: T1
Loại : Lưu đồ

Nhiệm vụ: Lập phiếu xuất Ngày: 25/03/2006
Thủ kho
Người quản lý
Bên ngoài Lập và chuyển

Loại : Phân tích hiện
trạng
Mô tả công việc Số tt:1
Ngày :30/03/2006
Công việc:Lập đơn

8
nhậphàng
Điều kiện bắt đầu : Khi thấy hàng trong kho đã
sắp hết thì bộ phận thủ kho
lập phiếu kê khai các mặt
hàng cần mua sau đó gửi
chobộ phận kế toán để
nhập hàng

Thông tin đầu vào : Phiếu yêu cầu từ bộ phận
thủ kho Kết quả đầu ra Đơn đặt hàng được gửi đi
Tần suất: Hàng tháng
Thời lượng ½ ngày
Quy tắc Tất cả mọi đơn nhập hàng
đều phải thông qua ban

Cấu trúc và khuôn dạng Kiểu ký tự gồm 30 đến
40 ký tự , một số chữ đầu
hay viết tắt viết hoa

Loại hình Hồ sơ gốc ( sơ cấp )

10
Số lượng 30 nhà cung cấp tối đa
Ví dụ Công ty TNHH KIMME, viết tắt
TNHH KIMME

Lời bình Tên nhà cấp thường có tên đầy
đủ và tên viết tắt , đôi khi còn có
tên viết tắt bằng tiềng anh , bên
cạnh đó còn có các thông tin như
: Điện thoại , website, fax… 6>Bảng tổng hợp công việc

STT Mô tả công việc Vị trí
làm
việc
Tần
suất
Hồ
sơ 11
điện thoại … đơn
T2
……
… … … …

7>Bảng tổng hợp thực thể dữ liệu(hồ sơ , tài liệu)

STT Ký hiệu Tên hồ sơ dữ liệu- Vai
trò
1 D
1
Hồ sơ nhà cung cấp
2 D
2
Đơn mua hàng
3 D
3
Phiếu nhập kho
4 D
4
Sổ nhập kho
5 D
5
Báo giá nhà cung cấp
6 D

Phiếu thu chi
15 D
15
Hoá đơn sửa chữa
16 D
16
Sổ bảo hành
17 D
17
Hoá đơn thanh toán
18 D
18
Báo cáo
8>Bảng tổng hợp từ điển dữ liệu 13
STT Tên gọi ý
nghĩa
Kiểu Cỡ Khuôn
dạng
Lĩnh vực Quy tắc ràng
buộc
1 Tên hàng hoá Ký tự 25 Kế toán
2 Số hoá đơn Kiếu
số
8 Kế toán Phải là các số
17

I-Các hoạt động nghiệp vụ trong hoạt động kinh doanh của công ty :
Công ty máy tính Hoàng Cường là một doanh nghiệp kinh doanh máy tính
có thương hiệu nổi tiếng tại Hải Phòng , hiện nay trụ sở công ty đặt tại 75-
Lương Khánh Thiện -Hải Phòng.
Hiện nay công ty đang quản lý việc kinh doanh các loại máy tính bộ và linh
kiện máy tính ,cùng các thiết bị điện tử khác , cụ thể là quá trình hoạt động như
sau :
Phòng kế hoạch sau quá trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường và xác định được
danh mục các mặt hàng cần nhập thì tiến hành lập báo cáo gửi lên ban lãnh đạo
công ty để nhập lô hàng mới ( hàng có thể được nhập từ nhiều nhà cung cấp
khác nhau ).Hàng sau khi nhập về thì được bộ phận thủ kho kiểm tra và ghi
phiếu nhập kho , đồng thời gửi phiếu cho bộ phận kế toán để bộ phận kế toán
thanh toán với nhà cung cấp ( việc thanh toán có thể bằng tiền mặt hay hình
thức chuyển khoản thông qua ngân hàng ) .
Khi có khách hàng đến mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ là người đảm nhận
việc giới thiệu thông tin cho khách hàng biết về sản phẩm họ cần mua . Sau quá
trình xem xét , nếu khách hàng có nhu cầu mua hàng thì bộ phần kinh doanh
gửi yêu cầu mua hàng của khách cho bộ phận thủ kho biết để viết phiếu xuất
kho , sau đó thì bộ phận thủ kho gửi phiếu xuất này cho bộ phận kế toán để bộ
phận này viết phiếu thanh toán và tiến hành thu tiền của khách hàng .


0

HỆ THỐNG
QUẢN LÝ
Yêu
cầu
báo
cáo
Gửi
báo
cáo
Báo giá NCC
Y/c
ki
ểm

Y/c mua hàng
NHÀ CUNG
CẤP
BAN LÃNH ĐẠO
CTY
KHÁCH
HÀNG
Y/c đặt hàng
TT hàng g
ửi ,


b) Mô tả tương tác :
- NHÀ CUNG CẤP: Sau khi công ty tham khảo giá của các nhà cung cấp , sau
đó chọn ra nhà cung cấp thích hợp , rồi tiến hành gửi đơn đặt hàng cho nhà
cung cấp , sau đó nhà cung cấp gửi thông tin hàng hoá và phiếu giao hàng cho
công ty . Khi công ty thanh toán tiền thì nhà cung cấp gửi cho hoá đơn thanh
toán và công ty gửi tiền cho nhà cung cấp ( Hình thức thanh toán tiền ở đây có
thể bằng tiền mặt hay thanh toán bằng chuyển khoản thông qua ngân hàng ).

20
- KHÁCH HÀNG : Khi khách hàng đến mua hàng thì bộ phận kinh doanh tiếp
nhận khách hàng đồng thời cho khách hàng biết thông tin về hàng cần mua và

3. Thanh toán tiền
4. Bảo hành
5. Báo cáo
Hình 2.2: Sơ đồ phân rã chức năng gộp của hệ thống
1.
Mua hàng

1.1 Lập đơn hàng
1.2 Kiểm tra đơn hàng
1.3 Tạo phiếu nhập
1.4 Nhập hàng vào kho

22b) Mô tả chi tiết các chức năng
* Lập đơn hàng: Ban lãnh đạo Công ty sau khi lên kế hoạch mua hàng thì gửi
đơn cho nhà cung cấp để yêu cầu nhập hàng về.
* Kiểm tra đơn hàng: Khi hàng từ nhà cung cấp chuyển về thì bộ phận thủ
kho kiểm tra hàng xem có phù hợp với đơn mua hàng không? Sau đó làm thủ
tục nhập kho.
* Tạo phiếu nhập: Bộ phận thủ kho viết phiếu nhập để chuyển hàng vào kho.
* Nhập hàng vào kho: Bộ phận thủ kho chuyển hàng vào kho.
2.3.2 Bán hàng
Hình 2.3.1: Sơ đồ phân rã chức năng
Mua hàng


2.4 Lập hoá đơn thanh toán

24

b) Mô tả chi tiết chức năng
 Cập nhật HĐ thanh toán: Sau khi bộ phận thanh toán lập ra hoá đơn
thanh toán, đồng thời tiến hành cập nhật đơn thanh toán cho khách hàng .
 Xem dư nợ khách hàng: Bộ phận kế toán kiểm tra xem khách hàng (
Khách hàng quen hoặc lâu năm) còn dư tiền hay thiếu nợ đối với Công ty
để yêu cầu thanh toán.
 Xem dư nợ nhà cung cấp: Bộ phận kế toán kiểm tra xem nhà cung cấp có
dư hay nợ đối với Công ty hay không? Rồi yêu cầu thanh toán nốt.
 Lập phiếu thu chi:Sau khi đã xem dư nợ của khách hàng và nhà cung cấp
bộ phận kế toán sẽ lập phiếu thu chi cho các bên.
2.3.4 Bảo hành
3.
Thanh toán ti
ền


4. Bảo hành
4.1 Cập nhật phiếu bảo hành
4.2 Lập hoá đơn sửa chữa

Hình 2.3.4 Sơ đồ phân rã chức năng Bảo hành