ĐỀ TÀI:
Quản lý học viên trung
tâm ngoại ngữ
2

Việc ứng dụng Công Nghệ Thông Tin vào đời sống ngày nay đã không
còn xa lạ với chúng ta. Công Nghệ Thông Tin với tốc độ nhanh chóng, chính xác
đã giúp con người trong rất nhiều lĩnh vực, từ kinh doanh cho đến lình vực quản
lý.
Ngày nay khi nước ta đã mở cửa giao lưu với nhiều nước trên thế giới thì ngoại
ngử là vấn đề thiết yếu. Các trung tâm ngoại ngữ mọc lên ồ ạt, lượng học viên
cũng tăng đáng kể. Điều đó đã dẫn đến nhu cầu tạo ra một phần mềm để quản lý
các học viên của trung tâm một cách hiệu quả và nhanh chóng.
Hiện tại, chúng em xin trình báy đồ án “Quản lý học viên trung tâm ngoại ngữ”
để cải tiến cách quản lý học viên của các trung tâm ngoại ngữ.
Trong khuôn khổ thời gian cho phép để làm 1 đồ án môn học, chúng em chưa
hoàn tất được đầy đủ các chức năng của hệ thống. Sau này nếu điều kiện cho
phép, đồ án này có thể phát triển rộng hơn về quy mô hoạt động sao cho hoàn
chỉnh và có thể ứng dụng vào quản lý.
Tài liệu này gồm 2 phần:
Mô tả đồ án, khảo sát hiện trạng-thu thập yêu cầu và ràng buộc cho hệ
thống.
Triển khai thực hiện đồ án
Trong đồ án của môn học này em có tham khảo mô hình MERISE cho

hẹn ngày giờ để học viên đến thi xếp lớp.
Ngoài ra học viên cũ của trung tâm sau khi thi đậu kỳ thi cuối khóa
sẽ đến đăng ký học tiếp lớp cao hơn (hoặc nếu không thi đậu sẽ đăng ký học lại).
Các học viên này chỉ cần chọn giờ học, không cần tham gia kỳ thi xếp lớp.
Tổ chức thi xếp lớp
Thông thường mỗi đợt khai giảng trung tâm sẽ tổ chức khoảng 3
đợt thi xếp lớp, nếu học viên không có yêu cầu nào khác thì đợt thi của họ sẽ
được xếp theo thứ tự đăng ký. Đề thi xếp lớp được ra theo hình thức trắc nghiệm,
dựa vào số điểm mà học viên đạt được trung tâm sẽ xếp họ vào cấp lớp phù hợp.

Sau khi đã có kết quả thi xếp lớp (đã phân học viên vàp các cấp lớp
phù hợp), giáo vụ sẽ dựa trên giờ học mà học viên đăng ký để mở lớp. Nếu có
một giờ học mà có quá ít học viên thuộc cùng một cấp lớp (dưới 12 học viên) thì
sẽ không mở lớp. Khi đó, giáo vụ xem lại điểm thi của sinh viên để quyết định

4

cho sinh viên học lên hoặc xuống một cấp nếu có lớp. Nếu vẫn không được thì
sẽ liên lạc với học viên để đề nghị đổi giờ học, nếu không đổi được sẽ hoàn trả
học phí cho học viên. Một lớp có tối đa 25 học viên, nếu vượt hơn thì phải tách
thành 2 lớp.

Ví dụ : lớp TOEIC giờ học 17h30 đến 19h thứ 2-4-6 có 50 học viên
đăng ký (kể cả học viên mới và học viên cũ), trong đó có 21 học viên cấp lớp 1,
19 học viên cấp lớp 2, 10 học viên cấp lớp 3, khi đó trung tâm sẽ không mở lớp
cấp 3 vào giờ này mà xem xét chuyển 10 học viên này xuống cấp lớp 2 nếu có
thể (học viên không là học viên cũ đã học xong lớp cấp 2, điểm thi của học viên
không quá cao) hoặc đề nghị với học viên giờ học khác.
Sau khi đã mở các lớp, giáo vụ sẽ thông báo cho học viên kết quả
xếp lớp và phòng học. Học viên bắt đầu khóa học mới

- Lập các thống kê : Lập danh sách học viên cần bổ sung học phí,
danh sách học viên được nhận lại một phần học phí; Thống kê số
lượng học viên theo học một loại lớp trong một đợt khai giảng,
trong một năm; Thống kê số lượng học viên mới, học viên cũ,…
IV. Phát hiện thực thể và mô hình ERD
1. Phát hiện thực thể:
1.1 Thực thể: LOAILOP
- Mỗi thực thể tượng trưng cho loại lớp học.
- Các thuộc tính: MaLoaiLop, TenLoaiLop, GioHoc, NgayHoc
1.2 Thực thể: LOP
- Mỗi thực thể tượng trưng cho một lớp học.
- Các thuộc tính: MaLop, TenLop, SiSo
1.3 Thực thể: BIENLAI
- Mỗi thực thể tượng trưng cho bien lai cua một học viên.
- Các thuộc tính: MaBienLai, TienHocPhi
1.4 Thực thể: CAPLOP
- Mỗi thực thể tượng trưng cho một cấp bậc của một lớp học.
- Các thuộc tính: MaCapLop, TenCapLop.
1.5 Thực thể: KHOAHOC
- Mỗi thực thể tượng trưng cho một khóa học.
- Các thuộc tính: NienHoc, HocKy
1.6 Thực thể: HOSOHV
- Mỗi thực thể tượng trưng cho một hồ sơ của học viên.
- Các thuộc tính: MaHoSo, DiemThi,KetQua
1.7 Thực thể: HOCVIEN
- Mỗi thực thể tượng trưng cho một học viên.
- Các thuộc tính: MaHocVien, TenHocVien, DiaChi, NgaySinh,
GioiTinh
1.8 Thực thể: DOTTHI
- Mỗi thực thể tượng trưng cho một đợt thi.

date
not null
not null
not null
not null
8 kí tự
8 kí tự

8 byte
8 byte
8 byte
8 byte
Tổng 32 byte

2.2. Thực Thể LOP:

Tên thực thể: LOP
Tên thuộc
tính:
Diễn giải Kiểu
DL
Loai DL

MGT Số Byte
MaLop
TenLop
SiSo

Mã số của lớp học
Tên của lớp học


MGT Số Byte
MaBienLai
LoaiLop
CapLop
Mã số của biên lai
Tên của loại lớp học
Tên của cấp lớp học
C
C
C
not null
not null
not null
8 kí tự
8 kí tự
4 kí tự
8 byte
8 byte
4 byte
8 byte
Tổng 28 byte

2. 4. Thực thể CAPLOP:

Thực thể CAPLOP
Tên thuộc
tính:
Diễn giải Kiểu
DL

DL
Loai DL

MGT Số Byte
NienHoc
HocKy

Năm Hoc
Học kỳ

C
C

not null
not null 4 kí tự
1 kí tự
4 byte
1 byte

Tổng 5 byte

8

2.6. Thực Thể HOCVIEN


4 kí tự
50 ký
tự
10 ký
tự
1 ký tự
80 ký
tự
4 byte
50 byte
10 byte
1 byte
80 byte
Tổng 145 byte

2.7. Thực Thể HSHV:

Tên thực thể: HOSOHV
Tên thuộc
tính:
Diễn giải Kiểu
DL
Loai DL

MGT Số Byte
MaHoSo
DiemThi
KetQua


Diễn giải Kiểu
DL
Loai DL

MGT Số Byte
MaDotThi
NgayThi

Mã hổ của một đợt
thi
Ngày thi

C
date
not null
not null 4 kí tự
10 kí tự

4 byte
10 byte
Tổng 14 byte

V. Biễu diễn mô hình quan hệ ER:


DOTTHI (MaDotThi, NgayThi, NienHoc, KhoaHoc)
DANGKY( MaHocVien, MaLop, MaBienLai)
DIEMTHI(MaHocVien, MaDotThi, Diem) 11

Mô hình quan hệ cải tiến
LOAILOP ( MaLoaiLop, TenLoaiLop, GioHoc, NgayHoc )
LOP ( MaLop, TenLop, SiSo, MaLoai, MaCapLop, NienHoc, HocKy )
CAPLOP ( MaCapLop, TenCapLop)
BIENLAI (MaBienLai, TienHocPhi, DK_ID )
KHOAHOC (KH_ID,NienHoc, HocKy)
HSHV ( MaHoSo, DiemThi, KetQua, MaHocVien, MaLop )
HOCVIEN ( MaHocVien, TenHocVien, DiaChi )
DOTTHI (MaDotThi, NgayThi, KH_ID)
DANGKY( DK_ID,MaHocVien, MaLop, MaBienLai)
DIEMTHI(DT_ID,MaHocVien, MaDotThi, Diem) 12
VII. Các mô hình xử lý:
1. Mô hình DFD:
1.1. Cấp 1: 1.2 Cấp 2:


STT Diễn Giải
8 Danh sách học viên

9 Thông tin học viên

10 Điểm thi cuối kỳ

11 y êu cầu thống kê

12 kết quả thống kê

13
14 16
2.3. Các sơ đồ các biến cố:

17
2.4. Mô hình xử lý quy trinh MERISE cho việc phân lớp:

theo điểm
thi.
Tự
động

NV

Sau khi có kết quả
thi.

3 Kiểm tra giờ học và
số lượng để lập lớp.Phân lớp
theo giờ học
và số lượng
học viên.
Tự
động

NV Sau khi có kết quả
thi.
4 Chia học viên làm
hai.
Tách thành
hai lớp.
Tự
động
NV Sau khi có kết quả

chất
Vị
trí
Thời gian thực hiện
1 Kiểm tra biên lai. Xác định
biên lai
Tự
động
NV Khi có học viên đăng
ký
2

Kiểm tra biên lai.

So khớp biên
lai của học
viên
Thủ
công
NV

Khi có học viên đăng
ký
3 Lưu thong tin đăng
ký.
Ghi nhận
thong tin học
viên đăng ký.

Tự

21
2. Form của chương trình:
2.1. Form đăng nhập:
Ý nghĩ hoạt động
- Khi nhân viên kích hoạt chương trình, hệ thống đòi hỏi phải có quyền
hạn sử dụng chương trình. Nhân viên phải nhập mã số nhân viên và mật khẩu cá
nhân vào mới sử dụng được. Vì những thay đổi của nhân viên này lên hệ thống
đều được lưu trữ lại.
Qui tắc hoạt động
- Dành riêng cho nhân viên giáo vụ sử dụng. Nếu cố tình đăng nhập vào
khi không có thẩm quyền, sau 3 lần nhập sai, chương trình sẽ tự động thoát và
lưu trữ sự kiện này lại.
Các thao tác màn hình
- Nhập mã số nhân viên và mật khẩu cá nhân vào sau đó bấm nút login.

22
2.2. Hệ thống menu chính của chương trình;
Trên menu chính là các chức năng hính của chương trình.
Menu chính:
Ý nghĩa hoạt động:
- Đây là menu chính quản lý toàn bộ chương trình.
- Hiển thị tên người đăng nhập ở góc trên bên trái.
- Màn hình gồm có 5 modules để người dùng sử dụng.
- Hệ thống menu tương ứng với từng chức vụ của nhân viên đăng nhập vào hệ

- Ghi kết quả thi xếp lớp.
- Ghi kết quả thi cuối khóa. 25
2.5 Form tiếp nhận học viên Ý nghĩ hoạt động
-Đây là form mà giáo vụ sử dụng để tiếp nhận học viên mới của trung tâm.
Qui tắc hoạt động:
-Dành cho nhân viên giáo vụ.
Các thao tác màn hình:
-Giáo vụ diền đầy đủ các thong tin của học viên. Click lưu học viên để lưu
thong tin học viên này xuong CSDL. Để lâ biên lai nhân viên giáo vụ Click
vao lậ biên lai.