ĐỒ ÁN:
QUẢN LÝ VÀ TRA CỨU
HÀM TRONG EXCEL Lời nói đầu
Công nghệ thông tin là một ngành được ứng dụng từ lâu. Nhưng vào cuối
những năm của thế kỷ 20 và đến nay, công nghệ thông tin mới thực sự phát triển
mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực. Công nghệ thông tin không những phát triển ở những
nền kinh tế phát triển mà ngay cả những nước có nền kinh tế đang phát triển hoặc
chưa kịp phát triển thì cũng có sự xâm nhập và phát triển công nghệ thông tin ở đó.
Trong cuộc sống hiện đại ngày nay nếu trễ một phút là có thể mất một ngày
công hoặc hơn thế nữa. Trong bất kì một ngành nào thì thời gian cũng vô cùng quý
giá. Bạn là nhân viên văn phòng hay kĩ sư…thì việc biết và sử dụng các ứng dụng
của tin học là điều cần thiết.
Hiện nay phần mềm Excel đã chứng tỏ khả năng đáp ứng tốt các vấn đề xử lí
số liệu mà trước đây ta phải làm bằng tay. Nhưng không phải bất kì ai cũng nắm rõ
được phần mềm này, đặc biệt là nhớ được các hàm sử dụng trong Excel vì nó đòi hỏi
chính xác cao trong từng câu lệnh và cách sử dụng nó.

1.Vẽ biểu đồ luồng giữ liệu ………………………………… ………………14
1.1 Biểu đồ mức bối cảnh …………………………………… ………… 15
1.2 Biểu đồ mức đỉnh …………………………………… …… …… 16
1.2.1 Định nghĩa chức năng tra cứu và tìm kiếm hàm………… … 16
1.2.2 Định nghĩa chức năng cập nhật 17
1.2.3 Định nghĩa chức năng in ấn 17
III Biểu đồ thực thể liên kết 18
IV Bảng quan hệ và mối quan hệ giữa chúng 18
V Lưu đồ thuật toán 20
VI Thiết kêt giao diện 21
1.Form chính…………………………… ……………………………… 21
2. Sửa hàm……………………………………………………………………… 22
3. Thêm hàm 22
4. Xoá hàm 23
LỜI KẾT 25 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI

Trong những năm gần đây việc ứng dụng máy tính trong công tác quản lý
thông tin, học tập, nghiên cứu khoa học ở nước đang phát triển mạnh. Song song với
việc phát triển nghiên cứu thì các phần mềm tin học cũng phát triển không kém. Các
phần mềm không ngừng ra đời để đáp ứng nhu cầu học tập, làm việc, giải trí của con
người. Phần mềm Excel được ra đời từ rất sớm để đáp ứng nhu cầu của người sử
dụng.
Phần mềm Excel được sản xuất bởi hãng Microsoft nó có các phiên bản 97,
2000, 2003, 2007; trong đó các phiên bản về sau là những phiên bản được nâng cấp

 Hỗ trợ các chức năng tìm kiếm, giúp người dùng có thể tìm kiếm
nhanh các hàm mình cần.
 Ngoài ra người sử dụng có thể tìm kiếm nhanh các hàm mình cần
thông qua các ứng dụng cho việc tra cứu như: Tra cứu trên danh sách
hàm, tra cứu theo tên hàm, tra cứu gần đúng.
 Với mỗi hàm đều có các ví dụ minh hoạ.
 Xây dựng một số chức năng hỗ trợ trong việc quản lý như chức năng
sửa chữa, xoá hàm, thêm hàm, hiển thị toàn màn hình…
 Giao diện thân thiện,dễ sử dụng, có bố trí các menu tầng…

tượng sử dụng và được sử dụng trong rất nhiều các ngành nghề khác nhau như kế
toán, giáo viên, học sinh, sinh viên đó là một lợi thế cho người thiết kế phần mềm
này vì phần mềm này tạo ra sẽ được sử dụng rộng rãi với nhiều đối tượng và trong
nhiều môi trường khác nhau.
Nhận biết được tâm lý của người sử dụng nhóm thực hiện phần mềm đã :
 Tìm hiểu môi trường và phạm vi sử dụng của phần mềm từ đó biết được
nhu cầu của người sử dụng (xem họ cần gì và nguyện vọng của họ về một
phần mềm như thế nào).
 Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách, các tệp cùng với phuơng
thức xử lý các thông tin đó.
 Thu thập các hàm trong Excel và các cách sử dụng nó từ những tài liệu,
sách, báo…trong quá trình sử lý đôi khi các hàm do Excel cung cấp không
đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng vì vậy ta người dùng có thể viết
thêm những hàm mới thích hợp cho riêng mình.
 Thống kê các phương tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng.
 Thu thập các đòi hỏi về thông tin, các ý kiến phê phán, phàn nàn về hiện
trạng, nguyện vọng và kế hoạch cho tương lai.
 Đánh giá, phê phán hiện trạng và đề suất hướng giải quyết.
 Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng.
3. Các yêu cầu đối với một cuộc điều tra.
 Trung thực, khách quan, phản ánh đúng tình hình thực tại.
 Không bỏ sót thông tin.
 Các thông tin thu thập phải được tìm hiểu, nghiên cứu một cách kỹ
lưỡng.
 Không được trùng lặp.
 Không gây phản ứng ở người bị điều tra.

4. Chiến lược điều tra.
4.1 Các nguồn điều tra:


các bạn. Chúng tôi rất mong sự đóng góp ý kiến chân thành từ phía các bạn.
Thay mặt cho những người làm phần mềm “Quản lý và tra cứu hàm trong
Excel” xin chân thành cảm ơn!

** Chú ý: Quá trình điều tra phải tiến hành lặp đi, lặp lại.
 Phân loại và biên tập các thông tin điều tra.
 Hiện tại / tương lai.
 Nội bộ / môi trường.
 Tĩnh / động / biến đổi.

trong chương trình. Người sử dụng phát hiện lỗi sai của các hàm trong
chương trình có quyền tự sửa chữa những lỗi sai đó nhưng phần mềm này
QU
Ả
N LÝ VÀ TRA
CỨU HÀM TRONG
EXCEL

Tra cứu hàm Cập nhật hàm
In hàmThêm hàm
Sửa hàm
T
ìm

ki
ế
m

theo
tên hàm

T
ìm

ki
ế
m

kiếm nếu hàm của mình cần tra có sẵn trong kho dữ kiệu thì hàm đó sẽ trả ra
còn nếu hàm không được trả ra thì có thể hàm đó không có trong kho dữ liệu
hoặc hàm mìn đưa ra là sai.
 Tìm kiếm theo nội dung hàm: Các bạn đã từng tìm kiếm trên Google bao giờ
chưa? Đây là một cách tìm kiếm hiệu quả trên mạng mà rất nhiều người biết
đến vì tính hiệu quả cao của nó. Từ việc tìm hiểu nhu cầu của người sử dụng
để đáp ứng việc tra cứu một cách dễ dàng phần mềm đã áp dụng cách tra cứu
hiệu quả của Google để đưa ra chức năng này. Mục đích của việc tìm kiếm
theo nội dung hàm được áp dụng trong trường hợp người dùng không nhớ
chính xác được hàm hay nhóm hàm mình cần sử dụng nhờ vào ứng dụng này
mà người sử dụng có thể tra cứu bằng những gợi nhớ như chữ cái đầu tiên
hay mục đích của hàm cần sử dụng.
 Tra cứu trên danh sách hàm: Cùng mục đích là được trả về hàm cần tra
nhưng tra cứu khác với tìm kiếm ở chỗ dùng tìm kiếm là ta đưa ra hàm cần
tra qua công cụ tìm kiếm hàm cần tìm sẽ được trả về còn tra cứu là ta tìm
kiếm trên cây thư mục có sẵn. Trong phần tra cứu này sẽ có cây thư mục trả
ra nhóm hàm và các hàm để giúp bạn tìm trực tiếp trên cây thư mục đó.
In ấn hỗ trợ việc in ví dụ, in mô tả, in diễn giải.
II. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu .
1.Vẽ biểu đồ luồng dữ liệu
Qua phân tích và nghiên cúu nhóm thưc hiện đề tài đã đưa ra được biểu đồ
luồng dữ liệu các mức như sau:
1.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức bối cảnh. Trong biểu đồ này có tác nhân là Người sử dụng, chức năng là Quản lý và tra
cứu hàm trong Excel và các luồng dữ liệu.


Trong biểu đồ này tác nhân là Người sử dụng. Người sử dụng có các chức năng:
tra cứu hàm, cập nhật hàm và in hàm. Biểu đồ còn có các luồng dữ liệu, các tác nhân
và kho HÀM.
 Người sử dụng đưa ra hàm cần tra hệ thống sẽ tự động đọc thông tin trong kho
hàm đã có sẵn và trả lại kết quả là các hàm cần tra.
 Người sử dụng gửi yêu cầu hàm cập nhật hệ thống sẽ tự động vào kho ghi
thêm các hàm nếu yêu cầu của người sử dụng là thêm hàm, sửa đổi thông tin
của các hàm trong kho hàm có sẵn nếu yêu cầu là sửa hàm và xoá hàm trong
kho hàm đã có sẵn nếu hàm đó bị sai khi người sử dụng yêu cầu xoá hàm.
 Chức năng in ấn như trong phần biểu đồ phân luồng dữ liệu mức bối cảnh.
Người sử dụng đưa ra hàm cần in thì ngay sau khi hệ thống nhận được yêu
cầu sẽ tự động đọc thông tin trong kho hàm đã có sẵn và trả lại kết quả là
thông tin người sử dụng cần in.

1.2.1 Định nghĩa chức năng tra cứu và tìm kiếm hàm.
Trong biểu đồ tra cứu và tìm kiếm này tác nhân là Người sử dụng. Người sử
dụng có các chức năng: tìm kiếm theo tên hàm, tìm kiếm theo nội dung hàm, và tra
cứu theo nội dung hàm. Biểu đồ còn có các luồng dữ liệu, các tác nhân và kho HÀM.
 Khi người sử dụng yêu cầu đưa ra tên hàm thì ngay sau khi hệ thống nhận
được tên hàm mà người sử dụng đưa ra, chương trình sẽ tự động đọc thông tin
trong kho hàm đã có sẵn và trả lại kết quả là bao gồm tên hàm, cú pháp, nội
dung, ví dụ, các hàm liên quan và chú ý.
 Khi người sử dụng không nhớ tên hàm mà chỉ nhớ nội dung hàm đó, hàm đó
dùng để làm gì thì người sử dụng sẽ đưa ra nội dung hàm cần tra yêu cầu hệ
thống trả lại tên và nội dung hàm thì ngay sau khi hệ thống nhận được nội
dung hàm mà người sử dụng đưa ra, chương trình sẽ tự động đọc thông tin

 Chức năng in ấn như trong phần biểu đồ phân luồng dữ liệu mức bối cảnh. Người sử dụng đưa ra hàm cần in thì ngay sau khi hệ thống nhận được yêu
cầu sẽ tự động đọc thông tin trong kho hàm đã có sẵn và trả lại kết quả là
thông tin người sử dụng cần in.

III. Biểu đồ thực thể liên kết

IV. Bảng quan hệ và mối quan hệ giữa chúng.
Trên là biểu đồ thể hiện mối quan hệ của các thực thể . Với biểu đồ trên thì ta
có cơ sở dữ liệu như sau :
a. tblHam(Ma_Ham, Ten_Ham, Noidung_Ham, ViDu, Chu_Y,
HamLienQuan, Ma_Nhom)

Chú thích:
Ma_Ham : Mã hàm
Ten_Ham : Tên hàm
Noidung_Ham : Nội dung hàm
ViDu : Ví dụ ChuY : Chú ý
HamLienQuan : Hàm liên quan
Ma_Nhom : Mã nhóm

b. Bảng Nhóm ( Ma_Nhom , Ten_Nhom )

tiếp tục
kết quả
nhập hàm
đ
ồ
ng
ý/(thấy) VI. Thiết kế giao diện.

1.Form chính:

 Thanh menu:
Chức năng gồm có: Tra cứu trên danh sách,
Tìm kiếm theo tên hàm,
Tìm kiếm theo nội dung hàm.
Soạn thảo gồm có: Chọn tất cả Ctrl+A
Sao chép Ctrl+C
Cắt Ctrl+X
Dán Ctrl+P
Phông chữ
Hiển thị toàn màn hình
Quản lí gồm có: Thêm hàm, Sửa hàm, Xoá hàm.
In ấn gồm có: In ví dụ, in nội dung.
Trợ giúp gồm có: Hướng dẫn sử dụng, Thông tin tác giả. 4.Xoá hàm.
Lời kết Do thời gian thực hiện ngắn nên chương trình mới chỉ được thực hiện trên ý
tưởng chưa vào cài đặt một chương trình hoàn chỉnh nhưng về cơ bản đã đáp ứng
được nhu câu của người sử dụng và yêu cầu chính của đề tài với các nội dung chủ
yếu sau:
 Xác định được yêu cầu và mục địch của đề tài.
 Thực hiện phân tích thiết kế hệ thống.
 Phân tích đề tài và lập được các biểu đồ mà đề tài đưa ra.
 Thiết kế dữ liệu và xây dựng cơ sở dữ liệu.
 Chỉ ra được lưu đồ thuật toán của đề tài.
 Thiết kế giao diện và chương trình đã thực hiện được những chức năng chính
mà đề tài yêu cầu
Tuy vậy nhưng do thời gian có hạn nên vẫn còn rất nhiều thiếu xót rất mong nhận
được sự chỉ bảo và góp ý của thầy cô vầ các bạn.
Chúng em xin chân thành cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của
thầy Nguyễn Minh Quý cùng toàn thể các bạn
Nhóm thực hiện
Nguyễn Hồng Thắng