LUẬN VĂN:
Một số biện pháp hoàn thiện công tác quản lý
đảm bảo vật tư tại Ban QLDATCĐ miền Bắc
LỜI NÓI ĐẦU
Vấn đề bảo đảm vật tư cho các công trình điện luôn là nhiệm vụ trọng tâm, bức xúc
mà lãnh đạo Ban cũng như các phòng chức năng quan tâm hàng đầu. Muốn làm được điều
đó yếu tố đầu tiên cho Ban QLDACTĐ là cần phải có bộ máy quản lý bảo đảm vật tư trư-
ớc, trong và sau khi hoàn thành công trình làm sao cho hợp lý nhất, hiệu quả nhất, đạt kết
quả cao nhất.
Chính vì lẽ đó trong thời gian thực tập tại Ban QLDACTĐMB, qua nghiên cứu tổng
quát của bản thân. Được sự giúp đỡ tận tình của lãnh đạo Ban cũng như các phòng chức
năng. Tôi mạnh dạn chọn đề tài: “Một số biện pháp hoàn thiện công tác quản lý đảm bảo
vật tư tại Ban QLDATCĐ miền Bắc”. Nội dung gồm 3 chương sau:
* Chương I: Tầm quan trọng của công tác quản lý đảm bảo vật tư sản xuất của
doanh nghiệp
* Chương II: Thực trạng của công tác quản lý bảo đảm vật tư của ban
QLDACCTĐMB
* Chương III: Một số biện pháp quản lý bảo đảm vật tư của ban QLDACCTĐMB

Công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất rất quan trọng vì nền kinh tế bảo đảm vật tư
không bảo đảm tính kế hoạch, tính khoa học và sự đồng bộ sẽ dẫn đến tình trạng sản xuất

bị ngừng trệ sản phẩm, tiến độ thi công công trình sẽ giảm. Số lượng vật tư không đủ thì
năng suất lao động trong sản xuất, thi công sẽ giảm.
Trong nền kinh tế thị trường, vấn đề bảo đảm vật tư cho sản xuất lại càng quan
trọng. Nó đòi hỏi phải có sự tìm tòi, tính toán giá cả, hạch toán giá cả, hạch toán cụ thể đối
với từng loại vật tư, số lượng cần dùng để tránh lãng phí vật tư và tiết kiệm vốn lưu động.
- Đảm bảo vật tư là đáp ứng các yêu cầu cung ứng đầy đủ các loại vật tư về số
lượng chất lượng quy cách cũng như chủng loại kịp thời về thời gian và đồng bộ giúp cho
việc tăng năng suất lao động xã hội tiết kiệm được thời gian lao động giảm chi phí không
cần thiết.
- Tổ chức và quản lý tốt công tác bảo đảm vật tư còn góp phần tiết kiệm vật tư giữ
gìn về số lượng và chất lượng cấp phát vật tư theo hạn mức.
- Kiểm tra việc sử dụng vật tư cũng là những biện pháp tiết kiệm vật tư quan trọng.
- Tổ chức tốt công tác bảo đảm vật tư ảnh hưởng tốt đến công tác vận tải ghép nối
vận chuyển hợp lý, giảm cước phí vận chuyển vật tư (Giảm được chi phí lưu thông) dẫn
đến giảm được giá thành sản phẩm.
Ngoài ra tổ chức và quản lý tốt đảm bảo vật tư còn có tầm quan trọng trong công
tác hạch toán kinh doanh của doanh nghiệp. Trong giá thành sản phẩm công nghệ thì vật tư
chiếm từ 70- 90% tổng chi phí. Vì vậy tổ chức quản lý tốt bảo đảm vật tư cho sản xuất sẽ
làm giảm chi phí dẫn đến hạ giá thành sản phẩm.
II- CÁC HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG QUÁ TRÌNH BẢO ĐẢM VẬT TƯ
CỦA DOANH NGHIỆP
Bất cứ một nền sản xuất nào cũng cần vật tư để bảo đảm sản xuất. Tổ chức và quản
lý bảo đảm vật tư cho sản xuất là một quá trình bao gồm các bước sau:
1. Mua sắm vật tư
Mua sắm vật tư là khâu đầu tiên của quá trình bảo đảm vật tư cho sản xuất. Muốn
kinh doanh có hiệu quả kinh tế cao, thực hiện tốt nhiệm vụ kinh tế của mình thì ngay khâu
đầu tiên này phải hoạt động có chất lượng cao. Vì vậy không ngừng đổi mới và nâng cao

V
cd
: Lượng vật tư cần dùng
Vd
1
: Lượng vật tư dự trữ đầu kỳ
Vd
2
: Lượng vật tư dự trữ cuối kỳ
Vđ
1
= (Vk + Vnk )- Vx.
Vk: Lượng vật tư tồn kho ở thời điểm tồn kho
Vnk: lượng vật tư nhập kho từ thời điểm kiểm kê đến cuối năm báo cáo.

Vx: Lượng vật tư xuất dùng thời điểm kiểm kê đến cuối năm báo cáo.
c. Đặt hàng và ký kết hợp đồng mua bán
Đặt hàng là cơ sở quan trọng để ký kết hợp đồng kính tế về mua bán hàng hoá. Hợp
đồng mua bán hàng hóa là một loại văn bản có tính chất pháp lý được hình thành trên cơ
sở thoả thuận một cách bình đẳng tự nguyện giữa các chủ thể nhằm xác lập thực hiện và
chấm dứt mọi quan hệ trao đổi hàng hoá.
2. Tiếp nhận và bảo quản vật tư
Tất cả những vật tư thiết bị kỹ thuật được mua sắm cho doanh nghiệp phải được tổ
chức tiếp nhận bảo quản tốt.
Để đảm bảo được yêu cầu đó bộ phận tiếp liệu phải chọn phương tiện vận chuyển
thuận lợi nhất là giảm được thời gian vận chuyển và số lần bốc dỡ tránh hao hụt mất mát
trong vận chuyển.
Khi hàng về, doanh nghiệp cần tổ chức tốt công tác tiếp nhận và bảo quản hàng hoá.
Mục đích của công tác này là kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng mua bán vật tư hàng
hoá về nguyên vẹn bảo đảm số lượng và chất lượng. Ai là người chịt trách nhiệm về những

phẩm v.v.
Việc cấp phát vật tư được tiến hành theo hạn mức. Hạn mức là lượng vật tư quy
định cho từng hạn mục công trình để các bộ phận thực hiện nhiệm vụ được giao. Hạn mức
cấp phát nâng cao trách nhiệm của từng bộ phận trong việc sử dụng số lượng vật tư lĩnh
được một cách hợp lý và tiết kiệm. Nâng cao trách nhiệm của phòng vật tư trong việc quản
lý số lượng vật tư quy định trong hạn mức đầy đủ kịp thời và đúng quy cách, phẩm chất
góp phần chấn chỉnh và củng cố công tác kho tàng, giảm số lượng chứng từ và đơn giản
hoá công tác hạch toán ban đầu về cấp phát vật tư.
Căn cứ vào tiên lượng công trình và lệnh của giám đốc phòng vật tư lập phiếu xuất
kho dưới các dạng khác nhau tùy theo đối tượng và phương thức xuất hàng.

4. Quyết toán sử dụng
Việc tổ chức quản lý bảo đảm vật tư đầu vào không chỉ dừng lại ở việc mua sắm,
tiếp nhận vận chuyển vật tư hàng hoá - để nâng cao hiệu quả sử dụng vật tư đòi hỏi các
doanh nghiệp phải định kỳ quyết toán vật tư sử dụng việc quyết toán nhằm: tính toán
lượng vật tư thực chi có đúng mục đích không ? Việc sử dụng các yếu tố vật chất có tuân
thủ các định mức tiêu dùng hay không? Lượng vật tư tiết kiệm được hoặc bội chi, nguyên
nhân gây lãng phí trong sử dụng vật tư ở doanh nghiệp. Ở các doanh nghiệp có thể áp dụng
ba phương pháp sau để quyết toán vật tư :
- Phương pháp kiểm kê: Theo phương pháp này trên cơ sở số liệu kiểm tra thực tế
tồn kho vật tư ở phân xưởng đầu kỳ và cuối kỳ báo cáo và số lượng vật tư xuất trong kỳ để
xác định thực tế vật tư chi phí áp dụng công thức.
+ Phương pháp đơn hàng:
Trên cơ sở các số liệu về kết quả sử dụng vật tư được xác định bằng cách so sánh
thực chi với mức quy định được tính sau khi thực hiện hợp đồng.
+ Quyết toán theo từng lô hàng cấp ra:
Là phương pháp thường xuyên và thiết thực nhất, cấp phát vật tư được tiến hành
theo mức quy định và được dùng vào việc thực hiện nhiệm vụ sản xuất.
Mức chi phí quy định được tính bằng cách lấy số thành phẩm nhân với mức tiêu
dùng vật tư. So sánh thực thi với mức quy định về vật tư ta biết được sự chênh lệch với

(1)
Tổng công ty Điện lực Việt Nam

Nghị định 117-CP ngày 20/10/1994 của Chính phủ về quản lý đầu tư và xây dựng, cụ thể
là:
- Tổ chức quản lý và công tác cung ứng vật tư thiết bị trong nước và nước ngoài đã
nhập khẩu cho các công trình điện quản lý và sử dụng bảo quản vật tư thiết bị có hiệu quả.
- Tổ chức quản lý và tư vấn công tác xuất nhập khẩu vật tư cho các công trình điện.
- Quản lý và tư vấn thực hiện các công tác đầu tư xây dựng cơ bản, công tác quản lý
dự án, các thủ tục xin giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy phép xây dựng công trình,
công tác đền bù và giải phóng mặt bằng, công tác kế hoạch và công tác sản xuất khác.
- Quản lý và tư vấn phần dự toán công trình đầu tư xây dựng cơ bản.
- Quản lý công tác kỹ thuật bảo đảm chất lượng công trình xây dựng từ chuẩn bị
đầu tư đến kết thúc đầu tư.
- Quản lý về lĩnh vực kinh tế tài chính, thực hiện công tác hạch toán kế toán các
công trình điện, thống kê kế toán tài chính, công tác quản lý dự án, tư vấn và sản xuất khác
2 > Bộ máy quản lý của Ban QLDACTĐMB
Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình. Do đặc điểm quản lý của ban, mô
hình tổ chức và mối quan hệ về nhiệm vụ giữa các bộ phận trong tổ chức và nội bộ các bộ
phận với nhau được tổ chức như sau:
+ Ban giám đốc: Bao gồm một chủ nhiệm và hai phó chủ nhiệm.
- Chủ nhiệm ban: Là đại diện pháp nhân, là người điều hành cao nhất mọi hoạt động
của Ban và chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Tổng giám đốc TCT trong các hoạt động
của quá trình chuẩn bị thực hiện đầu tư, cũng như kết thúc xây dựng đưa dự án vào khai thác
và sử dụng.
- Các phó chủ nhiệm: Là người giúp việc cho Chủ nhiệm được chủ nhiệm giao quản
lý và điều hành một số lĩnh vực theo phân công cụ thể và chịu trách nhiệm trước chủ
nhiệm và trước pháp luật các lĩnh vực được giao.

a. Phòng tổng Hợp (P1)

d. Phòng vật tư (P4)
- Thực hiện công tác đấu thầu : chọn thầu, gia công cột sắt, dây sứ, phụ kiện sản
xuất trong nước.
- Cung cấp vật tư thiết bị cho công trình.
- Chỉ đạo các kho trong việc bảo quản sắp xếp, vận chuyển, cấp phát vật tư, lập quy
trình kho tàng.
- Tổ chức chỉ đạo duy tu, vận tải vật tư.
- Giám sát việc sử dụng vật tư thiết bị do A cấp cho B sử dụng vào công trình.
- Đối chiếu thanh quyết toán vật tư.
-Thực hiện chế độ báo cáo kiểm kê vật tư định kỳ.
- Tham gia với các đơn vị khác về công tác đấu thầu
e. Phòng Tư vấn Giám sát kỹ thuật (P5)
- Xem xét và trình duyệt đề cương báo cáo nghiên cứu khả thi, đề cương khảo sát
- Lập dự toán chi phí quản lý kỹ thuật.
- Chịu trách nhiệm về bản tiền lương công trình
- Xem xét phương án tổ chức xây dựng của thiết kế
- Tổ chức ra tuyến đường dây và trạm cho đơn vị trúng thầu.
- Giám sát kỹ thuật xây lắp đúng thiết kế, tiêu chuẩn.
- Nghiệm thu hạng mục công trình và công trình khi hoàn thành
- Cùng B lập tiền lương hoàn công, tập hợp các bàn giao công trình cho C.
- Đảm nhận công tác kỹ thuật an toàn của Ban.

g. Kho Thượng Đình
Ban QLDACCTĐ có kho chứa vật tư là kho Thượng Đình
Kho Thượng Đình rộng 13000 m
2

Nhiệm vụ của kho :
- Quản lý đất đai nhà cửa kho tàng trong phạm vi kho.
- Tiếp nhận vật tư thiết bị nhập kho.

(P3)
PHÒNG VẬT TƯ
(P4)
KHO
PT
BAN
KỸ
THUẬT
PTB
KINH
TẾ
TRƯỞNG
BAN
CHỦ
NHIỆM

II. NHỮNG ĐẶC ĐIỂM VỀ MẶT KINH TẾ KỸ THUẬT CỦA VẬT TƯ VÀ
BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI BAN QLDACTĐ
Với chức năng thay mặt chủ đầu tư tổ chức đấu thầu xây lắp, đấu thầu xây lắp vật
tư, thiết bị, ký hợp đồng tư vấn hoặc tự làm theo giấy phép hành nghề về giám sát chất-
lượng vật tư, thiết bị kỹ thuật và chất lượng thi công đến công tác nghiệm thu công trình.

a) Phòng kinh tế đối ngoại (P6)
Có nhiệm vụ:
- Tổ chức tư vấn lập hồ sơ mời thầu cung cấp vật tư thiết bị nhập ngoại cho công
trình.
- Tổ chức gọi thầu và xét thầu
- Theo dõi thực hiện hợp đồng đã ký
b) Phòng vật tư nội (P4)
- Tiếp nhận và cung cấp vật tư thiết bị nhập ngoại từ cảng cho các bên xây 1ắp.
- Quản lý và xử lý vật tư tồn đọng của các công trình trước đây.
- Tham gia cùng các ban của Tổng công ty để chủ động nắm được nguồn vật tư
cung cấp và sử dụng tại các công trình do ban ký hợp đồng xây lắp chủ yếu là nguồn vật tư
trong nước với hai nội dung tiến độ và chất lượng (nếu được phân công)
- Quyết toán vật tư công trình
c. Kho: Chịu trách nhiệm xuất nhập và bảo quản vật tư thiết bị.
d. Công tác vận tải : Công tác tiếp nhận và xuất vật tư thiết bị không thể không nhờ
tới vận chuyển vật tư thiết bị điện thường có khối lượng lớn vì vậy, khối lượng vật tư cần
vận chuyển rất lớn nên các bạn hàng vận chuyển vật tư thiết bị cho ban là các xí nghiệp
giao nhận vận chuyển xí nghiệp vận tải hạng nặng

Nếu vật tư trong nước hoặc hàng nhẹ không cồng kềnh thì có thể dùng ngay phương
tiện vận tải của ban hoặc thuê phương tiện vận tải.
III. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO ĐẢM VẬT TƯ Ở BAN QLDACTĐMB
1. Xác định nhu cầu
Xác định đúng, chính xác nhu cầu tiêu dùng của các đơn vị sản xuất kinh doanh.
Chỉ có trên cơ sở nắm chắc được nhu cầu thì doanh nghiệp mới thực hiện tốt việc bảo đảm
vật tư được với đặc trưng là quản lý làm A cho các đơn vị xây lắp nên nhu cầu vật tư cho
xây dựng cơ bản được tính bằng phương pháp sau :
*Phương pháp hiện vật:
Nhu cầu vật tư (N) =(Khối lượng xây lắp )x(định mức vật tư cho một đơn vị xây
dựng).

90
= N(tháng)

30
- Chỉ tiêu giá trị (G)
G=


n
1i
ii
gD
D
i
: Mức dự trữ vật tư i
g
i
: Giá một đơn vị vật tư i
* Dự trữ vật tư ở kho:
Dự trữ ở kho đối với những loại vật tư chịu ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên có giá
trị lớn. Nó bao gồm 3 bộ phận :
-Dự trữ thường xuyên ( D
tx
, t
cb
, G
tx
) được tính giống nh dự trữ tại chân công trình.
- Dự trữ chuẩn bị ( D
cb

rất nhiều người bán nên đòi hỏi người làm công tác vật tư phải chọn lựa những nơi có
nguồn hàng có lợi như:
- Giá thành phải hợp lý, phù hợp với hàng hóa và giá cả trên thị trường (phải thấp
hơn hoặc bằng giá xây lắp theo dự toán).
Là đơn vị được ủy quyền thay mặt chủ đầu tư cung ứng thiết bị cho các công ty xây
lắp. Nên vật tư thường dùng là vật liệu có khối lượng chất lượng cao mang đặc trưng của
ngành điện và phần lớn phải nhập đặt mua ở nước ngoài như một số mặt hàng đã nêu ở
trên (Simen của Đức, Sicamex của Pháp.v.v
Tuy nhiên, đôi khi Ban QLDACTĐ vẫn chọn mua một số loại hàng ở các doanh
nghiệp trong nước để giảm giá thành. Nhưng Doanh nghiệp này có những lợi thế riêng tất
nhiên hàng hoá của họ cũng phải đảm bảo nguyên tắc trên và thường là các Doanh nghiệp
cùng ngành như: Cáp điện mua ở nhà máy cơ khí Yên viên, Xí nghiệp cung ứng vật tư Hà
Nội, sứ Hoàng Liên Sơn, Đông Anh. Cột ở bê tông Chèm, bê tông Thịnh Liệt. Đó là những
đơn vị cung ứng truyền thống, đã được ngành và Tổng cục chất lượng kiểm tra.
Sau khi thực hiện các bước trên quy trình nghiệp vụ tiếp theo của phòng vật tư sẽ là:

a. Đối với hàng nhập khẩu
Lệnh giao hàng: Phòng Vật tư nhận từ kho hàng 6 bản thực hiện và luân chuyển
như sau:
- Kiểm định và nhận hàng theo lệnh giao hàng ký hoá đơn quyết toán lô hàng, quyết
toán tầu. Khi quyết toán xong còn một bản gốc lưu phòng vật tư (P4) sao 2 bản gửi phòng
tài chính và phòng Vật tư ngoại (P6).
- Biên bản kiểm hoá tại cảng: Được thành lập cùng với Hải quan để hoàn thành thủ
tục Hải quan hoặc lập với cảng. Khi giao nhận hàng có diễn giải chi tiết. Khi thực hiện
xong còn một bản gốc lưu P4 sao 2 bản lưu P3 và P6.
- Chứng thư giám định hàng.
Trường hợp này đổ vỡ, hư hỏng không đúng hợp đồng, Ban mời cơ quan có tư cách
pháp nhân giám định và lập thư giám định để giải quyết bồi thường hàng hóa.
- Đối với các hợp đồng do công ty điện lực ký, A có hợp đồng ủy thác thì P4 không
phải thực hiện các nhiệm vụ trên mà chỉ tổ chức theo dõi giám sát.

c3. Xuất hàng để thi công công trình:
Căn cứ vào tiên lượng công trình và lệnh của chủ nhiệm P4 kiểm tra hàng tồn kho
và lập phiếu xuất kho. Nội dung phiếu xuất kho ghi rõ: căn cứ theo lệnh và các đặc điểm
khác như đã nêu ở trên.
c4. Quyết toán nguồn hàng:
- Sau khi công trình đóng điện, các hợp đồng mua hàng ngoài nước, trong nước đã
thực hiện xong. P4 lập quyết toán nguồn hàng và hiện vật gồm số vật tư theo hợp đồng, số
thực nhận đã sử dụng cho công trình hoặc điều động hoặc sẽ tồn kho.
* Quyết toán vật tư công trình:

- Sau khi công trình đóng điện, P5 gửi cho P4 bản tiền lương hoàn công để cùng P4
cùng Ban quyết toán công trình.
c5. Những kết quả đã đạt được của Ban QLDACTĐMB trong những năm qua:
* Là một doanh nghiệp được thành lập (7/95) trong điều kiện vô cùng khó khăn về
mọi mặt. Nhiệm vụ quản lý đầu tư xây dựng cơ bản theo cơ chế mới. Bước đầu nhiệm vụ
kế hoạch được giao không đủ điều kiện để triển khai, đặc biệt là triển khai theo nghị định
117/CP sau đó là nghị định 42 /CP) về vốn đầu tư và thủ tục ban đầu Mặc dù vậy với sự
giúp đỡ của Tổng công ty điện Việt Nam và bằng sự nỗ lực vượt bậc của toàn thể cán bộ
CBCNV trong Ban đã từng bước khắc phục khó khăn ổn định tổ chức, cơ sở vật chất, tháo
gỡ từng khâu, giải quyết từng việc để đưa công tác quản lý đi vào nề nếp hoàn thành
nhiệm vụ trọng tâm của mình.
Từ khi thành lập (7/95) đến hết tháng 6/2005 ban QLDACTĐMB đã đạt được
những kết quả sau:
Xây lắp và thiết bị : 857320 triệu đồng
Chi phí khác :85274 triệu đồng
* Thực hiện kế hoạch tiến độ công trình.
+ Lưới điện 500 KV: thi công chống nhiễu và thiết kế móng hơn 526 vị trí trên toàn
tuyến với điều kiện thi công trải rộng gần khắp đất nước.
+ Lưới điện 220kv: thi công hoàn thành 81công trình. Hoàn thành các thủ tục báo
cáo nghiên cứu khả thi và thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán 15 công trình.

4. Quá trình tiếp nhận và bảo quản vật t-
Những vật t- thiết bị đ-ợc mua sắm cho Ban quản lý phải đ-ợc tổ chức tiếp nhận
bảo quản tốt.

Để đảm bảo đ-ợc yêu cầu đó Ban đã giao cho kho Th-ợng đình những chức năng
và nhiệm vụ sau:
- Chức năng: Tham m-u chủ nhiệm điều hành dự án quản lý giao nhận, bảo
quản , sắp xếp vật t- thiết bị của Ban thuộc phạm vi kho quản lý.
- Nhiệm vụ :
+Tiếp nhận vật t- thiết bị nhập kho và sắp xếp theo đúng quy hoạch kho
+ Th-ờng xuyên làm công tác bảo quản , vệ sinh kho vật t- thiết bị theo đúng
định kỳ quy định
+ Cấp phát vật t- thiết bị đảm bảo an toàn , kịp thời theo phiếu cấp hàng
+ Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an toàn tuyệt đối
+ Xây dựng quy chế quy định nội quy bảo vệ, giao nhận hàng
+ Lập kế hoạch và nhu cầu sửa chữa, xây dựng kho hàng tháng quý, năm
+ Là thành vên của hội đồng kiểm kê
+ Quan hệ với địa ph-ơng để giảI quyết các công việc liên quan
5. Cấp phát vật t-
Để cho hoạt động sản xuất của Ban đ-ợc nhịp nhàng góp phần tăng năng suất lao
động , tang thêm vòng quay của vốn l-u thông , nâng cao chất l-ợng và hạ giá thành sản
phẩm cho công trình . Lãnh đạo Ban đã giao cho phòng vật t- những chức năng và
nhiệm vụ sau:
- Chức năng : Tham m-u chủ nhiệm tổ chức quản lý công tác mua sắm, vận
chuyển, cấp phát vật t- thiết bị cho các dự án.
- Nhiệm vụ:
+ Kiểm tra và trình duyệt hồ sơ mua sắm vật t- thiết bị các dự án
+ Th-ơng thảo và trình duyệt Hợp đồng mua sắm vật t- thiết bị.
+ Quản lý theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng đã ký kết.