Tr ờng Đại học kinh tế quốc dân
Khoa khoa học quản lý
Chuyên đề
thực tập tốt nghiệp
ti:
Một số biện pháp
góp phần hoàn thiện công tác quản lý đảm bảo
vật t tại ban quản lý dự án công trình điện miền bắc
SVTH: Nguyn Th Nguyt Hồ Thị Bích Vân
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quản lý kinh tế
Hà Nội – 2007
2
2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quản lý kinh tế
!"#$"%&'
Vấn đề bảo đảm vật tư cho các công trình điện luôn là nhiệm vụ
trọng tâm, bức xúc mà lãnh đạo Ban cũng như các phòng chức năng
quan tâm hàng đầu. Muốn làm được điều đó yếu tố đầu tiên cho ban
QLDACCTĐ là cần phải có bộ máy quản lý bảo đảm vật tư trước,
trong và sau khi hoàn thành công trình làm sao cho hợp lý nhất, hiệu
quả nhất, đạt kết quả cao nhất.
Chính vì lẽ đó trong thời gian thực tập tại ban QLDACCTĐMB,
qua nghiên cứu tổng quát của bản thân. Được sự giúp đỡ tận tình
của lãnh đạo Ban cũng như các phòng chức năng. Tôi mạnh dạn
chọn đề tài: “Một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác quản
lý đảm bảo vật tư tại Ban QLDATCĐ miền Bắc”. Nội dung gồm 3
chương sau:
* Chương I: Tầm quan trọng của công tác quản lý đảm bảo vật

CNXH ở nước ta hiện nay, việc tổ chức quản lý đảm bảo cân đối về
mặt bằng bảo quản tốt vật tư thực hiện cung ứng thường xuyên đầy đủ
giữ vai trò và vị trí quan trọng trong mọi hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp.
4
4
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quản lý kinh tế
Tóm lại, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải có
chiến lược kinh doanh và khéo léo thâm nhập vào guồng máy của thị
trường, tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức gọn nhẹ, năng động, hiệu
quả và có những quyết định chính xác, mang lại kết quả cao. Có như
vậy mới thực hiện tốt nhiệm vụ của mình là bảo quản vật tư cho sản
xuất kịp thời đáp ứng nhu cầu tiêu dùng sản xuất xã hội.
: ;<-*,-*./*0123456*1789
Công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất rất quan trọng vì nền kinh
tế bảo đảm vật tư không bảo đảm tính kế hoạch, tính khoa học và sự
đồng bộ sẽ dẫn đến tình trạng sản xuất bị ngừng trệ sản phẩm, tiến độ
thi công công trình sẽ giảm. Số lượng vật tư không đủ thì năng suất
lao động trong sản xuất, thi công sẽ giảm.
Trong nền kinh tế thị trường, vấn đề bảo đảm vật tư cho sản xuất
lại càng quan trọng. Nó đòi hỏi phải có sự tìm tòi, tính toán giá cả,
hạch toán giá cả, hạch toán cụ thể đối với từng loại vật tư, số lượng
cần dùng để tránh lãng phí vật tư và tiết kiệm vốn lưu động.
- Đảm bảo vật tư là đáp ứng các yêu cầu cung ứng đầy đủ các
loại vật tư về số lượng chất lượng quy cách cũng như chủng loại kịp
thời về thời gian và đồng bộ giúp cho việc tăng năng suất lao động xã
hội tiết kiệm được thời gian lao động giảm chi phí không cần thiết.
- Tổ chức và quản lý tốt công tác bảo đảm vật tư còn góp phần
tiết kiệm vật tư giữ gìn về số lượng và chất lượng cấp phát vật tư theo
hạn mức.

Để bảo đảm hoạt động có hiệu quả đòi hỏi các doanh nghiệp
phải xác định được đầy đủ các loại nhu cầu vật tư phục vụ đáp ứng
cho doanh nghiệp của mình.
* Nhu cầu vật tư cho hoạt động xây lắp.
Xác định theo công thức
Nhu cầu vật tư (N)=(khối lượng xây lắp) x (định mức vật tư cho
một đơn vị xây lắp)
* Nhu cầu vật tư dự trữ:
Đối với loại vật tư cụ thể, cần quy định đại lượng dự trữ sản
xuất tối đưa và đại lượng dự trữ sản xuất tối thiểu. Đại lượng dự trữ
sản xuất tối đưa bằng dự trữ chuẩn bị cộng dự trữ bảo hiểm cộng dự
trữ thường xuyên tối đa. Đại lượng dự trữ sản xuất tối thiểu bằng tổng
dự trữ chuẩn bị cộng dự trữ bảo hiểm.
b. Xác định lượng hàng đặt:
Khi xác định hàng đặt mua cần phải bảo đảm nguyên tắc không
bị ứ đọng ở khâu dự trữ làm ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn.
Xác định lượng hàng mua theo công thức:
)VdVd(VV
12cdcm
−+=
Trong đó:
V
cm
: Lượng vật tư cần mua
V
cd
: Lượng vật tư cần dùng
7
7
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quản lý kinh tế

8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quản lý kinh tế
lượng và chất lượng. Ai là người chịt trách nhiệm về những hao hụt và
hư hỏng hàng hoá. Trong thương mại việc tiếp nhận theo hai giai
đoạn. Tiếp nhận hàng từ doanh nghiệp thương mại và tiếp nhận tại kho
của doanh nghiệp sản xuất: Việc tiếp nhận hàng về số lượng và chất
lượng được thực hiện ở doanh nghiệp theo hai phương pháp chủ yếu:
phương pháp kiểm tra toàn bộ và phương pháp kiểm tra điển hình.
Tổ chức tiếp nhận sẽ tạo điều kiện cho thủ kho nắm chắc được
số lượng chất lượng, chủng loại vật tư, hạn chế nhầm lẫn. Tiếp nhận
chính xác quy cách chủng loại vật tư đã ghi trong hợp đồng, hoá đơn
phiếu giao hàng để chuyển nhanh vật tư vào kho theo sự bố trí sắp xếp
trong kho. Mặt khác công tác tiếp nhận còn phải bảo đảm loại vật tư
nhập kho phải có giấy tờ hợp lệ và phải qua bộ phận kiểm nhận, kiểm
định chính xác. Nếu vật tư mua về sai quy cách, không bảo đảm chất
lượng hoặc thiếu hụt phải có biên bản xác nhận.Thủ kho phải ghi đầy
đủ số thực nhập và cùng người giao hàng ký rồi chuyển cho bộ phận
có trách nhiệm kí vào sổ giao, nhận chứng từ.
Sau khi vật tư được tiếp nhận vào kho, phòng vật tư, các doanh
nghiệp phải tổ chức quản lí và bảo quản hàng ở kho. Kho là nơi dự trữ
bảo quản hàng hóa, vật tư, thiết bị trước khi đưa vào sử dụng. Tuỳ
thuộc vào các tính chất, đặc điểm của vật tư mà kho của doanh nghiệp
được xây dựng theo nhiều kiểu khác nhau với diện tích, dung tích phù
hợp.
Kho phải được bố trí ở nơi khô ráo, thoáng mát với hệ thống
thiết bị cần thiết cho bảo quản sắp xếp thuận tiện cho việc chuyên chở,
xuất nhập vật tư. Vật tư trong kho phải được sắp xếp hợp lí tuỳ theo
9
9
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quản lý kinh tế

Việc tổ chức quản lý bảo đảm vật tư đầu vào không chỉ dừng lại
ở việc mua sắm, tiếp nhận vận chuyển vật tư hàng hoá - để nâng cao
hiệu quả sử dụng vật tư đòi hỏi các doanh nghiệp phải định kỳ quyết
toán vật tư sử dụng việc quyết toán nhằm: tính toán lượng vật tư thực
chi có đúng mục đích không ? Việc sử dụng các yếu tố vật chất có
tuân thủ các định mức tiêu dùng hay không? Lượng vật tư tiết kiệm
được hoặc bội chi, nguyên nhân gây lãng phí trong sử dụng vật tư ở
doanh nghiệp. Ở các doanh nghiệp có thể áp dụng ba phương pháp sau
để quyết toán vật tư :
- Phương pháp kiểm kê: Theo phương pháp này trên cơ sở số
liệu kiểm tra thực tế tồn kho vật tư ở phân xưởng đầu kỳ và cuối kỳ
báo cáo và số lượng vật tư xuất trong kỳ để xác định thực tế vật tư chi
phí áp dụng công thức.
+ Phương pháp đơn hàng:
Trên cơ sở các số liệu về kết quả sử dụng vật tư được xác định
bằng cách so sánh thực chi với mức quy định được tính sau khi thực
hiện hợp đồng.
+ Quyết toán theo từng lô hàng cấp ra:
11
11
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quản lý kinh tế
Là phương pháp thường xuyên và thiết thực nhất, cấp phát vật
tư được tiến hành theo mức quy định và được dùng vào việc thực hiện
nhiệm vụ sản xuất.
Mức chi phí quy định được tính bằng cách lấy số thành phẩm
nhân với mức tiêu dùng vật tư. So sánh thực thi với mức quy định về
vật tư ta biết được sự chênh lệch với mức tiết kiệm hay bội chi.
12
12
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quản lý kinh tế

của ban QLDA kể cả việc tham gia với tư cách hoạt động tư vấn, được
quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vốn đó.
Nhiệm vụ của ban QLDACCTĐ là quản lý các dự án lưới điện
có điện áp từ 110 KV trở lên và các công trình điện khác theo phân
cấp của TCT giao được quy định trong Nghị định 117-CP ngày
20/10/1994 của Chính phủ về quản lý đầu tư và xây dựng, cụ thể là:
- Tổ chức quản lý và công tác cung ứng vật tư thiết bị trong
nước và nước ngoài đã nhập khẩu cho các công trình điện quản lý và
sử dụng bảo quản vật tư thiết bị có hiệu quả.
- Tổ chức quản lý và tư vấn công tác xuất nhập khẩu vật tư cho
các công trình điện.
- Quản lý và tư vấn thực hiện các công tác đầu tư xây dựng cơ
bản, công tác quản lý dự án, các thủ tục xin giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất, giấy phép xây dựng công trình, công tác đền bù và giải
phóng mặt bằng, công tác kế hoạch và công tác sản xuất khác.
- Quản lý và tư vấn phần dự toán công trình đầu tư xây dựng cơ
bản.
- Quản lý công tác kỹ thuật bảo đảm chất lượng công trình xây
dựng từ chuẩn bị đầu tư đến kết thúc đầu tư.
- Quản lý về lĩnh vực kinh tế tài chính, thực hiện công tác hạch
toán kế toán các công trình điện, thống kê kế toán tài chính, công tác
quản lý dự án, tư vấn và sản xuất khác
14
14
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quản lý kinh tế
( DE3/?*,-D-F%=D
Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình. Do đặc điểm
quản lý của ban, mô hình tổ chức và mối quan hệ về nhiệm vụ giữa
các bộ phận trong tổ chức và nội bộ các bộ phận với nhau được tổ
chức như sau:

thi công, dự toán các công trình gửi cho các đơn vị liên quan.
- Thanh toán các khối lượng xây lắp cho các công trình.
- Thanh quyết toán A+B và thanh lý hợp đồng
- Làm thủ tục xin cấp giấy phép sử dụng đất, cấp đất, giấy phép
xây dựng các công trình.
- Tổ chức công tác đền bù tài sản
c. Phòng tài chính kế toán (P3 )
- Lập kế toán năm - quý
- Đảm bảo vốn cho nhu cầu theo kế hoạch.
- Tổ chức bộ máy kế toán và chế độ hạch toán kế toán.
- Cấp phát đủ vốn cho các đơn vị theo hợp đồng
16
16
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quản lý kinh tế
- Thanh toán các nhu cầu chi phí cho bộ máy hoạt động của
Ban. Lập các thống kê tài chính kế toán theo qui định của tổng công
ty.
- Tổ chức quyết toán các công trình
- Tham gia với các đơn vị về công tác đấu thầu
d. Phòng vật tư (P4)
- Thực hiện công tác đấu thầu : chọn thầu, gia công cột sắt, dây
sứ, phụ kiện sản xuất trong nước.
- Cung cấp vật tư thiết bị cho công trình.
- Chỉ đạo các kho trong việc bảo quản sắp xếp, vận chuyển, cấp
phát vật tư, lập quy trình kho tàng.
- Tổ chức chỉ đạo duy tu, vận tải vật tư.
- Giám sát việc sử dụng vật tư thiết bị do A cấp cho B sử dụng
vào công trình.
- Đối chiếu thanh quyết toán vật tư.
-Thực hiện chế độ báo cáo kiểm kê vật tư định kỳ.

- Trình độ trung cấp 10 người
- Công nhân và lao động thủ công 10 người.
Nhìn chung, trình độ quản lý và nghiệp vụ của cán bộ trong ban
là cao.
18
18
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quản lý kinh tế
Sơ đồ tổ chức quản lý tại Ban QLDACCTĐ
HI#J'K
LHM
HI#N#OH
LH(M
HI#PQR
LH:M
HI#KS#QR"LHTM
HI#"#P
UQV#LHWM
HI#X"Y#
LHM
HI#KS
LH@M
Q
H
DF#
J
'K
HD
H#
"#
P

như độ ẩm trong kho phải thấp, môi trường không có chất hoá học,
chất ăn mòn, chất A-xít..v..v. Vì chủ yếu những vật tư thiết bị này
được mua ở nước ngoài mà Ban QLDACCTĐMB đã từng quan hệ là :
- Hãng Simen của Đức
21
21
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quản lý kinh tế
- Hãng Shanghai của Nam Triều Tiên
- Ucraina (của Nga cũ)
- Hãng Xicamex của Pháp
- Hãng Aegpld của Singapore
Các loại vật tư này thường là máy biến thế, máy ngắt điện, cầu
dao điện, cầu dao cách ly, các loại tủ, bảng điện, các loại thu lôi...v.v
Tuy nhiên để giảm giá thành công trình và phát huy được việc
sản xuất trong nước Ban vẫn tổ chức mua một số mặt hàng mà yêu
cầu kỹ thuật không mà trong nước sản xuất như cấu kiện cột, các loại
phụ kiện bắt dày, ắc quy...v.v của các cơ sở như Máy cơ khí Yên Viên,
Nhà máy chế tạo thiết bị điện Đông Anh..v.v
Tóm lại, vật tư thiết bị của ban chủ yếu là nhập ngoại nên phòng
vật tư của ban chỉ làm nhiệm vụ nhận theo mã hàng cấp phát cho B
nhận theo công trình. Ban chỉ cho phép các bên mua những vật tư
thiếu chưa nhập kịp.
Bộ máy bảo đảm vật tư của xí nghiệp bao gồm :
a) Phòng kinh tế đối ngoại (P6)
Có nhiệm vụ:
- Tổ chức tư vấn lập hồ sơ mời thầu cung cấp vật tư thiết bị
nhập ngoại cho công trình.
- Tổ chức gọi thầu và xét thầu
- Theo dõi thực hiện hợp đồng đã ký
22

cơ bản được tính bằng phương pháp sau :
*Phương pháp hiện vật:
Nhu cầu vật tư (N) =(Khối lượng xây lắp )x(định mức vật tư cho
một đơn vị xây dựng).
Phương pháp này đòi hỏi công trình xây lắp cụ thể khối lượng
công việc phải chính xác và vì vậy phải làm tốt công tác thiết kế kỹ
thuật và thiết kế thi công
*Phương pháp giá trị.
Nhu cầu vật tư (N) = (khối lượng công việc xây lắp tính theo
1000đ) x (mức vật tư cho 1000đ giá trị xây lắp) phương pháp này
nhanh gọn nhưng ít chính xác, thường được sử dụng để tính nhu cầu
vật tư cho các công trình lớn trên phạm vi rộng.
*Nhu cầu về vật tư dự trữ
Dự trữ vật tư ở các doanh nghiệp được xây dựng bao gồm 2 bộ
phận: dự trữ ở chân công trình và ở các kho.
Dự trữ ở chân công trình được xác định bằng phương pháp:
T= Trọng tải của phương tiện vận tải
Mức tiêu thụ bình quân 1 ngày đêm
=
td
M
P
t: Số ngày dự trữ.
- Chỉ tiêu hiện vật (D): D=P.t
24
24
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quản lý kinh tế
D: đại lượng dự trữ thường xuyên tối đưa tính theo đơn vị hiện
vật.
P : Mức tiêu thụ bình quân trong một ngày đêm.

tại chân công trình.
- Dự trữ chuẩn bị ( D
cb
, t
cb
, G
cb
) được tính căn cứ vào thời gian
cần thiết để chuẩn bị vật tư trước khi đưa vào tiêu dùng sản xuất mà
xác định.
- Dự trữ bảo hiểm: có tác dụng bảo hiểm vật tư cho sản xuất,
trong mọi tình huống nó được xác định bằng 30% dự trữ thường
xuyên.
Tóm lại đối với dự trữ sản xuất, việc xác định đúng đắn các mức
dự trữ có ý nghĩa rất lớn trong các doanh nghiệp. Chúng cho phép
giảm mức chi phí về bảo quản hàng hoá, giảm hao hụt mất mát, bảo
đảm cho cho các doanh nghiệp có đủ những vật tư hàng hóa cần thiết
trong sản xuất để thực hiện được những nhiệm vụ đề ra ngăn ngừa
25
25

Trích đoạn Trong cụng tỏc lập đơn hàng. Hoàn thiện cụng tỏc ký hợp đồng và thực hiện hợp đồng: Tiết kiệm sử dụng vốn cho cụng tỏc mua sắm vật tư: Hoàn thiờn bộ mỏy quản lý bảo đảm vật tư:

---