Tr ờng Đại học kinh tế quốc dân
Khoa khoa học quản lý
Chuyên đề
thực tập tốt nghiệp
ti:
Một số biện pháp
góp phần hoàn thiện công tác quản lý đảm bảo
vật t tại ban quản lý dự án công trình điện miền bắc
SVTH: Nguyn Th Nguyt
Lp: Qun lý Kinh t - K35
Chuyờn ngnh: Qun lý kinh t
GVHD: TS. Hồ Thị Bích Vân
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quản lý kinh tế
Hà Nội – 2007
2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quản lý kinh tế
LỜI NÓI ĐẦU
Vấn đề bảo đảm vật tư cho các công trình điện luôn là nhiệm vụ
trọng tâm, bức xúc mà lãnh đạo Ban cũng như các phòng chức năng
quan tâm hàng đầu. Muốn làm được điều đó yếu tố đầu tiên cho ban
QLDACCTĐ là cần phải có bộ máy quản lý bảo đảm vật tư trước,
trong và sau khi hoàn thành công trình làm sao cho hợp lý nhất, hiệu
quả nhất, đạt kết quả cao nhất.
Chính vì lẽ đó trong thời gian thực tập tại ban QLDACCTĐMB,
qua nghiên cứu tổng quát của bản thân. Được sự giúp đỡ tận tình của
lãnh đạo Ban cũng như các phòng chức năng. Tôi mạnh dạn chọn đề
tài: “Một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác quản lý đảm bảo
vật tư tại Ban QLDATCĐ miền Bắc”. Nội dung gồm 3 chương sau:
* Chương I: Tầm quan trọng của công tác quản lý đảm bảo vật
tư sản xuất của doanh nghiệp.
* Chương II: Thực trạng của công tác quản lý bảo đảm vật tư
doanh của doanh nghiệp.
4
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quản lý kinh tế
Tóm lại, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải có
chiến lược kinh doanh và khéo léo thâm nhập vào guồng máy của thị
trường, tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức gọn nhẹ, năng động, hiệu
quả và có những quyết định chính xác, mang lại kết quả cao. Có như
vậy mới thực hiện tốt nhiệm vụ của mình là bảo quản vật tư cho sản
xuất kịp thời đáp ứng nhu cầu tiêu dùng sản xuất xã hội.
2. Ý nghĩa của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất
Công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất rất quan trọng vì nền kinh
tế bảo đảm vật tư không bảo đảm tính kế hoạch, tính khoa học và sự
đồng bộ sẽ dẫn đến tình trạng sản xuất bị ngừng trệ sản phẩm, tiến độ
thi công công trình sẽ giảm. Số lượng vật tư không đủ thì năng suất
lao động trong sản xuất, thi công sẽ giảm.
Trong nền kinh tế thị trường, vấn đề bảo đảm vật tư cho sản
xuất lại càng quan trọng. Nó đòi hỏi phải có sự tìm tòi, tính toán giá
cả, hạch toán giá cả, hạch toán cụ thể đối với từng loại vật tư, số lượng
cần dùng để tránh lãng phí vật tư và tiết kiệm vốn lưu động.
- Đảm bảo vật tư là đáp ứng các yêu cầu cung ứng đầy đủ các
loại vật tư về số lượng chất lượng quy cách cũng như chủng loại kịp
thời về thời gian và đồng bộ giúp cho việc tăng năng suất lao động xã
hội tiết kiệm được thời gian lao động giảm chi phí không cần thiết.
- Tổ chức và quản lý tốt công tác bảo đảm vật tư còn góp phần
tiết kiệm vật tư giữ gìn về số lượng và chất lượng cấp phát vật tư theo
hạn mức.
5
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quản lý kinh tế
- Kiểm tra việc sử dụng vật tư cũng là những biện pháp tiết kiệm
vật tư quan trọng.
một đơn vị xây lắp)
* Nhu cầu vật tư dự trữ:
Đối với loại vật tư cụ thể, cần quy định đại lượng dự trữ sản
xuất tối đưa và đại lượng dự trữ sản xuất tối thiểu. Đại lượng dự trữ
sản xuất tối đưa bằng dự trữ chuẩn bị cộng dự trữ bảo hiểm cộng dự
trữ thường xuyên tối đa. Đại lượng dự trữ sản xuất tối thiểu bằng tổng
dự trữ chuẩn bị cộng dự trữ bảo hiểm.
b. Xác định lượng hàng đặt:
Khi xác định hàng đặt mua cần phải bảo đảm nguyên tắc không
bị ứ đọng ở khâu dự trữ làm ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn.
Xác định lượng hàng mua theo công thức:
)VdVd(VV
12cdcm
−+=
Trong đó:
V
cm
: Lượng vật tư cần mua
V
cd
: Lượng vật tư cần dùng
7
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quản lý kinh tế
Vd
1
: Lượng vật tư dự trữ đầu kỳ
Vd
2
: Lượng vật tư dự trữ cuối kỳ
Vđ
hình.
Tổ chức tiếp nhận sẽ tạo điều kiện cho thủ kho nắm chắc được
số lượng chất lượng, chủng loại vật tư, hạn chế nhầm lẫn. Tiếp nhận
chính xác quy cách chủng loại vật tư đã ghi trong hợp đồng, hoá đơn
phiếu giao hàng để chuyển nhanh vật tư vào kho theo sự bố trí sắp xếp
trong kho. Mặt khác công tác tiếp nhận còn phải bảo đảm loại vật tư
nhập kho phải có giấy tờ hợp lệ và phải qua bộ phận kiểm nhận, kiểm
định chính xác. Nếu vật tư mua về sai quy cách, không bảo đảm chất
lượng hoặc thiếu hụt phải có biên bản xác nhận.Thủ kho phải ghi đầy
đủ số thực nhập và cùng người giao hàng ký rồi chuyển cho bộ phận
có trách nhiệm kí vào sổ giao, nhận chứng từ.
Sau khi vật tư được tiếp nhận vào kho, phòng vật tư, các doanh
nghiệp phải tổ chức quản lí và bảo quản hàng ở kho. Kho là nơi dự trữ
bảo quản hàng hóa, vật tư, thiết bị trước khi đưa vào sử dụng. Tuỳ
thuộc vào các tính chất, đặc điểm của vật tư mà kho của doanh nghiệp
được xây dựng theo nhiều kiểu khác nhau với diện tích, dung tích phù
hợp.
Kho phải được bố trí ở nơi khô ráo, thoáng mát với hệ thống
thiết bị cần thiết cho bảo quản sắp xếp thuận tiện cho việc chuyên chở,
9
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quản lý kinh tế
xuất nhập vật tư. Vật tư trong kho phải được sắp xếp hợp lí tuỳ theo
đặc điểm của các thiết bị, vật tư. Tránh hư hỏng, làm xuống cấp vật
tư. Tận dụng tối đưa diện tích kho. Đảm bảo an toàn trong kho tránh
mất mát cũng như hoả hoạn cháy nổ xảy ra.
Xu hướng trong nền kinh tế thị trường là kho doanh nghiệp xây
dựng không đáng kể mà chỉ tập trung ở khâu lưu thông. Vật tư được
bảo quản tùy thuộc vào tính chất lý hoá mà bố trí sắp xếp theo từng
loại kho. Theo yêu cầu: dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, ở thời điểm nào
cũng sẵn sàng cấp phát kịp thời theo tiến độ.
- Phương pháp kiểm kê: Theo phương pháp này trên cơ sở số
liệu kiểm tra thực tế tồn kho vật tư ở phân xưởng đầu kỳ và cuối kỳ
báo cáo và số lượng vật tư xuất trong kỳ để xác định thực tế vật tư chi
phí áp dụng công thức.
+ Phương pháp đơn hàng:
Trên cơ sở các số liệu về kết quả sử dụng vật tư được xác định
bằng cách so sánh thực chi với mức quy định được tính sau khi thực
hiện hợp đồng.
+ Quyết toán theo từng lô hàng cấp ra:
11
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quản lý kinh tế
Là phương pháp thường xuyên và thiết thực nhất, cấp phát vật
tư được tiến hành theo mức quy định và được dùng vào việc thực hiện
nhiệm vụ sản xuất.
Mức chi phí quy định được tính bằng cách lấy số thành phẩm
nhân với mức tiêu dùng vật tư. So sánh thực thi với mức quy định về
vật tư ta biết được sự chênh lệch với mức tiết kiệm hay bội chi.
12
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quản lý kinh tế
CHƯƠNG II:
THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ
BẢO ĐẢM VẬT TƯ TẠI BAN QUẢN LÝ DACCTĐMB
I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH PHÁT TRIỂN vµ CHỨC NĂNG
NHIỆM VỤ CỦA BQLDACCTĐMB.
Thực hiện quyết định 315/HĐBT ngày 1/9/1990 về việc chấn
chỉnh lại sản xuất kinh doanh trong khu vực kinh tế quốc doanh. Ngày
15/7/1995 Tổng giám đốc công ty Điện lực Việt Nam đã ký quyết
định số 492 ĐVN/TCCB-LĐ về việc thành lập ban QLDACCTĐMB
trên cơ sở sát nhập Ban Quản lý công trình đường dây 500 KV cùng
một phần lực lượng ban QLCCT Điện.
dụng đất, giấy phép xây dựng công trình, công tác đền bù và giải
phóng mặt bằng, công tác kế hoạch và công tác sản xuất khác.
- Quản lý và tư vấn phần dự toán công trình đầu tư xây dựng cơ
bản.
- Quản lý công tác kỹ thuật bảo đảm chất lượng công trình xây
dựng từ chuẩn bị đầu tư đến kết thúc đầu tư.
- Quản lý về lĩnh vực kinh tế tài chính, thực hiện công tác hạch
toán kế toán các công trình điện, thống kê kế toán tài chính, công tác
quản lý dự án, tư vấn và sản xuất khác
14
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quản lý kinh tế
1. Bộ máy quản lý của Ban QLDACCTĐMB:
Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình. Do đặc điểm
quản lý của ban, mô hình tổ chức và mối quan hệ về nhiệm vụ giữa
các bộ phận trong tổ chức và nội bộ các bộ phận với nhau được tổ
chức như sau:
+ Ban giám đốc: Bao gồm một chủ nhiệm và phó chủ nhiệm.
- Chủ nhiệm ban: Là đại diện pháp nhân, là người điều hành cao nhất
mọi hoạt động của Ban và chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Tổng
giám đốc TCT trong các hoạt động của quá trình chuẩn bị thực hiện đầu tư,
cũng như kết thúc xây dựng đưa dự án vào khai thác và sử dụng.
- Các phó chủ nhiệm: Là người giúp việc cho Chủ nhiệm được
chủ nhiệm giao quản lý và điều hành một số lĩnh vực theo phân công
cụ thể và chịu trách nhiệm trước chủ nhiệm và trước pháp luật các lĩnh
vực được giao.
2. Các phòng tham mưu
a. Phòng tổng Hợp (P1)
- Đưa ra các phương án tổ chức sắp xếp bộ máy quán lý trong cơ
quan
- Quản lý cán bộ công nhân viên chức. Như điều động, đề bạt,
ty.
- Tổ chức quyết toán các công trình
- Tham gia với các đơn vị về công tác đấu thầu
d. Phòng vật tư (P4)
- Thực hiện công tác đấu thầu : chọn thầu, gia công cột sắt, dây
sứ, phụ kiện sản xuất trong nước.
- Cung cấp vật tư thiết bị cho công trình.
- Chỉ đạo các kho trong việc bảo quản sắp xếp, vận chuyển, cấp
phát vật tư, lập quy trình kho tàng.
- Tổ chức chỉ đạo duy tu, vận tải vật tư.
- Giám sát việc sử dụng vật tư thiết bị do A cấp cho B sử dụng
vào công trình.
- Đối chiếu thanh quyết toán vật tư.
-Thực hiện chế độ báo cáo kiểm kê vật tư định kỳ.
- Tham gia với các đơn vị khác về công tác đấu thầu
e. Phòng Tư vấn Giám sát kỹ thuật (P5):
- Xem xét và trình duyệt đề cương báo cáo nghiên cứu khả thi,
đề cương khảo sát...
- Lập dự toán chi phí quản lý kỹ thuật.
- Chịu trách nhiệm về bản tiền lương công trình
17
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quản lý kinh tế
- Xem xét phương án tổ chức xây dựng của thiết kế
- Tổ chức ra tuyến đường dây và trạm cho đơn vị trúng thầu.
- Giám sát kỹ thuật xây lắp đúng thiết kế, tiêu chuẩn.
- Nghiệm thu hạng mục công trình và công trình khi hoàn thành
- Cùng B lập tiền lương hoàn công, tập hợp các bàn giao công
trình cho C.
- Đảm nhận công tác kỹ thuật an toàn của Ban.
g. Kho Thượng Đình
PHÒNG TÀI CHÍNH
(P3)
PHÒNG VẬT TƯ
(P4)
KHO
PT
BAN
KỸ
THUẬT
PTB
PCN
KINH
TẾ
TRƯỞNG
BAN
CHỦ
NHIỆM
19
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quản lý kinh tế
II. NHỮNG ĐẶC ĐIỂM VỀ MẶT KINH TẾ KỸ THUẬT CỦA
VẬT TƯ VÀ BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI BAN
QLDACCTĐ
Với chức năng thay mặt chủ đầu tư tổ chức đấu thầu xây lắp,
đấu thầu xây lắp vật tư, thiết bị, ký hợp đồng tư vấn hoặc tự làm theo
giấy phép hành nghề về giám sát chất- lượng vật tư, thiết bị kỹ thuật
và chất lượng thi công đến công tác nghiệm thu công trình. Ban
QLDACTĐMB phải đảm nhiệm một khối lượng công việc rất lớn, là
đầu mối của việc quản lý kỹ thuật và vật tư của các công trình điện từ
110KV đến 500KV. Nên việc bảo đảm vật tư thiết bị đầy đủ, đồng bộ,
đúng chủng loại cho các công ty xây lắp (bên B) trước khi khởi công
thiếu chưa nhập kịp.
Bộ máy bảo đảm vật tư của xí nghiệp bao gồm :
a) Phòng kinh tế đối ngoại (P6)
Có nhiệm vụ:
- Tổ chức tư vấn lập hồ sơ mời thầu cung cấp vật tư thiết bị
nhập ngoại cho công trình.
- Tổ chức gọi thầu và xét thầu
- Theo dõi thực hiện hợp đồng đã ký
21
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quản lý kinh tế
b) Phòng vật tư nội (P4)
- Tiếp nhận và cung cấp vật tư thiết bị nhập ngoại từ cảng cho
các bên xây 1ắp.
- Quản lý và xử lý vật tư tồn đọng của các công trình trước đây.
- Tham gia cùng các ban của Tổng công ty để chủ động nắm
được nguồn vật tư cung cấp và sử dụng tại các công trình do ban ký
hợp đồng xây lắp chủ yếu là nguồn vật tư trong nước với hai nội dung
tiến độ và chất lượng (nếu được phân công)
- Quyết toán vật tư công trình
c. Kho: Chịu trách nhiệm xuất nhập và bảo quản vật tư thiết bị.
d. Công tác vận tải : Công tác tiếp nhận và xuất vật tư thiết bị
không thể không nhờ tới vận chuyển vật tư thiết bị điện thường có
khối lượng lớn vì vậy, khối lượng vật tư cần vận chuyển rất lớn nên
các bạn hàng vận chuyển vật tư thiết bị cho ban là các xí nghiệp giao
nhận vận chuyển xí nghiệp vận tải hạng nặng..
Nếu vật tư trong nước hoặc hàng nhẹ không cồng kềnh thì có
thể dùng ngay phương tiện vận tải của ban hoặc thuê phương tiện vận
tải.
III. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO ĐẢM VẬT TƯ Ở BAN
QLDACTĐMB
- Chỉ tiêu hiện vật (D): D=P.t
23
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quản lý kinh tế
D: đại lượng dự trữ thường xuyên tối đưa tính theo đơn vị hiện
vật.
P : Mức tiêu thụ bình quân trong một ngày đêm.
P= N(năm)
360
= N(quý)
90
= N(tháng)
30
- Chỉ tiêu giá trị (G)
G=
∑
=
n
1i
ii
gD
D
i
: Mức dự trữ vật tư i
g
i
: Giá một đơn vị vật tư i
* Dự trữ vật tư ở kho:
Dự trữ ở kho đối với những loại vật tư chịu ảnh hưởng của điều
kiện tự nhiên có giá trị lớn. Nó bao gồm 3 bộ phận :
-Dự trữ thường xuyên ( D
Kiểm tra nhu cầu để xác định chính xác lượng hàng đặt mua
cũng như để chuẩn bị cấp phát cho các công ty xây lắp (các bên) tiến
hành thi công xây dựng các công trình điện. Ban quản lý dự án công
trình điện Miền bắc với tư cách là đơn vị được uỷ quyền thay mặt chủ
đầu tư tiếp nhận vốn sẽ căn cứ vào thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán đã
được duyệt để tổ chức thực hiện dự án đảm bảo chất lượng kỹ thuật,
tiến độ và giá thành công trình.
Để kiểm tra nhu cầu BQLDACTĐ cũng công ty xây lắp thi
công, chủ nhiệm thiết kế đến khảo sát thực tế (gọi là giao tuyến công
trình) và lập biên bản giao tuyến công trình điện.
Để xác định chính xác lượng hàng đặt mua, phòng vật tư dựa
trên bản dự toán công trình, biên bản giao tuyến (gọi là bản tiền lương
vật tư) để mua sắm.
3. Lựa chọn người cung ứng:
Quá trình lựa chọn người cung ứng thực chất là quá trình tìm
hiểu cặn kẽ, so sánh đặc điểm những nguồn hàng mà doanh nghiệp sẽ
mua sắm. Trong nền kinh tế thị trường rất nhiều người bán nên đòi hỏi
người làm công tác vật tư phải chọn lựa những nơi có nguồn hàng có
lợi như:
25
Copyright: Tài liệu đại học ©