Quản lý khách sạn
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐÔNG Á
Khoa Công Nghệ Thông Tin
Bộ môn: Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống
BÀI TẬP NHÓM
ĐỀ TÀI:
XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

Giáo viên hướng dẫn : Đồng Phượng
Sinh viên thực hiện :

Mục lục
Nhóm 4 Lớp: 09
TH
1
C
1
Quản lý khách sạn
I.Lời nói đầu 3
II. Chương I: Khảo sát thực tế 4
1.1 Giới thiệu về công ty khách sạn du lịch Dạ Hương 4
1.2.Khảo sát tình hình thực tế tại khách sạn du lịch Dạ Hương 2 4
1.3. Sơ đồ tổ chức và quy trình hoạt động của khách sạn 6
1.4 Nhiệm vụ và mục tiêu của bài toán 8
1.5. Hạn chế của hệ thống hiện tại 8
1. 6. Phương hướng giải quyết bài toán 9
3. Chương II:Phân tích và thiết kế hệ thống 10
2.1 Mục đích yêu cầu của hệ thống 10
2.2 Phân tích hệ thống quản lý về chức năng 10
2.3. Phân tích hệ thống về dữ liệu 18

ngành du lịch nói riêng.
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT THỰC TẾ
Nhóm 4 Lớp: 09
TH
1
C
3
Quản lý khách sạn
1.1 Giới thiệu về công ty khách sạn du lịch Dạ Hương
Công ty khách sạn du lịch Dạ Hương được thành lập và hoạt động kinh doanh
ngành nghề khách sạn, nhà hàng, lữ hành du lịch, phương tiện vận chuyển hành khách
từ tháng 7 năm 1996. Với hơn 15 năm hoạt động, doanh nghiệp đã không ngừng phát
triển. Cơ sở vật chất và ngành nghề kinh doanh liên tục được mở rộng nhằm đáp ứng
nhu cầu ngày càng cao của du khách gần xa. Hiện công ty có 2 khách sạn tại trung tâm
thành phố Đông Hà. Trong đó có khách sạn Dạ Hương 2 được Tổng cục du lịch Việt
Nam xếp hạng tiêu chuẩn Quốc tế 3 sao (theo quyết định số 72/QĐ-TCDL ký ngày
24/01/2005). Đây là khách sạn 3 sao duy nhất hiện nay tại thành phố Đông Hà. Với
kiến trúc hiện đại, nội thất sang trọng gồm 50 phòng nghỉ, 2 hội trường lớn nhỏ phuc
vụ 50-100 khách, hệ thống nhà hàng nằm trong khách sạn 300 ghế ngồi. Trong đó có
nhà hàng Thiên Đường và Wiecafe nằm tại tầng 9 và tầng 10 trong khách sạn, tại đây
có thể ngắm nhìn toàn cảnh thành phố Đông Hà từ trên cao và thưởng thức đồ ăn thức
uống do chính đội ngũ đầu bếp và nhân viên của nhà hàng phục vụ sẽ tạo cho du khách
một bầu không khí thật thư giãn và thoải mái. Khu dịch vụ chăm sóc sức khỏe nằm tại
tầng 7 có các phòng xông hơi nhiệt, xông hơi nước, bồn tắm thủy lực, 15 phòng
message.
1.2.Khảo sát tình hình thực tế tại khách sạn du lịch Dạ Hương 2
a) Đối tượng khách: Khách thuê phòng có 2 dạng:
- Khách đi theo tập thể:Là một nhóm gồm nhiều người (được gọi là khách đi
theo đoàn) thuộc một tổ chức hay một doanh nghiệp nào đó (gọi chung là đơn
vị). Một đơn vị có thể có nhiều đoàn khách lưu trú tại đơn vị tại nhiều thời

Sau khi nhận khách hàng vào phòng, lễ tân theo dõi phòng bằng sơ đồ phòng.
Sơ đồ phòng là một tờ giấy có mô tả vị trí các phòng trong khách sạn, phòng có khách
được đánh dấu hay bằng kí hiệu nào đó. Mỗi ngày, khách sạn lưu lại sơ đồ phòng một
lần để làm báo cáo. Do yêu cầu phải luôn nắm được thông tin của từng phòng trong
khách sạn tại bất kì thời điểm nào vì vậy khi có sự biến động (khách chuyển, thêm hay
bớt khách trong phòng,…) thì việc cập nhật lại rất khó khăn và phức tạp. Khi khách
hàng trả phòng, lễ tân kiểm tra tình trạng của phòng để đảm bảo phòng vẫn ở trạng
thái như lúc trước giao cho khách. Đồng thời tính toán số ngày nghỉ của khách mà
khách phải trả.
c) Đối tượng dịch vụ
Khi khách hàng lưu trú trong khách sạn thường sử dụng các loại hình dịch vụ
như: điện thoại, fax, thuê xe, ăn, uống nước…nhân viên khách sạn phải ghi lại các
phát sinh này để làm báo cáo và thanh toán tiền với khách sau này. Thông thường bộ
phận phòng do ban lễ tân đảm nhiệm, còn dịch vụ do bộ phận khác đảm nhiệm. Tuy
các bộ phận này được phân biệt tách rời nhau nhưng chúng có mối quan hệ chặt chẽ và
khăng khít với nhau vì cùng phục vụ một đối tượng là khách hàng.
Nhóm 4 Lớp: 09
TH
1
C
5
Quản lý khách sạn
Cuối cùng Lễ tân tổng hợp số tiền khách thuê phòng cộng với số tiền sử dụng dịch vụ
rồi đưa phiếu thanh toán cho Khách để thanh toán.
1.3. Sơ đồ tổ chức và quy trình hoạt động của khách sạn
1.3.1. Sơ đồ tổ chức
Giám đốc Khách sạn
Có nhiệm vụ quản lý trực tiếp khách sạn, mọi vấn đề của khách sạn đều phải thông
qua giám đốc và giám đốc có quyền quyết định tất cả mọi thông tin xử lý trong
khách sạn.

làm thủ tục đăng ký. Việc quản lý thông tin các tổ chức sẽ được quản lý như thông tin
cơ quan hoặc công ty, thông tin về người đại diện sẽ được quản lý như thông tin của
công chức hay nhân viên của cơ quan đó.
Trong thời gian trước ngày nhận phòng tối thiểu là 1 tuần các khách hàng đăng
ký theo đoàn phải gửi cho khách sạn bảng bố trí phòng ở của các thành viên để khách
sạn phân bố phòng cho hợp lý.
Khi khách hàng đến nhận phòng thì ngoài số tiền đặt cọc, khách hàng phải gửi
cho BPLT CMND ( hoặc các văn bằng có hình còn thời hạn sử dụng ). BPLT căn cứ
vào đó để kiểm tra lại thông tin khi khách đăng ký phòng. Sau khi kiểm tra xong
BPLT sẽ chỉ trả lại các văn bằng này khi khách hàng làm xong thủ tục trả phòng. Sau
đó BPLT sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng để tiến hành giao phòng cho khách. Nếu
khách không đồng ý thì làm thủ tục đổi phòng cho khách ( nếu còn phòng trống ).
Trong thời gian ở khách sạn, khách có thể sử dụng các loại dịch vụ, yêu cầu phục vụ.
Mọi yêu cầu sẽ do BPLT đảm nhiệm và đáp ứng trong phạm vi hoạt động của khách
sạn. Khách hàng sử dụng dịch vụ chưa thanh toán thì Bộ phận dịch vụ sẽ ghi hoá đơn
nợ và chuyển đến BPLT tính vào hoá đơn tổng.
Sau khi đặt phòng khách có thể huỷ đăng ký và phải bồi thường cho khách sạn
theo quy định đã thoả thuận. Vì thế tiền đặt cọc là phải có trước khi nhận phòng. Để
tránh rủi ro thì số tiền đặt cọc phải lớn hơn hay bằng số tiền phải bồi thường. Tuy
nhiên trước 7 ngày nhận phòng khách huỷ đăng ký không phải bồi thường.
Khi hết thời hạn thuê phòng như đã đăng ký thì khách phải trả phòng cho khách
sạn. Khi khách làm thủ tục trả phòng, BPLT sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng, tổng hợp
Nhóm 4 Lớp: 09
TH
1
C
7
Quản lý khách sạn
lại các hoá đơn sử dụng dịch vụ chưa thanh toán trong thời gian khách ở khách sạn.
sau khi tổng hợp in ra hoá đơn tổng để khách thanh toán và trả lại CMND cho khách.

1
C
8
Quản lý khách sạn
Mỗi khách hàng của khách sạn đều được khách sạn quản lý những thông tin
sau: Họ tên, giới tính, địa chỉ, điện thoại_Fax(nếu có), E_mail(nếu có), số
CMND_Passport (hoặc các văn bằng khác có hình), quốc tịch. Nếu khách hàng là
công chức thì quản lý thêm các thông tin sau: Tên cơ quan, địa chỉ cơ quan, E_mail cơ
quan.
Quản lý thuê phòng:
Các phòng của khách sạn được quản lý dựa vào phòng số, loại phòng, giá cơ bản.
Khách sạn gồm có ba loại phòng 2, 3, VIP .Ngoài ra mỗi phòng còn được trang bị các tiện
nghi, nên tiện nghi cũng được quản lý theo mã tiện nghi, tên tiện nghi. Còn trang bị tiện
nghi theo phòng được quản lý dựa vào phòng số và số lượng tiện nghi trong từng phòng.
Quản lý Dịch Vụ:
Cập nhật các loại dịch vụ ở trong khách sạn và quản lý sử dụng dịch vụ
Báo cáo, thống kê:
Thống kê số lượng khách, thống kê về số lượng phòng khách thuê, thống kê số
lượng khách sử dụng dịch vụ.
CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
2.1 Mục đích yêu cầu của hệ thống
Hệ thống quản lý cần có những yêu cầu sau:
- Giao diện dễ nhìn, dễ sử dụng, thuận tiện trong công việc nhập thông tin và tìm
kiếm thông tin.
- Công việc xử lý vào thao tác tìm kiếm nhanh.
- Độ chính xác và bảo mật cao
2.2 Phân tích hệ thống quản lý về chức năng
Nhóm 4 Lớp: 09
TH
1

Cập nhật dịch
vụ
Báo cáo Thống kê
Thống kê số lượng
khách thuê
Thống kê khách
SDDV
Báo cáo tình trạng
phòng
Thanh Toán
QL Thuê Trả
phòng
10
Quản lý khách sạn
• Mô tả: Khách hàng đưa ra thông tin để đặt phòng, sử dụng dịch vụ. Ngược lại nếu
nhân viên muốn truy cập hệ thống thì hệ thống cũng đưa ra kết quả tính toán, xử lý
mà nhân viên vừa làm.
Nhóm 4 Lớp: 09
TH
1
C
11
xem thông tin
xem thông tin
Lưu thông tin
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Quản lý khách sạn

Thống
kê, Báo
cáo
T
h
ô
n
g

t
i
n
Trả lời
Khách hàng
T
h
ô
n
g

t
i
n
Trả lời
D.L khách hàng
DL thống kê
Quản lý khách sạn
- Quản lý thuê phòng : Sau khi đã kiểm tra thông tin của khách hợp lệ thì
Nhân viên quản lý sẽ sắp xếp phòng cho khách nghỉ vào phòng theo yêu
cầu của khách đã chọn hoặc được đặt từ trước. Tuy nhiên, có thể thay đổi

ở chưa đủ 24 giờ, nếu đủ 24 giờ thì tính theo ngày.), tiền dịch vụ phát sinh (nếu có).
Nhóm 4 Lớp: 09
TH
1
C
Nhân viên
Khách hàng
Cập nhật
thông tin
Khách
Thanh
Toán
Đáp ứng
Yêu cầu xử lý Cung cấp thông tin
DL.Khách Hàng
Yêu cầu
Yêu cầu xử lý
Đáp ứng yêu cầu Thông tin phản hồi
Thanh toán
14
Quản lý khách sạn
2.2.5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 2 ( Quản lý thuê phòng)
• Mô tả:
Khi khách đến thuê phòng sẽ được nhân viên xem xét tình trạng của phòng rồi cấp
phòng cho khách với yêu cầu của Khách.
- Cập nhật phòng: Chức năng này làm nhiệm vụ cập nhật tình trạng của phòng.
- Quản lý thuê trả phòng: Khi khách có nhu cầu thuê phòng, đổi phòng hoặc trả
phòng ( hoặc trả phòng trước thời hạn) thì nhân viên xem xét và phục vụ theo
yêu cầu.
2.2.6. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 3 ( Quản lý dịch vụ)

Nhóm 4 Lớp: 09
TH
1
C
Khách hàng
Cập
nhật
dịch vụ
Quản lý
SDDV
Nhân viên
DL.Dịch vụ
Trả lời
Thông tin
Đáp ứng
Yêu cầu xử lý
Yêu cầu xử lý
Đáp ứng
16
Quản lý khách sạn
• Mô tả:
Chức năng Thống kê, báo cáo làm nhiệm vụ thống kê số lượng khách thuê, khách sử
dụng dịch vụ và tình trạng phòng hiện tại khi có yêu cầu của ban lãnh đạo khách sạn.
2.3. Phân tích hệ thống về dữ liệu
2.3.1. Chuẩn hóa các bảng cơ sở dữ liệu:
Nhóm 4 Lớp: 09
TH
1
C
Nhân viên

*Hóa đơn phòng
Tenkhach
Diachi
Sđt
SoCMND
Gioitinh
Ghichu
Maphong
Tenphong
Sđt
Giatheongay
Giatheogio
Ngayden
Ngaydi
Cothesd
Trangthietbi
Thanhtien
*Hóa đơn dịch vụ
Madichvu
Tendichvu
Soluong
Donvitinh
Ngaygio
Dongia
Chitiet
KhachID
Tenkhach
Diachi
Sđt
SoCMND

PhongID
Ngayden
Ngaydi
Sogio
LoaiID
Loaiphong
Giatheongay
Giatheogio
Trangthietbi
DichvuID
Tendichvu
Donvitinh
Dongia
Chitiet
DichvuID
KhachID
Soluong
Ngaygio
*Khách
KhachID
Tenkhach
Diachi
Sđt
SoCMND
Gioitinh
Ghichu
*Phòng
PhongID
LoaiID
Tenphong

Bài làm chưa có tính chuyên nghiệp, chưa giải quyết được trọn vẹn
những vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý. Một số chức năng quản lý trong
thực tế chúng em chưa khảo sát được, và còn rất nhiều điều thiếu xót trong cả
bài làm nói chung, và trong những mô hình, sơ đồ nói riêng…
Vì vậy chúng em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô
giáo để bài làm của chúng em được hoàn thiện , tối ưu và có ích hơn .Chúng em
xin chân thành cảm ơn.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bài Giảng Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống
Biên soạn: Đồng Phượng
2. Internet
Nhóm 4 Lớp: 09
TH
1
C
19