1
BÀI THẢO LUẬN : PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ
THỐNG THÔNG TIN
Đề tài : Xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh công ty máy tính
Hùng Phát
Giáo viên hướng dẫn : Nguyễn Văn Thẩm
Thành viên trong nhóm 2
BÙI VĨNH TIẾN
NGUYỄN DUY TRUNG
NGUYỄN XUÂN THẮNG
NGUYỄN VĂN NHÂN
HOÀNG VĂN MINH
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
2
Mục lục
Mục lục 2
Giới thiệu Công ty 4
5 .Vai trò và ý nghĩa của việc xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh trong vấn đề chung nói riêng và công
nghệ phần mềm nói chung 6
Nội Dung 7
Chương I : Khảo sát hệ thống 7
1.1.Sơ đồ công ty 7
1.2.Mô tả hoạt động của công ty 7
2.2. Sơ đồ dòng dữ liệu . 14
a) Sơ đồ dòng dữ liệu mức khung cảnh 14
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
3
Lời nói đầu
Ngày nay với sự phát triển nhảy vọt của ngành CNTT, với những tính
năng ưu việt sự tiện dụng và ứng dụng rộng rải là một phần không thể thiếu
được của nhiều ngành trong việc phát triển kinh tế.

tranh bằng cách xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với người mua hàng và những
người cung cấp nguyên vật liệu.
3) Đầu tư vào hệ thống thông tin sẽ góp phần khuyến khích các hoạt động
sáng tạo trong doanh nghiệp.
4) Đầu tư vào hệ thống thông tin sẽ tạo thành các chi phí chuyển đổi trong
mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc người cung cấp nó.
5) Đầu tư vào công nghệ thông tin còn có khả năng tạo ra một số dạng hoạt
động mới của doanh nghiệp: Tổ chức ảo, tổ chức theo thoả thuận, các tổ chức
theo truyền thống với các bộ phận cấu thành điện tử, liên kết tổ chức.
Giới thiệu Công ty
Công ty TNHH TM Hùng Phát ( tên viết tắt: Hung Phat Co., Ltd ) được thành
lập từ năm 2005 theo quyết định số 0600338231 do Sở Kế hoạch và Đầu tư
Thành phố Nam Định cấp. Trụ sở chính của công ty 229 Trường Chinh –
TP.Nam Định.Lĩnh vực hoạt động của Công ty là kinh doanh các sản phẩm Tin
học, Viễn thông như : Linh kiện máy tính, Máy vi tính bộ, Máy tính xách tay,
Thiết bị văn phòng, Phần mềm Tin học, …
1 .Tầm quan trọng của việc xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh
Như chúng ta đã thấy trước đây, quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn
vào chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Dễ thấy
rằng từ sự hoạt động kém của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những
hậu quả xấu nghiêm trọng.
Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất
lượng của thông tin mà nó cung cấp. . Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin như sau:
- Tin cậy: Độ tin cậy thể hiện các mặt về độc xác thực và độ chính xác. Thông tin
ít độ tin cậy dĩ nhiên là gây rắc cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. Chẳng hạn hệ thống
lập hóa đơn bán hàng có nhiều sau sót, nhiều khách hàng kêu va về tiền phải trả ghi
cao hơn giá trị hàng đã thực mua sẽ dẫn đến hình ảnh xấu về cửa hàng, lượng khách
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
5
háng ẽ giảm và doanh số bán sẽ tụt xuống. Nếu số tiền ghi trên hóa đơn thấp hơn số

doanh.
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
6
- Quá trình phát triển: Công ty TNHH TM Hùng Phát được thành lập từ năm
2005. Việc kinh doanh của công ty đòi hỏi phải có hệ thống quản lý khá phức
tạp, phải đảm bảo được tính khả thi nên công ty đã sử dụng phần mềm quản lý
kinh doanh.
- Hiện trạng hệ thống cũ: tuy công ty đã sử dụng phần mềm quản lý kinh
doanh nhưng phần mềm này đã không còn phù hợp với việc kinh doanh hiện tại
của công ty và cần nâng cấp hệ thống cũ thành một hệ thống mới mà có thể đáp
ứng nhu cầu hiện trạng của kinh doanh của công ty.
5 .Vai trò và ý nghĩa của việc xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh trong vấn
đề chung nói riêng và công nghệ phần mềm nói chung
- Công nghệ phần mềm: ngành công nghệ phần mềm có một vai trò và ý
nghĩa hết sức quan trọng trong xã hội. Việc tạo ra một phần mềm nó đã hỗ trợ
rất nhiều trong công tác quản lý, giúp công việc quản lý dễ dàng chính xác và
đạt hiệu quả cao.
- Phần mềm quản lý kinh doanh:
- Giúp cho nhà kinh doanh theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động sản
xuất kinh doanh của công ty: nhập hàng, bán hàng,… Nhờ đó, người quản lý
điều hành trôi chảy các hoạt động, quản lý hiệu quả, kiểm soát nội bộ tốt.
Cung cấp tài liệu cho doanh nghiệp làm cơ sở hoạch định chương trình hành
động cho từng giai đoan từng thời kỳ nhờ đó người quản lý tính được hiệu quả
công việc, vạch ra hướng hoạt động cho tương lai.
• Giúp người quản lý điều hoà tình hình tài chính của doanh nghiệp.
• Là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh tụng khiếu tố, với tư cách là bằng chứng
về hành vi thương mại.
• Cơ sở đảm bảo vững chắc trong sự giao dịch buôn bán.
• Là cơ sở cho người quản lý ra các quyết định phù hợp: Quản lý hạ giá thành,
quản lý doanh nghiệp kịp thời.

b) Hoạt động kinh doanh .
- Cuối mỗi tháng trước khi nhập hàng thì bộ phận kinh doanh cùng bộ phận
kế toán lập bảng thống kê sản phẩm bán được ,và cùng với bộ phận quản lí kho
xem xét các loại mặt hàng còn lại trong kho .Từ đó đề ra phương án nhập hàng
cho tháng tới .Nhập nhiều hơn số lượng những mặt hàng có số lượng khách mua
nhiều và có thể tăng trong tháng tới,và giảm những mặt hàng ít khách mua .công
ty đều nhập hàng từ nơi cung cấp về kho ,tránh hiện tượng thiếu hụt sản phẩm
khi khách hàng cần .Bộ phận kinh doanh của công ty sẽ tìm các đối tác thích
hợp để nhập hàng .Ngoài ra bộ phận quản lí kho thường xuyên kiểm tra báo cáo
cho bộ phận kinh doanh biết số lượng còn lại trong kho ,để bộ phận kinh doanh
liên hệ với đối tác và xuất trình ý kiến lên ban giám đốc để nhập hàng về kịp
thời . Thường xuyên cập nhật số lượng hàng ,tên mặt hàng , lên hệ thống quản lí
của công ty để khách hàng có thể tham khảo .
Hình 1.2.1 : Tiến trình nhập kho trong công ty
- Buôn bán thoả thuận không phân biệt loại sản phẩm. Mỗi thoả thuận, qua
thương lượng với khách hàng, xác định mã sản phẩm liên quan, giá vốn, số
lượng và kỳ hạn giao hàng.
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
9
- Hoat động bán hàng của công ty có thể giao tiếp qua mạng hoặc găp gỡ
khách hàng trực tiếp tại công ty .
- Bộ phận kinh doanh trực tiếp hướng dẫn khách hàng chọn mua sẩn phẩm
,tư vấn cho khách hàng từng loại sản phẩm và các loại mặt hàng kinh doanh của
công ty .
- Hàng ngày bộ phận kinh doanh và bộ phân kế toán trao đổi với nhau vào
cuối buổi để kiêm tra và kê khai sản phấm bán được .
- Là công ty kinh doanh các thiết bị tin học do đó,thường chuẩn bị bước vào
năm học số lượng khách mua hàng lớn nên công ty chủ động nhập hàng với số
lượng nhiều hơn các tháng khác trong năm .
- Khi khách hàng mua sản phẩm của công ty thì bộ phận kinh doanh thông

hàng mua để làm hóa đơn thanh toán cho khách hàng .
- Đối với bộ phận quản lý kho là hiện tại khi công ty cần nhập số lượng hàng
hoặc xuất hàng thì bộ phận quản lý kho sẽ nhận được giấy yêu cầu của công ty
gửi đến và thực hiện,vấn đề quản lí hàng còn lại trong kho là ghi chép lại số
lượng và tên từng loai mặt hàng vào sổ ghi chi tiết các thiết bị và bản thống kê
gửi cho bộ phận kinh doanh và ban quản trị công ty.Các công việc đều do con
người làm và chưa có sự tham gia nhiều của hệ thống tin học .
- Bộ phận chăm sóc khách hàng(bộ phận kỹ thuât ) :Hoạt động của bộ phận
kỹ thuật là sửa chữa các sản phẩm của khách hàng , xem xét các sản phẩm nào
còn bảo hành và các sản phẩm nào không còn bảo hành .
1.4. Đánh giá hiện trạng hệ thống cũ, nhu cầu cho hệ thống mới.
a) Đánh giá hiện trạng hệ thống cũ
- Do quy mô hoạt động của công ty ngày càng lớn ,số lượng mặt hàng kinh
doanh ngày càng nhiều mà số lượng nhân viên chỉ giới hạn do đó sự hoạt đông
như hiện tại không thể đáp ứng được tính chất công việc cũng như nội dung
quản lí của công ty .
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
11
- Việc lưu trữ các thông tin trong việc quản lý hệ thống đều được tiến hành
thủ công bằng sổ sách và các chứng từ với một số lượng lớn, chính vì vậy gây ra
nhiều khó khăn cho công tác quản lý, tốn nhiều thời gian và công sức cho nhân
viên quản lý với những công việc kiểm tra, tra cứu, kiểm kê phức tạp
- Khi lưu trữ thông tin bằng phương pháp này nếu có sai sót thì việc sửa đổi
gặp nhiều khó khăn.Chẳng hạn muốn sửa thông tin trong hồ sơ thiết bị thì phải
gạch đi rồi sửa lại bên cạnh, sẽ rất không hay nếu phải sửa đổi nhiều lần
b) Nhu cầu cho hệ thống mới.
- Nhu cầu đặt ra là làm cách nào có thể quản lí công ty mà không cần thông qua
các bản báo cáo hàng tháng và gặp trực tiếp các phòng ban,có thể xem xét hoạt
động của các phòng ban bất cứ khi nào mà không cần gặp gỡ trực tiếp .
- Nhu cầu đặt ra là làm cách nào để một nhân viên có thể không phải đi lai nhiều

 Phần mềm cung cấp và hỗ trợ truy xuất tới tất cả các phòng ban trong công ty
,qua đó biết được tình hình của công ty,để quyết định hoạt động của công ty.
Chương II. Phân tích hệ thống về mặt chức năng .
2.1 .Sơ đồ phân cấp chức năng .
• Phân tích hệ thống :
Cn1.1:Lập dự trù sản phẩm .
Cn1.1:Nhập hàng .
Cn1.1:Thanh toán với nhà cung cấp .
Cn 2.1 : Xử lý yêu cầu khách hàng
Cn2.2:Lập hóa đơn và giao hàng .
Cn3.1:Thông kê lượng hàng đã bán
Cn3.1:Thống kê doanh thu mỗi mặt hàng
Cn3.1:Thống kê lượng hàng tồn kho
Cn4.1: In báo cáo tổng hợp gửi lên cấp trên cuối năm .
Từ các chức năng trên => gom nhóm lại thành các chức năng theo tiêu chí :
+ Các chức năng cùng liên quan đến một đối tượng .
+
Các chức năng cùng liên quan đến một tiến trình .
Nhóm chức năng 1gồm: Cn1.1 ,Cn1.2 ,Cn1.3 .Tên chức năng là :Mua hàng .
Nhóm chức năng 2gồm: Cn2.1, Cn 2.2 .Tên chức năng là :Bán hàng .
Nhóm chức năng 3gồm: Cn3.1 ,Cn3.2 ,Cn3.3 .Tên chức năng là :Thống kê theo
tháng .
Nhóm chức năng 1gồm: Cn4.1 .Tên chức năng là : In báo cáo tổng hợp gửi lên cấp
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
13
trên cuối năm.
Tổng hợp các chức năng 1,2,3,4 ta có chức năng .Tên chức năng :Quản lý kinh doanh
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
14
2.2. Sơ đồ dòng dữ liệu .

HD bán ( Mã HD bán, Ngày HD bán ,Tổng tiền bán ).
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
20
Khách Hàng( Mã KH , Tên KH ,Địa chỉ ).
• Các mối liên hệ :
Thuộc HD mua( HD mua ,CTHD mua).
Thuộc sản phẩm mua ( Sản Phẩm , CTHD mua ) .
Thuộc NCC ( Nhà cung cấp , CTHD mua) .
Thuộc sản phẩm bán ( Sản phẩm , CTHD bán ) .
Thuộc HD bán ( HD bán , CTHD bán) .
Thuộc khách hàng ( Khách Hàng ,HD bán ) .
b. Sơ đồ thực thể liên hệ .
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
21
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
22
3.2 . Chuyển mô hình thực thể liên hệ thành các lược đồ CSDL quan hệ .
a) Chuyển các tập thực thể thành lược đồ quan hệ .
HD mua (Mã HD mua , Ngày HD ,Tổng thành tiền mua) . (1)
CTHD mua ( Mã CTHDmua,Ngày nhập,Số lượng,Thành tiền mua) . (2)
Nhà cung cấp (Mã NCC , Tên NCC , Địa chỉ , SĐT ) . (3)
Sản Phẩm (Mã SP , Tên SP , Đơn Giá , Hãng sản xuất) . (4)
CTHD bán ( Mã CTHD bán , Ngày xuất ,Số lượng , Thành tiền bán ) .(5)
HD bán ( Mã HD bán, Ngày HD bán ,Tổng tiền bán ). (6)
Khách Hàng( Mã KH , Tên KH ,Địa chỉ ). (7)
b) Chuyển các mối liên hệ :
Thuộc HD mua( Mã HD mua ,Mã CTHD mua). (8)
Thuộc sản phẩm mua ( Mã SP , Mã CTHD mua ) . (9)
Thuộc NCC ( Mã CC , Mã CTHD mua) . (10)
Thuộc sản phẩm bán ( Mã SP , Mã CTHD bán ) . (11)

- Xét (15) : CTHD bán ( Mã CTHD bán , Mã HD bán,Mã SP,Ngày xuất ,Số
lượng , Thành tiền bán ) . Đã ở 1NF và có khóa là :Mã CTHD bán và :
F5={ Mã CTHD bán -> Mã HD bán,Mã SP,Ngày xuất ,Số lượng , Thành
tiền bán } do đó (15) là 3NF .
- Xét (16) : HD bán ( Mã HD bán,Mã KH, Ngày HD bán ,Tổng tiền bán ).
Đã ở 1NF và có khóa là : Mã HD bán và :
F6={ Mã HD bán -> Mã KH, Ngày HD bán ,Tổng tiền bán } do đó (16) là
3NF .
- Xét (17) : Khách Hàng( Mã KH , Tên KH ,Địa chỉ ). Đã ở 1NF và có khóa
là :Mã KH và :
F7={ Mã KH -> Tên KH ,Địa chỉ } do đó (17) là 3NF .
3.4. Thiết kế form
a) form tìm kiếm
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
24

b) Form Thống kê
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
25

c) Form nhập hóa đơn bán hàng và cập nhật vào hệ thống đồng thời in hóa đơn
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A