Chương IV
THU THẬP THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN.
I. Đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo.
1. Vị trí tác dụng của công tác thông tin.
Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giải quyết công
việc của người lãnh đạo. Có đầy đủ thông tin, công việc được giải quyết hợp tình, hợp lý. Cung
cấp thông tin kịp thời, công việc được giải quyết nhanh chóng. Thông tin chính xác, khách quan,
công việc được giải quyết đúng đắn. Ngược lại thiếu thông tin, thông tin sai lệch làm ảnh hưởng
tới kết quả giải quyết công việc. Đôi khi công việc được giải quyết phiến diện, không đáp ứng
được nhu cầu công tác.
2. Mục đích và yêu cầu thông tin cho lãnh đạo.
Thông tin phục vụ việc đề ra chủ trương công tác.
Đây là loại thông tin có ý nghĩa chiến lược. Muốn có những thông tin này, Văn phòng
phải căn cứ vào chức năng của cơ quan. Những nhiệm vụ thường xuyên mà cơ quan phải làm.
Phạm vi hoạt động của cơ quan. Trên cơ sở đó, công tác thông tin phải có định hướng và phải
tích luỹ dần. Những thông tin thuộc loại này thường có nguồn gốc từ các văn kiện của Đảng, các
nghị quyết, chủ trương công tác của cấp trên. Từ tình hình kinh tế - xã hội của đất nước ở thời
điểm đề ra chủ trương. Cũng có khi phải xuất phát từ tình hình quốc tế có liên quan đến lĩnh vực
hoạt động của cơ quan.
Thông tin phục vụ sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan.
Đây là loại thông tin có ý nghĩa điều hành. Sau khi đề ra chủ trương, ban hành các quyết
định, Văn phòng cần theo dõi, kiểm tra việc thực hiện. Trong quá trình đó cần nắm được sự nhận
thúc, dư luận, phản ứng của xã hội, các đối tượng liên quan, công dân và cán bộ công nhân viên
chức. Thấy được những khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực hiện. Phát hiện những điểm tồn
tại và hạn chế. hoặc những điển hình làm tốt. Loại thông tin này thường phải đi cơ sở, thông qua
kiểm tra mới có thể thu thập được nhanh và chính xác.
Thông tin phục vụ nhu cầu tổ chức lao động, giải quyết công việc hàng ngày của lãnh đạo
cơ quan.
Đây là loại thông tin cơ sở, thông tin ban đầu. Theo chương trình công tác và lịch công
tác tuần, cán bộ công nhân viên và các đơn vị của cơ quan triển khai thực hiện nhiệm vụ được
giao. Quá trình này sẽ nảy sinh rất nhiều vấn đề. Trong khi theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực

4.1.Thu nhận tin.
Trong thời đại bùng nổ thông tin, nếu không biết lựa chọn để thu nhận sẽ dẫn đến loạn
tin. Căn cứ quan trọng để thu nhận tin là xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi
hoạt động của cơ quan. Đây là cơ sở để định hướng trong việc xác định nguồn tin, loại tin, xử lý
thông tin.
Thông thường thông tin được chuyển đến cơ quan gồm các nguồn: Thông tin đến từ cấp
trên trực tiếp: Đó là các văn bản có nội dung lãnh đạo, chỉ đạo, hỏi ý kiến. Ngoài ra cũng có văn
bản của cấp trên gửi đến để thông tin, thông báo cho cơ quan được biết.
Thông tin đến từ cấp dưới: Đó là các văn bản báo cáo, xin ý kiến, kiến nghị, đề nghị của
cấp dưới với cấp trên về công việc của cơ quan đơn vị mình.
Thông tin đến từ các cơ quan khác: Đó là các văn bản của các cơ quan Đảng, Nhà nước,
đoàn thể các cấp. Loại văn bản này thường có nội dung mang tính chất quan hệ, giao dịch hoặc
phối hợp công việc.
Thông tin đến là những dư luận của xã hội; ý kiến, đơn thư của nhân dân về những việc
thuộc chức năng nhiệm vụ của cơ quan, hoặc về cán bộ công nhân viên của cơ quan.
Thông tin đến từ báo chí trong và ngoài nước mà nội dung có liên quan đến cơ quan.
Thông tin đến từ các cơ quan nghiên cứu khoa học, từ các kho lưu trữ, các bảo tàng, các
thư viện
Ngoài các nguồn tin nói trên, nhà quản trị Văn phòng cần tổ chức thu nhận nguồn thông
tin từ các đoàn đi công tác về như đi dự hội nghị; hội thảo; đi điều tra khảo sát tình hình; đi kiểm
tra; thanh tra hoạt động ở cơ sở
Để có nguồn tin ổn định, nhà quản trị Văn phòng phải xác lập mối quan hệ thông tin hai
chiều. Trong đó quan hệ thông tin giữa Văn phòng cơ quan cấp trên với Văn phòng cơ quan cấp
dưới hợp thành kênh thông tin dọc. Quan hệ thông tin giữa Văn phòng cơ quan với các Văn
phòng cơ quan xung quanh hợp thành kênh thông tin ngang. Ơí mỗi Văn phòng, tuỳ theo khối
lượng công việc và tình hình nhân sự mà nhà quản trị Văn phòng phân công nhiệm vụ cho cán
bộ đảm nhận công tác thông tin để tổng kết, đánh giá kết quả hoạt động. Đồng thời trao đổi kinh
nghiệm về nghiệp vụ thông tin, nhất là về phương pháp thu thập, phân tích, biên tập tin nhằm
nâng cao chất lượng công tác thông tin.
4.2. Xử lý thông tin.

việc hàng ngày đòi hỏi Văn phòng phải đề xuất ý kiến cụ thể về nội dung, biện pháp, hình thức
giải quyết để thủ trưởng cơ quan quyết định.
4.6. Xác định đối tượng và truyền tin:
Sau khi thực hiện xong các nôi dung nói trên, nhà quản trị Văn phòng xác định cụ thể
những thông tin nào được gửi đến ai, bằng hình thức nào và vào lúc nào. Việc gửi cho ai phải
căn cứ vào nhiệm vụ, phạm vi chỉ đạo, điều hành của từng đồng chí lãnh đạo. Việc gửi tin đi
bằng hình thức nào cần căn cứ vào đặc điểm làm việc của người nhận tin; tính phổ thông hay
tính riêng biệt của tin đối với từng đồng chí lãnh đạo; mức độü bí mật; độ dài ngắn của thông tin.
Về thời gian truyền tin: có thông tin được truyền đến đồng chí lãnh đạo đúng kỳ, đúng thời gian
quy định hàng tháng, hàng tuần, hàng ngày. Cũng có loại tin cần phải báo cáo ngay để đáp ứng
kịp thời nhu cầu công việc.
II- Xây dựng chương trình và tổ chức việc thực hiện chương trình công tác của cơ quan.
1. Khái niệm, ý nghĩa và tác dụng của chương trình công tác.
1.1. Khái niệm:
Chương trình công tác là kế hoạch nhiệm vụ của cơ quan trong một khoảng thời gian nhất định,
là căn cứ để thủ trưởng cơ quan chỉ đạo, điều hành công việc được chủ động, vừa quán xuyến
toàn diện các mặt công tác, vừa nắm chắc các công việc trọng tâm nhằm đạt những mục tiêu đã
đề ra.
1.2. Ý nghĩa và tác dụng.
Làm việc có chương trình là yêu cầu đầu tiên của cách làm việc khoa học, thể hiện phong cách
làm việc khoa học của bộ máy quản lý nói chung và của từng cơ quan nói riêng.
Chương trình công tác đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống nhất,
tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể
lãnh đạo cơ quan.
Làm việc theo chương trình công tác giúp cho cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì
trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc.
Điều hành hoạt động có chương trình và theo chương trình là biện pháp quan trọng để nâng cao
hiệu suất công tác quản lý. Nó giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời
gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo một kế hoạch thống
nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề

bạc trước khi quyết; Vấn đề nào phải xin ý kiến cấp trên hoặc cấp uỷ đảng trước khi quyết định.
Phải xác định rõ cơ quan chịu trách nhiệm chuẩn bị đề án. Đối với đề án liên quan nhiều
đơn vị chuẩn bị thì ghi rõ cơ quan chủ trì đề án và thời gian hoàn thành đề án.
Chương trình phải phù hợp với khả năng và thời gian chuẩn bị đề án, tránh chủ quan duy
ý chí.
Không đưa quá nhiều vấn đề vào chương trình để rồi không thực hiện được. Khi lập chương
trình cần có quỹ thời gian dự trữ, dự phòng những việc đột xuất. Cần tính toán, dành thời gian đi
cơ sở, kiểm tra, chỉ đạo.
Phải đảm bảo sự ăn khớp giữa chương trùnh của cấp uỷ đảng cùng cấp với chương trình
của cơ quan. Bảo đảm tính hệ thống giữa chương trình năm, 6 tháng với chương trình tháng,
tuần, để thực hiện có kết quả mục tiêu đã đề ra trong chương trình cả năm.
Chương trình cả năm và 6 tháng, nêu lên những vấn đề lớn, quan trọng.Phải bao quát
toàn diện các lĩnh vực công tác của cơ quan. Chú ý thích đáng đến các vấn đề cơ bản có tính chất
chiến lược. Xác định những đề án lớn cần chuẩn bị để trình cấp trên quyết định.
Chương trình quý và tháng, dựa trên cơ sở chương trình năm, 6 tháng và những vấn đề
mới phát sinh trong quá trình điều hành để xác định các trọng tâm công tác, các nhiệm vụ cụ thể
trong quý, trong tháng.
Lịch công tác hàng tuần: căn cứ chương trình công tác tháng, khả năng tiến độ chuẩn bị
các đề án và những công việc phải xử lý mà đề ra lịch họp, hoặc lịch đi cơ sở cho phù hợp.
- Căn cứ để xây dựng chương trình công tác.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan. Căn cứ này có tác dụng đảm bảo
cho những việc đề ra trong chương trình là những việc thuộc trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết
của cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan đúng với pháp luật.
Căn cứ vào chủ trương chung của cấp trên: Đó là các chủ trương, chính sách, Nghị quyết
của Đảng và Nhà nước có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan trong từng thời kỳ.
Căn cứ vào chương trình công tác và ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan cấp trên trực
tiếp đối với nhiệm vụ của cơ quan mình.
Căn cứ vào đề nghị của các cơ quan, đơn vị cấp dưới.
Căn cứ vào đặc điểm tình hình chung của cơ quan trên tất cả các lĩnh vực công tác. Trong
đó chú ý tới công tác tồn đọng từ thời gian trước chuyển sang.

đổi đó.
Việc thay thế hoàn toàn văn bản chương trình công tác đã ban hành chỉ áp dụng đối với
chương trình công tác tuần và chỉ xảy ra khi thủ trưởng và phó thủ trưởng cơ quan là những
người chủ trì công việc ghi trong chương trình nhưng lại bận công việc khác, không thể chủ trì
được công việc đã đề ra.
5. Tổ chức việc thực hiện chương trình công tác.
Khi chương trình công tác đã được ban hành, thủ trưởng các đơn vị tổ chức của cơ quan
có trách nhiệm và phải chủ động tổ chức thực hiện nhiệm vụ thuộc đơn vị mình.
Đối với những việc có liên quan đến nhiều đơn vị, đơn vị chủ trì có trách nhiệm chủ
động phối hợp với các đơn vị khác.
Trong phạm vi cả cơ quan, Văn phòng có trách nhiệm quản lý theo dõi, đôn đốc tất cả
các đơn vị thực hiện chương trình công tác của cơ quan.
Việc quản lý thực hiện chương trình công tác là một việc cực kỳ quan trọng và khó khăn
đối với Văn phòng. Hiện tượng thuờng xảy ra là có những công việc khi thực hiện đã Không
tuân thủ theo chương trìn, không bám sát chương trình, thay đổi chương trình. Việc đó làm cho
các đơn vị bị động. Nguyên nhân làm việc không theo chương trình là do chương trình không sát
thực tê,ú không dự kiến hết diễn biến tình hình v.v
Để chương trình công tác của cơ quan được thực hiện đạt kết quả, Văn phòng có trách
nhiệm.
- Bám sát chương trình, quá trình tổ chức thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, Văn
phòng phối hợp với đơn vị có việc báo cáo thủ trưởng cơ quan giải quyết kịp thời.
- Hàng tháng, hàng quý, 6 tháng, Văn phòng tổng hợp tình hình và đánh giá việc thực
hiện chương trình. Thường xuyên báo cáo với thủ trưởng cơ quan tiến độ thực hiện chương trình.
Kiến nghị những vấn đề cần kịp thời bổ sung, điều chỉnh chương trình cho phù hợp.
- Cuối năm, các đơn vị báo cáo tình hình thực hiện chương trình của đơn vị mình, báo
cáo phải nêu rõ những việc đã làm, việc mới bổ sung. Báo cáo phải đảm bảo tính tổng hợp, đánh
giá tình hình chung, song phải có những số liệu cụ thể ở những công tác trọng tâm, công tác
chính.
- Trên cơ sở báo cáo của các đơn vị, kết hợp với quá trình theo dõi, Văn phòng có trách
nhiệm tổng hợp tình hình thực hiện chương trình công tác chung của cả cơ quan. Biên tập thành