Lời nói đầu ... 1
Chơng I: Những vấn đề lý luận về tổ chức bộ máy văn
phòng....... .. 3
I. Văn phòng một bộ phận cấu thành của các cơ quan,
tổ chức, doanh nghiệp...................................................... 3
Khái niệm văn phòng............................................................... . 3
Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng...................................... . 4
2.1.Chức năng................................................................... . 4
2.2. Nhiệm vụ................................................................... . 5
II. Vai trò của tổ chức bộ máy văn phòng.................................... . 6
1. Vị trí, vai trò văn phòng trong doanh nghiệp......... 6
2. Những yêu cầu tổ chức bộ máy văn phòng........................................ 7
a. Yêu cầu tổ chức...................................................................... 7
b. Yêu cầu cơ cấu, cơ chế phù hợp............................................ 7
c. Các mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng... 8
Những hình thức tổ chức bộ máy văn phòng.................................. 8
a. Hình thức tập trung................... .................................... 9
b. Hình thức phân tán............. ........................................... 9
c. Hình thức hỗn hợp...... ............. .................................. 9
Những nội dung tổ chức bộ máy văn phòng................................... 10
Các yếu tố ảnh hởng tổ chức bộ máy văn phòng........................... 11
Chơng II. Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của
công ty Cổ phần đầu t thơng mại khoáng sản Sóc
Sơn...................................................... ... 13
I. Quá trình hình thành và phát triển.................................................... 13
1
1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ phần đầu t thơng mại
khoáng sản Sóc Sơn........................................................................ 13
2. Chức năng, nhiệm vụ ........................ 14
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty Cổ phần đầu t thơng mại khoáng sản Sóc
Sơn.............................................................................................. 14

Tăng cờng công tác kiểm tra........................................................ . 32
Xây dựng sơ đồ phân phối công việc.............................................. .. 33
Đào tạo, bồi dợng đội ngũ cán bộ văn phòng................................ . 35
Tăng cờng các biện pháp quản lý, quy định, quy chế hoạt động công ty.. 36
Đầu t trang thiết bị văn phòng và cải tiến trờng làm việc.............. 36
Nâng cao vai trò trách nhiệm của phòng hành chính tổ chức .. 37
Kết luận . 38
Tài liệu tham khảo.
Phụ lục
3
Lời nói đầu
Từ một nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp, từng bớc
chuyển dần sang kinh tế hàng hoá nhiều thành phần theo định hớng chủ nghĩa
xã hội có sự quản lý của Nhà nớc( Đại hội VI tháng 12 năm 1986 ), đã mở ra
một chơng mới cho sự ổn định và phát triển ở mọi lĩnh vực nh kinh tế, văn
hoá, chính trị...của Việt Nam. Song cùng với sự cạnh tranh và bùng nổ của
các thành phần kinh tế, đặt ra yêu cầu khách quan đối với các cơ quan, tổ
chức và các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt
động công tác tổ chức bộ máy quản lý, cũng nh các hoạt động của văn phòng
là điều kiện thiết yếu nhằm thực hiện thành công sự nghiệp công nghiệp hoá,
hiện đại hoá đất nớc.
Đối với một doanh nghiệp, hoạt động có hiệu quả thì việc tăng cờng
xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động hành chính văn phòng là một trong
những nhiệm vụ hàng đầu cần đợc quan tâm đặc biệt. Văn phòng đóng vai
trò là chiếc cầu nối giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, là đầu
mối xử lý và cung cấp thông tin của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đảm bảo các
điều kiện vật chất cho các hoạt động trong doanh nghiệp thông suốt. Xuất
phát từ tầm quan trọng của hoạt động văn phòng trong doanh nghiệp đối với
hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp nói riêng, sự phát triển của nền kinh tế
quốc dân nói chung, cần có sự nhận thức đầy đủ, đúng đắn tầm quan trọng

Hiện có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng, thông thờng nhìn
văn phòng dới dạng tĩnh (nhìn bề ngoài), ngời ta cho rằng: văn phòng là nơi
làm việc giấy tờ, ở đâu có giao dịch công văn giấy tờ đó là văn phòng. Đó là
cách nhìn đơn thuần dới dạng các nghiệp vụ riêng lẻ nh: soạn thảo văn bản,
đóng dấu, chuyển và nhận các công văn, đánh máy, in ấn tài liệu, hậu cần,
tiếp khách. Nếu nhìn văn phòng dới dạng động, văn phòng là nơi xử lý thông
tin bao gồm các công tác tổ chức và quản lý một thực thể liên quan đến việc
xử lý dữ kiện và thông tin.
Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ và cách tổ chức mà ngời ta có nhiều
cách gọi khác nhau nh: văn phòng, phòng hành chính, phòng hành chính tổ
chức, hành chính tổng hợp... để chỉ văn phòng nói chung.
Văn phòng là tổ chức hành chính của cơ quan, doanh nghiệp nhà nớc
theo phạm trù hành chính với nghĩa rộng, tức là quản lý và điều hành.
Phòng hành chính, phòng hành chính tổ chức hay phòng hành chính
tổng hợp là xác định giới hạn hoạt động hành chính của cơ quan, doanh
nghiệp trong phạm vi hành chính theo nghĩa hẹp, đó là công vụ mang tính
hành chính sự vụ, giấy tờ và quản trị.
Từ những quan điểm trên, theo góc độ một nhà tổ chức văn phòng có
thể định nghĩa văn phòng nh sau:
6
Văn phòng là một bộ máy làm việc của cơ quan, doanh nghiệp, giúp
giải quyết những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của cơ
quan, doanh nghiệp, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan,
doanh nghiệp. Đó là nơi soạn thảo và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ
nhận và chuyển công văn, đánh máy, in ấn tài liệu, tiếp khách, lễ tân..... nhằm
mục đích thông tin sao cho có hiệu quả, phục vụ cho công việc quản lý.
1- Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
2.1- Chức năng.
Chức năng, nhiệm vụ chính của cơ quan, doanh nghiệp là cơ sơ để xác
định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức hoạt động của văn phòng cơ quan,

Mọi hoạt động của các bộ phận, cá nhân trong đơn vị muốn thực hiện
có hiệu quả cần phải có những điều kiện nhất định. Với chức năng dich vụ hỗ
trợ, văn phòng có trách nhiệm tạo mọi dịch vụ và điều kiện thuận lợi cho các
bộ phận nghiệp vụ, cá nhân hoạt động, đảm bảo sự phát triển, có tính liên kết
và hỗ trợ nhau giữa các bộ phận đó. Cho nên phải có kế hoạch hợp lý tổ chức
hữu hiệu, tuỳ theo quy mô của từng cơ quan, doanh nghiệp, cách quản lý của
những nhà lãnh đạo mà có thể lập ra nhiều bộ phận để thực hiện chức năng
trên. Chức năng này có ý nghĩa rất quan trọng, đa dạng và bao quát nhiều nội
dung.
2.2- Nhiệm vụ.
Để thực hiện hai chức năng cơ bản trên văn phòng có các nhiệm vụ
tổng quát sau:
- Xây dựng chơng trình công tác năm, 6 tháng, quý, tháng, và lịch
công tác hàng tuần của doanh nghiệp và thờng xuyên đôn đốc, theo
dõi thực hiện chơng trình.
8
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề án, ra quyết định
quản lý theo sự giao phó của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp.
- Kiểm tra thể thức văn bản, biên tập văn bản và quản lý văn bản.
- Thực hiện công tác quản lý, sử dụng con dấu, công tác lập hồ sơ và
lu trữ.
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, là chiếc cầu nối liên hệ với các
cơ quan cấp trên, ngang cấp và cấp dới. Văn phòng doanh nghiệp
thể hiện là bộ mặt của doanh nghiệp.
- Bảo đảm nhu cầu phục vụ hoạt động của doanh nghiệp về mặt kinh
phí, cơ sở vật chất, quản lý vật t, tài sản của doanh nghiệp.
- Giải quyết các nhiệm vụ đột xuất khác theo yêu cầu của lãnh đạo.
II. Tổ chức bộ máy văn phòng.
1. Vị trí, vai trò văn phòng trong doanh nghiệp.
Văn phòng với vị trí là trung tâm thần kinh" của doanh nghiệp, là nơi

Tổ chức quản lý gồm ba yếu tố tạo thành: chức năng, cơ cấu và cơ chế
vận hành. Khi tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng để đạt hiệu quả, các nhà
quản trị cần xác định cơ cấu tổ chức, cơ chế vận hành phải phù hợp với mục
tiêu chung của doanh nghiệp. Cơ cấu của tổ chức bộ máy văn phòng là kết
quả tổng thành của sự bố trí các bộ phận, các cá nhân gắn bó với nhau một
cách hợp lý, tạo thành một hệ thống. Cơ chế là phơng thức vận hành để cơ cấu
hoạt động đúng chức năng, cơ chế vận hành bao gồm từ trách nhiệm, quyền
hạn, chế độ làm việc đến các mối quan hệ hữu cơ bên trong bộ máy văn
phòng và các mối quan hệ bên ngoài. Có những nguyên tắc và phơng pháp để
xác lập cơ cấu, cơ chế vận hành, song cần đợc điều chỉnh qua thực tế để luôn
phù hợp với từng điều kiện cụ thể.
10
Hiệu quả hoạt động của tổ chức bộ máy văn phòng phụ thuộc cả ba yếu
tố trên, nếu chức năng không rõ ràng sẽ không phục vụ đúng mục tiêu chung
của doanh nghiệp, cơ cấu không hợp lý sẽ không thực hiện tốt chức năng, cơ
chế không phù hợp sẽ gây rối loạn sự vận hành của cơ cấu. Vì vậy, khi tiến
hành xây dựng tổ chức văn phòng cần xác định cơ cấu, cơ chế phù hợp với
mục tiêu chung của cơ quan, doanh nghiệp.
c. Các mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng.
Sự phân chia một tổ chức quản lý thành các cấp và các khâu thể hiện sự
phân công, sự chuyên môn hoá các bộ phận đó bao giờ cũng nằm trong những
mối quan hệ nhất định nhằm tạo ra sự liên kết chặt chẽ, hài hoà trong tổ chức.
Khi xác lập các mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng, cần xác
định rõ các mối quan hệ theo sự phân công hay theo chuyên môn nh: quan hệ
dọc (theo thứ bậc quản lý) hay quan hệ ngang (theo chức năng); quan hệ lâu
dài, thờng xuyên hay quan hệ đột xuất; quan hệ chính thức hay quan hệ
không chính thức... đợc khái quát qua hai loại quan hệ cơ bản: quan hệ điều
khiển - phục tùng và quan hệ phối hợp - công tác.
Quan hệ điều khiển - phục tùng: là quan hệ chủ yếu, bảo đảm kỷ cơng
thể hiện tác động qua lại giữa cấp trên với cấp dới, giữa ngời phụ trách và ng-

tán, thờng đợc áp dụng ở các cơ quan chính phủ, các doanh nghiệp lớn có quy
mô tổ chức phức tạp. Với mô hình này, việc tổ chức và điều hành văn phòng
kết hợp đợc các u điểm của mô hình tập trung và phân tán, song vẫn có mặt
hạn chế nhất định nh chồng chéo về chức năng, khó quản lý điều hành...
Mỗi cơ quan, doanh nghiệp tuỳ theo quy mô tổ chức, điều kiện sản xuất
kinh doanh của mình mà áp dụng mô hình tổ chức bộ máy văn phòng phù hợp
nhất, năng động, tinh gọn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất. Có thể áp dụng
nhiều mô hình tổ chức trong một cơ quan, doanh nghiệp, song tuỳ theo năng
lực của nhà quản trị, sự quan tâm của lãnh đạo về công tác văn phòng và khả
năng tài chính của mình mà xây dựng bộ máy văn phòng cho phù hợp.
4. Những nội dung cần thiết tổ chức bộ máy văn phòng.
12
Một trong những nội dung tổ chức bộ máy văn phòng là việc căn cứ vào
các thể chế, pháp luật, các chính sách, các quy định của nhà nớc, các văn bản
hớng dẫn của cơ quan quản lý cấp trên để tiến hành xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ
chức bộ máy văn phòng. Đây là cơ sở quan trọng nhằm xác định các đặc trng
cần có (cơ bản nhất) đảm bảo việc tổ chức và hoạt động của văn phòng theo
đúng đờng lối chính sách của Đảng và Chính phủ, đảm bảo nguyên tắc tập
quyền xã hội chủ nghĩa.
Trên cơ sở các quy định của Nhà nớc, nội dung tiến hành tổ chức bộ
máy văn phòng gồm: xác định mục tiêu của tổ chức; xây dựng các phân hệ
chức năng nhằm đảm bảo mục tiêu; phân cấp trách nhiệm và quyền hạn cho
từng cấp quản lý; xác lập các mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận với cấp
trên và với các đơn vị đối tác; xác định nhu cầu về cán bộ và thông tin.
Xác định các thành phần, các bộ phận của cơ cấu tổ chức và các mối
quan hệ giữa các bộ phận. Xác định thành phần các bộ phận của cơ cấu là sự
chuyên môn hoá hoạt động quản lý qua sự phân cấp và phân chia chức năng,
quyền hạn cho các bộ phận (khi xây dựng hệ thống tổ chức bộ máy văn
phòng cần phải chú ý các yếu tố ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức).
Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ; giao quyền hạn và

nhân.
Ngoài ra, vấn đề trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của các nhà quản trị
văn phòng, các nhân viên làm ảnh hởng trực tiếp đến tổ chức lao động và hiệu
quả hoạt động của bộ máy văn phòng cũng nh các bộ phận khác của doanh
nghiệp.
+ Tài chính: Tài chính có tác động mạnh mẽ đến việc tổ chức bộ máy
văn phòng và có tính quyết định đến quy mô, sự hiện đại hoá thiết bị văn
14
phòng. Khi thực hiện tổ chức văn phòng nhà quản trị luôn phải căn cứ trên
tình hình tài chính của cơ quan, doanh nghiệp lựa chọn phơng án tổ chức tối u
nhất, sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực với chi phí thấp nhất.
+ Khoa học công nghệ: Một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả khi văn
phòng thực hiện tốt chức năng tham mu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính
hỗ trợ. Để thực hiện chức năng này, văn phòng phải đợc trang bị đầu t đúng
mức các máy móc, thiết bị phục vụ cho việc quản lý và khai thác thông tin có
hiệu quả, đáp ứng nhu cầu thông tin để quản lý và điều hành của doanh
nghiệp. Song cũng cần phải căn cứ vào tình hình tài chính của mình để lựa
chọn phơng án đầu t mua thiết bị phù hợp.
+ Môi trờng văn hoá: do mỗi dân tộc có những đặc điểm về truyền
thống, văn hoá, đều trải qua một quá trình phát triển lịch sử của riêng mình,
với những giá trị truyền thống có tính đặc thù, có ảnh hởng đến sự phát triển
nói chung. Ngoài ra, trong quá trình hình thành và phát triển mỗi cơ quan,
doanh nghiệp đều tạo một bản sắc riêng, đặc trng riêng và chỉ tồn tại trong tổ
chức, doanh nghiệp đó, nó là sợi dây vô hình kết nối mọi thành viên trong cơ
quan, doanh nghiệp, đó là văn hoá doanh nghiệp. Cho nên, khi tiến hành tổ
chức bộ máy văn phòng cần chú ý đến yếu tố truyền thống văn hoá, dân tộc
và văn hoá doanh nghiệp để tạo ra sự hợp tác trong công vụ, củng cố quyền
lực trong hoạt động công vụ, tạo đợc mối liên hệ mật thiết và tinh thần đoàn
kết giữa các thành viên nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cũng nh năng suất
lao động.