Trường ĐH Công Nghiệp TP HCM GVHD: Nguyễn Thanh Tùng
I Tìm hiểu lệnh Insert  Reference
I.1. Mục lục và Index
I.1.1. Tạo một bản mục lục
a. Bàn về việc tạo một bản mục lục
Một mục lục là một danh sách gồm các tiêu đề chính trong một tài liệu. Bạn có thể sử
dụng một mục lục để xem tổng quan các chủ đề được thảo luận trong một tài liệu. Nếu
bạn tạo một tài liệu trong một trang web, bạn có thể đặt mục lục trong một khung web
để bạn có thể dễ dàng định hướng qua tài liệu.
b. Tạo một mục lục
Cách dễ dàng nhất để tạo một mục lục là sử dụng các dạng cấp độ phác thảo cài sẵn
hoặc Heading Style. Nếu bạn đã sử dụng các dạng cấp độ phác thảo hoặc Heading Style
cài sẵn, hãy thực hiện những bước sau đây:
1. Nhấp vào nơi mà bạn muốn chèn mục lục.
2. Trên menu Insert, trỏ vào Reference, và nhấp vào Index and Tables
3. Nhấp Tables of Contents
4. Để sử dụng một trong các thiết kế có sẵn , nhấp chọn một kiểu thiết kế có sẵn trong
hộp Formats.
5. Chọn bất kì các tùy chọn mục lục khác mà bạn muốn
1
Trường ĐH Công Nghiệp TP HCM GVHD: Nguyễn Thanh Tùng
Nếu bạn hiện không sử dụng các cấp độ phác thảo hoặc các style cài sẵn, hãy thực hiện
những điều sau đây:
1. Tạo một mục lục từ các cấp độ phác thảo:
2. Trên menu View, trỏ vào Toolbars và nhấp vào Outlinings .
3. Chọn tiêu đề chính đầu tiên mà bạn muốn xuất hiện trong bản mục lục
4. Trên thanh công cụ Outlining, chọn cấp độ phác thảo mà bạn muốn kết hợp với đoạn
được chọn
5. Lặp lại bước 2 và 3 cho mỗi tiêu đề chính mà bạn muốn đưa vào mục lục
6. Nhấp vào nơi mà bạn muốn chèn mục lục
7. Nhấp Table of Contents

6. Trên menu Insert, trỏ vào References, và nhấp Index and Tables
7. Nhấp Table of Contents
8. Nhấp Options
9. Trong hộp Table of Contents Options, chọn hộp kiểm Table entry fields
3
Trường ĐH Công Nghiệp TP HCM GVHD: Nguyễn Thanh Tùng
10.Hủy chọn các hộp kiểm Style và Outline Level
I.1.2. Xóa một mục lục
1. Trên menu View, trỏ vào Toolbars, và nhấp vào Outlining
2. Trên thanh công cụ Outlining, nhấp Go to TOC. Mục lục được chọn
3. Nhấp Delete
 Bạn cũng có thể chọn mục lục bằng tay và nhấn Delete
 Để xóa một mục lục cho một khung Web, bạn phải đặt điểm chèn bên trong khung
có chứa một mục lục. Để xóa toàn bộ khung, nhấp Delete Frame trên thanh công cụ
Frames
I.1.3. Xử lý sự cố mục lục
Bạn có thể thực hiện thay đổi đối với tài liệu nhưng các thay đổi không xuất hiện
trong các mục lục. Nếu bạn thêm, xóa, di chuyển, hiệu chỉnh các tiêu đề chính hay text
khác trong một tài liệu, nhấp Update TOC trên thanh công cụ Outlining để cập nhật một
mục lục.
VD: Bạn nên thực hiện điều này nếu bạn hiệu chỉnh một tiêu đề chính hoặc di chuyển
nó sang một trang khác
Để hiển thị thanh công cụ Outlining, nhấp phải kất kì thanh công cụ và sau đó nhấp
Outlining.
{TOC} xuất hiện thay vì mục lục
Một mục lục được chèn trong tài liệu của bạn dưới dạng các trường .
Nếu bạn thấy một thứ gì đó tương tự như {TOC} thay vì mục lục, thì trường đang được
hiển thị thay cho kết quả của trường. Để xem kết quả của mục lục, chọn toàn bộ trường
mục lục kể cả các dấu ngoặc{} và sau đó nhấn Shift +F9
Bạn thấy “Error! Bookmark not defined” thay vì số trang

thông tin…
Một Footnote hoặc Endnote gồm 2 phần liên kết:
 Dấu tham khảo ghi chú (một số, một kí tự, hoặc một tổ hợp kí tự…)
 Text ghi chú tương ứng
I.2.2. Tạo Footnote và Endnote
a Tạo Footnote và Endnote
Chuyển sang khung xem Normal, Print Layout hoặc Web Layout và theo các bước sau:
 Đặt điểm chèn ở vị trí mà bạn muốn dấu
tham khảo ghi chú xuất hiện
 Chọn Insert  Reference  Footnote .Hộp
thoại Footnote And Endnote được minh họa
trong hình sau:
 Trong Location, chọn:
Footnote : tạo ghi chú ở cuối trang
Endnote:tạo ghi chú ở cuối tài liệu
 . Chọn Bottom Of Page: để đặt các
footnote ngay trên lề đáy trên trang
vốn bao gồm dấu tham khảo ghi chú
 Below Text : để đặt các footnote
ngay dưới khung viền text sau cùng
trên một trang ngắn của text.
 Trong khung Format:
Number Format: kiểu đánh số
Custom Mark hoặc nhấp Symbol: chọn các ký hiệu đánh dấu tùy ý.
Start at: bắt đầu từ số mấy
Numbering:
 Countinous: Chèn các số liên tiếp hoặc các kí hiệu trong định dạng đánh số được
chọn.
6
Trường ĐH Công Nghiệp TP HCM GVHD: Nguyễn Thanh Tùng

hoặc viết thường các ký tự, các chữ số La Mã hoặc một danh sách các ký hiệu, Word sử
dụng trong một mẫu tập hợp. Bạn cũng có thể chỉ định một vị trí cho vị trí của các ghi
7
Trường ĐH Công Nghiệp TP HCM GVHD: Nguyễn Thanh Tùng
chú trong tài liệu. Những thay đổi bất kì mà bạn thực hiện để các ghi chú xuất hiện được
áp dụng cho tất cả các footnote hoặc endnote trong tài liệu.
b Để thay đổi cách mà các footnote và endnote xuất hiện, sử dụng các bước sau:
Chọn số tham khảo ghi chú, toàn bộ tài liệu hoặc phần đặc biệt mà bạn muốn thay đổi.
Chọn Insert  Reference  Footnote để hiển thị hộp thoại Footnote And Endnote được
minh họa trong hình 10.1
Chọn một số Number Format, Custom Mark, Start At khác hoặc kiểu Numbering
c Nếu bạn muốn chuyển đổi một Footnote thành Endnote hoặc ngược lại
Chọn một tùy chọn khác trong vùng Location của hộp thoại này. Bạn có thể chuyển đổi
trường hợp này, hoặc bạn có thể chuyển đồi toàn bộ chúng. Nếu bạn muốn thay đổi tất
cả chúng , nhấp Convert để mở hộp thoại Convert Notes. Chọn các tùy chọn sau:
 Convert All Footnote To Endnote : Thay đổi tất cả các footnote thành endnote
 Convert All Endnotes To Footnotes: Thay đổi tất cả các Endnote thành Footnote
 Swap Footnotes And Endnotes dồng thời thay đổi tất cả Footnote thành Endnote và
tất cả các endnote thành footnote .
 Nhấp OK trong hộp thoại Convert Notes và sau đó nhấp Insert trong hộp thoại
Footnote And Endnote để cả hai chèn một ghi chú trong định dạng mới và thay đổi
tất cả các ghi chú có sẵn cho định dạng mới này.
I.2.3. Chỉnh sửa các Footnote và Endnote
Lúc này bạn có các footnote và endnote được tán xạ suốt text, bạn có thể cần hiệu chỉnh
một trong các ghi chú . Có nhiều cách để kích hoạt một ghi chú để bạn có thể hiệu chỉnh
nó:
 Nhấp đôi dấu tham khảo bất kì trong khung xem Normal để mở Note Pane tại đáy
của màn hình. Tất cả các ghi chú của cùng loại xuất hiện trong khung này – chỉ cuộn
đến một khung mà bạn hiệu chỉnh, thực hiện những thay đổi và nhấp Close.
 Nếu bạn đang tìm kiếm một ghi chú chuyên biệt trong khung xem Normal, nhấp nút

số, các endnote ,các footnote , các phương trình, các số , các bảng…và bạn có thể chọn
cách mà tham chiếu này xuất hiện trong tài liệu. Nếu bạn muốn tham khảo một tiêu đề,
bạn có thể nhờ tham khảo chéo này chỉ định text thực của tiêu đề, số trang ở vị trí mà
text này được tìm thấy hoặc chỉ từ “ bên trên” hoặc “bên dưới”.
I.3.2. Để chèn một tham khảo chéo trong một tài liệu, sử dụng các bước sau:
1. Đối với một tham khảo chéo text, gõ nhập text thích hợp trước khi đặt ở vị trí mà
bạn muốn chèn tham khảo chéo này. Ví dụ, gõ nhập See page và sau đó nhấn
spacebar để chèn một khoảng trống.
2. Chọn Insert > Reference > Cross-Reference để hiển thị hộp thoại Cross-
Reference .
3. Chọn kiểu hạng mục mà tham chiếu này sẽ tham khảo trong danh sách xổ xuống
Reference Type. Trong hình, Bookmark được là kiểu tham chiếu được chọn, một
9
Trường ĐH Công Nghiệp TP HCM GVHD: Nguyễn Thanh Tùng
danh sách các hạng mục vốn gõ nhập trong tài liệu này xuất hiện trong hộp danh
sách.
4. Chọn hạng mục trong hộp danh sách For Whích mà tham khảo chéo này sẽ tham
khảo.
5. Chọn những gì bạn muốn bao gồm trong tham chiếu trong danh sách xổ xuống
Insert Reference To. Hạng mục này sẽ được chèn ở vị trí điểm chèn trong tài liệu.
Ví dụ, chọn Page Number để có số trang của hạng mục được chọn trong bước 4
xuất hiện bên cạnh text tùy biến.
6. Chọn Insert để chèn tham khảo chéo này.
7. Lặp lại các bước trên để chèn nhiều tham khảo chéo như cần thiết và sau đó nhấp
Close để trở về tài liệu.
Các tham khảo chéo được chèn dưới dạng các trường trong tài liệu. Theo mặc định,
các kết quả của các mã trường xuất hiện. Nếu bạn muốn xem mã trường thực, nhấp
phải trường này chọn Toggle Filed Codes. Để hiển thị tất cả các kết quả của mã
trường, nhấp phải lại trường này và chọn Toggle Field Codes.
Ghi chú

đó nhấp OK.
Chọn bất kì tùy chọn khác mà bạn muốn.
Nhấp OK
Trong tài liệu của bạn, chèn đối tượng menu object. Word tự động thêm chú thích
phù hợp và một số trình tự bất cứ khi nào bạn chèn một trong các đối tượng mà
bạn đã chọn ở bước 3.
Nếu bạn muốn thêm nhiều text hơn vào chú thích, nhấp sau chú thích và nhập
text mà bạn muốn.
b. Tự động thêm các table, hình, phương trình hoặc các đối tượng khác hiện có.
 Chọn thành phần mà bạn muốn thêm một chú thích vào đó.
 Trên menu Insert, trỏ Reference , và sau đó nhấp Caption
 Trong danh sách Label, chọn nhãn vốn mô tả đối tượng một cách tốt nhất chẳng
hạn như một hình hoặc một phương trình. Nếu danh sách không cung cấp nhãn
chính xác, nhấp New label, gõ nhập nhãn mới trong hộp Label, sau đó nhấp OK
 Chọn bất kì tùy chọn khác mà bạn muốn
Ghi chú : Microsoft Word chèn các chú thích dưới dạng text, nhưng nó chèn số chú
thích trình tự dưới dạng một trường.Nếu chú thích của bạn tương tự như {SEQ Table\*
ARABIC, Word} hiển thị các mã trường thay vì các kết quả trường. Để xem các kết quả
trường, nhấp ALT + F9, hoặc nhấp phải mã trường và sau đó nhấp Toggle Field Codes
trên menu tắt.
11
Trường ĐH Công Nghiệp TP HCM GVHD: Nguyễn Thanh Tùng
I.4.3. Thay đổi chú thích
Thực hiện bất kỳ trong những điều sau đây :
 Thay đổi nhãn của một chú thích
Chọn nhãn của chú thích mà bạn muốn thay đổi.
Xóa nhãn hiện có và gõ nhập nhãn mới.
Ghi chú: lần kế tiếp bạn chèn một chú thích cho một thành phần có cùng một loại, chú
thích sử dụng nhãn mới.
 Thay đổi dạng số cho các chú thích

phương trình hoặc các thành phần khác hiện có
1. Chọn các thành phần mà bạn muốn chú thích.
2. Insert Reference Caption.
3. Trong danh sách label, chọn thành phần mà bạn muốn Microsoft Word chèn một
chú thích cho thành phần đó.
4. Nhấp Numbering.
5. Chọn hộp kiềm Include Chapter number.
6. Trong danh sách Chapter starts with style, chọn heading style đã được áp dụng
vào tiêu đề chính của chương.
7. Trong danh sách Use separator, chọn một dấu chấm câu để tách số chương với số
chú thích.
8. Tạo một nhãn chú thích mới
9. Insert Reference Caption…
10. Nhấp New label
11. Trong hộp Label, gõ nhập nhãn mà bạn muốn chọn.
I.4. Xử lý các sự cố chú thích
 Bạn muốn tắt chế độ đánh số tự động cho các table, hình hoặc những thành phần
khác.
Bạn cần tắt tính năng AutoCaption.
Insert Reference Caption.
Nhấp AutoCaption và sau đó hủy chọn các hộp kiểm dành cho các hạng
mục mà bạn không muốn được đánh số tự động.
 Bạn thấy {SEO TABLE\* ARABIC} thay vì chú thích
Microsoft Word chèn chú thích dưới dạng các trường. Nếu chú thích của bạn xuất hiện
tương tự như {SEO TABLE\* ARABIC}, Word hiển thị các mã trường thay vì các kết quả
trường.
13
Trường ĐH Công Nghiệp TP HCM GVHD: Nguyễn Thanh Tùng
Để xem các kết quả trường, nhấp phải mã trường và sau đó nhấp Toggle Field Codes trên
menu tắt (nếu bạn muốn thấy kết quả cho mỗi trường trong tài liệu, nhấn Alt + F9).

Trường ĐH Công Nghiệp TP HCM GVHD: Nguyễn Thanh Tùng
Bước 1: Đặt con trỏ ngay vị trí cần tạo field…chọn lệnh Insert/field…sẽ xuất hiện :
Bước 2: Trong khung Categories chọn nhóm theo yêu cầu sử dụng .Tất cả gồm 9 nhóm.
Bước 3: Trong khung Field names chọn tên field bạn muốn dùng.
Trường hợp field…có các khóa chuyển (Switches) và đối số, thì tiếp theo phải gõ các khóa
chuyển và đối số này vào khung field…Nếu không nhớ các khóa chuyển của field…có thể
sử dụng nút options, sẽ xuất hiện tiếp 1 hộp thoại liệt kê các khóa chuyển của field…đó
.Sau đó chọn khóa chuyển ở khung liệt kê các Switches của field đang chọn
Nhấp nút Add to field , word sẽ gán khóa chuyển này vào khung Field code bên dưới. Tiếp
theo gõ các đối số nếu có của Field code vào khung này.
Để gỡ bỏ 1 Switches đã gán vào Fieldcode vào khung này
Cuối cùng nhấp Ok thoát hộp thoại Field Options trở về hộp thoại Fields
Cách 2: Gõ trực tiếp field vào vị trí cần chèn trong văn bản. Cách này đòi hỏi phải nhớ cú
pháp của field muốn dùng.
Đặt con trỏ ngay vị trí cần tạo field
Bấm ctrl+F9 để word chèn kí tự cặp hiệu {} tượng trưng cho field
Gõ tiếp vào bên trong cặp trong cặp ngoặc các khóa chuyển và đối số của field…
Khóa chuyển phải bắt đầu bằng kí hiệu /
Các đối số phải ghi trong dấu ngoặc tròn ( ) và phân cách bằng kí hiệu quy định bởi list
separator của control panel
Khi đã gõ đầy đủ thì bấm Shift+F9 để cho hiện kết quả của field…
Lưu ý :
15
Trường ĐH Công Nghiệp TP HCM GVHD: Nguyễn Thanh Tùng
Nếu tạo field…không đúng cú pháp thì sau khi bấm phím Shift+F9 thay vì hiện kết
quả trong word cho ra một thông báo lỗi .Lúc này phải bấm tổ hợp phím đó lần nữa để trở
lại giai đoạn tọa lập ,sửa lại nội dung xong lại bấm lại chúng để xem kết quả.
Bản thân kết quả của field vẫn xem là văn bản, nên có thể tiến hành định dạng kí tự
(format font) bình thường. Có thể quét chọn Field rồi xóa, sao chép , di chuyển…giống như
các nội dung văn bản khác.

Cú pháp :{If điều kiện”văn bản đúng” “văn bản sai”}
Điều kiện: là biểu thức dùng để so sánh 2 trị với nhau.,theo mẫu:
[Trị 1] [toán tử so sánh] [Trị 2] với các toán tử =, < >, >, < ,>=, <=
Trị 1 và trị 2 là những trị trực tiếp gõ vào hay các Bookmark cũng được.
Nếu điều kiện là đúng thì kết quả của Field code là nội dung văn bản đúng. Ngược
lại thì kết quả là nội dung văn bản sai.
Lưu ý : Hai nội dung đúng sai phải ghi trong dấu nháy đôi
II.3.3. Field code nhóm Document Information
Ý nghĩa: chèn hoặc lưu lại thông tin về tài liệu của bạn
17
Trường ĐH Công Nghiệp TP HCM GVHD: Nguyễn Thanh Tùng
Câu lệnh: {Author}, {Comment}, {Docproperty}, {Filename}, {Filesise}, {Info},
{Keywords}, {Lastsavedby}, {Numchars}, {Numpages}, {Numwords}, {Subject:},
{template}, {tille}
{hyr1405355969.doc} : cho biết tên tập tin đang soạn thảo
{Filesize}: cho biết đọ lớn tập tin (Bytes)
{Numpages} : cho biết tổng số trang của văn bản đang soạn thảo
{Numwords} : Cho biết tổng số từ hiện có trong văn bản
II.3.4. Field Code nhóm Equation And Formula (công thức tính toán)
Ý nghĩa: tạo ra và tính kết quả của công thức
Câu lệnh: {=(formula)}, {advance}, {eq},{symbol}…
Equation field :Nằm trong nhóm nàynhằm thể hiện một nội dung trong văn bản dưới
dạng một phương trình toán học ,loại field code này có thể có nhiều khóa chuyển mỗi một
khóa chuyển để thể hiện nội dung đăng kí theo 1 dạng nhất định. Loại field code này là là
phương tiện hữu hiệu để thay thế cho equation editor, mặc dù không phong phú bằng nhưng
nhẹ nhàng và dễ thực hiện.
Equation field lúc nào cũng bắt đầu bằng EQ
 \A(các đối số): Array thể hiện các đối số dạng một bảng như sau:
\coN: (Column number)khai báo số cột N trong mảng
\al : (Align left) canh trái các số trong từng cột trong mảng

310
 \F(tử số ,mẫu số ): ( fraction) tạo ra dạng trình bày phân số
Ví dụ: {EQ \ f(x
2
+ 5x – 10; 3x
3
– 12x
2
+ 20x + 32)} kết quả là
3210123
105
23
2
++−
−+
xxx
xx
Một phân số có tử là x
2
+5x-10;3x
3
mẫu là 3x
3
-12x
2
+ 20x+32
 \I (giới hạn dưới ;giới hạn trên ;biểu thức) : trình bày biểu thức dưới dạng tích
phân(integral),hay tổng (sigma), hay tích (pi) ngầm định là sử dụng kí hiệu tích
phân.các khóa phụ :
\SU : đổi lại sử dụng kí hiệu Sigma(Sum-tổng)

35 +x
\X(đối số )đóng dung nội dung ghi làm đối số. Ngầm định word vẽ 1 khung viền xung
quanh nội dung chỉ định. Các khóa phụ
\to :chỉ tạo dòng kẻ bên trên nội dung: Top
\bo :chỉ tạo đường kẻ bên dưới nội dung: Bottom
\le chỉ tạo đường kẻ bên trái nội dung Left
\ri chỉ tạo đường kẻ bên phải nội dung Right
Ví dụ: {EQ\x(Microsoft Word 2003)} kết quả là Microsoft Word 2003
{EQ/x/to/ri(Microsoft Word )} kết quả là
 \S (các đối số ) :Stack :trình bày các đối số xếp chồng lên nhau
Trường hợp chỉ một đối số thì có các khoá phụ sử dụng riêng cho từng đối số
\upN(đối số)đưa chỉ số chỉ định lên một khoảng cách N điểm
\doN (đối số )đưa đối số chỉ định xuống một khoảng cách N điểm
{EQ/x/to/ri(Microsoft word 2003)} kết quả là Microsoft word 2003
19
Trường ĐH Công Nghiệp TP HCM GVHD: Nguyễn Thanh Tùng
Ví dụ :{EQ\X\(\S(3+x;5-y;7+z))} suy ra
x
y
x
+
−
+
7
5
3
 \o(các đối số) : Overstrike : các đối số đè lên nhau với khóa phụ
\al :chồng các nội dung canh theo cạnh trái Align Left
\ac :chồng các nội dung canh giữa Align Center
\ar :chồng các nội dung canh theo cạnh phải Align Right

Câu lệnh:{AUTONUM},{AUTONUMLGL},{AUTONUMOUT}, {BARCODE},
{LISTNUM}, {PAGE}, {REVNUM}, {SECTION}, {SECTION PAGES}, {SEQ}
*Trường User information
Ý Nghĩa: Lưu tên , địa chỉ hoặc chữ cái đầu tiên của bạn
Câu lệnh {USER ADDRESS}, {USER INITIALS}, {USER NAME}
21
Trường ĐH Công Nghiệp TP HCM GVHD: Nguyễn Thanh Tùng
MỤC LỤC
ITìm hiểu lệnh Insert  Reference 1
I.1. Mục lục và Index 1
I.1.1. Tạo một bản mục lục 1
I.1.2.Xóa một mục lục 4
I.1.3.Xử lý sự cố mục lục 4
I.1.4.Thay đổi diện mạo của mục lục , Index 5
I.2. Tạo tài liệu với các Footnote và Endnote 6
I.2.1 Bàn về chèn ghi chú 6
I.3. Tạo các tham khảo chéo 9
I.3.1. Bàn về việc tạo các tham khảo chéo 9
I.3.2.Để chèn một tham khảo chéo trong một tài liệu, sử dụng các bước sau: 9
I.4. Lệnh Insert  Caption 10
I.4.1. Bàn về chú thích 10
I.4.2.Thêm chú thích 11
I.4.3. Thay đổi chú thích 12
II. Tìm hiểu các mã trường 14
II.1. Khái niệm chung 14
II.2. Chèn các trường Field 14
II.3.Một số Field Code thông dụng 16
II.3.1. Các Field code trong Date and time 16
II.3.2. Field codes nhóm Document Automation 17
II.3.3. Field code nhóm Document Information 17