CÔNG TÁC LƯU TRỮ
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
TS. GVC. Nguyễn Lệ Nhung
TS. GVC. Nguyễn Lệ Nhung
DĐ: 091.258.1997
DĐ: 091.258.1997
NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ
1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ
1.1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ
1.1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ
quan, tổ chức
quan, tổ chức
1.2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
1.2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
2
2
. Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và
. Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và
những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ
những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ
3. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
3. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ4. Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ
4. Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ
1. Tổ chức bộ máy và nhân sự
1. Tổ chức bộ máy và nhân sự
làm công tác lưu trữ

quan, tổ chức
Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là
Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là
nhiệm vụ quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ
nhiệm vụ quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ
chức. Vì vậy, để thực hiện tốt công tác lưu trữ,
chức. Vì vậy, để thực hiện tốt công tác lưu trữ,
trong mỗi cơ quan, tổ chức cần có bộ phận chuyên
trong mỗi cơ quan, tổ chức cần có bộ phận chuyên
trách làm công tác lưu trữ.
trách làm công tác lưu trữ.
Bộ phận lưu trữ trong cơ quan có trách
nhiệm tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo cơ
quan trong việc:

-
-
Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài
Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài
hạn công tác lưu trữ;
hạn công tác lưu trữ;

- Soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ
- Soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ
lưu trữ trong cơ quan;
lưu trữ trong cơ quan;

- Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể; tư vấn
- Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể; tư vấn
cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho

sự chỉ đạo trực tiếp của tránh văn phòng cơ
quan.
quan.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự
1. Tổ chức bộ máy và nhân sự
làm công tác lưu trữ
làm công tác lưu trữ
1.2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
1.2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ có quan hệ mật thiết với công tác văn thư.
Công tác lưu trữ có quan hệ mật thiết với công tác văn thư.
Công tác văn thư là nơi đăng ký, lưu trữ và phục vụ tra tìm
Công tác văn thư là nơi đăng ký, lưu trữ và phục vụ tra tìm
tài liệu khi công việc phản ánh trong tài liệu chưa kết thúc
tài liệu khi công việc phản ánh trong tài liệu chưa kết thúc
hoặc kết thúc chưa được một năm, sau đó tài liệu mới được
hoặc kết thúc chưa được một năm, sau đó tài liệu mới được
chuyển vào lưu trữ.
chuyển vào lưu trữ.

Công tác văn thư làm tốt sẽ góp phần thúc đẩy công tác lưu
Công tác văn thư làm tốt sẽ góp phần thúc đẩy công tác lưu
trữ làm tốt và ngược lại. Vì vậy trong một số cơ quan nhỏ
trữ làm tốt và ngược lại. Vì vậy trong một số cơ quan nhỏ
người ta thường bố trí cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm.
người ta thường bố trí cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm.
Tuy nhiên, cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm không thể

thống văn bản quy phạm pháp luật quy định những
thống văn bản quy phạm pháp luật quy định những
vấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn
vấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn
quốc gia. Hệ thống những văn bản quy phạm pháp
quốc gia. Hệ thống những văn bản quy phạm pháp
luật của ngành góp phần tạo một hành lang pháp lý
luật của ngành góp phần tạo một hành lang pháp lý
cho việc triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng
cho việc triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng
và chính sách của nhà nước về việc quản lý và phát
và chính sách của nhà nước về việc quản lý và phát
triển ngành lưu trữ đồng thời hệ thống văn bản đó
triển ngành lưu trữ đồng thời hệ thống văn bản đó
cũng góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu
cũng góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu
trữ trong phạm vi toàn quốc.
trữ trong phạm vi toàn quốc.

Văn bản có giá trị cao nhất trong ngành lưu trữ là
Văn bản có giá trị cao nhất trong ngành lưu trữ là
Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001
Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001
được Quốc hội
được Quốc hội
nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua
nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua
ngày 04 tháng 4 năm 2001 và được Chủ tịch nước
ngày 04 tháng 4 năm 2001 và được Chủ tịch nước
công bố bằng Lệnh số: 03/2001/L/CTN ngày 15

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày
08/4/2004 về công tác văn thư và nghị định số
08/4/2004 về công tác văn thư và nghị định số
111/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi
111/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
Đây là hai văn bản quan trọng trong công tác văn thư
Đây là hai văn bản quan trọng trong công tác văn thư
lưu trữ mới được ban hành.
lưu trữ mới được ban hành.

Để thực hiện các điều quy định trong Pháp lệnh và
Để thực hiện các điều quy định trong Pháp lệnh và
các Nghị định trên Nhà nước, Bộ Nội vụ và Cục Văn
các Nghị định trên Nhà nước, Bộ Nội vụ và Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước đã biên soạn và ban hành các
thư và Lưu trữ nhà nước đã biên soạn và ban hành các
Thông tư, Quyết định, Công văn hướng dẫn thi hành
Thông tư, Quyết định, Công văn hướng dẫn thi hành
một số điều, mục, khoản trong Pháp lệnh và Nghị
một số điều, mục, khoản trong Pháp lệnh và Nghị
định. Những văn bản đó góp phần thống nhất việc
định. Những văn bản đó góp phần thống nhất việc
thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ
thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ
chức từ trung ương tới địa phương.
chức từ trung ương tới địa phương.
3. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
3. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

chức nắm được tình hình thực hiện các quy định của NN
về một ngành, một lĩnh vực nhất định.
về một ngành, một lĩnh vực nhất định.

Kiểm tra, đánh giá là bước cuối cùng của một quy trình
Kiểm tra, đánh giá là bước cuối cùng của một quy trình
công việc được xem xét trong một thời gian hoàn thành
công việc được xem xét trong một thời gian hoàn thành
nhất định.
nhất định.

Kiểm tra, đánh giá được thực hiện sau khi kết thúc một
Kiểm tra, đánh giá được thực hiện sau khi kết thúc một
công việc, một sự vật hiện tượng vừa xảy ra để có được
công việc, một sự vật hiện tượng vừa xảy ra để có được
những kết luận chuẩn xác hoặc kiểm tra kết luận đó có
những kết luận chuẩn xác hoặc kiểm tra kết luận đó có
đúng với thực tế sự vật, hiện tượng hay không.
đúng với thực tế sự vật, hiện tượng hay không.

Trong lĩnh vực quản lý nhà nước thì mục đích chính là
Trong lĩnh vực quản lý nhà nước thì mục đích chính là
kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,
kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,
các văn bản hướng dẫn của cơ quan chủ quản tại các cơ
các văn bản hướng dẫn của cơ quan chủ quản tại các cơ
quan thuộc phạm vi điều chỉnh của các văn bản đó.
quan thuộc phạm vi điều chỉnh của các văn bản đó.

Kiểm tra, đánh giá trong lưu trữ là tiến hành kiểm tra

lưu trữ theo những quy định, hướng dẫn của nhà
nước.
nước.

Từ đó tổng hợp kết quả đưa ra những đánh giá
Từ đó tổng hợp kết quả đưa ra những đánh giá
chính xác về sự phát triển ngành lưu trữ trong toàn
chính xác về sự phát triển ngành lưu trữ trong toàn
quốc đồng thời xây dựng phương án, kế hoạch
quốc đồng thời xây dựng phương án, kế hoạch
khắc phục những tồn tại hạn chế nhằm mục đích
khắc phục những tồn tại hạn chế nhằm mục đích
xây dựng một ngành lưu trữ phát triển bền vững
xây dựng một ngành lưu trữ phát triển bền vững
đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu xã hội đặt ra với
đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu xã hội đặt ra với
ngành lưu trữ
ngành lưu trữ
.
.

Bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc văn phòng cơ
Bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc văn phòng cơ
quan có thể kiểm tra công tác lưu trữ tại các cơ
quan có thể kiểm tra công tác lưu trữ tại các cơ
quan, đơn vị ngang cấp hoặc thực hiện công tác
quan, đơn vị ngang cấp hoặc thực hiện công tác
kiểm tra đối với cơ quan cấp dưới, sau đó báo cáo
kiểm tra đối với cơ quan cấp dưới, sau đó báo cáo
với cơ quan chủ quản hoặc lãnh đạo cơ quan cùng