Đại học Kinh tế TP. HCM
cHào m
Ừ
ng
các H
Ọ
c viên
tHam gia L
Ớ
P H
Ọ
c
“Kỹ năng giao tiếp trong doanh nghiệp”
1Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
2Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
3Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
NỘI DUNG

Phần1: QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO TÀI LIỆU & CÁC
MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP

Phân2: SOẠN THẢO TÀI LIỆU & CÁC PHÂN ĐOẠN

Phần3: KIẾN TRÚC CÚ PHÁP TRONG THƯ TỪ
DOANH NGHIỆP

Phần4: LỰA CHỌN TỪ NGỮ
4Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Phần 1-QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO

Giai đoạn chuẩn bị

Viết không mục đích với một cây bút và một tờ
giấy, hay trên máy vi tính, Bạn hãy xác định trước
thời gian làm việc này. Bạn hãy để cây bút của
bạn nhảy múa tuỳ thích trên trang giấy, hay bàn
tay bạn nhảy múa tự do trên bàn phím. Nếu bạn
không thể nghĩ được điều gì để nói ra, thì cứ viết
“không có gì để nói”, viết đi viết lại cho tới khi
nghĩ ra được điều gì đó. Hãy để cho đầu óc thanh
thoát tự nhiên, đừng cố ép buộc mình phải sáng
tác; đừng phân tích.
8Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Ghi chú

Bạn có thể đem theo sổ nhật ký hay
một cuốn sổ tay để ghi chép, trong một
thời kỳ nào đó. Khi có một ý nghĩ xảy
ra, bạn hãy ghi lại ngay. Hoặc bạn cũng
có thể ghi chú trên máy tính, ghi ngay
những ý nghĩ bất chợt nảy ra.
9Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Thăm dò ý kiến

Thăm dò ý kiến có hiệu quả phải căn cứ trên hai
giai đoạn khác nhau.
Giai đoạn 1, Ấn định trước một giới hạn thời gian
và hãy ghi nhận mọi ý kiến bằng cách viết chúng
ra hay ghi âm.
Giai đoạn 2, Xem lại các ý tưởng đó, tập hợp
những ý tưởng có liên quan thành từng nhóm và
loại bỏ những ý tưởng không xác đáng. Cuối

hợp cụ thể của bạn – Vấn đề X có ý nghĩa gì? Vấn
đề X có thể được mô tả như thế nào? Những
nhân tố của vấn đề X là nhân tố nào? Thực hiện
công tác X như thế nào? Công tác X phải thực
hiện như thế nào? Hậu quả của vấn đề X là gì? X
tương quan với Y như thế nào?
13Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Phương pháp phỏng vấn & Tham
khảo tài liệu

Trong phương pháp phỏng vấn Hãy khuyến
khích người khác nói – Khuyến khích bằng
cử chi phi ngôn ngữ như gật đầu, và bằng
lời nói, như “tôi hiểu””vâng, phải”. Để có
được nhiều thông tin nhất, hãy dùng
những câu hỏi mở, Hãy giải thích rộng hoặc
tóm tắt. Hãy hỏi cho rõ chi tiết, lời giải
thích để khuyến khích người ta cung cấp
thông tin cụ thể hơn.
14Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Phương pháp phỏng vấn &
Tham khảo tài liệu

Nếu bạn tham khảo tài liệu, thì hãy linh
động. Hãy lướt qua những đoạn không xác
đáng; đọc chậm những đoạn quan trọng.
Hãy đọc một cách tích cực, chủ động, ghi
chú ở lề, gạch dưới, ghi lại nhận xét và luôn
luôn cho biết nguồn gốc thông tin.
15Khoa QTKD-Bộ môn QTNS

lạc.

Gọt giũa hoàn chỉnh
17Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
3-Giai đoạn biên soạn

Dành khoảng thời gian trống giữa phác
thảo và biên soạn.

Phân tích lại những vấn đề quan trọng.

Loại bỏ hay sửa đổi những đoạn không cần
giữ trước khi tìm cách hoàn thiện.

Kiểm tra lại mục tiêu của chiến lược giao
tiếp.

Có thể trải rộng bản phác thảo trên một mặt
giấy và phân tích.

Gọt giũa bài viết
18Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
Tránh những trở ngại

Viết là một quá trình phức tạp bao gồm nhiều
giai đoạn khác nhau, chứ không phải là một công
thức thần kỳ đơn giản.

Hãy xây dựng kế hoạch thời gian viết của bạn.
Bạn không được viết liền một mạch.


Hãy chuẩn bị tinh thần để suy nghĩ lại. Bằng cách
chuẩn bị tinh thần suy nghĩ lại liên tục, bạn có
thể tránh được tâm trạng thất vọng khi có
những thay đổi chiến lược hoặc bố cục xảy ra.
21Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
II-MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP
-THƯ TỪ

Thư từ trong doanh nghiệp là hình thức
chính để giao tiếp với bên ngoài đơn vị.

Thường được quy chuẩn trong doanh
nghiệp.

Thư từ doanh nghiệp bao gồm 7 yếu tố tiêu
chuẩn.
22Khoa QTKD-Bộ môn QTNS
7 yếu tố tiêu chuẩn của thư từ
1/Tiêu đề:

99 đường Brook

Repulse Bay, Hong Kong

Ngày 28 tháng 03 năm 2010
2/Địa chỉ nơi nhận:

Bà Helen Pellegrin


Trích đoạn (tt)-Tránh biệt ngữ không cần thiết

---